La Administraci

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La Administración de Proyectos en Informática

• Mtro. Gustavo Cervantes, MC

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Objetivo Definir el Rol del AP
Entender la separación de los procesos propios de
la actividad y de los procesos de administración
de proyectos
Producto
PAP
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Cuántos proyectos tienen éxito?
Estudio Chaos, Standish Group www.
Standishgroup.com

• Resolution Type 1, or project success The
  project is completed on-time and on-budget, with
  all features and functions as initially
  specified.
• Resolution Type 2, or project challenged The
  project is completed and operational but
  over-budget, over the time estimate, and offers
  fewer features and functions than originally
  specified.
• Resolution Type 3, or project impaired The
  project is canceled at some point during the
  development cycle.

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Proyectos de Informática

• Según StandishGroup
• En los EU se aplican 250Billones de dólares
  anuales a proyectos de desarrollo de sistemas
• El total de proyectos es superior a 175,000
• El costo promedio es de 434,000 dls de un
  proyecto en empresas pequeñas
• En el 52 de los proyectos el costo será superior
  189 al presupuesto

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Diferencias de los Proyectos de TI y de otras
disciplinas

• Propósito difusos
• Alcance fronteras
• Trabajo en Paralelo
• Interfases entre proyectos
• Dependencia en la tecnología
• Expectativas de los directivos y usuarios
• Impacto acumulativo Efecto Domino

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Definiciones

• PMI Un proyecto es algo temporal y único
• Industrial Society (Inglaterra)
• Un conjunto de actividades ligadas, ejecutadas
  de una manera organizada, con puntos de inicio y
  terminación claramente definidos, para lograr
  resultados específicos, que satisfagan las
  estrategias de la organización en un tiempo
  delimitado

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Proyecto Definición

• Es un trabajo que se ejecuta por una sola vez,
  tiene un inicio y un final un objetivo
  especificado con claridad un presupuesto
  establecido y una organización (quizá temporal y
  que puede ser desmantelada al término del
  proyecto)

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La administración de proyectos

• Es un proceso dinámico que utiliza recursos
  adecuados de la organización de un modo
  estructurado y controlado, para lograr unos
  objetivos definidos claramente y que fueron
  identificados como necesidades estratégicas.
  Siempre se ejecuta bajo un conjunto de
  restricciones.

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Ciclo de Vida de Administración de Proyectos (PMI)
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Niveles de Madurez del PAP

• Nivel 0 Inexistencia del concepto de AP
• Nivel 1 Aplicación empírica por las personas en
  forma individual
• Nivel 2 Se sigue una metodología
  (institucionalización)
• Nivel 3 Se monitorea el cumplimiento del proceso
• Nivel 4 Existe un proceso de mejora continua

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En que nivel está mi organización?
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Proceso de Project Management
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La diferencia entre METODOLOGIA y metodología

• METODOLOGIA es una teoría de sistemas de como un
  tipo de trabajo debe ejecutarse esta documentada
  en un libro (grueso) que especifíca un detalle de
  lo que se tiene que hacer
• metodología es un enfoque básico conceptual que
  reside en la mente de la gente y tiene dos
  partes una plan y el conjunto de habilidades
  necesarias para ejecutar las tareas y se va
  mejorando con la práctica.

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Problemas de la METODOLOGIA

• Promueva que la gente prepare documentos en lugar
  se hacer el trabajo
• Trata de estandarizar lo que en realidad es
  diferente
• Responsabilidad si las cosas fallan, es culpa de
  la METODOLOGIA
• Motivación el imponer una METODOLOGIA implica
  que las personas no saben hacer el trabajo
• Menor productividad al aplicarla al pie de la
  letra

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Desventajas de la metodología

• No hay estandarización documentada
• Es una limitación si se desea obtener una
  certificación ( ej. CMM, ISO..)
• Se debe cuidar el proceso de diseminación
• Se deben evitar las mal-intepretaciones de los
  conceptos
• El riesgo de generación de versiones de la
  metodología

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Procedimiento de Trabajo
Etapa 0 (Inicio)
Definición e Integración del Grupo de Definición
Especif. de Tecnología
Modelo de Datos y Prototipo
Versión Final
Documento de Definición
Versión Beta
Versión Pre-Release

Roll-Out Masivo
Definición y Análisis
Roll-out Piloto
Construcción
Diseño Comp.
Pruebas

area de riesgo
El Usuario participa como Actor, no como Crítico
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Características de una metodología

• Logros medibles entregables
• Participativa-colaborativa
• Fácil de aprender y aplicar
• Adaptable-evolutiva
• Mejorable
• Aplicar el paralelismo
• Tiene inicio y término
• Permite el uso de herramientas Case

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(No Transcript)
19
Qué disciplinas de gestión de proyectos aplico?
20
Los elementos del sistema de administración de
proyectos
21
Marco de Referencia de APTIC
22
Los 3 modelos de APT
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El éxito es

• Lograr el objetivo
• Estar a tiempo
• Apegarse a la VISIÓN
• Un usuario satisfecho
• Mantener el trabajo( el puesto, la posición)
• Hacer el mejor esfuerzo

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Cuál es un proyecto exitoso?Cómo podemos
reconocer un proyecto exitoso?
Y en mi organización.........
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Ciclo de Vida de Proyectos
Ref.PmBok Cap. 1, Project Management Institute
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Fase de Iniciación
Kick off
Initiation
Documento de Iniciación INI-ddmmyy
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Junta de Bautizo del Proyecto

• Antecedentes del problema a solucionar
• Intencionalidad y Concepto
• Resultados Esperados Objetivo
• Metodología de Trabajo
• Participación del usuario
• Comunicación de Avances
• Control y Comunicación de Cambios
• Organización
• Roles
• Plan General de Implementación

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La intencionalidad de un proyecto

• Hay dos tipos de requerimientos explícitos e
  implícitos
• Explícitos aquellos que son claramente definidos
  por el cliente
• Implícitos aquellos que son identificados como
  obvios por alguna de las partes (cliente o
  analistas)
• El problema se da con los implícitos

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Qué es el concepto de un proyecto?

• Es lo que define el propósito, el alcance y el
  marco de referencia para un proyecto
• Es importante definirlo al inicio porque muchos
  proyectos de tecnología inician con necesidades
  difusas, poco claras
• Esta etapa corresponde al análisis de
  factibilidad de un proyecto y nos permite un
  análisis organizado de la idea del proyecto

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Concepto de la TI Ejemplo The Pipe Concept
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Definición de Objetivos de un Proyecto

• Actualizar el software y hw de las pcs de los
  empleados GENERICO
• Implementar sw de productividad en las pcs de
  los empleados, asegurando su usoBENEFICIO?
• Implementar software de productividad en las
  pcs, para proveer nuevas capacidades e
  incrementar la productividad de cada empleado

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Definición de Objetivos de ...

• Instalar y probar SW y HW de Document
  Management
• Implementar un sistema completo de document
  management como Front-End del sistema actual
• Implementar un sistema de digitalización de
  fichas de firmas , integrado al sistema de
  cheques para mejorar el proceso de validación y
  control

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Ciclo de Vida de Proyectos
Ref.PmBok Cap. 1, Project Management Institute
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El Círculo Vicioso
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Una ideas importantes

• Los planes son inútiles, pero planear lo es
  todo Dwight Eisenhower
• Si no tenemos un plan, el control es imposible
  James Lewis
• No sabemos a donde vamos, pero estamos yendo muy
  rápido

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Planeación

• Es la definición clara y precisa de objetivos ( y
  las actividades que se ejecutarán para
  lograrlos), de manera que se logre una meta
  final. La meta puede ser la solución de un
  problema o el logro de un estado o condición
  diferente al estado actual.

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Fase de Planeación
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Planear es

• Identificar las actividades del proyecto WBS
• Estimar el tiempo y costo
• Definir la secuencia de las actividades del
  proyecto
• Identificar las actividades críticas
• Preparar la propuesta del proyecto (SDD-Plan)

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Estructura del WBS
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WBS Proyecto Digitalización de firmas
41
Work Breakdown Structure
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Diagrama de Red
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Características

• Estatus medible
• Eventos de inicio y conclusión claramente
  definidos
• Estimación de tiempo y costo fácilmente estimada
  o calculada
• Tareas administrables, medibles, integrables e
  independientes

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Calendario tiempos y recursos
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Fallas en la estimación Efecto Bertha/Abelardo

• Distribución del tiempo de los desarrolladores
• Definición de tareas de un desarrollador
• Enfoque Optimista
• Enfoque SUPERMAN
• Supuestos las personas dedican el 100 de su
  tiempo en la oficina al trabajo

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Ejemplo de estimación fallida
Proyecto Típico Capacidad de producción
individual 8 hrs/día Capac. Mensual 8hrs/dia
22 días hábiles 176 hrs /mes Proyecto que
requiere 704horas 704 hrs/176 hrs/mes4
meses Pero si la distribución de tiempo de la
persona es 65 proyecto, 25 tareas admintvas,
10 activ. sociales Entonces Tiempo P704 704
hrs/ 176hrs/mes 0.65 6.2 Meses
Paradoja Se estima correctamente y al mismo esta
equivocado
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Estimación de tiempos

• Generalmente será basado en la experiencia
• Las variaciones en la estimación pueden ser
  debido a
• El nivel de habilidades y conocimientos de las
  personas
• Disponibilidad de los recursos materiales
• Eventos inesperados

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Modelo Chaos Adm. De Riesgos
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Estrategia Escenarios

• Estimación Optimista enfoque sobresaliente
• Estimación Pesimista enfoque al riesgo
• Estimación Satisfactoria considerando un nivel
  de riesgos moderado

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Planeación Efectiva Definir la estrategia
Métodos orientados a la Planeación
Métodos orientados a la velocidad Entrega
anticipada del producto
Métodos orientados a la visibilidad Puede verse
el avance y disipar la impresión de lentitud
Métodos orientados a los riesgos Evitar retrasos
en la planeación y ejecución del proyecto
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• Cuál método de planeación se aplica en su
  organización?

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Ciclo de Vida de Proyectos
Ref.PmBok Cap. 1, Project Management Institute
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Fase de Ejecución
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Fase de Control
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El significado de Control

• Dominio, Poder, Jerarquía
• Estudio entre directivos de alto nivel
• El tener la autoridad y nivel garantiza que las
  personas obedezcan? NO
• Para que sirve la autoridad? Derecho de aplicar
  sanciones a.....
• Qué asegura que las personas obedezcan? que
  deseen hacer el trabajo

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El enfoque en la Administración de Proyectos

• Control es el comparar los avances/resultados
  con respecto a los planes, de manera que se tomen
  acciones correctivas, cuando haya desviaciones
• Control f ( planes, resultados, información,
  motivación)
• No es un enfoque orientado al ejercicio del poder

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La confusión

• Monitoreo vs Control
• Monitoreo es obtener la información relevante
  para tener una foto del estado del proyecto
• Control es EJERCER ACCIONES OPORTUNAS, derivadas
  del monitoreo

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Los niveles del control

• Mega-control Sobre un programa o grupo de
  proyectos
• Macro-Control el que debe ejercer el líder del
  proyecto, concentrándose en los primeros niveles
  del WBS (programa, proyecto, tarea)
• Micro-control el que debe ejercer cada persona
  del equipo del trabajo, a partir del plan
  estratégico
• Cuidado que el líder no caiga en la
  micro-administración...

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WBS Ejemplo
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• Qué nivel de control ejerció el Líder del
  Proyecto?
• Qué nivel de control ejercieron los miembros del
  equipo?

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Cómo ejercer el monitoreo?

• Preguntar como va el proyecto y los problemas que
  han enfrentado
• Traduzca la información en términos del impacto
  en el plan y concepto
• Pregunte que falta por hacer ( NO QUE HAN HECHO)
• Pregunte que recursos requieren y cuando
• Identifique si se están comunicando

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Proyecto Tipo
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Reporte de Avance de Proyectos Inicio
64
Revisión en la semana 6
Retraso en las actividades 2.1 y 2.2
65
1er. Reporte de Avance semana 6
66
Reporte Directivo
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Determinación del Valor Devengado
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Conceptos del Modelo

• CV diferencia del costo presupuestado y el
  costo del trabajo realizado
• SV diferencia entre el trabajo realizado vs el
  trabajo planeado
• BCWS Costo presupuestado del trabajo planeado
• BCWP Costo presupuestado del trabajo ejecutado
• ACWP Costo real del trabajo ejecutado

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Análisis de valor devengado
70
Modelo Arcoiris
71
Pizarra de Proyectos (Project Slate)
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La persona adecuada

• Lo importante de cualquier función es
• Definir quién hace el trabajo
• Definir como se hace el trabajo
• El enfoque debe ser
• Conseguir las personas adecuadas
• Hacerlas felices
• Darles libertad

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Principios de selección de personal

• No basarse en la apariencia, sino en la CAPACIDAD
  y LA EXPERIENCIA
• Experiencia significa haber hecho en la práctica,
  es muy diferente a tomar cursos o trabajos
  escolares
• Capacidad es el talento de la persona para
  aprender y aplicar lo aprendido
• La edad no debe ser un factor de peso para las
  tareas de desarrollo de sistemas

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Fomente la integridad y el profesionalismo ( los
tipos de personas)

• Las que desean que otros hagan el trabajo
• Las que hablan mucho y hacen poco
• Las que destruyen lo que hacen los demás
• Las que no saben hacer el trabajo
• Las que hacen el trabajo

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Entorno del A.P.

• Demostrar la habilidad de liderazgo efectivo
• Cumplir con las prácticas establecidas
• Trabajar con lo desconocido e impredecible
• Demostrar las habilidades para aplicar las
  herramientas, métodos y técnicas de adm,. de
  proyectos
• Apego al calendario establecido
• Limitado en su autoridad

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Características deseables

• Flexibilidad y adaptabilidad a entornos dinámicos
• Con iniciativa
• Asertivo
• Entusiasta y creativo sobre el proyecto
• Bien organizado y disciplinado en el manejo del
  tiempo

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Características deseables

• Ambición energía, empuje, compromiso
• Un generalista, pero consciente de la tecnología
• Capaz de facilitar la solución de problemas y
  conflictos
• Tomar decisiones
• Capacitado en las técnicas y metodologías de
  administración de proyectos

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La selección del administrador de proyectos

• Elementos de evaluación
• Habilidad para resolver problemas
• Curva de aprendizaje
• Constancia-Compromiso
• Trabajo colaborativo-cooperativo
• Experiencia y visión de negocios
• Experiencia técnica
• Experiencia de admin. de proyectos
• Experiencia administrativa

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El AP de un equipo exitoso

• Es integrador y facilitador
• Usa la autoridad natural, por influencia
• Toma la responsabilidad por los problemas del
  equipo
• Tiene confianza en las personas
• Toma riesgos con su equipo
• Es creativo, innovador

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Certificaciones Internacionales

• www.pmi.org
• PMP
• www.comptia.com
• CompTIA IT Project
• www.microsoft.com/traincert/default.asp
• Certificación MSPRoject 2000