Meilleures Pratiques en Administration des Ressources Financi

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Meilleures Pratiques en Administration des
Ressources FinancièresDes Projets
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PLAN DE PRESENTATION

• 1 INTRODUCTION
• 2 AU DEMARRAGE DU PROJET
• 3 PENDANT LEXECUTION DU PROJET
• 4 A LA REVUE A MI-PARCOURS
• 5 A LAPPROCHE DE LACHÈVEMENT
• 6 A LA CLÔTURE DU PROJET

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1 INTRODUCTION

• LE DEVELOPPEMENT DUN PAYS NECESSITE DES
  RESSOURCES. CELLES-CI SONT
• MATERIELLES ET IMMATERIELLES
• PAR RESSOURCES MATERIELLES IL FAUT ENTENDRE
  CELLES DU SOUS-SOLS ET CELLES CREES PAR LHOMME
  ET QUI GENERENT DE LA RICHESSE
• PAR RESSOURCES IMMATERIELLES IL FAUT ENTENDRE LES
  STRATEGIES, LES TECHNOLOGIES

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1 INTRODUCTION (Suite)

• LES TEXTES ORGANIQUES JURIDIQUES ET
  INSTITUTIONNELS ET TOUTES LES BONNES ISSUES DES
  RECHERCHES.
• A CES DEUX RESSOURCES APPAREMMENT DISTINCTES
  SINTERPOSE UNE RESSOURCE COMMUNE APPELEE
  RESSOURCES FINANCIERES.

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1 INTRODUCTION (Suite)

• DANS LA PLUPART DES PAYS EN VOIE DE
  DEVELOPPEMENT DONT CEUX DAFRIQUE, CETTE
  RESSOURCE EST TRES RARE ET LE PEU DISPONIBLE EST
  SOIT MAL AFFECTE ET/OU MAL UTILISE.
• AUSSI EST-IL INDISPENSABLE
• - DE SENSIBILISER LES GESTIONNAIRES SUR CES
  ASPECTS
• - DE METTRE EN PLACE DES MECANISMES DE TRAç
• REMPLISSANT DES CONDITIONS DE BONNES

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1 INTRODUCTION (Suite)

• ETHIQUES, DE BONNES PRATIQUES
• - DE LA FORMATION DE CES GESTIONNAIRES POUR
  LAPPROPRIERATION DES MECANISMES ET DES BONNES
  PRATIQUES POUR UNE MEILLEURE GESTION DES
  RESSOURCES FINANCIERES
• LA PRESENTATION QUI VA SUIVRE, SERA UNE
  PROPOSITION DE PRATIQUES QUON PEUT

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1 INTRODUCTION (Suite et Fin)

• QUALIFIER DE MINIMA ACCEPTABLES A CHAQUE ETAPE
  DE LEVOLUTION DE LA VIE DUN PROJET

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2 DEMARRAGE DU PROJET

• RECRUTEMENT DES CADRES CLES DU PROJET (faire pour
  chacun un contrat régulier approuvé par lorgane
  habilité)
• APPROPRIATION DES DOCUMENTS DE BASE DU PROJET
  (Pré évaluation, Accord de DON dans le cas du
  PROHYBA et la Lettre au Bénéficiaire etc)

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2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite)

• PRÉPARATION DE LATELIER DE DÉMARRAGE OU DE
  LANCEMENT DU PROJET
• OUVERTURE DU COMPTE SPÉCIAL OU COMPTE DÉSIGNÉ
  (possibilité de rémunération du compte)
• TRANSMISSION DES SPÉCIMEN DE SIGNATURES

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2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite)

• PRÉPARATION DE LATELIER DOPÉRATIONALISATION DES
  ACTIVITÉS (Cadre Logique, Procédures
  dElaboration des PTBA et ses annexes)
• VÉRIFICATION DES CONDITIONALITÉS DE MISE EN
  VIGUEUR ET DU 1er DECAISSEMENT (devrait être
  faite dès la prise de service du Coordonnateur et
  du RAF)
• CONFECTION 1ère DRF ET TRANSMISSION AU FIDA

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2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite)

• MISE EN PLACE DES DIFFERENTS MANUELS ET LEUR
  APPROPRIATION IL SAGIT DE
• Procédures de gestion Administrative, Financière
  et Comptable (Importance du logiciel de gestion
  financière et comptable)
• Suivi Evaluation (Importance du choix du logiciel
  en raison de la passerelle souhaitée avec celui
  de la gestion financière et comptable)
• Procédures dapprobation des micro projets

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2 DEMARRAGE DU PROJET (Fin)

• ÉLABORER DE CONCERT AVEC LE COMPTABLE, LES PLANS
  COMPTABLES ET ANALYTIQUES
• VEILLER AVEC LAPPUI DU FIDA À FAIRE ADMETTRE AU
  BENEFICIAIRE LE PRINCIPE DE LA MISE EN PLACE
  DUNE COMMISSION SPECIALE DE PASSATION DE MARCHÉS
  POUR ALLER VITE DANS LA CONSOMMATION DES FONDS

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3 EXECUTION DU PROJET

• VEILLER À CE QUE LES ACTIVITÉS PROGRAMMÉES AU
  PTBA SONT CELLES QUI SONT PREVUES AU COSTAB (donc
  éligibles au compte spécial ou compte désigné)
• SASSURER QUE LACTIVITÉ À EXÉCUTER A REQUIS LES
  PROCÉDURES DE PASSATION DE MARCHÉS AVEC AVIS DE
  NON OBJECTION DU FIDA CONTRAT (SI APPLICABLES)

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)

• METTRE EN PLACE LE REGISTRE DES CONTRATS ET
  LACTUALISER PERIODIQUEMENT (Supervision)
• MAÎTRISER LES QUATRE PROCÉDURES DE DÉCAISSEMENT
  ET LES FORMULAIRES QUI LES ACCOMPAGNENT À SAVOIR
• - LA PROCÉDURE DAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE
  SPÉCIAL (100, 101 et 102)
• - LA PROCÉDURE DE PAIEMENT DIRECT (100 et
  101)

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)

• -LA PRÉOCDURE DES ENGAGEMENTS SPÉCIAUX
• - LA PROCÉDURE DE REMBOURSEMENTS
• ÉDITER SANS ATTENDRE LES DRF DES LORS QUE LES
  CONDITIONS REQUISES SONT REMPLIES. LOBJECTIF
  ETANT DAVOIR DANS LE CIRCUIT UNE DRF (en
  paiement, à lexamen au FIDA, en traitement entre
  le Projet et lorgane national compétent)
• FAIRE USAGE AU MAXIMUM DES PAIEMENTS DIRECTS
  (DPD)

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)

• METTRE EN PLACE LE REGISTRE DES DRF POUR LEURS
  SUIVIS (dates denvoi et de paiement)
• SASSURER QUE LE COMPTABLE A FAIT LA BONNE
  IMPUTATION COMPTABLE (Générale et Analytique) EN
  LAPPUYANT TECHNIQUEMENT
• SASSURER DE FAÇON HEBDOMMADAIRE QUE LA
  COMPTABILITE EST À JOUR AUTREMENT PRENDRE DES
  DISPOSITIONS POUR QUE CELA SOIT AINSI

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)

• PROCÉDER À LA RECONSTITUTION (OU RAPPROCHEMENT)
  PÉRIODIQUE DU COMPTE SPÉCIAL OU COMPTE DÉSIGNÉ
  (CHAQUE FIN DU MOIS AU MOINS)
• METTRE HEBDOMMADAIREMENT À LA DISPOSITION DU
  COORDONNATEUR UN TABLEAU DE BORD LUI PERMETTANT
  DE SUIVRE LA SITUATION DU COMPTE SPÉCIAL ET
  LEXÉCUTION DU PTBA PAR COMPOSANTE ET CENTRE DE
  COÛT (toute situation générée par le logiciel
  nécessaire à la prise de décision)

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)

• INFORMER AU MOINS TRIMESTRIELLEMENT ET À LA
  DEMANDE CHAQUE COMPOSANTE SUR LEXÉCUTION DE SES
  ACTIVITES
• ASSISTER LES MISSIONS DE SUPERVISION ET METTRE A
  LEUR DISPOSITION LES DOCUMENTS REQUIS (la forme
  et les contenus de ceux-ci sont convenus à
  lavance avec le FIDA)

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)

• SASSURER QUE LES DISPOSITIONS SONT PRISES POUR
  LA DESIGNATION RÉGULIERE DUN CABINET DAUDIT
  POUR LE PROJET (les contrats seront dun an
  renouvelable une fois)
• VEILLER À LA PRODUCTION ANNUELLE DÉTATS
  FINANCIERS CORRECTS À SOUMETTRE

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)

• AU FIDA DANS LES DELAIS CONTRACTUELS (30 Avril de
  chaque année au plus tard pour PROHYPA)
• AUX AUDITEURS POUR EXAMEN (Avril mi-Mai au plus
  tard) CAR LE RAPPORT DE CEUX-CI DOIT PARVENIR AU
  FIDA LE 30 Juin AU PLUS TARD AUTREMENT DES
  SANCTIONS PEUVENT ÊTRE PRISES PAR LE FIDA CONTRE
  LE PROJET
• LA TYPOLOGIE DE CES ETATS FINANCIERS DOIT ÊTRE
  CONVENUE AVEC LES AUDITEURS POUR ÉVITER DE FAIRE
  DES TRAVAUX INUTILES

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3 EXECUTION DU PROJET (Fin)

• SÉCURISER LE PATRIMOINE DU PROJET EN LES FAISANT
  CODIFIER PAR LOCALISATION ET PRENDRE DES POLICES
  DASSURANCES POUR LES MATÉRIELS REQUIS
• ORGANISER REGULIÈREMENT LES NVENTAIRES DE FIN
  DEXERCICE AVEC LAPPUI DES ORGANES COMPÉTENTS DE
  LÉTAT (plus simple avec les cadres de la DHP)

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4 A LA REVUE MI-PARCOURS

• PRODUIRE LES DOCUMENTS REQUIS ET ÊTRE PRÉSENT A
  TOUTES SÉANCES DE DISCUSSION DE NOUVELLES
  ORIENTATIONS ET DU NOUVEAU CADRAGE FINANCIER ET
  TECHNIQUE EVENTUEL AFIN DE SOULIGNER LES
  DIFFICULTES RENCONTRÉES (PASSATION DE MARCHÉ
  SURTOUT).
• POUR LES DIFFICULTÉS DE PASSATION, PRÉVOIR DÈS
  MAINTENANT LA MISE EN PLACE DUNE COMMISSION
  SPÉCIALE (Arrêté de création, Attributions,
  Nomination des membres et ses procédures de
  travail)

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4 À LA REVUE MI-PARCOURS (Fin)

• Commission Spéciale de Passation des Marchés)

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5 A LAPPROCHE DE LACHÈVEMENT

• VEILLER AU RESPECT DUN CADRAGE FINANCIER POUR NE
  PAS PROGRAMMER DANS LES DERNIERS PTBA DES
  ACTIVITÉS QUI NAURONT PAS DE RESOURCES POUR ÊTRE
  EXÉCUTÉ
• VEILLER À NE PAS PRENDRE DES ENGAGEMENTS POUR DES
  ACTIVITÉS QUI SERONT EXECUTÉES AU-DELÀ DE LA DATE
  DACHÈVEMENT
• VEILLER À CE QUE LE PERSONNEL SOIT SENSIBILISÉ
  POUR LA FIN DE LEUR CONTRAT ET PRENDRE LES
  DISPOSITIONS DANS CE SENS

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5 A LAPPROCHE DE LACHÈVEMENT(Suite )

• PRÉVOIR POUR LA PÉRIODE DE CLÔTURE UN PTBA
  RESTREINT AVEC UN PERSONNEL RÉSIDUEL APPROUVÉ PAR
  LE FIDA.SEULES LES ACTIVITÉS DE CE PTBA
  RESTREINT (y compris les honoraires du Cabinet
  dAudit qui sera chargé dexaminer les dernières
  opérations) CONSTITUERONT LES NOUVEAUX
  ENGAGEMENTS À RÉGLER DANS LA LIMITE DE LA PÉRIODE
  DE CLÔTURE

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5 A LAPPROCHE DE LACHÈVEMENT(Suite et fin)

• SUIVRE LA RÉCUPERATION DE LALLOCATION AUTORISÉE
  À TRAVERS DES COMPTES SPÉCIFIQUES ET CONTINUER LA
  RECONSTITUTION DU COMPTE SPÉCIAL (OU COMPTE
  DÉSIGNÉ) SUR LA BASE DU RESTE À RÉCUPÉRER

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6 A LA CLÔTURE

• PENDANT LA PÉRIODE DE CLÔTURE, LES ENGAGEMENTS
  PRIS AVANT LA DATE DACHÈVEMENT PEUVENT ÊTRE
  PAYÉS SUR LE COMPTE SPÉCIAL. IL EN EST DE MÊME
  POUR LES ENGAGEMENTS COURANTS DU PTBA RESTREINT

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6 A LA CLÔTURE

• LE RAF DOIT PRENDRE LES DISPOSITIONS POUR QUE
• - les Derniers Etats Financiers soient soumis
  aux Auditeurs pour examen
• - faire parvenir le rapport dAudit au FIDA
• - rédiger ou participer à la rédaction du volet
  financier du Rapport dAchèvement du PROJET

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6 A LA CLÔTURE (Fin)

• TOUT ENGAGEMENT NON ÉLIGIBLE AU COMPTE DÉSIGNÉ
  AVANT LA CLÔTURE PEUT ÊTRE PRIS EN CHARGE PAR LES
  RESSOURCES INTÉRIEURES MAIS IL FAUT ÉVITER DEN
  ARRIVER LÀ
• TOUT MONTANT NON UTILISÉ DU COMPTE DÉSIGNÉ DOIT
  ÊTRE REVERSÉ DANS UN COMPTE COMMUNIQUÉ PAR LE FIDA

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CONCLUSIONS

• LE MONTANT DE TOUT MARCHÉ EXECUTÉ EN VIOLATION
  DES DIRECTIVES DU FIDA SERA REMBOURSÉ PAR LE
  BENEFICIAIRE À LA DEMANDE DU FIDA (sera mieux
  expliqué lors de lexposé en passation des
  marchés)

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CONCLUSIONS (Suite)

• ENFIN, IL FAUT NOTER QUE CE QUI EST EN GÉNÉRAL
  REPROCHÉ AUX PROJETS EST
• RETARD DANS LEXÉCUTION DES ACTIONS PROGRAMMÉES
  DÛ A
• FAIBLESSE DES CAPACITÉS
• MANQUE DE TRANSPARENCE
• NON RESPECT DES PROCÉDURES

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CONCLUSIONS (Suite)

• MAUVAISE QUALITÉ DES SERVICES RENDUS
• COÛTS ELEVÉS
• MAUVAISE UTILISATION DES RESSOURCES FINANCIÈRES
  DISPONIBLES
• NON ATTEINTE DES OBJECTIFS DU PROJET

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CONCLUSIONS (Fin)

• AUSSI EST-IL UN GRAND DEFI À RELEVER PAR LE
  PROHYPA
• POUR NE PAS RESSEMBLER À CES PROJETS LÀ
• LEQUIPE DOIT PROUVER AU FIDA QUE LES CHOSES
  PEUVENT BIEN CHANGER EN AFRIQUE ET SURTOUT AU
  TCHAD

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FIN

• JE VOUS REMERCIE
• POUR VOTRE ATTENTION

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MODÈLES DE DOCUMENTS

• Modèle de DRF
• Modèle de Registre de DRF
• Modèle de Registre des Contrats
• Modèle de PTBA
• Modèle de PPM
• Modèle de Manuel dExécution