Planeaci

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Planeación y Organización de la Administración de
las Ventas

• Ciclo Mayo Agosto 2012

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Planeación de las Ventas

• Constituye el marco de referencia esencial, para
  la toma de desiciones en ventas, y demás
  acciones.
• Por qué los gerentes deben planear?
• Para anticiparse a posibles resultados, como
  intento de administrar el futuro.
• Para prever y atender los ambientes
• Para poder ejercer controles.

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Niveles e Planeación Organizacional

• Estos derivan del grado de contribución que
  cada nivel aporta. Un Director de ventas (1er.
  Nivel), dedican mas tiempo que aquellos niveles
  de operación, y difiere en el tipo de planeación
  asignado.

Tipo Participante Enfoque
Plan. Estratégica Presidente, consejo, director, vicepresidente Misión, visión, metas de la empresa, estrategias, presupuesto
Planeación Táctica Gerente General, Dirección de Mkting. Planes, políticas, proced. presupuestos departam, anuales y trimestrales
Plan mensual, semanal, diaria Gerentes regionales de ventas, supervisores, representantes de ventas Planes y presupuestos de sucursal, planes y presupuestos por unidad.
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Actividades de Planeación de los Gerentes

• Definir las metas y objetivos.- Bien definidos en
  relación con los plazos que implican.
• Determinar Políticas.- Enfoques predeterminados
  para el manejo de asuntos de rutina o situaciones
  recurrentes.
• Establecer Procedimientos.- Descripciones
  detalladas de los pasos específicos para
  emprender acciones.
• Idear Estrategias.- Programa de acción general
  para utilizar los recursos con el fin de lograr
  metas u objetivos que creen un valor.
• Dirigir Tácticas.- Acciones cotidianas que se
  siguen y que preparan o implementan el plan
  estratégico.
• Desarrollar y aplicar controles.- Se definen a
  partir de los planes propuestos.

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Proceso de Planeación de la Administración de las
Ventas

• Es un proceso continuo y dinámico, que permite
  que el Gerente de Ventas sea proactivo, mas que
  reactivo.
• Requiere de 6 preguntas básicas.-
• Diagnóstico. En dónde estamos?
• Prognosis. Hacia donde nos dirigimos sin cambios?
  
• Objetivos. Hacia dónde deberíamos dirigirnos?
• Estrategia. Cuál es la mejor forma de hacerlo?
• Táctica. Qué acciones emprender, quién y cuándo?
• Control. Qué medidas se deben monitorear, para el
  desempeño?

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Organización de las Ventas

• El Gerente de ventas requiere de una estructura
  organizacional apropiada.
• Ésta determina que tan coordinada están las
  actividades para servir al cliente, y que estos
  sean rentables, así como la adaptación a los
  cambios del entorno del marketing.

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Propósito de la Organización de Ventas

• Facilitar el logro de los objetivos del
  marketing y ventas, a través de
• Reducir el tiempo que necesita un gerente de
  vetas para evaluar las cambiantes necesidades del
  mercado, y responder a ellas.
• Organizando las actividades de forma eficiente.
• Al establecer canales de comunicación abiertos
  con los clientes, vendedores, personal de apoyo y
  grupos de interés.

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Tipos de Organización Formal

• Organización de Línea.- Utilizada en empresas
  pequeñas por su simplicidad. Son eficientes y
  flexibles pero a medida que la empresa crece se
  vuelve menos eficiente, ya que la toma de
  decisiones se vuelve lenta.
• Organización e Línea y Staff.- Añade asistentes a
  la línea con características especializadas en
  investigación de mercados, apoyando al gerentes
  para que éste, pase mas tiempo trabajando con su
  vendedor.

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Cont.

• Organización Funcional.- Los especialistas de
  staff toman autoridad de línea, creando muchos
  conflictos para el personal de ventas, que debe
  responder a varios jefes.
• Organización Matricial.- Son típicas del giro
  industrial, mismas que enfrentan rápidos cambios
  tecnológicos, y la necesidad de crear nuevos
  productos o servicios. Se diseñan alrededor de
  funciones y se enfocan en productos o proyectos.

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Tipos de organizaciones del Departamento de Ventas

• Organizaciones Geográficas
• Organizaciones orientadas al producto
• Organizaciones orientadas a la función
• Organizaciones orientadas al cliente/mercado
• Organización de ventas combinada por geografía,
  productos y clientes

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Directrices para desarrollar las organizaciones
de ventas

• Las organizaciones de ventas bien diseñadas
  fomentan la eficacia, la eficiencia, la
  cooperación organizacional interna, la lealtad
  del cliente y la rentabilidad.
• Debe de entregarse a cada vendedor una copia del
  manual de organización que incluya la gráfica de
  la estructura y la responsabilidad de cada
  puesto, así como su rango de autoridad.

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Sugerencias para el desarrollo de una
organización de ventas sólida

• Enfoque orientado al mercado.- Reconocer al
  cliente como la razón de ser y hacer que ésta se
  centre en el cliente.
• Enfoque diseñado en torno a la actividad de
  ventas.- No ignorar a las personas que
  desempeñarán el trabajo. Diseñar la organización
  para que se ejecuten las principales funciones de
  ventas
• Áreas de autoridad y responsabilidad definida.-
  Comunicar con claridad la responsabilidad y el
  alcance de autoridad suficiente para lograr el
  trabajo asignado

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Cont.

• Un tramo de control razonable.- Además de la
  función de administración de ventas, el gerente
  debe controlar de forma adecuada a su fuerza de
  ventas.
• Flexibilidad.- La organización debe ser lo
  bastante flexible para superar el estrés que
  genera la función de ventas, y estar preparados
  para resolver los problemas.
• Coordinación y Equilibrio.- Asegurar estos
  conceptos en todas las relaciones que involucren
  las ventas y el marketing, y en cualquiera otra
  función de la empresa.

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Desarrollo de una Organización de Ventas de
Calidad

• Asegurarse de que la autoridad sea igual a la
  responsabilidad.
• Asignar al personal de ventas a donde se ajuste
  mejor.
• Estar dispuesto a delegar.
• Ser mas que simplemente un experto en eficiencia.
• Hacer que los miembros de la fuerza de ventas
  sean responsables de lo que hacen
• Ser Flexible
• Saber lo que es necesario hacer.
• Organizar la fuerza de ventas, evitando cargas
  desiguales.