Sistema de Administraci

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Red de Valor Agregado
Recepción de Documentos Electrónicos Formales
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Documentos Electrónicos
Objetivos y Alcance
Distintas alternativas de Facturación de los
proveedores
Facturación electrónica. (Sujetos obligados o que
prefieren esta opción). El proveedor envía la
factura en formato electrónico, ya sea con
sistemas propios, de otros proveedores o mediante
nuestro servicio. Autoimpresión. (Sujetos que
solicitaron esta modalidad y fue aprobada por la
AFIP). El proveedor envía la factura en formato
electrónico y con el arte gráfico. Formularios
preimpresos. En este caso puede existir dos
alternativas Proveedores que emiten un archivo
electrónico que respalda la factura emitida En
este caso envía el archivo electrónico (con la
cual se inicia el proceso de aprobación,
registración y pago) y luego, en períodos a
designar envía las facturas en papel
impresas. Proveedores que no emiten archivo
electrónico En este caso envía los originales de
las facturas, las cual se capturan en un software
diseñado a medida y se digitalizan las
facturas. Nuestro servicio incluye no solo la
interface con los sistemas ERP de la Empresa
Cliente, sino también la generación de las
imágenes de las facturas a través de los archivos
recibidos, de forma tal que, independientemente
del canal por el cual ingresen el resultado final
será el mismo, calidad de la información
ingresada e imágenes fieles de la documentación
recibida de altísima definición.
Pueden incorporarse a este servicio todos los
proveedores o solamente los que facturan en forma
recurrente.
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Documentos Electrónicos
El Servicio
Servicio de Recepción de Facturas Electrónicas y
Tradicionales

• Luego del relevamiento efectuado en la Empresa
  Cliente, segmentaremos a los Proveedores según
  sus características, como ser importancia,
  naturaleza, rubro, habitualidad o cualquier otra
  situación que los distinga entre sí.
• Generamos las interfaces necesarias para adecuar
  la información recibida de los distintos
  Proveedores.
• Para la Empresa Cliente brindamos
• Registración automática de los documentos.
• Workflow de las facturas.
• Trazabilidad de las mismas.
• Validaciones formales y particulares de cada
  sector.
• Almacenamiento.
• Asistencia en cumplimientos de aspectos fiscales.
• Para los Proveedores brindamos
• Asistencia en la emisión del documento.
• Detección temprana de errores u omisiones.
• Conocimiento del estado del trámite.
• Consecuente mejora de los plazos de cobranzas.

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Documentos Electrónicos
Implementación
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Documentos Electrónicos
Flujo de Datos
Proveedores
Empresa Cliente
Tipo A

• Contable
• Impositivo
• Inventario
• Compras
• Fábrica
• Otras Aplicaciones

Emiten Factura Electrónica
Información Customizada
Tipo B
Aceptados Como Auto Impresores
Proceso de Traducción
Tipo C
Emiten Factura Preimpresa
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Documentos Electrónicos
Circuito de Aprobación
Proveedores
Empresa Cliente
Tipo A
Emiten Factura Electrónica
Base de Datos
Tipo B
Aceptados Como Auto Impresores
Workflow de Aprobación
Proceso de Conversión
Tipo C
Trazabilidad de los Comprobantes
Emiten Factura Preimpresa
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Documentos Electrónicos
Resguardo de Documentación
Proveedores
Empresa Cliente
Tipo A
Emiten Factura Electrónica
Resguardo Electrónico
Tipo B
Aceptados Como Auto Impresores
Papel Original
Proceso de Control
Papel Original
Tipo C
Emiten Factura Preimpresa
Resguardo Físico
Papel Original
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Documentos Electrónicos
Datos en un XML
Cabecera
Datos Comerciales
Datos de MKT
Detalle
Datos de Resumen
Código de Barras
Datos Adicionales
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Documentos Electrónicos
Importancia de un Nexo
Emisores
Receptores
Grandes Empresas
Grandes Empresas
Distintas formas de emitir y enviar la
documentación
PyMES
PyMES
Standarización de la información recibida de los
proveedores
Autónomos
Autónomos
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Documentos Electrónicos
Funciones de un Nexo

• Implementar el Servicio en cada proveedor
  minimizando el impacto.
• Entrenar y dar soporte al personal involucrado
  del proveedor.
• Recibir los documentos electrónicos.
• Verificar su corrección y gestionar los
  eventuales arreglos.
• Controlar los aspectos formales predeterminados.
• Alimentar los sistemas en forma automática.
• Ponerlos a disposición de los usuarios
  autorizados en cada caso.
• Monitorear el flujo de los documentos.
• Informar al proveedor los diferentes estados del
  trámite.
• Almacenar los documentos electrónicos.
• Cumplir los requisitos formales.
• Controlar la correspondencia entre los
  documentos electrónicos y en papel.

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Documentos Electrónicos
Optimización de Procesos con el Nexo
Empresa Cliente Usuarios Beneficiados

• Información Homogénea
• Formato Estandarizado
• Independiente de plataforma
• No requiere software adicional
• Integrable
• Escalable

• Aprobadores
• De Impuestos
• Contables
• Auditores
• De Tesorería
• De Compras
• De Costos

Empresa Proveedora Usuarios Beneficiados

• De Facturación
• De Cobranzas
• Contables
• Auditores
• De Impuestos
• De Ventas

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Documentos Electrónicos
Ventajas y Beneficios

• Implementación rápida y sencilla
• No tiene que entrenar personal // No debe asignar
  hardware // No necesita comprar software
• Seguridad respecto del circuito de papel
  tradicional
• El intercambio electrónico de datos ofrece
  barreras de seguridad que garantizan la
  confidencialidad.
• El Servicio asegura la correcta distribución
  interna de los comprobantes (incluyendo gestiones
  simultaneas o compartidas).
• El Sistema maneja un esquema que permite al
  proveedor ver solamente sus propias facturas y
  conocer el estado del trámite, aliviando las
  consultas a su Empresa.
• El Sistema permite el resguardo informático de
  los comprobantes con un fácil acceso para el
  recupero y presentaciones ante organismos. 
• Administrativos
• Reducción de costos en sus Proveedores por
  eliminar / disminuir costos en data entry,
  impresiones y ensobrado pérdidas de comprobantes
  y ajustes en general.
• Reducción de tiempos de proceso en Proveedores y
  su Empresa.
• Eliminación de envíos por correo o por
  mensajería.
• Ahorros de costos financieros en Proveedores, al
  reducir demoras en los procesos administrativos.
• Eliminación de espacio físico dedicado a
  almacenar Facturas en los Proveedores y en su
  Empresa.
• Reducción de pérdidas de tiempo en consultas y
  respuestas.

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Documentos Electrónicos
Outsourcing - Fundamentos
Algunas claves de la tercerización

• Mayor flexibilidad con los proveedores.
• Mejor manejo de los potenciales conflictos.
• Eficiente resguardo de la documentación.
• Procesos manejado por especialistas.
• Costos claros de implementación y procesos.

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Documentos Electrónicos
DEMO del SERVICIO
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Documentos Electrónicos
Recepción de Archivos
16
Documentos Electrónicos
Procesos
Desarrollo de Interface a medida por Proveedor
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Documentos Electrónicos
Disponibilidad al Usuario
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Documentos Electrónicos
Resguardo de Originales
Facturas Electrónicas
Archivo Electrónico
Archivo Físico