JORNADAS DE ADMINISTRACI

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JORNADAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA CABA
A 15 DE AÑOS DE SU AUTONOMÍA

• El Sistema de Costos del Gobierno de la Ciudad
  Autónoma de Buenos Aires
• Cdor. Abelardo G. Harbin

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Primero ubiquémonos en la CABA o en una
Provincia, cualquiera sea

• Durante la dictadura y la década del 90 se
  transfirieron funciones (el Estado de Bienestar)
  desde el Estado Nacional hacia las Provincias y
  Municipios.
• De tal forma que gran parte de los Servicios
  Públicos Finales por empezar los clásicos
  servicios de Educación y Salud hoy casi no son
  prestados por el Nivel Nacional sino por
  Provincias, Municipios y por la CABA.

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La transferencia de las responsabilidades del
Estado de Bienestar

• Implica profundos cambios en los roles asignados
  a los distintos niveles de gobierno.
• Y la necesidad de los Gobiernos Subnacionales de
  responder en forma adecuada a nuevas demandas de
  sus comunidades.
• Por lo que éstos deben revisar sus procedimientos
  y normas en vigencia, ampliando la concepción
  sistémica y favoreciendo la evaluación de sus
  acciones que redunden en una mayor eficiencia.

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Con lo que se concluye...

• Son justamente estos servicios (los Servicios
  Públicos Finales) los mas propicios al cálculo de
  costos, dado que tienen una producción física de
  bienes y servicios
• finales,
• divisibles
• y aptos para dicho cálculo.

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El análisis de los Costos...

• Conduce a ofrecer los mejores servicios en forma
  eficiente.
• Permite avanzar en la mejora continua de una
  organización.
• Y el concepto de mejora continua es una de las
  claves de la administración de calidad total.

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Para empezar...

• Costo es un recurso que se sacrifica o al que se
  renuncia para alcanzar un objetivo específico.
• Sin embargo, el costo de cualquier cosa depende
  del propósito con que se determina.

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El análisis de los Costos

• es más habitual en el ámbito privado y en
  general, la bibliografía y lo que nos enseñan
  en la Facultad - se refiere al mismo.

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Allí se dice que

• La Contabilidad Patrimonial tiene dos objetivos
  fundamentales informar acerca de la situación
  del ente (Balance) y evaluar los cambios que se
  producen en el capital como resultado de las
  actividades (Estado de Resultados).
• De tal forma que los informes relativos a Costos
  afectan a ambos, ya que el Costo de los productos
  no vendidos se refleja en el primero y el de los
  vendidos en el segundo.

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En ese ámbito, se dice que los costos sirven, en
general, para tres propósitos

• Facilitar la medición de la utilidad y la
  evaluación del inventario.
• Ofrecer información para el control
  administrativo de las operaciones y actividades
  (informes de control).
• Proporcionar información para fundamentar el
  planeamiento y la toma de decisiones.

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Sin embargo...

• El estudio de costos aplicado a la actividad
  estatal sintetiza y registra los costos de los
  centros prestadores de servicios con el fin que
  puedan medirse, controlarse e interpretarse los
  resultados de cada uno de ellos.
• Tal es así que un sistema de costos racional
  facilita la medición de la eficiencia con que se
  desarrollan las operaciones y brinda asimismo la
  posibilidad de tomar decisiones en una marco de
  mayor racionalidad.
• Además aporta información para la determinación
  de la capacidad de producción del Estado.

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En el ámbito del Estado

• La Hacienda Pública es principalmente una
  Hacienda productiva.
• Más allá que no exista fin de lucro, el carácter
  productivo de la Hacienda Pública da lugar a los
  estudios de Costos.
• Por ello la ley 70 de Gestión y Administración
  Financiera de la CABA exige un informe sobre el
  comportamiento de los costos.

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Así que, empezamos por redefinir los propósitos
del estudio de Costos

• Permite medir el esfuerzo económico empleado en
  la satisfacción de una necesidad puntual de la
  sociedad.
• Facilita la evaluación de la eficiencia en la
  prestación de los servicios públicos.
• Complementa el seguimiento de la utilización del
  activo fijo y de los bienes de consumo
  almacenados.

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Así que, empezamos por redefinir los propósitos
del estudio de Costos

• Ofrece información para el control administrativo
  de las operaciones y actividades (informes de
  control).
• Proporciona información para fundamentar el
  planeamiento y la toma de decisiones.

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Y sus características

• Es analítico por excelencia, ya que se plantea
  sobre determinados sectores.
• Determina los recursos humanos y materiales
  utilizados por los distintos sectores analizados.
• Su idea implícita es la eficiencia.
• Permite determinar el presupuesto mínimo de
  mantenimiento de un servicio.
• Facilita la Planificación.

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Definimos nuestro Modelo de Costos

• Modelo de Costo
• Pleno, integral o completo.
• Por procesos.
• Resultante o histórico.

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Definimos nuestro Modelo de Costos

• Concepto de Costo (y Método de Costeo) Pleno,
  integral o completo.
• Método de apropiación o concentración Por
  procesos.
• Determinación de los Valores de Costo Resultante
  o histórico, pero con un análisis de la
  remuneración del Capital propio.
• Sistema de Costo integrado a la Contabilidad
  Financiera.
• Alcance Integral (toda la Administración
  Pública)

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Definimos nuestro Modelo de Costos

• Clasificación de los Costos
• Fijos y Variables.
• Directos e Indirectos.
• De Función Producción y de Función no Producción.
• Controlables y No Controlables.
• Internos y Externos.
• Del Presupuesto del Ente o del Presupuesto de
  Otros Entes.

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Definimos nuestro Modelo de Costos

• Centros de Costos los Programas (Producción
  Homogénea).
• Asignación de Costos Directos todos los del
  Proceso o Programa.
• Unidades de Costo Servicio Público.
• Período de Costo Anual (trimestral).

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Definimos nuestro Modelo de Costos

• Asignación de Costos Indirectos de otros
  Procesos o Programas en base a Actividades.
• Criterio de Distribución de Costos Indirectos el
  peso de cada Centro de Costo en el total de todos
  los Centros de Costos beneficiados por la
  Actividad o Costo Indirecto a distribuir.

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Definimos nuestro Modelo de Costos

• Análisis Gerencial (diferentes Costos para
  diferentes propósitos) Costo Variable, Marginal,
  Conductores de Costos, Necesariedad (cualitativa
  y cuantitativa), Capacidad de Producción, Nivel
  de Actividad, Procesos Productivos y Relaciones
  Funcionales, Gerenciamiento de las Actividades
  (ABM), Reducción de Costos (ABC), Calidad y
  Gestión de Procesos.

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Los Centros de Costos

• Es a nivel de Programas y/o Actividades dónde se
  debe centrar la tarea de determinación de los
  costos, dónde habrá que realizar una distribución
  de gastos indirectos como pueden caracterizarse
  los servicios comunes, centrales e
  instrumentales.
• Y es allí donde hay que determinar los costos de
  los Servicios para determinar grados de
  eficiencia y corregir falencias.

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La Información Presupuestaria

• Si bien los Costos son un concepto Patrimonial -
  debe tomar información de la Ejecución
  Presupuestaria por Jurisdicción, Programas y
  Objeto del Gasto ( en la etapa de devengado por
  cierto ).
• La Contabilidad Patrimonial reduce la cantidad de
  cuentas en relación a la Presupuestaria que
  cuenta con un mayor nivel de apertura.
• El cálculo debe hacerse al nivel de Producción
  Pública Homogénea (en Programas o en Actividades)

Abelardo G. Harbin
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La vigencia de Luca Paccioli

• Claro que, la información resultante debe ser
  validada por el Sistema de Contabilidad y
  complementada por información proveniente de
  este último- sobre Bienes (de Uso y de Consumo ),
  información que necesariamente surge de registros
  patrimoniales o de acumulación.

Abelardo G. Harbin
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Un Centros de Costos es

• Una Unidad Contable para la cual se acumulan
  Costos.
• La Unidad más pequeña de Actividad en donde se
  genera una Producción Homogénea.
• El que permite aplicar de la manera más precisa
  posible los Costos a las Unidades de Producto o
  Servicios procesadas en ellas.

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Un Centros de Costos es

• Una Unidad de Organización bajo una única
  responsabilidad y con actividades y funciones
  relativamente homogéneas.
• Una Unidad de Asignación y Distribución de
  Recursos utilizados para la obtención de
  productos o servicios que el ente presta o
  desarrolla para su funcionamiento.

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El Sistema de Costos integrado a la Contabilidad
Financiera

• La Contabilidad de Costos es un concepto de la
  Contabilidad patrimonial y no del Registro
  Presupuestario.
• El Costo es patrimonial y el gasto es
  presupuestario.
• El Costo es económico, pero monetizado para
  su cálculo homogéneo.
• El costo económico tiene un componente físico
  y otro monetario.

Abelardo G. Harbin
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Carácter Integrador de la Contabilidad

• La plena integración de los Sistemas de
  Administración Financiera y los Sistemas de
  Administración de los Recursos Reales sólo es
  posible a través del Sistema de Contabilidad.
• El Sistema Contable, además de la rendición de
  cuentas, debe producir información
• oportuna, objetiva y confiable para la toma de
  decisiones.

Abelardo G. Harbin
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Seguimos por generar nuestro propio glosario...

• Costo Estimado
• Costo Incurrido
• Costo por Procesos
• Centros de Costos
• Costeo

• Presupuesto
• Ejecución
• Ejecución por Programas modificada.
• Unidades Ejecutoras de Programas
• Asignar Gastos a Programas modificados.

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Seguimos por generar nuestro propio glosario...

• Las modificaciones a la ejecución por Programas
  son de orden patrimonial
• El Inciso 2 Bienes de Consumo es reemplazado
  por los Consumos del Módulo de Bienes.
• El Inciso 4 Bienes de Uso es reemplazado por
  las Depreciaciones del Módulo de Bienes.

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Seguimos por generar nuestro propio glosario...

• El Costo Pleno es la sumatoria de los Costos
  Directos o Internos o de la Función de Producción
  más los Costos Indirectos o Externos o de la
  Función de No Producción.

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Seguimos por generar nuestro propio glosario...

• El Costo Directo o Interno o de la Función de
  Producción es la sumatoria de los Costos de
  Adquisición más los Costos de Conversión.
• El Costo Indirecto o Externo o de la Función de
  No Producción es la sumatoria de los Costos
  (Fijos y Variables) asignados desde los Centros
  de Costos no Productivos (del Presupuesto de
  Otros Entes).

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Seguimos por generar nuestro propio glosario...

• El Costo de Adquisición es la sumatoria de los
  Consumos de Bienes de Consumo (Variables) más los
  Servicios No Personales (Variables).
• El Costo de Conversión es la sumatoria de los
  Gastos en Personal por la Planta Permanente
  (Fijos) más las Transferencias (Variables) más
  las Depreciaciones (Fijos).

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Seguimos por generar nuestro propio glosario...

• La Función de Producción es de Origen en el
  Presupuesto del Ente, con la salvedad que los
  Consumos y las Depreciaciones son de Origen en el
  Patrimonio del Ente.
• La Función de No Producción es de Origen en el
  Presupuesto de Otros Entes.

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Seguimos por generar nuestro propio glosario...

• Los Costos Variables son Controlables.
• Los Costos Semifijos y Fijos son
  Semicontrolables.
• Los Costos Indirectos originados en los Servicios
  de la Deuda son No Controlables.

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Seguimos por generar nuestro propio glosario...

• Los Costos son Históricos o Resultantes.
• Las Estimaciones o Predeterminaciones
  (Normalizadas o Estándar) son un Insumo de la
  Presupuestación.
• El Costo Variable acumula tanto los Variables
  Directos como los Indirectos.
• El Costo Marginal analiza sólo los Costos
  Variables Directos.

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El Primer paso fue tomar la Ejecución por
Jurisdicción, Programas y Objeto del Gasto

• A principios del 2008 asignamos a cada objeto del
  gasto (a nivel de partida principal) el carácter
  de fijo, semi-fijo y variable.
• Agrupamos las partidas según esta nueva
  clasificación y calculamos subtotales.
• Acompañamos la información disponible sobre
  Producción Física de cada Programa (determinando,
  en los casos disponibles, Costo Unitario ).

Abelardo G. Harbin
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No sólo como antesala de los Costos

• La determinación de la Variabilidad de los Gastos
  a partir de la Ejecución Presupuestaria es de
  gran utilidad, no sólo como un primer paso hacia
  un análisis de costos compatible con la
  contabilidad patrimonial...
• Sino también por que permite determinar cuál es
  el nivel y los objetos del gasto pasibles de
  reducirse en caso de restricciones
  presupuestarias sin afectar la viabilidad del
  programa pertinente.

Abelardo G. Harbin
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Respecto de la Información presentada...

• La Información sobre Producción Física fue escasa
  e incompleta. Seguramente atribuible a la novedad
  que significaba entonces su medición.
• Desde mediados del año 2008 iniciamos un
  seguimiento del registro de la producción física
  que permitió resolver algunas inconsistencias y
  mejorar sensiblemente la carga de datos sobre
  producción física

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Luego, para Gastos Unitarios...

• Pudimos determinar el Gasto Total y Unitario en
  Producción al nivel de una Producción Física
  Homogénea (sea Programas o Actividades) para
  poder también en el futuro determinar Costos
  Unitarios.

Abelardo G. Harbin
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Y a partir del 2010...

• Presentamos relaciones de Insumo/Producto en la
  Cuenta de Inversión 2008 exponiendo
  comparativamente las proyecciones y las
  ejecuciones reales siempre al nivel de una
  Producción Física Homogénea (sea Programas o
  Actividades) para poder también en el futuro
  determinar Costos Unitarios.

Abelardo G. Harbin
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Y finalmente, Costos

• Tomamos la Ejecución por Jurisdicción, Programas
  y Objeto del Gasto para los Incisos 1
  (Personal), 3 (Servicios No Personales) y 5
  (Transferencias).
• Asignamos los Bienes de Consumo almacenados de
  acuerdo a su utilización.
• Agregamos como Costo Fijo la depreciación de los
  Bienes asignados a Programas.

Abelardo G. Harbin
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Para lo cual aceptamos los siguientes supuestos...

• Si bien calcularíamos Costos por Procesos no
  consideraríamos Unidades Equivalentes de
  Producción.
• Los Bienes de Consumo adquiridos por fuera del
  Módulo de Compras se considerarían en una
  primera etapa- consumidos íntegramente en el
  período en que se devengaran.

Abelardo G. Harbin
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Respecto de los Bienes

• Hubo que esperar al Módulo de Bienes, mucho más
  complejo en su definición y programación, para
  poder
• Tener un listado de Bienes de Uso asignables a
  Centros de Costos a fin de transferirles sus
  depreciaciones.
• Llevar Inventarios de Bienes de Consumo
  relacionados con Centros de Costos para
  transferirles sus Consumos.

Abelardo G. Harbin
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Etapas del Desarrollo Informático

• Primera Etapa (mayo/2011)
• Asignación de Centros de Costos a cada Programa.
• Cálculo del Costo de cada Centro de Costo
  considerando sólo los Costos directos (propios)
  provenientes de la ejecución presupuestaria.

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Etapas del Desarrollo Informático
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Etapas del Desarrollo Informático
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Etapas del Desarrollo Informático

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Etapas del Desarrollo Informático

• Segunda Etapa (octubre/2011)
• Incorporación de los Consumos y las
  Depreciaciones (provenientes del Módulo de
  Bienes) al Centro de Costo.
• Prorrateo de los Centros de Costos pertenecientes
  a Programas No Finales.
• Cálculo del Costo de cada Centro de Costo
  considerando sólo los Costos directos (propios)
  provenientes de la ejecución presupuestaria.

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Etapas del Desarrollo Informático

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JORNADAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA CABA
A 15 DE AÑOS DE SU AUTONOMÍA

• Muchas gracias!!!
• Cdor. Abelardo G. Harbin