Experiencias de Planeaci

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Experiencias de Planeación Estratégica El Caso
del Banco de México
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Antecedentes del Proyecto estratégico de archivo

• Plan Estratégico en Materia de Información y
  Tecnologías de Información 2004-2006 genera el
  Proyecto de Arquitectura de Información
• El plan contempló seis estrategias
• Mejorar los procesos institucionales
• Facilitar los flujos de información
• Capacitar y motivar al personal
• Mejorar la infraestructura tecnológica
• Propiciar un ambiente seguro
• Fomentar la coordinación entre las área

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Antecedentes del Proyecto estratégico de archivo
Arquitectura de Información
Lógico
Tecnológico
Normativo
Operativo
Infraestructura Común Depósitos Institucionales
Normas Internas Manuales De Proced Operación
Políticas Metadatos Catálogos Operativa Cuadro
de disposición Documental
Coordinación
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Proyecto de Arquitectura de Información Archivo

• La organización de la información conducirá a la
  formación de un archivo que
• Es soporte de las operaciones,
• Facilita la rendición de cuentas,
• Permite la explotación de la memoria
  institucional de manera amigable,
• Es una herramienta que simplifica el trabajo y
  fomenta una mayor productividad, permitiendo que
  el personal no pierda tiempo obteniendo la
  información que necesita, que y se concentre en
  labores más importantes e interesantes desde un
  punto de vista profesional.

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Plan Estratégico del Banco de México

• Plan Estratégico 2007-2011
• Visión Ser un banco central de primer orden
• Recopilación de necesidades,
• Análisis de prioridades
• Iniciativas estratégicas
• Objetivos estratégicos
• Para atender las iniciativas y lograr los
  objetivos se requiere definir proyectos.

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Ciclo de instrumentación y seguimiento del Plan
Estratégico del Banco
INICIO
Plan Estratégico
2007-2011
Ago-Sep
Jun 2007
Definición de
Presentación al
Elaboración del
proyectos
Gobernador
presupuesto
estratégicos
Feb-Mar
Revisión anual del
Plan Estratégico
Ene-Dic
Semestralmente
Final de año
Ejecución de
Reportes de avance
Reuniones de
programas de
y síntesis de
seguimiento con el
trabajo
resultados
Gobernador
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Proyecto de Archivo en Plan Estratégico del Banco

• Misión del Archivo Institucional Asegurar que la
  documentación e información que se genera o
  recibe como soporte de la ejecución de los
  procesos del Banco de México (sin considerar su
  soporte) se registra, resguarda, recupera y
  depura de conformidad con las mejores prácticas.
  De esta forma a) se coadyuva en las acciones
  para hacer más eficientes los procesos
  operativos, b) se asegura la evidencia con la que
  se cumple con los requisitos que establece el
  marco legal que aplica a la Institución, y c) se
  crea y conserva la Memoria Institucional.
• Visión del Archivo Institucional En el mediano
  plazo, el Archivo Institucional, a través del
  Sistema Institucional de Gestión de Documentos
  (SIGA), será el único resguardo de los documentos
  de archivo que el Banco de México genere y reciba
  como soporte de sus operaciones y para el
  cumplimiento de sus obligaciones. Asimismo, el
  Archivo Institucional será el único recurso que
  se utilice para la rendición de cuentas y que
  asegure la transparencia en el acceso a la
  información.
• Valores Servicio, eficiencia, confiabilidad,
  compromiso, calidad e integridad.

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Proyecto de Archivo en Plan Estratégico del Banco

• En el caso del Archivo
• Iniciativa Estratégica Revisar continuamente los
  métodos de gestión de la información de la
  Institución y los criterios del acceso a la
  misma.
• Objetivos estratégicos Fortalecer la cultura de
  transparencia y rendición de cuentas
• El proyecto consiste en la ejecución de acciones
  que permitan asegurar que, la documentación (con
  cualquier tipo de soporte), que se genera como
  resultado de la ejecución de procesos del Banco
  de México en el cumplimiento de sus atribuciones,
  se gestione de conformidad con las mejores
  prácticas (registro, resguardo, consulta,
  depuración, y en su caso preservación).

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Proyecto de Archivo beneficios

• Mantener una gestión de archivos eficiente, ya
  que se cuenta con la infraestructura para
  gestionar el ciclo de vida de los documentos de
  archivo.
• Identificar los documentos que deben gestionarse
  como evidencia del cumplimiento de atribuciones y
  obligaciones, actuando como soporte único de las
  operaciones y rendición de cuentas.
• Fortalecer el enfoque de procesos, coordinando
  entre las unidades administrativas el intercambio
  de documentos de archivo.
• Conocer las políticas y criterios en materia de
  gestión de archivo, delimitando las
  responsabilidades de su custodia, preservación,
  consulta y depuración.
• Crear una base de referencia para promover una
  cultura de calidad y de mejora continua

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Proyecto de Archivo Objetivos particulares

• Determinar las herramientas o aplicaciones para
  la gestión de los documentos de archivo
  independientemente de su soporte o depósito
  institucional que lo resguarde.
• Desarrollar sistemas de documentos de archivo con
  las siguientes características confiabilidad,
  integridad, conformidad (observancia), amplitud y
  sistemático.
• Iniciar la transición hacia un esquema donde
  todos los documentos de archivo se generen y
  conserven en medios electrónicos, en adición al
  resguardo del documento original en papel que
  establece la normatividad aplicable.
• Proporcionar los servicios de archivo que
  requieran las unidades administrativas para el
  resguardo, preservación depuración de los
  documentos de archivo.
• Establecer, documentar, mantener actualizadas y
  promulgar políticas, procedimientos y prácticas
  para la gestión de documentos de archivo,
  buscando asegurar las necesidades de la
  Institución de soportar sus operaciones y de
  información acerca del cumplimiento de sus
  obligaciones o atribuciones.

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Proyecto de Archivo Entregables

• Automatización de procesos
• Automatización de la gestión documental

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Enfoque a procesos

• Serie documental Conjunto de documentos
  asociados al conjunto de actividades específicas
  de la misma naturaleza. En el caso del Banco de
  México será el proceso mediante el cual se da
  cumplimiento a las obligaciones o atribuciones.
  Un proceso genera los mismos tipos de documentos
  los cuales son sujetos del mismo plazo de
  retención

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Elementos de un Sistema de Gestión de Documentos
de Archivo
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Proyecto de Archivo Medidas de éxito

• Aumento en el porcentaje de documentos que se
  gestionan a través del SIGA
• 50 de los documentos registrados tengan una
  gestión controlada por el SIGA 01/12/2008
• 80 de los documentos registrados tengan una
  gestión controlada por el SIGA 01/12/2009
• 100 de los documentos registrados tengan una
  gestión controlada por el SIGA 01/12/2010

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Proyecto de Archivo Riesgos

• De Administración de Proyectos Retraso en el
  desarrollo de sistemas se depende en parte de los
  proveedores de bienes y servicios. Impacto
  (Alto) probabilidad (Media)
• Organizacionales Resistencia a incorporar la
  gestión documentos al administrador
  institucional. Impacto (Alto) probabilidad (Alta)

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Proyecto de incorporación de la firma electrónica
Flujo del proceso
Acuse 1
Solicitud
Respuesta
Acuse 2
Evaluación
Constituyen evidencia
Generados por la gestión misma del proceso
Certificado digital
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Proyecto de incorporación de la firma electrónica

• Método de Autentificación

Proceso de Cifrado
Proceso de Descifrado
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Ciclo de Vida del Documento Electrónico
Bajo el control de la Institución
Gestión de Documentos de Archivo
Transferencia al repositorio Histórico
Retención
Disposición final
Depuración electrónica controlada
Tiempo
Documento electrónico original
Copia del documento electrónico
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Ciclo de vida de un documento electrónico VS
Problemáticas
Transferencia al repositorio Histórico
Depuración electrónica controlada
Tiempo
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Recomendaciones

• Contar con un plan estratégico aprobado por la
  alta dirección, para facilitar la elaboración de
  proyectos.
• Definir las restricciones de Tiempo, Metas y
  Recursos.
• La organización de la información conducirá a la
  formación y su preservación debe privilegiar al
  usuario más importante (el generador).
• Enfoque de servicios de apoyo a las unidades
  sustantivas encargadas de las actividades de la
  institución.
• No temerle a la tecnología y a su dinámica de
  cambio.