Introducci

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Introducción al Proceso Administrativo
planeación y toma de decisiones

• Por Lic. Gabriel Leandro, MBA

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Contenido

• Administración Definición, naturaleza y
  propósito de la administración
• Algunos planteamientos del pensamiento
  administrativo
• Funciones de los administradores
• Planeación Tipos de planes
• Pasos y objetivos de la planeación
• Estrategias, políticas y proceso de la planeación
  estratégica
• Toma de decisiones
• Importancia y limitaciones del proceso de toma de
  decisiones
• Evaluación de alternativas de decisión

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Administración

• Definición, naturaleza y propósito de la
  administración

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Administración Definición

• Es el proceso de
• planear,
• organizar,
• dirigir y
• controlar
• los esfuerzos de los miembros de la organización,
  y de aplicar los demás recursos de ella para
  alcanzar las metas establecidas

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El proceso administrativo

• El proceso administrativo consiste básicamente en
  una serie de actividades relacionadas conducentes
  a alcanzar los objetivos organizacionales

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El proceso administrativo

• El proceso administrativo tiene cuatro elementos
  básicos
• Alcance de objetivos
• Por medio de personas
• Mediante técnicas
• En una organización

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Funciones de la administración
Planeación
Organización
Integración de personal
Dirección
Control
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Funciones de la administración

• Planeación
• Implica determinar misiones y objetivos
• Determinar las acciones necesarias para alcanzar
  los objetivos
• Requiere la toma de decisiones

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Funciones de la administración

• Organización
• Supone el establecimiento de una estructura de
  los papeles que cada persona debe desempeñar
• Se asignan las tareas necesarias a las personas
  idóneas para el cumplimiento de los objetivos y
  metas

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Funciones de la administración

• Integración de personal
• Implica identificar los requerimientos de los
  puestos de trabajo
• Reclutar y seleccionar las personas idóneas
• Evaluar, compensar y capacitar al personal

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Funciones de la administración

• Dirección
• Se refiere a ejercer influencia sobre los
  individuos para que colaboren en el logro de las
  metas organizacionales
• Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación,
  comunicación

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Funciones de la administración

• Control
• Consiste en medir y corregir el desempeño
  individual y organizacional para garantizar que
  se alcance lo planeado
• Implica evaluar el desempeño de los individuos y
  de la empresa
• Requiere medir productividad, desperdicio,
  variaciones presupuestarias, etc.

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Funciones de la administración
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Habilidades administrativas

• Habilidad técnica
• Habilidad humana
• Habilidad de conceptualización
• Habilidad de diseño

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Habilidades administrativas
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Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo

• Taylor padre de la administración científica
• Aplica el método científico para mejorar los
  métodos de producción
• Se basaba en el concepto del hombre económico

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Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo

• Fayol padre de la teoría administrativa moderna
• Determina funciones administrativas técnicas,
  financieras, comerciales, etc.
• Propone 14 principios de la administración
  división del trabajo, autoridad-responsabilidad,
  disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc.

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Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo

• McGregor teoría X y teoría Y
• Teoría X al empleado ordinario le desagrada el
  trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe
  ser dirigido, obligado o amenazado con castigos
  para que dé un buen rendimiento
• Teoría Y la persona puede disfrutar del trabajo,
  adherirse a los objetivos organizacionales y
  buscar la responsabilidad

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Teoría X Teoría Y
Las personas no gustan del trabajo y lo evitan El trabajo puede ser fuente de satisfacción
Las personas deben ser controladas y amenazadas Las personas pueden ejercer autocontrol y autodirección
El ser humano trata de evitar las responsabilidades Las personas aceptan y asumen responsabilidades.
El ser humano medio tiene poca ambición. El ser humano tiene imaginación, creatividad e ingenio
Las personas se preocupan principalmente de su propia seguridad. Se puede conseguir una mayor utilización del potencial humano
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Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo

• Likert Sistemas de dirección
• Sistema 1 Sistema autoritario y fuerte La cima
  de la organización centraliza la toma de
  decisiones
• Sistema 2 Sistema autoritario benévolo Existe
  más de confianza y comunicación, pero aun la
  interacción humana es poca y las decisiones
  centralizadas

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Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo

• Likert Sistemas de dirección
• Sistema 3 Sistema participativo consultivo
  mayor interacción a nivel personal y mayor
  apertura en la toma de decisiones,
• Sistema 4 Sistema participativo de grupo
  confianza completa, las personas sienten
  responsabilidades en todos los niveles de la
  organizaciones

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Enfoque sistémico de proceso administrativo

• Un sistema es
• un conjunto de elementos dinámicamente
  relacionados
• que desarrollan una actividad para alcanzar un
  objetivo
• operando sobre insumos tomados del medio externo

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Enfoque sistémico de proceso administrativo

• La empresa se ve como un sistema
• Un sistema abierto
• Un sistema complejo (implica subsistemas)
• Un sistema dinámico

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Planeación,estrategias y políticas
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Planeación

• Implica determinar misiones y objetivos
• Determinar las acciones necesarias para alcanzar
  los objetivos
• Requiere la toma de decisiones
• Tiende el puente entre el punto donde se está y
  el punto hacia donde se desea ir
• Planeación y control son inseparables

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Implementación de los planes
Planeación
Control
Desviación con respecto a lo planeado
Acciones correctivas
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Tipos de planes
Misión
Objetivos y metas
Estrategia
Políticas
Procedimientos y reglas
Programas
Presupuestos
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Misión

• En la misión se identifica la función o tarea
  básica de una empresa o una parte de ella
• En todo sistema social, las empresas tienen una
  función o tarea esencial que la sociedad les
  asigna

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Misión

• Algunas veces la misión se sustenta en valores
  corporativos
• Los valores constituyen la forma en que la
  empresa se percibe a sí misma y a quienes la
  integran y rodean
• Los valores dan forma a su filosofía

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Objetivos y metas

• Los objetivos son los fines que se persiguen por
  medio de una u otra actividad
• Representan el fin que se persigue mediante la
  organización, la integración de personal, la
  dirección y el control
• Las metas se diferencian porque son medibles o
  verificables objetivamente responden a preguntas
  como qué, cuánto, cuándo.

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Estrategias

• Se relacionan con la determinación de objetivos
  básicos a largo plazo de una empresa y la
  adopción de cursos de acción y la asignación de
  los recursos necesarios para su cumplimiento
• Es un programa general para definir y alcanzar
  los objetivos y poner en práctica la misión
• Es el patrón de las respuestas de la organización
  a su ambiente a través del tiempo

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Políticas

• Consisten en enunciados o criterios generales que
  orientan o encauzan el pensamiento en la toma de
  decisiones
• Ayudan a decidir asuntos antes de que se
  conviertan en problemas
• Vuelven innecesario el análisis de la misma
  situación cada vez que se presenta
• Permiten delegar autoridad sin perder control

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Procedimientos

• Permiten establecer un método para el manejo de
  actividades futuras
• Consisten en secuencias cronológicas de las
  acciones requeridas
• Son guías de acción, no de pensamiento, en las
  que se detalla la manera exacta en que debe
  realizarse algo

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Reglas

• Exponen acciones u omisiones específicas, no
  sujetas a la discrecionalidad de las personas
• Implican una decisión administrativa en cuanto a
  la obligada realización u omisión de una acción
• La diferencia entre las políticas y las reglas es
  que las políticas orientan decisiones en las que
  se puede actuar a discreción, pero en las reglas
  no se permite la discrecionalidad

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Programas

• Son un conjunto de metas, políticas,
  procedimientos, reglas, asignaciones de tareas,
  pasos a seguir, recursos por emplear y otros
  elementos necesario para llevar a cabo un curso
  de acción dado
• Generalmente se apoyan en presupuestos

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Presupuestos

• Es una formulación de resultados expresados en
  términos numéricos
• Puede expresarse en términos monetarios o de
  unidades físicas (tiempo, unidades de producto,
  etc.)
• Es el instrumento de planeación fundamental de
  muchas empresas

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Metas
Planes estratégicos
Planes operacionales
Para actividades recurrentes
Para actividades no recurrentes
Planes de un solo uso
Planes permanentes
Programas y Proyectos
Presu- pues- tos
Políticas
Procedimientos
Reglas
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Pasos de la planeación

• 1. Análisis situacional
• Ambiente interno
• Fortalezas
• Debilidades
• Ambiente externo
• Oportunidades
• Amenazas

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Pasos de la planeación

• 2. Establecimiento de objetivos y metas
• Responder a preguntas como
• Dónde se quiere estar?
• Qué se desea hacer y cuándo?
• Etc.
• Jerarquizar objetivos plantear objetivos clave
• Objetivos por jerarquía organizacional
  estratégicos, operacionales, generales,
  individuales, etc.

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Pasos de la planeación

• 3. Desarrollo de premisas
• Pronosticar condiciones internas y externas en
  que se operará
• Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos
  técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales?
  Condiciones sociales? Etc.

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Pasos de la planeación

• 4. Identificación de cursos de acción
  alternativos
• Es necesario identificar las mejores alternativas
  de acción
• Examinar sus ventajas y desventajas

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Pasos de la planeación

• 5. Evaluación de las alternativas
• Evaluar los distintos cursos alternativos de
  acción a la luz de las premisas establecidas
  (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso
  2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la
  empresa (paso 1)

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Pasos de la planeación

• 6. Selección de un curso de acción
• Se toma una decisión
• Se elige el que se pueda considerar como el mejor
  curso de acción

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Pasos de la planeación

• 7. Formulación de planes de apoyo
• Se elaboran planes derivados en apoyo al plan
  básico
• Por ejemplo plan de compra de equipo, plan de
  compra de materiales, plan de capacitación, etc.

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Pasos de la planeación

• 8. Presupuestación
• Los planes se trasladan a cifras a través de los
  presupuestos
• Presupuestos de ventas, de gastos de operación,
  de efectivo, estados financieros, inversiones de
  capital, entre otros

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Administración por objetivos

• Es un sistema administrativo integral
• Se combinan en forma sistemática muchas
  actividades administrativas básicas
• Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de
  los objetivos organizacionales e individuales

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Administración por objetivos

• Hace énfasis en la evaluación del desempeño
• Da mucha importancia a los objetivos
  individuales, la motivación, los incentivos, la
  participación y la autonomía
• Se concentra mucho en el corto plazo

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Estrategias y políticas

• Las estrategias se relacionan con los objetivos a
  largo plazo de una empresa y la adopción de
  cursos de acción
• Constituyen un programa general para definir y
  alcanzar los objetivos y poner en práctica la
  misión
• Forman un patrón de las respuestas de la
  organización a su ambiente a lo largo del tiempo

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Características de las estrategias

• Horizonte temporal amplio
• Impacto final relevante
• Concentración del esfuerzo en un número reducido
  de fines
• Patrón de decisiones uniforme
• Engloban a toda la organización desde la
  asignación de recursos hasta las operaciones
  diarias en todos los niveles de la organización

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Principio de la estructura de estrategias y
políticas

• Cuanto más claras sean la comprensión de las
  estrategias y políticas y su implementación en la
  práctica,
• Tanto más consistente y efectiva será la
  estructura de los planes de la empresa

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Planeación estratégica

• Es el proceso formal de planeación a largo plazo
• Se utiliza para definir y alcanzar las metas de
  la organización
• Facilita mejoras en el funcionamiento de la
  empresa
• Sensibiliza a la empresa ante un ambiente
  cambiante

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Características de la planeación estratégica

• 1. Se ocupa de cuestiones fundamentales
• Responde a preguntas como
• En qué negocio estamos?
• En qué negocio deberíamos estar?
• Quiénes son nuestros clientes?

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Características de la planeación estratégica

• 2. Ofrece un marco de referencia para una
  planeación más detallada y para las decisiones
  ordinarias
• Cuáles opciones serán las más adecuadas de
  acuerdo con nuestra estrategia?

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Características de la planeación estratégica

• 3. Supone un marco temporal más largo que otros
  tipos de planeación
• Se diferencia de la planeación operativa porque
  se enfoca en el largo plazo

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Características de la planeación estratégica

• 4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la
  organización hacia las actividades de alta
  prioridad
• Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un
  número reducido de fines clave

56
Características de la planeación estratégica

• 5. Es una actividad de alto nivel
• La alta gerencia debe participar activamente
• Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria
  para considerar todos los aspectos de la
  organización

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Proceso de planeación estratégica

• Aunque no existe un proceso universal de
  planeación estratégica, si pueden plantearse una
  serie de pasos básicos en los que el proceso
  puede fundamentarse

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Amenazas y Oportu- nidades
Orientación ejecutiva Valores Visión
Insumos Personas Capital Habilidades etc. Metas
de grupos interesados Empleados Clientes Proveedo
res Accionistas etc.
Desarrollo de estrategias alternativas
Evaluación y decisión estratégica
Análisis de la industria
Perfil empresarial
Implemen- tación
Propósito Objetivos Intención estratégica
Debilidades y fortalezas
Dirección y control
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Algunas estrategiasLa matriz TOWS
Factores internos Factores internos
Fortalezas Debilidades
Factores externos Oportuni-dades Estrategias FO usar F para aprovechar O Estrategias DO superar D para aprovechar O
Factores externos Amenazas Estrategias FA usar F para enfrentar A Estrategias DA minimizar D y A
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Algunas estrategiasEstrategias genéricas de
Porter

• Tres estrategias genéricas
• Liderazgo de costos
• Diferenciación
• Enfoque
• Se pueden combinar
• Se relacionan con ventajas competitivas

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Instrumentación exitosa de estrategias

• 1. Comunicar las estrategias a todos los
  responsables de tomar decisiones
• 2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación
• 3. Comprobar que los planes de acción contribuyan
  a lograr los objetivos y que las estrategias sean
  reflejo de los objetivos

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Instrumentación exitosa de estrategias

• 4. Revisar regularmente las estrategias
• 5. Desarrollar estrategias y programas de
  contingencia
• 6. Adecuar la estructura organizacional a las
  necesidades de planeación
• 7. Insistir permanentemente en la planeación y la
  instrumentación de estrategias
• 8. Crear un clima que induzca a la planeación

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Toma dedecisiones
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Importancia de latoma racional de decisiones

• La toma de decisiones es la parte más importante
  del proceso de planeación
• El proceso dirigido a la toma de una decisión
  puede concebirse como
• Establecimiento de premisas
• Identificación de alternativas
• Evaluación de las alternativas
• Elección de una alternativa

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Limitaciones del proceso detoma racional de
decisiones

• Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones
  futuras
• No se pueden considerar todas las posibles
  alternativas ni sus efectos
• Es necesario aplicar una racionalidad limitada
  por la información, el tiempo y la incertidumbre

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Evaluación de alternativas de decisión

• Es necesario considerar factores cuantitativos y
  cualitativos
• Cuantitativos tiempo, costos, ganancias, etc.
• Cualitativos relaciones laborales, cambio
  tecnológico, condiciones políticas y sociales,
  etc.

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Técnicas cuantitativas

• Análisis marginal
• Análisis costo beneficio
• Análisis de riesgo
• Árboles de decisión
• Otras técnicas de investigación de operaciones

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Selección de una alternativa
Experimentación
Cuál alternativa seleccionar?
Decisión tomada
Experiencia
Investigación y análisis
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Certidumbre, incertidumbre y riesgo

• Certeza Cuando se conocen los efectos que
  generará cierta acción
• Riesgo El efecto de la decisión se conoce solo
  en términos de probabilidades
• Incertidumbre Se desconocen los efectos futuros
  de las decisiones presentes

70
FinMuchas gracias!