Title: GESTION DOCUMENTAL
1GESTION DOCUMENTAL
2GESTION DOCUMENTAL
- Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
3DOCUMENTO
- Es todo aquello que contiene información,
independientemente de sus soporte físico y que
abarca todo lo que puede transmitir el
conocimiento humano.
4CONCEPTO DE DOCUMENTO EN ALGUNAS CIENCIAS
5DOCUMENTO DE ARCHIVO
- Es el registro de información recibida o
producida por una persona o entidad en razón de
sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, económico,
científico, histórico o cultural y que debe ser
objeto de conservación.
6CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO
- Seriado Se producen uno a uno y en orden
natural. - Unicidad Los documentos de archivo son únicos,
no están publicados ni hay múltiples ejemplares. - Objetividad Los documentos de archivo no son
elaborados para la posteridad es decir registran
hechos del acontecer inmediato.
7ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO
- Soporte Si es material o físico (papel, disco,
cinta) - Técnica Medio que fija y transmite el contenido
escritura, códigos, signos. - Estructura Hace referencia al formulario y a las
clausulas. Ej. en un carta la estructura
corresponde a fecha, destinatario, vocativo,
asunto, despedida, firma y cargo.. - Contenido o asunto.
8CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
- Se refieren tanto a su estructura física como a
su contenido, están identificados así - Caracteres Internos Entidad Productora, fecha y
lugar de producción, contenido sustantivo y
orígenes funcionales. - Caracteres Externos Clase, tipo, forma, formato,
cantidad.
9CARACTERES INTERNOS
- Entidad productora Persona o corporación que
realizo el documento. Puede observarse en el
membrete. - Orígenes funcionales Indica el cargo o la
función de la persona que realizo el documento
(firma y cargo del responsable). - Fecha y lugar de producción Donde y cuando
fueron producidos los documentos. - Contenido sustantivo Asunto o tema que de trata
el documento.
10CARACTERES EXTERNOS
- Clase Textual o no textual.
- Tipo Carta, memorando, circular, informe, acta,
etc. - Forma Original o copia.
- Formato Unidad archivable, expediente, legajo,
libro. - Cantidad 1,2,34.ejemplares.
11CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
- Según su organización
- Según su uso
- Según su ciclo vital
- Según su naturaleza
12CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU
ORGANIZACIÓN
- Archivo centralizado Existe una sola dependencia
destinada a controlar y manejar toda la
documentación de la empresa. - Archivo descentralizado Es el que lleva cada
dependencia o dpto en una empresa. Puede ser - Descentralizado con control descentralizado
- Descentralizado con control centralizado
13(No Transcript)
14CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU USO
- Archivo activo Satisface las necesidades de
conservación y consulta. Ej. Documentos del año
actual, historias laborales del personal activo,
resoluciones, contratos, etc. - Archivo semiactivo documentos que presentan una
consulta menos frecuente. - Archivo inactivo
15CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU NATURALEZA
- Archivo Publico Pertenecientes a las entidades
oficiales. - Archivo Privado de interés Publico Aquel que por
su valor para la historia, la ciencia o la
investigación es de interés publico. - Archivo Privado Pertenecientes a personas
naturales o juridicas.
16CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
17CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
SU CLASE
- Documentos textuales Presentan la información en
forma de texto escrito. Ej. libros. - Documentos NO textuales Pueden incluir una parte
en texto pero el resto de la información aparece
de otra forma.
18DOCUMENTOS NO TEXTUALES
- Se clasifican en
- Documentos iconográficos imágenes, mapas,
cuadros, fotografías. - Documentos sonoros discos, cintas.
- Documentos audiovisuales películas
- Documentos magnéticos
- Documentos materiales maquetas, obras,
monumentos, trabajos en braile.
19CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
SU TRADICIÓN DOCUMENTAL O FORMA DE TRANSMISIÓN
- Se clasifican en
- Original
- Copia
- Borrador Documento provisional.
- Minuta Bosquejo o esquema del original.
20CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
SU CONTENIDO
- Se clasifican en
- Documentos dispositivos o imperativos
- Documentos testimoniales o probatorios
- Documentos informativos o noticiosos
- Documentos sustantivos o característicos
- Documentos comunes o facilitativos
21DOCUMENTOS DISPOSITIVOS O IMPERATIVOS
- Son aquellos en que la autoridad asienta su
voluntad. - Del poder legislativo leyes
- Del poder ejecutivo Decretos, resoluciones,
ordenanzas - Del poder judicial sentencias
- De otras autoridades Bancos, iglesia.
22DOCUMENTOS TESTIMONIALES O PROBATIVOS
- Son aquellos en que la autoridad asienta o acepta
información. - Registro civil, patentes, actas de grado.
- Diplomas y certificados.
- Balances y libros contables.
- Actas de reuniones.
- Contratos celebrados bajo condiciones legales.
23DOCUMENTOS INFORMATIVOS O NOTICIOSOS
- Son aquellos en que se asienta una noticia o
información relacionada con una tramitación. - Correspondencia, cartas, circulares, memorandos,
telegramas. - Informes técnicos y científicos.
- Documentos no contables avalados por la ley
tiquetes de compra, presupuestos.
24DOCUMENTOS SUSTANTIVOS O CARACTERÍSTICOS
- Son aquellos que sirven solamente a la
dependencia y cargo de la personas que los
redacta o recibe. Ej. en una empresa aérea los
horarios de vuelo, recorrido y las tarifas.
25DOCUMENTOS COMUNES O FACILITATIVOS
- Son aquellos que sirven de apoyo administrativo a
una institución o persona. Ej. nomina, hojas de
vida, libros de contabilidad, inventarios.
26CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
EL GRADO DE ACCESIBILIDAD DE LOS USUARIOS
- Se clasifican en
- Documentos que deben ser publicados
- Documentos de libre acceso
- Documentos no clasificados con grado de
confidencialidad - Documentos confidenciales.
27CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
EL ENTE PRODUCTOR O EL AUTOR
- Se clasifican en
- Documentos públicos
- Documentos privados
28CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
SU FUNCIÓN EN EL TIEMPO
- Se clasifican en
- Documentos vitales actas, escrituras.
- Documentos importantes
- Documentos útiles cotizaciones, circular
- Documentos no esenciales
29CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
- Hace referencia a las edades que cumple un
documento a lo largo de su vida útil.
30(No Transcript)
31EDAD 1 MOMENTO DE GESTIÓN
- También llamado prearchivo.
- Va desde su creación hasta cumplir la totalidad
del tramite que lo origino. - Comprende
- Planeación
- Elaboración
- Tramitación
32MOMENTO DE GESTION
- Planeación Estudia la información el soporte y
el recorrido. - Elaboración Es la edición del documento,
mediante la aplicación de la normatización y la
normalización. - Normatización Normas creadas por el gobierno.
- Normalización Abarca la normatividad
administrativa y técnica. - Tramitación Da paso a la vigencia es decir la
vigencia es la firma.
33(No Transcript)
34MOMENTO INTERMEDIO
- Llamado también archivístico.
- En este momento el documento cumple con el
objetivo para el cual fue creado. Informe,
testimonio, etc. - Es el momento de la vigencia y del plazo
precaucional.
35VIGENCIA
- Es aquel momento donde el documento obliga,
testimonia o informe lo que dice en su texto. - La vigencia concluye cuando
- Se vence el plazo del documento
- Por disposición legal
- Porque se produce un nuevo documento y modifica
el existente.
36PLAZO PRECAUCIONAL
- Una vez agotada la vigencia se da un tiempo
durante el cual es necesario retener el documento
(por precaución), antes de decidir su destino
final. - El plazo precaucional termina cuando
- Hay prescripción legal o de derecho.
- Cuando lo establece la tabla de retención
documental (TRD)
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38MOMENTO PERMANENTE
- Es el momento de la conservación permanente de
los documentos con fines históricos,
administrativos, políticos, económico,
investigativo, cultural. - Son almacenados para siempre en un sitio
privilegiado.
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