Renforcer la fonction achats en

1
Renforcer la fonction achats en établissement de
santé

• Annexes de la construction du plan dactions
  achats en 7 étapes

2
Préambule
Remarque préliminaire ce document regroupe les
annexes du document intitulé  Renforcer la
fonction achats en établissement de santé kit
de déploiement 

• Un responsable achats en établissement de santé
  qui souhaite mettre en œuvre une démarche de plan
  dactions achats

Destinataire
Objectifs du document

• Proposer des modèles doutils et livrables
• Donner des exemples de pistes dactions

Contact

• Animateur achats de lARS de votre région

3
Annexes de la construction du plan dactions
achats en 7 étapes

1. Réaliser létat des lieux de la fonction achats
2. Cartographier les dépenses et les échéances clés
3. Identifier les segments importants
4. Organiser un  remue-méninges  avec les
   prescripteurs sur les pistes damélioration
5. Chiffrer le potentiel des pistes damélioration
6. Positionner les projets en termes denjeux et
   defforts
7. Décider des projets à lancer et du calendrier

4
Exemple du CH Avignon Létablissement avait
déjà engagé une démarche achats avant le
lancement du projet
Exemple CH Avignon
1

• La stratégie achats est au projet
  détablissement.
• Létablissement a une politique active vis-à-vis
  des groupements dachats.
• Le suivi de la performance pourrait être revu
  plus régulièrement et de manière transverse à
  tous les segments.

Stratégie achats portée par létablissement
Stratégie et positionnement de la fonction achats
Participation à des groupements achats
Niveau de performance attendu
Culture et organisation
Perception au sein de létablissement

• Les services de soins ne perçoivent pas encore la
  fonction achats comme un partenaire.
• Le dialogue prescripteur-acheteur est mis en
  place dans certains services mais nest pas
  encore systématiquement instauré.
• La cellule des marchés est active mais les
  acheteurs et les prescripteurs pourraient être
  davantage sensibilisés au code des marchés sur la
  passation et lexécution pour utiliser au mieux
  cet outil.

Démarche achats au sein de létablissement
Moyens dédiés
Aptitude à porter le changement
Compétences acheteurs
Ces points dattention ont mis en avant le besoin
de renforcement des pratiques achats par la mise
à disposition de procédures et doutils
Développement des compétences/ formation
Pratiques achats
Questionnement des besoins

• Les acheteurs qui nont pas dexpertise technique
  sur leurs segments (ex. expertise dans le domaine
  du matériel médical) aimeraient des solutions et
  des outils pour développer leur capacité à
  questionner le besoin.
• Il y a très peu de procédures/ pratiques
  formalisées (ex. gestion de la relation avec les
  fournisseurs).
• Lapproche en coût complet nest pas encore
  systématique sur lensemble des segments.
• Certaines bonnes pratiques sont déjà bien en
  place (ex. introduction dune clause pour les
  génériques dans le cas dachats de médicaments)

Méthodes de prospection et veille
Gestion de la relation fournisseurs
Approche en coût complet
Choix entre externalisation et régie
Choix entre groupement et marché propre
Suivi de lexécution des marchés
Outils et pilotage
Définition des objectifs

• Le suivi budgétaire est le seul outil de pilotage
  des dépenses.
• Des objectifs de gains pourraient être définis au
  niveau des segments
• Il nexiste pas doutil informatique de suivi des
  marchés en cours dexécution (recherche en cours).

Lanalyse a permis didentifier labsence
doutils de pilotage de la performance comme un
axe de travail prioritaire
Mesure de la performance
Outils informatiques pour les marchés
SOURCE Direction des achats CH dAvignon
équipe projet
5
Exemple du CH Avignon Les achats sont
rassemblés dans un même pôle, mais la direction
des achats ne gère directement que 24 des
dépenses
Exemple CH Avignon
1
M EPRD 2011 dépenses dexploitations et
dinvestissements
Pôle production approvisionnement et services
59,1 M
Direction des systèmes dinformation
Direction des achats et des équipements
Pharmacie
DAMIS1 Travaux et services techniques
Direction de la logistique
31,6 M
14,0 M
2,4M
7,1 M
4,0 M

• Matériel et fournitures hôtelières
• Logistique administrative
• N. Girard, acheteur hôtellerie

• Matériel informatique
• Logiciels
• Maintenance informatique
• H. Sol, directrice des systèmes dinformation

• Médicaments
• Dispositifs médicaux
• B. Veyrier et C. Taffin, pharmaciens

• Restauration
• F. Duprez, ingénieur restauration

• Fluides gaz/ électricité/ eau
• Téléphonie
• Travaux
• Maintenance
• Fournitures pour les ateliers (maintenance en
  propre)
• V. Brunel, directeur DAMIS

• Logistique
• Transports
• M. Lopez, ingénieur logistique

• Fournitures médicales
• N. Chelli, acheteur fournitures médicales

• Equipements biomédicaux
• S. Grange et J.Detraz, ingénieurs biomédicaux

• Déchets
• M. Rigal, directeur logistique

• Lorganisation du CH dAvignon est intéressante
  car elle regroupe dans un même pôle lensemble
  des services responsables des achats
• La direction des achats ne gère directement que
  24 des dépenses un des axes du programme PHARE
  est la mise en place dun responsable achats
  unique assurant une cohérence des pratiques achat
  de manière transversale
• Il existe des acheteurs professionnels, mais la
  fonction achats est souvent portée par des
  personnes en charge dautres activités et
  nappliquant pas toujours les meilleures pratiques

1 Direction des actions de maintenance,
dingénièrie et de sécurité
SOURCE Organigramme du CH Avignon entretiens
avec les acteurs de la fonction achats
direction des finances du CH Avignon
6
Annexes de la construction du plan dactions
achats en 7 étapes

1. Réaliser létat des lieux de la fonction achats
2. Cartographier les dépenses et les échéances clés
3. Identifier les segments importants
4. Organiser un  remue-méninges  avec les
   prescripteurs sur les pistes damélioration
5. Chiffrer le potentiel des pistes damélioration
6. Positionner les projets en termes denjeux et
   defforts
7. Décider des projets à lancer et du calendrier

7
Exemple du CH Avignon Les achats médicaux
représentent la majorité des dépenses
2
Exemple CH Avignon
Exploitation
Investissement
Médicaments
20,3
Dispositifs médicaux
11,2

• Les achats de médicaments représentent 20,3 M
  soit 34 des dépenses
• Les achats de dispositifs médicaux stériles
  représentent 11,2 M soit 19 des dépenses

Travaux et maintenance
7,1
5,6
1,5
Fournitures médicales
6,5
Equipements biomédicaux
5,1
1,9
3,3
1,5
Informatique
2,4
0,9
Achats hôteliers et logistique administrative
0,7
2,4
1,8
0,1
Logistique
2,0
1,8
0,1
Restauration
2,0
1,9
Total
59,1
51,9
7,1
SOURCE Direction des achats CH dAvignon
équipe projet
8
Exemple du CH Avignon Quelques prescripteurs
seulement représentent une partie importante des
dépenses
2
Exemple CH Avignon
Investissement
Exploitation
Fournitures médicales 6,7 M
2,5
Chef de pôle laboratoire CSS et CS laboratoire
1,8
0,8
0,5
0,4
0,2
0,2
0,2
Autres
Dialyse et ambulatoire
Anesthésie
Radiologie
Réanimation
HDJ Onco-hémato
Hématologie
Laboratoires
Equipements biomédicaux 6,7 M
0,7
0,2
0,5
PH cardiologie PH médecine nucléaire
1,4
0,2
1,0
0,1
0
0,2
0,8
0,1
0,6
0,4
0,3
0,3
0,3
Autres
Anesthésie
Réanimation
Obstétrique
Laboratoires
Médecine nucléaire
Cardiologie
Radiologie
Dispositifs médicaux 10,8 M
PH cardiologie PH chirurgie orthopédique PH
anesthésie PH urgences/ réanimation PH
hémodialyse PH endoscopie digestive
4,9
2,3
1,0
0,5
0,6
0,7
0,4
0,5
Autres
Réanimation
Gastro entérologie
Radiologie
Plein/ vide
Dialyse et ambulatoire
Bloc opératoire
Cardiologie
Médicaments 20,3 M
6,4
CSS établissement PH hématologie IDE hématologie
3,7
3,1
3,3
1,7
1,1
0,5
0,6
Autres
Dialyse et ambulatoire
Gastro entérologie
Médecine nucléaire
Hématologie
HDJ Onco-hémato
Plein/ vide
Rétro- cessions
SOURCE Entretiens avec les acteurs de la
fonction achats direction des finances du CH
Avignon
9
Exemple du CH Avignon Les groupements dachats
ne touchent pas les segments de manière uniforme
2
Exemple CH Avignon
Groupement GCP84
Groupement UniHA
Marché propre
x
Part dachats réalisés via un groupement
96
Médicaments
20,3
19,4
0,8
85
Dispositifs médicaux
9,3
1,6
10,8

• Le CH Avignon réalise 48 de ses achats en
  passant par un groupement dachats.
• Les achats sur les segments des médicaments et
  des dispositifs médicaux se font essentiellement
  via le groupement GCP84.
• En dehors du périmètre de la pharmacie, 14 des
  achats sont faits via UniHA.

Travaux et maintenance
1
14,7
14,9
0,2
19
Equipements biomédicaux
5,5
6,7
1,3
10
Fournitures médicales
6,0
6,7
0,7
Achats hôteliers et logistique administrative
2,5
31
3,6
1,1
2,5
15
2,9
Informatique
0,4
1,1
54
2,5
Restauration
1,3
Le taux de couverture par rapport à loffre UniHA
reste encore à évaluer
1,6
17
Logistique
1,9
0,3
SOURCE Contrôle de gestion du CH Avignon
10
Exemple du CH Avignon Lensemble des gains
pourraient être capturés en partie dès 2012,
avec effet année pleine en 2013
2
Exemple CH Avignon
Échéances principales
Médicaments
Avril renouvellement partiel AO médicaments
Avril renouvellement total AO médicaments
Dispositifs médicaux
Avril renouvellement partiel AO dispositifs
médicaux
Avril renouvellement partiel AO dispositifs
médicaux
Fournitures médicales
Décembre renouvellement AO réactifs et
consommables laboratoires de biologie
Equipements biomédicaux
Décembre commission annuelle des équipements
biomédicaux
Travaux
Début 2012 MOE et travaux pour la nouvelle
pharmacie
Autres achats
SOURCE Equipe projet
11
Annexes de la construction du plan dactions
achats en 7 étapes

1. Réaliser létat des lieux de la fonction achats
2. Cartographier les dépenses et les échéances clés
3. Identifier les segments importants
4. Organiser un  remue-méninges  avec les
   prescripteurs sur les pistes damélioration
5. Chiffrer le potentiel des pistes damélioration
6. Positionner les projets en termes denjeux et
   defforts
7. Décider des projets à lancer et du calendrier

12
Exemple du CH Avignon Les segments dachats à
caractère médical ont fait lobjet dune analyse
détaillée
3
Exemple CH Avignon
Exploitation
Investissement
Médicaments
20,3

• Des leviers transverses et générant des gains
  rapides ont été étudiés pour lensemble des
  segments
• Des leviers spécifiques à chaque segment sont
  détaillés pour lensemble des dépenses à
  caractère médical (73 de la dépense totale)

Dispositifs médicaux
11,2
Travaux et maintenance
7,1
5,6
1,5
Fournitures médicales
6,5
Equipements biomédicaux
3,3
5,1
1,9
1,5
Informatique
2,4
0,9
Achats hôteliers et logistique administrative
0,7
2,4
1,8
0,1
2,0
Logistique
1,8
0,1
Restauration
2,0
1,9
7,1
51,9
Total
59,1
SOURCE Direction des achats CH dAvignon
équipe projet
13
Annexes de la construction du plan dactions
achats en 7 étapes

1. Réaliser létat des lieux de la fonction achats
2. Cartographier les dépenses et les échéances clés
3. Identifier les segments importants
4. Organiser un  remue-méninges  avec les
   prescripteurs sur les pistes damélioration
5. Chiffrer le potentiel des pistes damélioration
6. Positionner les projets en termes denjeux et
   defforts
7. Décider des projets à lancer et du calendrier

14
Exemple du CH Avignon Leviers damélioration
identifiés suite aux rencontres avec les
prescripteurs
4
Exemple CH Avignon
Equipements biomédicaux
Médicaments
10

• Faire jouer les clauses de pénalités pour la
  maintenance

1

• Améliorer la juste prescription

• Améliorer les pratiques grâce à un dialogue
  prescripteur/ acheteur/ fournisseur

11
2

• Négocier des remises pour un regroupement des
  commandes

Dispositifs médicaux
Travaux et maintenance
3

• Resserrer les références

• Négociation en MAPA pour les projets inférieurs à
  4 845 k

12
Fournitures médicales hors laboratoires

• Passer par le groupement UniHA pour les contrôles
  périodiques obligatoires

13
4

• Mutualiser les achats de fournitures entre
  services

14

• Utiliser un cabinet de conseil en orientation
  énergétique

5

• Améliorer le suivi et lentretien du petit
  matériel

Autres achats
Fournitures médicales laboratoires de biologie
15

• Réaliser en interne les impressions dordonnance

• Limiter les mises au rebut et les commandes en
  urgence

6

• Globaliser les besoins entre services lors
  dinstallation de nouveaux équipements

16
7

• Limiter les achats hors marché

17

• Optimiser les contrats dintérim

8

• Mutualiser les achats de fournitures entre
  services

18
9

• Sassurer que les analyses réalisées sont celles
  prescrites

• Appliquer des pénalités en cas de défaut de
  service

SOURCE Equipe projet
15
Annexes de la construction du plan dactions
achats en 7 étapes

1. Réaliser létat des lieux de la fonction achats
2. Cartographier les dépenses et les échéances clés
3. Identifier les segments importants
4. Organiser un  remue-méninges  avec les
   prescripteurs sur les pistes damélioration
5. Chiffrer le potentiel des pistes damélioration
6. Positionner les projets en termes denjeux et
   defforts
7. Décider des projets à lancer et du calendrier

16
Exemple du CH Avignon Le chiffrage des pistes
damélioration identifiées montre des gains
potentiels de lordre de 3 des dépenses (1/2)
5
Exemple CH Avignon

Une partie de ces gains achats était déjà
identifiée par le CH Avignon
Gains année pleine
Montants concernés
Leviers

Médicaments 20 M

• Améliorer la juste prescription sassurer du
  bien fondé de la prescription et substituer les
  médicaments par dautres moins onéreux

20 à 30
10
1
2

• Négocier des remises pour un regroupement des
  commandes

100
1
1/ et 3/ Déploiement au fil du temps sur
lensemble des services
Dispositifs médicaux stériles 10 M

3

• Travailler le juste besoin et resserrer les
  références

20 à 30
10
Fournitures médicales hors laboratoires 21 M

• Mutualiser les achats de fournitures entre
  services

4
5 à 10
5

5

• Améliorer le suivi et lentretien du petit
  matériel

100
5 à 7
Fournitures médicales laboratoires de
biologie 3 M
6

• Limiter les mises au rebut et les commandes en
  urgence

100
1
7

• Limiter les achats hors marché

15 à 20
5
8

• Mutualiser les achats de fournitures entre
  services

100
1

9

• Sassurer que les analyses réalisées sont celles
  prescrites

100
1
1 Hors produits sanguins 2,5M labiles dont la
consommation est fonction de lactivité et les
prix fixés par lEFS
SOURCE Equipe projet
17
Exemple du CH Avignon Le chiffrage des pistes
damélioration identifiées montre des gains
potentiels de lordre de 3 des dépenses (2/2)
5
Exemple CH Avignon

Une partie de ces gains achats était déjà
identifiée par le CH Avignon
Gains année pleine
Montants concernés
Leviers
Equipements biomédicaux 5 M
10

• Faire jouer les clauses de pénalité pour la
  maintenance

1
30 à 40

1
11

• Limiter les dépenses de maintenance grâce à un
  dialogue prescripteur/ acheteur/ fournisseur

30 à 40

12
Travaux et maintenance 7 M
5 à 10
20

• Négociation en MAPA pour les projets inférieurs à
  4 845 k

13

5

• Passer par le groupement UniHA pour les contrôles
  périodiques obligatoires

1

14
5 à 10

• Utiliser un cabinet de conseil en orientation
  énergétique

30 à 40
Autres achats1 10 M
15
80

• Réaliser en interne les impressions dordonnance

0,1

10
16

• Globaliser les besoins entre services lors
  dinstallation de nouveaux secteurs

2

5 à 10
17

• Optimiser les contrats dintérim

10 à 15

1

• Appliquer des pénalités en cas de défaut de
  service

18
100
1 Autres achats équipements hôteliers,
informatique, intérim, restauration
SOURCE Equipe projet
18
Hémodialyse la démarche danalyse des coûts
dune séance de dialyse a permis des gains de
lordre de 10 sur les consommations
pharmaceutiques
Médicaments et dispositifs médicaux stériles
5
Exemple CH Avignon

• Le travail réalisé par le service dhémodialyse a
  permis de réaliser des économies de lordre de
  10 sur les consommations pharmaceutiques
  (médicaments et dispositifs médicaux)
• Consommations pharmaceutiques globales
• 548 k à septembre 2010
• 509 k à septembre 2011, soit 7,2 déconomies à
  volume patient équivalent
• Consommation pharmaceutiques par patient (hors
  médicaments sur liste T2A)
• 54,37 à septembre 2010
• 48,75 à septembre 2011, soit 10,3 déconomies
  par patient
• Le service poursuit encore à ce jour des actions
  doptimisation des consommations pharmaceutiques

-11
-6
Sept 2011
Sept 2010
Sept 2011
Sept 2010
Revue des pratiques et protocoles de prescription
30 k 6 k 7 k

• Consommations
• 21 708 à 09/2010
• 7 776 à 09/2011
• Soit un gain de 64,2 (13 993 )
• Consommations
• 4 105 à fin 09/2010
• 3 673 à fin 09/2011
• Soit un gain de 10,5 (432 )
• Consommations
• 5 085 à fin 09/2010

• Exemple protocole de prescription Urokinase
• Information fournie par la pharmacie sur les
  volumes de consommations
• Etude sur lutilisation par les infirmières
• Groupes de travail pour revoir les pratiques
• Définition de nouvelles pratiques et partage des
  conclusions avec lensemble du personnel
• Rédaction dun nouveau protocole (en cours)
• Exemple revue des pratiques dutilisation des
  produits hémostatiques
• Revue des pratiques dutilisation des
  hémostatiques locaux
• Travail avec le laboratoire sur lutilisation des
  hémostatiques locaux par les infirmières
• Définition et partage de nouveaux protocoles
  dutilisation
• Revue des pratiques dutilisation des pinces
  hémostatiques (usage unique)
• Etude sur lutilisation par les infirmières
• Groupes de travail pour revoir les pratiques
• Définition de nouvelles pratiques et partage des
  conclusions avec lensemble du personnel

SOURCE Equipe projet entretiens avec le
service dhémodialyse
19
Hémodialyse la démarche danalyse des coûts
dune séance de dialyse a permis des gains de
lordre de 10 sur les consommations
pharmaceutiques
5
Exemple CH Avignon
Médicaments et dispositifs médicaux stériles
Globalisation des achats
275 k

• Exemple marchés des dialyseurs
• Effort de standardisation diminution du nombre
  de références pour aller chercher des économies
  déchelle
• Information sur les prix de chaque référence au
  sein du service

• Dépenses
• 227 590 à fin 09/2010
• 197 116 à fin 09/2011
• Soit un gain de 13,4 (30 474)

Substitution par des médicaments moins onéreux/
plus efficaces
30 k Aiguilles 9 kKT périph 12 k
Etude en cours par les cliniciens Etude en
cours par le personnel soignant et les cliniciens

• Exemple consommations Urokinase (en cours)
• Etude sur lutilisation de lAltéplase
• Etude sur le changement de cathéters aigus plutôt
  que de désobstruer avec lUrokinase
• Exemple utilisation daiguilles de fistule/ KT
  périph (en cours)
• Information fournie par la pharmacie rapport de
  coût de 1 à 3
• Etudes des pratiques
• Revue des indications de pose de KT périph et
  partage de nouveaux protocoles dutilisation

• 35 k
• Environ 25 000 à 30 000 sets utilisés chaque
  année
• Estimation du coût unitaire
• 1,5 par set de branchement
• 1 par set de débranchement

• Exemple sets standardisés de branchement/
  débranchement suite à lévolution du protocole
  (en cours)
• Revue du contenu des sets existants car certains
  produits nétaient plus utilisés
• Etude sur les besoins exacts du service
• Proposition de sets standards par la pharmacie et
  ajustement en fonction des besoins liés au
  protocole de branchement et débranchement
• Appel doffres (en cours)

• Etude en cours
• Estimation des économies liées au retrait des 2
  seringues de 10ml et de la paire de gants non
  utilisées

Analyse sur les coûts complets
SOURCE Equipe projet entretiens avec le
service dhémodialyse
20
Cardiologie les hypothèses sur les références
les plus utilisées de ballon de dilatation
permettent denvisager des gains allant de 10 à
20
5
Exemple CH Avignon
Dispositifs médicaux stériles

• Les cardiologues ont pris conscience des
  différences de prix unitaire entre les différents
  ballons
• Selon les cardiologues, le ballon Marque 1
  ballon 1 est le meilleur ballon. En revanche, le
  ballon Marque C ballon 3 est dune qualité
  suffisante dans de nombreux cas.
• Les cardiologues vont réfléchir à adapter leurs
  pratiques pour réduire les dépenses sans dégrader
  la qualité des soins.

Ballon 1
113,62
768
87 260
Marque A
Ballon 2
101,66
208
21 145
Marque B
Ballon 3
87,31
166
14 493
Marque C
Si les quantités de Marque A Ballon 1 et de
Marque B Ballon 2 étaient achetées au prix du
ballon Marque C Ballon 3, cela dégagerait une
économie de
Si 50 des quantités de Marque A Ballon 1 et de
Marque B Ballon 2 étaient achetées au prix du
ballon Marque C Ballon 3, cela dégagerait une
économie de
108,405
108,405
96,810
-11
-21
85,215
50 Prix ballon 3
Prix ballons 1 et 2
100 Prix ballon 3
Prix ballons 1 et 2
SOURCE Contrôle de gestion pharmacie CH Avignon
21
Annexes de la construction du plan dactions
achats en 7 étapes

1. Réaliser létat des lieux de la fonction achats
2. Cartographier les dépenses et les échéances clés
3. Identifier les segments importants
4. Organiser un  remue-méninges  avec les
   prescripteurs sur les pistes damélioration
5. Chiffrer le potentiel des pistes damélioration
6. Positionner les projets en termes denjeux et
   defforts
7. Décider des projets à lancer et du calendrier

22
Exemple du CH Avignon Le positionnement des
leviers en termes denjeux et defforts permet de
prioriser les actions
6
Exemple CH Avignon
1
Fort gt200 k
2
1
3
à
Médicaments et dispositifs médicaux
3
12
4
9
à
Fournitures médicales
16
5
Moyen 50-200 k
10
11
17
à
Equipements biomédicaux
Impact
14
18
12
14
à
Travaux et maintenance
4
6
10
15
18
à
Autres achats
Faible lt 50 k
7
15
8
9
11
13
Haute
Moyenne
Faible
Facilité de mise en œuvre
SOURCE Equipe projet
23
Exemple du CH Avignon Détails des actions
placées sur la matrice de priorisation
6
Exemple CH Avignon
Equipements biomédicaux
Médicaments
10

• Faire jouer les clauses de pénalités pour la
  maintenance

1

• Améliorer la juste prescription

• Améliorer les pratiques grâce à un dialogue
  prescripteur/ acheteur/ fournisseur

11
2

• Négocier des remises pour un regroupement des
  commandes

Dispositifs médicaux
Travaux et maintenance
3

• Resserrer les références

• Négociation en MAPA pour les projets inférieurs à
  4 845 k

12
Fournitures médicales hors laboratoires

• Passer par le groupement UniHA pour les contrôles
  périodiques obligatoires

13
4

• Mutualiser les achats de fournitures entre
  services

14

• Utiliser un cabinet de conseil en orientation
  énergétique

5

• Améliorer le suivi et lentretien du petit
  matériel

Autres achats
Fournitures médicales laboratoires de biologie
15

• Réaliser en interne les impressions dordonnance

• Limiter les mises au rebut et les commandes en
  urgence

6

• Globaliser les besoins entre services lors
  dinstallation de nouveaux équipements

16
7

• Limiter les achats hors marché

17

• Optimiser les contrats dintérim

8

• Mutualiser les achats de fournitures entre
  services

18
9

• Sassurer que les analyses réalisées sont celles
  prescrites

• Appliquer des pénalités en cas de défaut de
  service

SOURCE Equipe projet
24
Les services de soins et la pharmacie devront
conjointement chercher à sassurer de la juste
prescription pour un gain de 2 à 3
6
Exemple CH Avignon
Médicaments
1

• Renforcement du bien fondé de la prescription
• Lapproche a été construite sur la base des
  travaux effectués par les services cardiologie et
  lhémodialyse
• Lobjectif est de déployer cette approche à
  lensemble des services cliniques

Chefs de service et pharmacie
3 mois suivi
20 300 k
1 mois
2 mois
En continu

• En préparation des contrats de pôle et de leur
  déclinaison par service, la pharmacie présente
  létat des consommations de médicaments au
  service
• Références les plus importantes en volumes
• Références les plus importantes en valeur
• Le service identifie les volumes de prescriptions
  qui pourraient être revus

• Le service constitue des groupes de travail avec
  médecin, personnel soignant et pharmacie afin de
  comprendre la structure des dépenses et de
  trouver des pistes damélioration pour revoir/
  adapter les prescriptions
• Les leviers de substitution et de coûts complets
  sont testés sur les principaux produits
• La pharmacie joue un rôle de conseil/ support aux
  groupes de travail

• Les groupes de travail élaborent un plan de
  communication à lensemble du service pour
  déploiement
• Les actions mises en œuvre et leurs bilans sont
  revues au cours dune réunion de milieu dannée
  entre le service clinique et la pharmacie
• Un bilan annuel est partagé avec lensemble du
  personnel impliqué dans les actes de prescription
  ou dutilisation

Description
Exemple Hémo- dialyse

• La dépense en urokinase est identifiée comme
  lune des plus importantes du service

• Lurokinase est une molécule coûteuse dont la
  consommation peut être réduite dans certains cas
• Etude sur les pratiques dutilisation
• Groupe de travail sur les meilleures pratiques

• Les nouvelles pratiques sont communiquées à
  lensemble du personnel de soin
• Le service et la pharmacie pilotent la dépense en
  urokinase dans les mois qui suivent

• Lobjectif est de parvenir à réaliser des gains
  de lordre de 2 à 3 par an sur les dépenses de
  médicaments
• Base de coûts 20 à 30 des dépenses de
  médicaments pourront être revues chaque année
• Potentiel de réduction habituellement observé
  de 5 à 20 des dépenses, avec une moyenne de
  lordre de 10

• Implication des cliniciens et des infirmières
• Temps disponible à la pharmacie suffisant pour
  analyser les données, les présenter et discuter
  les pratiques
• Système de mesure des gains revu par la direction
  des finances
• Renforcement du dialogue prescripteurs/ pharmacie
• Dispositif de suivi et damélioration continue
  par la direction des achats, conjointement avec
  la pharmacie

SOURCE Equipe projet
25
Les services de soins et la pharmacie devront
conjointement travailler sur le juste besoin pour
un gain de 2 à 3
6
Exemple CH Avignon
Dispositifs médicaux stériles
3

• Renforcement du bien fondé des pratiques
  dutilisation
• Lapproche a été construite sur la base des
  travaux effectués par les services cardiologie et
  hémodialyse
• Lobjectif est de déployer cette approche à
  lensemble des services cliniques

Chefs de service et pharmacie
3 mois suivi
11 200 k
1 mois
2 mois
En continu

• En préparation des contrats de pôle et de leur
  déclinaison par service, la pharmacie présente
  létat des consommations de dispositifs médicaux
  au service
• Références les plus importantes en volumes
• Références les plus importantes en valeur
• Le service identifie les volumes dutilisation
  qui pourraient être revus

• Le service constitue des groupes de travail avec
  médecin, personnel soignant et pharmacie afin de
  comprendre la structure des dépenses et de
  trouver des pistes damélioration pour revoir/
  adapter les pratiques
• Les leviers de resserrement des références sont
  testés sur les principaux produits
• La pharmacie joue un rôle de conseil/ support aux
  groupes de travail

• Les groupes de travail élaborent un plan de
  communication à lensemble du service pour
  déploiement
• Les actions mises en œuvre et leurs bilans sont
  revues au cours dune réunion de milieu dannée
  entre le service clinique et la pharmacie
• Un bilan annuel est partagé avec lensemble du
  personnel impliqué dans les pratiques
  dutilisation des dispositifs médicaux

Description
Exemple Hémo- dialyse

• Le nombre de références de dialyseurs est
  identifié comme trop important

• Le budget des dialyseurs est conséquent (275
  k). Le fait de resserrer les références de
  dialyseurs permet
• De mieux négocier avec les fournisseurs
• De limiter lutilisation des références les plus
  coûteuses

• Les nouvelles pratiques sont communiquées à
  lensemble du personnel de soin
• Le service et la pharmacie pilotent les dépenses
  de dialyseurs dans les mois qui suivent

• Lobjectif est de parvenir à réaliser des gains
  de lordre de 2 à 3 par an sur les dépenses de
  DM
• Base de coûts 20 à 30 des dépenses de DM
  pourront être revues chaque année
• Potentiel de réduction habituellement observé
  de 5 à 20 des dépenses, avec une moyenne de
  lordre de 10

• Implication des cliniciens et des infirmières
• Temps disponible à la pharmacie suffisant pour
  analyser les données, les présenter et discuter
  les pratiques
• Système de mesure des gains revu par la direction
  des finances
• Renforcement du dialogue prescripteurs/ pharmacie
• Dispositif de suivi et damélioration continue
  par la direction des achats, conjointement avec
  la pharmacie

SOURCE Equipe projet
26
Annexes de la construction du plan dactions
achats en 7 étapes

1. Réaliser létat des lieux de la fonction achats
2. Cartographier les dépenses et les échéances clés
3. Identifier les segments importants
4. Organiser un  remue-méninges  avec les
   prescripteurs sur les pistes damélioration
5. Chiffrer le potentiel des pistes damélioration
6. Positionner les projets en termes denjeux et
   defforts
7. Décider des projets à lancer et du calendrier

27
Exemple du CH Avignon Les leviers dactions
seront déclinés au cours de lannée 2012 (1/2)
7
Exemple CH Avignon
Démarche continue
Préparation avant déploiement
2012
Responsable Responsable Prescripteur Acheteur
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
Levier dactions
Moyens
Médicaments
Pré-requis à la mise en œuvre des actions
Anticipation des achats Temps personnel dédié
(à évaluer)
1

• Améliorer la juste prescription

Chefs de service Pharmacie

• Donner de la visibilité sur les dépenses de
  médicaments

Pharmacie

• Revoir les pratiques de prescriptionet tester
  les leviers de substitution/coût complet

Chefs de service
Pharmacie

• Mettre en place le changement et le piloter/suivre

2
Pharmacie

• Négocier des remises pour un regroupement des
  commandes(en cours dappel doffres)

Dispositifs médicaux
3
Chefs de service Pharmacie

• Travailler le juste besoin et resserrer les
  références

Pharmacie

• Donner de la visibilité sur les dépenses de DM

• Revoir les pratiques et tester les leviers de
  substitution/coût complet

Chefs de service
Pharmacie

• Mettre en place le changement et le
  piloter/suivre et évaluer dans tous les secteurs
  les coûts par procédure

Fournitures médicales hors laboratoires
4
Acheteur

• Mutualiser les achats de fournitures entre
  services

5
IBODE Acheteur

• Améliorer le suivi et lentretien du petit
  matériel

Fournitures médicales laboratoires de biologie
6
Chef de pôle Acheteur

• Limiter les mises au rebut et les commandes en
  urgence

7
Chef de pôle Acheteur

• Limiter les achats hors marché

8
Chef de pôle Acheteur

• Mutualiser les achats de fournitures entre
  services

9

• Travailler la juste prescription

Chefs de service / Chef de pôle laboratoire
SOURCE Equipe projet
28
Exemple du CH Avignon Les leviers dactions
seront déclinés au cours de lannée 2012 (2/2)
7
Exemple CH Avignon
Démarche continue
Préparation avant déploiement
2012
Responsable Responsable Prescripteur Acheteur
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
Moyens
Levier dactions
Equipements biomédicaux
Pré-requis à la mise en œuvre des actions
Anticipation des achats Temps personnel dédié
(à évaluer)
Ingénieur biomédical Cellule des marchés

• Faire jouer les clauses de pénalités pour la
  maintenance

10
11
Chefs de service Ingénieur biomédical

• Limiter les dépenses de maintenance grâce à
  undialogue prescripteur/ acheteur/ fournisseur

Travaux et maintenance
12
Directeur travaux

• Négociation en MAPA pour les projets inférieurs à
  4 845 k

• Passer par le groupement UniHA pour les
  contrôles périodiques obligatoires

Directeur travaux
13
14

• Faire appel à un cabinet de conseil en
  orientation énergétique

Directeur travaux
Autres achats
15

• Réaliser en interne les impressions dordonnance

Acheteur logistique
Acheteur hôtellerie

• Globaliser les besoins entre services lors
• dinstallation de nouveaux secteurs

16
17
DRH/ Cellule des marchés

• Optimiser les contrats dintérim

18
Cellule des marchés

• Appliquer des pénalités en cas de défaut de
  service

Directeur achats
Mise en place et suivi du plan dactions achats
Critères de succès de la mise en œuvre
Directeur achats et directeur logistique

• Planifier le dispositif de revue de lavancement
  des projets

• Mettre en place les modalités pour une formation
  achats

Directeur achats et DRH
Directeur achats et directeur finances

• Instaurer le dispositif de dialogue de gestion
  sur les achats

SOURCE Equipe projet