Strat

1

Stratégies pour la conservation à long terme des
informations numériques
Policies for the long-term preservation of
electronic records

Lexpérience Suisse et conclusions générales
The Swiss Experience and General Conclusions
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Le défi
The Challenge


Il faut maîtriser de nouvelles exigences
fondamentales
Obliged to cope with new fundamental requirements
à de multiples niveaux
on many levels

• techniques

• technology

• méthodes

• methods

• finances

• money

• organisation

• organization

• stratégies

• policy

Il faut harmoniser ces effortspour arriver au
but.
There is need to harmonize these efforts to
achieve.
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Du support
From Hardware
to Software
au record


1996 Groupe de travail pour larchivage des
SUPPORTS électroniques de lAAS 2000 Rebaptisé en
Groupe de travail pour larchivage des DOCUMENTS
électroniques
d
Une perception en transition
An altered perception
Des produits dinformations physiques aux
processus générateurs dinformations à sécuriser
pour la postérité
From written materials to the processes
generating informations of enduring value for
posteriority
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4
Quest-ce que cest quun record ?
What is a record?


Akte
Vorgang
Business
Dossier
Presen-tation
RECORD
Information
Geschäft
Transaction
reliable
Context
Content
Process
Knowledge
Document
authentic
Aktivität
Structure
(Meta-)Données
Formats
Supports
Un problème de terminologie
A problem of terminology
...et de traditions administratives
...and of administrative traditions
Avant davoir résolu ces problèmes,il nest pas
possible de construire des systèmes satisfaisants.
Without having resolved these problems, it is not
possible to develop satisfying recordkeeping
systems.
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Un futur pour le concept des trois ages dans le
monde informatisé?
A Future for the Lifecycle Concept in the Era of
Information?

• Adaptations discrètes ou big bang?

• Adaptation of traditional practices or big
  bang?

• Approches alternatives

• New approaches

• Non-custodial Preservation
• Records Continuum

Are they applicable? Under which circumstances?
Sont-elles applicables? En quelles circonstances?

• Conséquences sur le plan organisationnel?

• Organizational Implications?

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Intervenir Quand et comment?
Moment and Methods of Archival Interventions


Il faut définir ce que les archivistes veulent
lors de la conceptions de nouveaux systèmes.
Archivists must define what they want to preserve
for a lng time while new systems are designed.
Pour cela, les archivistes doivent emprunter des
méthodes pratiquées par des disciplines voisines
comme
This means that archivists have to integrate
methods of neighbouring disciplinessuch as

• Data and Process Modelling
• Project Management
• Strategical Information Planning

Cette tâche est énormément ambitieuse.
Thats an enormously ambitious task.
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Acquérir de nouvelles connaissances
Acquisition of new knowledge

• Trouver un language commun avec des partenaires
  multiples

• Find a common language with multiple partners

• Assimiler des méthodes et des techniques valables

• Assimilate valable methods and techniques

Archivi-stiquetraditionelle
NICT
La synthèse réussie sera le résultat dun
processus laborieux et créatif.
The successful synthesis will be the outcome
of a endurant and creative process.
Cf. Mihaly Csikszentmilhalyi Creativity flow
and the psychology of discocvery and invention
(New York 1993).
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Le cycle dapprentissage
The Cycle of Learning


Connaître
Savoir quels défis existent
Comprendre
Réfléchir sur les connexions Découvrir les points
critiques Evaluer ce qui est réalisable Tirer des
conséquences
Appliquer
Trouver des solutions Faire des
projets-pilotes Evaluer les résultats Apprendre
de ce quon a fait
Maîtriser
Devenir compétent Eliminer limpraticable Standard
iser Optimiser
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Lexpérience Suisse
The Swiss Experience

• Point de départ
• Létude de stratégie globale
• Concrétisation de la stratégie

• Starting Point
• The Corporate Policy Study
• Concretization of the Policy

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Une vision
A Vision
sans conséquences immédiates
without immediate impacts


Il faut transformer un retard de 20 ans en une
avance de deux ans.
A backlog of 20 years has to be transformed into
an advantage of two years.
(Président de lAssociation des archivistes
Suisses, 1987)
(Président de lAssociation des archivistes
Suisses, 1987)
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Le cadre politique et culturel
Political and cultural environment

• 28 règlements juridiques

• 28 legal rules

• traditions darchivage hétérogènes

• Heterogeneous traditions of archiving

• peu de personnel

• Scarcity of staff

• formation on the job

• Professional training mostly the job

• beaucoup dautonomie

• Autonomous archives directors

• et risque dêtre oubliés

• Risks of getting forgotten

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Initiatives locales
Local Initiatives

• Archives Fédérales
• Gestion des dossiers (GEVER)
• Conservation à long terme (ARELDA)

• National Archives
• Records Management (GEVER)
• Long-Term Preservation (ARELDA)

• Canton de Zoug
• Description darchives (STAR)
• Gestion des dossiers (Konsul)

• Canton of Zug
• Archival Description (STAR)
• Records Management (Konsul)

• Canton de Bâle-Ville
• Gestion darchives (scopeArchive)
• Gestion des dossiers (scopeDossier)

• Canton of Basel-Stadt
• Archives Management (scopeArchive)
• Records Management (scopeDossier)

• Ecole Polytechnique de Zurich
• Numérisation et gestion dimages

• School of Polytechnics Zurich
• Digitzation and Management of Images

Aucune delle est une réponse pour tous les
problèmes abordés.
None of them is a definite answer to all the
problems discussed.
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Premières tentatives communes
First Corporate Steps


Une journée de travail de lAAS aboutit à la
création du...
Workshop on Electronic Records
1995
Groupe de travail Archivage des supports
électroniques
Working Group on Electronic records getting
started
1996
Qui discute les conclusions de lEtudes CIA
(1997) et mêne au...
Discussion of the ICA Studies on Electronic
Records
1997
Programme daction Archiver à lère de
linformation.
1999-2000
Program of Action Archivieren im
Informationszeitalter
Une enquête concernant les stratégies
individuelles
Enquiry about existing individual policies
2000
... Qui a montré que la majorité des archivistes
nont pas appris à réfléchir et agir dune façon
stratégique.
Archivists not being trained in strategical ways
of thinking.
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Il ny aura pas de solutionout of the box dans
les prochaines années.
The out-of-the-box solution will not be
available soon.


Très souvent, les problèmes de conservation
électronique à long terme sont encore énormément
sous-estimés.
Quite often, the problems of long-term
preservation are still enormously underestimated.
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Que fairesi les directeurs sen foutent?
What to do if the Directorsprefer to be absent?

• Un problème psychologique

• A psychological problem

• Faire travailler les dynamiques de groupes

• Push group dynamics

• Trouver un cadre organisationnel pouvant servir
  de catalyseur

• Find an organizational framework to accelerate

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Laventure dune stratégie globale
The adventure of a Corporate Strategy


a démarré avec une étude de faisabilité en
automne 2000.
was initiated by a feasibility study in autumn
2000.
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Contenu du rapport long
Content of the Report

• Resumé
• Position initiale
• Aperçu internatonal
• Travaux en cours ou accomplis en Suisse
• Discussion des objectifs
• Perspectives
• Recommendations

• Summary
• Starting Point
• Internatinal Review
• Current or accomplished Activities in Switzerland
• Discussion of objectives
• Perspectives
• Recommendations

La discussion des objectifs communs a été la
tâche cruciale de ce projet.
Finding a consensus about objectives has been
the most crucial task of this project.
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Scénarios
Scenarios


Portal
Top-down
Subito
Direttissima
pour préparer des pistes vers la vision dun
service darchives en 2015
in order to prepare the ways to the vision of an
archival service in 2015
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Direttissima Scénario dans le contexte dune
cyberadministration
The Direttissima Scenario in an eGovernment
Context


Un exemple fictif
A fictive example
ADMINISTRATION( A )
A2C Process
Front Office
Office 1
CITIZEN( C )
guichet virtuel
Office 2
Records Capturing Process
Office 4
Office 3
Recordkeeping System
A2A Process
Back Office
Long-Term Preservation Process
Cf. Barbara Reed http//rcrg.dstc.edu.au/publicat
ions/brermac.html
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Recommendations
Recommendations


Il y a plusieurs chemins qui conduisent à
Rome. Un seul chemin ne suffit pas.
A merge of different initiatives and instruments
will be the critical factor of success.
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Exemple 1 Vers un centre de compétence
Example 1 Towards a center of competence


initié par la conférence des directeurs darchives
Initiated by the Conference of Archivists
Based on a convention between federation and
cantons
basé sur une convention administrative
Intended to be scalable in case of success
avec lintention dun élargissement en cas de
succès
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Exemple 2 Une alliance dutilisateurs de logiciel
Example 1 An alliance of Software Users

scopeDossier
Internet Query Module (OAIS access functions)
scopeArchive User Group
Interface for Data Transfer to the Archives
System following the ISO 14371 Standard (OAIS),
ingest data management functions
scopeArchive
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Exemple 3 Le projet ARELDA
Example 1 The ARELDA Project
avec lintention délargissement en cas de
succès

A comprehensive research project for the
long-term preservation of different data
objects (esp. RDBMS Applications)
Archives Fédérales
Un projet de recherche pour la conservation à
long terme de données de multiples formats
Experimental Prototyping in a real administrative
environment , based on the ISO 14371 Standard
(OAIS), complete functionality
avec lintention de réaliser un système
opérationnel ou de sétablir comme centre de
compétence
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Exemple 4 Un standard eCH pour le Records
Management
Example 4 The Standardization Platform eCH


Association eCH
Working out standards in the Context of
eGovernment
Une plate-forme pour la standardisation des
données et des processus dans le contexte de la
cyberadministration
A Records Management or Recordkeeping Standard
will be based on ISO 15489, MOReq,
GEVER/ELAK/DOMEA and further preliminary work
Les concepts ELAK, GEVER et DOMEA sont en train
dêtre élargis dans la direction de process- et
knowledge-management.
Intended to be scalable in the direction of
process and knowledge management
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25
Conclusions
Conclusions

• Leçons apprises

• Lessons Learned

• Que peut-on généraliser de lexemple Suisse?

• What is generalizable of the Swiss case?

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Mise en placede la stratégie
Implementation of the Policy


Approches complémentaires
Complementary approachs

• Renforcer la coopération

• Intensify cooperation

• Définir des processus

• Define processes

• Progresser dans le domaine pratique (expériences
  techniques)

• Progress in practice (application of technology)

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Un monde en transition
A World in Change


1800
Mechanisiation
Steam Engine
Mobilisation
1850
Railway
ENERGIE
Electrification
El. Light, Telephone
1900
Motorisation
Automobile
INFORMATION
1950
Informatisation
Computer
2000
?
Software
Poussées de modernisation selon N. Kondratiev
Phases of modernisation following N. Kondratiev
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Une tradition documentaire menacée
Towards a Future without Past?

Jamais, on a eu des possibilités aussi vastes de
produire et de communiquer des informations.
Simultatnément, le risque dune perte de mémoire
collective est plus grande que jamais.
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Constatations
Constatations

• La majorité des archivistes nest pas encore
  prête à remplir les nouvelles tâches du 21e
  siècle.

• The majority of archivists is not yet prepared to
  cope with recording problems of the 21st century..

• Les administrations ne sadaptent que très
  lentement aux défis de lère de linformation.

• The administrations dont get accustomed to the
  requirements of the information age very quickly.

• Il faut être très habile pour sétablir comme
  partenaires bienvenus à la table des
  gestionnaires dinformations.

• It is not an easy task for archivists to become a
  wellcomed player at the electronic recordkeeping
  table .

• La solidarité de la communauté internatio-nale
  des archivistes est indispensable.

• Therefore the solidarity among the professional
  workers of the archival community is
  indispensible.

• And parallel activities have to complement each
  other.

• Des mesures parallèles doivent se compléter.

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Hypothèses
Hypothesis

• La standardisation des processus deviendra de
  plus en plus importante.

• La standardization of processes will become more
  important than today.

• Les procédures dévaluation et de tri seront au
  centre de ces processus.

• Appraising processes will be in the centre of
  these processes.

• Un accord international sur les notions de
  record, information object, etc. sera crucial.

• La standardization of processes will be crucial.

• On narrivera à des solutions sophistiquées que
  par étapes.

• La standardization of processes will become a
  crucial aspect of records management and archival
  practice.

• Une certaine perte dinformations de valeur à
  long terme sera inévitable.

• A certain loss of information will be inevitable.

• Il ne faut plus craindre de commettre des erreurs.

• Some loss of information will be inevitable.

• Quant à la conservation à long terme, il faut
  considérer les lois de lutilisation décroissante
  et de lentropie croissante sur laxe
  chronologique.

• Long-term preservation will need to be aware of
  the rules of decreasing use and increasing
  entropy in the course of time.

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Priorités
Priorities


To be discussed in the practical session
A discuter dans la session pratique
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Une tâche fascinante
An amazing Task.


Le profil professionnel des archivistes est en
train de se transformer profondément.
The profile of archivists is going to change
fundamentally.
Je vous souhaite un bon séjour et me remercie de
votre attention.
I wish you a good meeting and thank you for your
attention.
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