GESTION DOCUMENTAL - PowerPoint PPT Presentation

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GESTION DOCUMENTAL

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... manejo y organizaci n de la documentaci n producida y recibida por las entidades, ... Balances y libros contables. Actas de reuniones. ... actas, escrituras. ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: GESTION DOCUMENTAL


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GESTION DOCUMENTAL
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GESTION DOCUMENTAL
  • Conjunto de actividades administrativas y
    técnicas tendientes a la planificación, manejo y
    organización de la documentación producida y
    recibida por las entidades, desde su origen hasta
    su destino final, con el objeto de facilitar su
    utilización y conservación.

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DOCUMENTO
  • Es todo aquello que contiene información,
    independientemente de sus soporte físico y que
    abarca todo lo que puede transmitir el
    conocimiento humano.

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CONCEPTO DE DOCUMENTO EN ALGUNAS CIENCIAS
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DOCUMENTO DE ARCHIVO
  • Es el registro de información recibida o
    producida por una persona o entidad en razón de
    sus actividades o funciones, que tiene valor
    administrativo, fiscal, legal, económico,
    científico, histórico o cultural y que debe ser
    objeto de conservación.

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CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO
  • Seriado Se producen uno a uno y en orden
    natural.
  • Unicidad Los documentos de archivo son únicos,
    no están publicados ni hay múltiples ejemplares.
  • Objetividad Los documentos de archivo no son
    elaborados para la posteridad es decir registran
    hechos del acontecer inmediato.

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ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO
  • Soporte Si es material o físico (papel, disco,
    cinta)
  • Técnica Medio que fija y transmite el contenido
    escritura, códigos, signos.
  • Estructura Hace referencia al formulario y a las
    clausulas. Ej. en un carta la estructura
    corresponde a fecha, destinatario, vocativo,
    asunto, despedida, firma y cargo..
  • Contenido o asunto.

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CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
  • Se refieren tanto a su estructura física como a
    su contenido, están identificados así
  • Caracteres Internos Entidad Productora, fecha y
    lugar de producción, contenido sustantivo y
    orígenes funcionales.
  • Caracteres Externos Clase, tipo, forma, formato,
    cantidad.

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CARACTERES INTERNOS
  • Entidad productora Persona o corporación que
    realizo el documento. Puede observarse en el
    membrete.
  • Orígenes funcionales Indica el cargo o la
    función de la persona que realizo el documento
    (firma y cargo del responsable).
  • Fecha y lugar de producción Donde y cuando
    fueron producidos los documentos.
  • Contenido sustantivo Asunto o tema que de trata
    el documento.

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CARACTERES EXTERNOS
  • Clase Textual o no textual.
  • Tipo Carta, memorando, circular, informe, acta,
    etc.
  • Forma Original o copia.
  • Formato Unidad archivable, expediente, legajo,
    libro.
  • Cantidad 1,2,34.ejemplares.

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CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
  • Según su organización
  • Según su uso
  • Según su ciclo vital
  • Según su naturaleza

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CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU
ORGANIZACIÓN
  • Archivo centralizado Existe una sola dependencia
    destinada a controlar y manejar toda la
    documentación de la empresa.
  • Archivo descentralizado Es el que lleva cada
    dependencia o dpto en una empresa. Puede ser
  • Descentralizado con control descentralizado
  • Descentralizado con control centralizado

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(No Transcript)
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CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU USO
  • Archivo activo Satisface las necesidades de
    conservación y consulta. Ej. Documentos del año
    actual, historias laborales del personal activo,
    resoluciones, contratos, etc.
  • Archivo semiactivo documentos que presentan una
    consulta menos frecuente.
  • Archivo inactivo

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CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU NATURALEZA
  • Archivo Publico Pertenecientes a las entidades
    oficiales.
  • Archivo Privado de interés Publico Aquel que por
    su valor para la historia, la ciencia o la
    investigación es de interés publico.
  • Archivo Privado Pertenecientes a personas
    naturales o juridicas.

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
SU CLASE
  • Documentos textuales Presentan la información en
    forma de texto escrito. Ej. libros.
  • Documentos NO textuales Pueden incluir una parte
    en texto pero el resto de la información aparece
    de otra forma.

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DOCUMENTOS NO TEXTUALES
  • Se clasifican en
  • Documentos iconográficos imágenes, mapas,
    cuadros, fotografías.
  • Documentos sonoros discos, cintas.
  • Documentos audiovisuales películas
  • Documentos magnéticos
  • Documentos materiales maquetas, obras,
    monumentos, trabajos en braile.

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
SU TRADICIÓN DOCUMENTAL O FORMA DE TRANSMISIÓN
  • Se clasifican en
  • Original
  • Copia
  • Borrador Documento provisional.
  • Minuta Bosquejo o esquema del original.

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
SU CONTENIDO
  • Se clasifican en
  • Documentos dispositivos o imperativos
  • Documentos testimoniales o probatorios
  • Documentos informativos o noticiosos
  • Documentos sustantivos o característicos
  • Documentos comunes o facilitativos

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DOCUMENTOS DISPOSITIVOS O IMPERATIVOS
  • Son aquellos en que la autoridad asienta su
    voluntad.
  • Del poder legislativo leyes
  • Del poder ejecutivo Decretos, resoluciones,
    ordenanzas
  • Del poder judicial sentencias
  • De otras autoridades Bancos, iglesia.

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DOCUMENTOS TESTIMONIALES O PROBATIVOS
  • Son aquellos en que la autoridad asienta o acepta
    información.
  • Registro civil, patentes, actas de grado.
  • Diplomas y certificados.
  • Balances y libros contables.
  • Actas de reuniones.
  • Contratos celebrados bajo condiciones legales.

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DOCUMENTOS INFORMATIVOS O NOTICIOSOS
  • Son aquellos en que se asienta una noticia o
    información relacionada con una tramitación.
  • Correspondencia, cartas, circulares, memorandos,
    telegramas.
  • Informes técnicos y científicos.
  • Documentos no contables avalados por la ley
    tiquetes de compra, presupuestos.

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DOCUMENTOS SUSTANTIVOS O CARACTERÍSTICOS
  • Son aquellos que sirven solamente a la
    dependencia y cargo de la personas que los
    redacta o recibe. Ej. en una empresa aérea los
    horarios de vuelo, recorrido y las tarifas.

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DOCUMENTOS COMUNES O FACILITATIVOS
  • Son aquellos que sirven de apoyo administrativo a
    una institución o persona. Ej. nomina, hojas de
    vida, libros de contabilidad, inventarios.

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
EL GRADO DE ACCESIBILIDAD DE LOS USUARIOS
  • Se clasifican en
  • Documentos que deben ser publicados
  • Documentos de libre acceso
  • Documentos no clasificados con grado de
    confidencialidad
  • Documentos confidenciales.

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
EL ENTE PRODUCTOR O EL AUTOR
  • Se clasifican en
  • Documentos públicos
  • Documentos privados

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
SU FUNCIÓN EN EL TIEMPO
  • Se clasifican en
  • Documentos vitales actas, escrituras.
  • Documentos importantes
  • Documentos útiles cotizaciones, circular
  • Documentos no esenciales

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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
  • Hace referencia a las edades que cumple un
    documento a lo largo de su vida útil.

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(No Transcript)
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EDAD 1 MOMENTO DE GESTIÓN
  • También llamado prearchivo.
  • Va desde su creación hasta cumplir la totalidad
    del tramite que lo origino.
  • Comprende
  • Planeación
  • Elaboración
  • Tramitación

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MOMENTO DE GESTION
  • Planeación Estudia la información el soporte y
    el recorrido.
  • Elaboración Es la edición del documento,
    mediante la aplicación de la normatización y la
    normalización.
  • Normatización Normas creadas por el gobierno.
  • Normalización Abarca la normatividad
    administrativa y técnica.
  • Tramitación Da paso a la vigencia es decir la
    vigencia es la firma.

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(No Transcript)
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MOMENTO INTERMEDIO
  • Llamado también archivístico.
  • En este momento el documento cumple con el
    objetivo para el cual fue creado. Informe,
    testimonio, etc.
  • Es el momento de la vigencia y del plazo
    precaucional.

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VIGENCIA
  • Es aquel momento donde el documento obliga,
    testimonia o informe lo que dice en su texto.
  • La vigencia concluye cuando
  • Se vence el plazo del documento
  • Por disposición legal
  • Porque se produce un nuevo documento y modifica
    el existente.

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PLAZO PRECAUCIONAL
  • Una vez agotada la vigencia se da un tiempo
    durante el cual es necesario retener el documento
    (por precaución), antes de decidir su destino
    final.
  • El plazo precaucional termina cuando
  • Hay prescripción legal o de derecho.
  • Cuando lo establece la tabla de retención
    documental (TRD)

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(No Transcript)
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MOMENTO PERMANENTE
  • Es el momento de la conservación permanente de
    los documentos con fines históricos,
    administrativos, políticos, económico,
    investigativo, cultural.
  • Son almacenados para siempre en un sitio
    privilegiado.

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(No Transcript)
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