Manajemen koleksi

1

• Manajemen koleksi
• Semester ganjil 2008/2009

2
Perbedaan rekod dengan perpustakaan

• Bahan
• Fungsi
• Isi
• Konteks
• Struktur
• Manajemen dan pengelolaan

3
PERAN REKOD/ARSIP DALAM ORGANISASI

• Information
• Evidence
• Accountability
• Rekod/arsip adalah
• mission-critical business resource harus dan
  perlu dikelola

4

• Penggunaan Istilah

5
What is document?

• Documents as structured units of recorded
  information, published or unpublished, in hard
  copy or electronic form, and manage as discrete
  units in information systems
• Document means any record of information, and
  includes
• Anything on which there is writing or
• Anything on which there are marks, figures,
  symbols of perforation having a meaning for
  person qualified to interpret them or
• Anything from which sounds, images or writings
  can be produced with or without the aid of
  anything else or
• A map, plan, drawing or photograph

6

• Rekod. Informasi terekam, dalam segala bentuk,
  termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan
  atau diterima atau dipelihara oleh organisasi
  atau orang dalam transaksi bisnis atau
  menjalankan kegiatan dan disimpan sebagai bukti
  kegiatan tersebut.
• Arsip adalah Rekod yang bernilai dan memiliki
  nilai guna berkelanjutan karena mereka telah
  memenuhi nilai administratif, hukum atau sejarah.

7

• Records
• ...recorded information, in any form, including
  data in computer systems, created or received and
  maintained by an organization or person in the
  transaction of business or the conduct of affairs
  and kept as evidence of such activity.
• Records are documents or other items containing
  recorded information, which are produced or
  received as part of a business activity

8
Karakteristik rekod

• Records are static they provide evidence of a
  particular action in time.
• Records have authority they provide official
  evidence.
• Records are unique they have meaning in relation
  to a specific action or transaction.
• Records are authentic their creation and use can
  be verified.

9
Karakteristik rekod

• Records are static they provide evidence of a
  particular action in time.
• Records have authority they provide official
  evidence.
• Records are unique they have meaning in relation
  to a specific action or transaction.
• Records are authentic their creation and use can
  be verified.

10
Manajemen Rekod

• Manajemen rekod Suatu fungsi disiplin dan
  organisasi dalam mengelola rekod untuk memenuhi
  kebutuhan operasional bisnis, kebutuhan
  akuntabilitas dan harapan masyarakat.
• Sistem tata simpan kearsipan (Recordkeeping
  systems)
• Sistem yang dirancang untuk capture rekod
  sebagai bukti aktivitas bisnis, untuk mengelola
  rekod-rekod tersebut dan untuk memberikan rekod
  bila dibutuhkan.

11
Manajemen Rekod

• Records management proses menggambarkan
• Records yang ada
• Records yang seharusnya ada
• Setiap transaksi operasional di organisasi

12
ISO 15489-1 (p.6) Principles of records
management programme

• Determining what records should be created in
  each business process, and what information needs
  to be included in the records. rekod apa yang
  harus diciptakan dalam setiap proses kegiatan dan
  informasi yang dibutuhkan dalam rekod
• Deciding in what form and structure records
  should be created and captured, and the
  technologies to be used. menentukan bentuk dan
  struktur rekod yang harus diciptakan dan
  dicapture dan penggunaan teknologi
• Determining what metadata should be created with
  the record and through records processes and how
  that metadata will be persistently linked and
  managed. menentukan metadata rekod apa yang
  harus diciptakan dan melalui prosesnya dan
  bagaimana metadata tersebut berkaitan dan
  dikelola
• Determining requirements for retrieving, using
  and transmitting records between business
  processes and other users and how long they need
  to be kept to satisfy those requirements.
  menentukan kebutuhan penelusuran, penggunaan dan
  pemindahan rekod antara proses bisnis dan
  pengguna lain dan berapa lama rekod harus
  disimpan untuk memberikan kepuasan kebutuhan
  tersebut

13
ISO 15489-1 (p.6) Principles of records
management programme (contd)

• 5. Deciding how to organize records so as to
  support requirements for use. menentukan
  bagaimana untuk mengelola rekod sehingga dapat
  mendukung kebutuhan
• 6. Assessing the risks that would be entailed by
  failure to have authoritative records of
  activity.
• 7. Preserving records and making them accessible
  over time, in order to meet business requirements
  and community expectations.
• 8. Complying with legal and regulatory
  requirements, applicable standards and
  organizational policy.
• 9. Ensuring that records are maintained in a safe
  and secure environment.
• 10. Ensuring that records are retained only for
  as long as needed or require it
• 11. Identifying and evaluating opportunities for
  improving the effectiveness, efficiency or
  quality of its processes, decisions, and actions
  that could result from better creation or
  management

14
Records management processes and controls (1)

• Determining documents to be captured into records
  system
• Determining how long to retain records
• Records capture
• Registration
• Classification

15
Records management processes and controls (2)

• Storage and handling
• Acess
• Tracking
• Implementing disposition
• Documenting records management processes

16
Benefits of records management

• Setting policies and standards
• Assigning responsibilities and authorities
• Establishing and promulgating procedures and
  guidelines
• Providing a range of services relating to the
  management and use of records
• Designing, implementing and administering
  specialized systems for managing records, and
• Integrating records management into business
  systems and processes.

17
Archives
Semi-current

Current
Phase Operation
Business Systems Analysis
Analysis
Accession to
Receipt into
Archival Repository
Records Centre
Creation or Receipt
Creation
Arrangement and Description
Maintain Arrangements and Documentation
Classification Filing Documentation
Control
Review
Schedule
Appraisal
Secondary Value
Primary and Secondary Values
Preservation and Conservation
Safekeeping in Records Centre
Office/File Store
Maintenance and Use
Public Access/Outreach
Official Access
Official Access
Transfer to Archival Repository or Destroy
Transfer to Records Centre or Destroy
Disposal
Archivist
Records Manager Archivist
Action Officer Records Manager Archivist
Responsibility
18
DAUR HIDUP DAN KONTROL REKOD/ARSIP
Central file
SEND RECEIVE USE
CAPTURE
CREATE
Appraisal and selection
FILE (ACTIVE)
Inactive
Destroy
transfer
SEND TO THE ARCHIVES
Reappraisal
Records center
transfer
ARCHIVES INVENTORY
University archives preserve Perpustakaan Pusat
?
19
Daur hidup rekod

• Current records Records regularly used for the
  conduct of the current business of an
  organisation or individual. Also known as active
  records. Current records will normally be
  maintained in or near their place of origin or in
  a registry or records office.
• Semi-current records Records required only
  infrequently in the conduct of current business.
  Also known as semi-active records. Semi-current
  records will normally be maintained in a records
  centre or other offsite intermediate storage
  pending their ultimate disposal.
• Non-current records Records no longer needed for
  the conduct of current business. Also known as
  inactive records.

20
CADSS

• C Control
• A Accessibility
• D Disposal
• S Storage, and
• S Sustain
• make up the core of all information management
  activities.

21
lanjutan.... core information......

• bring a record into existence as complete,
  integrated entity that can serve as reliable
  evidence of the acts to which it attests
• identify the physical and intellectual attributes
  of a record's content, structure and context

22

• devise/identify and assign a physical 'address'
  for the record so that the record can be safely
  stored and efficiently retrieved
• articulate/represent and document the attributes
  and 'address' above as an integral part of the
  record and of the information systems controlling
  access and retrieval of the record and/or of
  information about the record.

23
Control

• Mencatat bagaimana rekod diciptakan dan teknologi
  apa yang digunakan dalam penciptaam rekodnya
  merupakan bagian keseluruhan dari fungsi kontrol.

24
Kontrol rekod
Records management (Parker, 199910) is
systematic and consistent control of records
throughout their life cycle. Systematic artinya
rekod perlu dikelola dengan rancangan yang
direncanakan dan menggunakan metode, daripada
dengan kebetulan. Consistent artinya, bahwa rekod
harus dikelola secara konsisten baik
pendekatannya dan konsisten setiap saat. Control
mengandung arti segala apa yang terjadi terhadap
rekod harus dikontrol bagaimana dia tercipta
atau diterima, diatur dan diindeks, disimpan dan
ditemukan kembali, dan dimusnahkan atau disimpan
secara permanen sebagai arsip.
25
Mekanisme pengelolaan rekodsecara sistematis

• registration to provide evidence that a record
  has been created or received
• classification to assign a record to its proper
  physical and intellectual place within the
  records management system
• indexing to label records to enable them to be
  searched for and retrieved
• tracking to document the physical movement of
  records so their location is known at all times
• appraisal and disposal to take the appropriate
  action as soon as a record has moved beyond first
  the current phase then the semi-current phase.

26
Klasifikasi dan pemberkasan

• Klasifikasi dan kategori rekod
• Rekod Administrasi dokumen-dokumen prosedur,
  formulir dan koresponden.
• Rekod acoounting laporan-laporan, formulir
  koresponden yang saling berhubungan. Misal
  invoice, rekod bank account, laporan billing
  customer.
• Rekod project koresponden, catatan,
  dokumen-dokumen hasil pengembangan produk proyek
  khusus.
• Berkas kasus rekod client, rekod personnel,
  asuransi, kontrak dan berkas hukum

27
Lanjutan.

• Pengembangan skema klasifikasi dan filing
• Klasifikasi merupakan proses pembagian dan
  penerapan dimana skema transaksi rekod
  dikategorikan dalam cara yang sistematik dan
  konsisten, untuk memudahkan penemuan kembali,
  penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan rekod.
• Klasifikasi adalah bagian dari proses pembentukan
  file dan penyediaan dasar untuk indeksing dan
  titling.

28
Sarana Temu balik

• Rekod kontrol yang berkaitan dengan retrieval
  adalah klasifikasi dan indeksing, yang merupakan
  komponen kunci dalam program manajemen rekod.
• Dalam Standar Australia dinyatakan bahwa sistem
  kontrol dan prosesnya mencakup registrasi dan
  tracking lokasi rekod juga klasifikasi dan
  indeksing.
• Classification allows for appropriate grouping,
  naming, security protection, user permissions and
  retrieval and indexing. allocates attributes
  or codes to particular records to assist in their
  retrieval (Standar Australia 1996,pt.4, p.31)

29
Lanjutan

• Series, files, documents
• Series rekod dikelompokkan kedalam series
  sesuai fungsinya, misal rekod accounting dan
  personel rekod.
• File atau dokumen pembagian series menjadi unit
  pencarian kembali. Dokumen-dokumen yang saling
  berhubungan, diletakkan pada file cover atau
  folder

30
Ilustrasi series rekod
page
Document
File
Series
31
Registration its Elements

• Definition
• The process of recording standard information
  about a document so that it is captured in a
  record-keeping system.
• Elements
• a unique identifier
• date of registration,
• name of document,
• indication of content,
• author, sender, recipient,
• physical form,
• means of transmission,
• links to related records.

32
Classification System

• Business function analysis
• Describe the organisations functions and its
  units
• Describe the process
• Various system
• Hierarchical Systems
• Systems Based on Organisational Structure
• Alphabetical Systems

33
Classification and Coding

• Classification The process of identifying and
  arranging records and archives in categories
  according to logically structured conventions,
  methods and procedural rules represented in a
  classification system.
• Coding system A representation of a
  classification scheme, in letters and/or numbers
  and in accordance with a pre-established set of
  rules.
• Indexing The process of establishing and
  applying terms as access points to records.

34
Alphabetical Systems

• ADM/PE/APP Administration Productivity and
  Efficiency Staff Appraisal
• ADM/PE/COM Administration Productivity and
  Efficiency Computerisation
• ADM/PE/EFR Administration Productivity and
  Efficiency Efficiency Reviews
• ADM/PE/ORG Administration Productivity and
  Efficiency Organisation and Methods
• ADM/PS/ELM Administration Office Procedures
  and Services Electronic Mail
• ADM/PS/MES Administration Office Procedures
  and Services Messengers
• ADM/PS/REP Administration Office Procedures
  and Services Reprographics
• ADM/PS/TEL Administration Office Procedures
  and Services Telephones
• Figure 8 A Classification Scheme based on
  Meaningful Letter Codes

35

• AB/7/27/01 is the first file dealing with Early
  Retirement in the Ministry of Health
• AB is the code for the file series Management
  Services
• 7 is the code for the keyword Early
  Retirement
• 27 is the code for the keyword Ministry of
  Health
• 01 is the first file to be created with these
  two keywords representing its content.
• Figure 9 Typical Keyword Code File Reference

36
Contoh pembentukan skema klasifikasi berdasarkan
fungsi dan kegiatan organisasi (Perguruan
Tinggi) Fungsi Kegiatan Pendidikan dan
Pengajaran Pengembangan kurikulum Pengembanga
n mata kuliah Pemberian mata
kuliah Penelitian Pengabdian masyarakat
Skema klasifikasi harus berdasarkan atas kegiatan
dan fungsi bisnis. Fungsi adalah sesuatu yang
harus dikerjakan oleh organisasi untuk mencapai
tujuan dan strategi. Kegiatan adalah sesuatu yang
harus dikerjakan dalam melaksanakan fungsi
tersebut.
37
Berdasarkan contoh dapat dilihat sebagai berikut
Level 1 menunjukkan fungsi Level 2
menunjukkan kegiatan yang membuat fungsi Level 3
pembagian lebih jauh dari kegiatan dan
mengidentifikasi transaksi spesifik atau
individu. Kode klasifikasi merupakan kode
sederhana untuk pembagian kategori klasifikasi.
38
Classification and Coding Scheme Operational
Files

• 2100 LIVESTOCK PLANNING
• 2110 LIVESTOCK - STATISTICS
• 2120 LIVESTOCK SUBSIDIES
• 2130 LIVESTOCK CATTLE
• 2140 LIVESTOCK HORSES
• 2150 LIVESTOCK POULTRY
• 2150.00 Policy
• 2150.01 Domestic fowls
• 2150.02 Ducks
• 2150.03 Geese
• 2150.04 Turkeys

39
Classification and Coding Scheme Administrative
Files

• 500 BUILDINGS REQUIREMENTS
• 505 BUILDINGS CHARGES AND INVOICES
• 515 BUILDINGS REPORTS AND STATISTICS
• 530 BUILDINGS ACQUISITIONS
• 535 BUILDINGS ALTERATIONS AND REPAIRS
• 540 BUILDINGS CONSTRUCTION
• 550 BUILDINGS DAMAGE
• 555 BUILDINGS DISPOSAL
• 575 BUILDINGS MAINTENANCE
• 575.00 Policy and procedures
• 575.01 Repairs and renovations
• 575.02 Janitorial services
• 575.03 Painting
• 575.30 Inspection reports

40
Indexing

• Classification indicates the context of records.
  Indexing, on the other hand, is used as a fast
  means of access by subject, regardless of context
  or provenance. Indexing indicates the content of
  records.
• Subject, name of a person (last name, first
  name),
• Geography

41
Accessibility

• Hukum, regulasi, kondisi akses ke rekod/arsip
  yang sesuai, wewenang, terdokumentasi, tersebar
  dan terkelola dengan benar.
• Informasi tentang rekod/arsip, tentang memperoleh
  akses kepada dan tentang penggunaannya secara
  efektif adalah ketepatan, dapat dimengerti, tepat
  waktu dan ketersediaannya penggunaan wewenang.

42
DISPOSAL

• The Disposal function incorporates all activities
  involved in
• identifying and documenting/surveying organized
  activities and records making/keeping systems
  within a designated universe of records keeping
  responsibility
• determining what documentation reflecting
  organised activity within a designated record
  making/keeping system should be retained and,
  conversely, what should be destroyed
• authorising when, where, how and by whom these
  decisions will be implemented and documented

43
Appraisal and Disposal

• Appraisal The process of determining the value
  of records for further use, for whatever purpose,
  and the length of time for which that value will
  continue. Also known as evaluation, review or
  selection.
• Disposal The actions taken with regard to
  records as a consequence of their appraisal and
  the expiration if their retention periods.
• Disposal schedule The control document recording
  appraisal decisions and prescribing disposal
  action. Also known as disposal list, disposition
  schedule, records schedule, retention schedule,
  retention and disposal (or disposition) schedule
  or transfer schedule.

44
Penilaian Arsip

• Merupakan satu proses untuk menentukan nilai
  guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah
  atau permanen berdasarkan pertimbangan nilaiguna
  administrasi, hukum, dan kegunaan
  fiskalnilaiguna informasional dan hubungannya
  dengan arsip lainnya.

45
SELEKSI Proses yang dilakukan oleh seorang
petugas kearsipan meliputi mengidentifikasi,
menilai dan menambah arsip yang bernilai guna
kelanjutan untuk memenuhi kebijakan tertulis
tentang lembaga/institusi dan atau tujuan
akuisisi yang lain.
SELEKSI-AKUISISI-PENILAIAN-RETENSI ARSIP
AKUSISI Proses untuk memperoleh dari berbagai
sumber dengan transfer, sumbangan, atau
penggantian pembelian oleh satu badan arsip yang
diadakan.
ACCESSION Transfer fisik dan secara hukum dari
kegiatan-kegiatan bahan-bahan yang sudah
didokumentasi. Atau proses transfer bahan-bahan
kepada repositori dalam kegiatan penambahan
tunggal.
46
APPRAISAL Proses evaluasi aktual atau
potensial akuisisi untuk menentukan, bila
arsip-arsipnya memiliki nilaiguna jangka panjang
untuk menjamin kebutuhan preservasi oleh lembaga
kearsipan.
APPRAISAL Proses evaluasi kegiatan-kegiatan
bisnis untuk menentukan rekod/arsip yang mana
akan dipertahankan dan berapa lama akan disimpan,
untuk memenuhi kegiatan bisnis,
pertanggungjawaban organisasi dan harapan
masayarakat karena nilai guna kelanjutan.
47
PROSES PENILAIAN DAN DAUR HIDUP ARSIP

• Tahap I Penciptaan
• Terjadi komunikasi, transaksi, mencatat/
• dokumentasi kegiatan / kejadian atau keadaan
• Bentuk fisik, isi dan ciri-ciri lain

• Tahap II Pemeliharaan dan Penggunaan
• Untuk rujukan atau acuan kegiatan
• Arsip direvisi, diorganisasi, ditata dan diatur
  kembali.
• Kalau tidak diperlukan lagi ? inaktif

• Tahap III Istirahat
• Penanganan arsip inaktif
• Berdasarkan jadwal retensi arsip (Disposal
  Schedule)
• Pengembangan Jadwal Retensi Arsip

48
TEORI PENILAIAN

• Berkembang dari pendekatan tradisional
  ke pendekatan makro
• Pendekatan tradisional memperhatikan ?Nilai guna
  arsip yang berkelanjutan berdasarkan
• Nilai guna primer dan sekunder
• Nilai guna fungsi fasilitatif dan substantif
• Nilai guna kebuktian dan informasional

49
Lanjutan .......

• Juga akan terlihat hubungan 3 entitas yaitu
• Pencipta rekod/arsip
• Fungsi dan proses dokumentasi oleh rekod/arsip
• Pengguna yang bersentuhan dengan fungsi dan yang
  pada gilirannya akan mempengaruhi keduanya.
• Kekuatan macro-appraisal adalah pada visi dan
  berkaitan.

50
Pendekatan penilaian makro ? berdasarkan
fungsi organisasi ? mengidentifikasi, melihat
dokumen arsip yang ada dalam fungsi
bersangkutan.
51
Macro-appraisal dan functional analysis

• Berbeda dengan pendekatan tradisional
  berbasiskan rekod, pendekatan bottom-up dan
  top-down.
• Macro-appraisal menilai guna rekod/arsip pada
  level organisasi - pemerintah, busines,
  departemen atau unit-dibandingkan pada dokumen
  level berkas individu.
• Strategi pendekatannya analisis fungsi
  organisasi dan mengidentifikasi yang sangat
  berbeda rekod yang mendukung fungsi akan disimpan

52
ANALISIS FUNGSI BISNIS
Proses menganalisa/mengkaji apa yang tengah
berlangsung dalam unit terpilih untuk mengenali
fungsi dan kegiatan, serta menyajikannya dalam
skema menyeluruh yang logis

• Suatu analisis fungsi akan menghasilkan
• Pernyataan luas fungsi yang berkaitan dengan
  tujuan unit
• Kegiatan-kegiatan yang menggambarkan
  fungsi-fungsi tersebut
• Kegiatan berulang atau transaksi yang menjelaskan
  kegiatan turun ke yang kecil, tindakan yang dapat
  dibedakan

Hal-hal tersebut diatas dapat digunakan melakukan
analisis fungsi bisnis ditambah tujuan dan
strategi organisasi, analisis kegiatan bisnis
untuk mengenali seluruh langkah pokok yang
membuat kegiatan dan pengenalan seluruh transaksi
yang terdiri dari setiap langkah dalam kegiatam
bisnis
53
Appraisal process

• Regulatory environment
• Organisational needs
• Ability to conduct business
• Societies expectations
• Future research

54
Landasan Hukum

• PP No. 34/1979
• Tentang penyusutan arsip
• SE/01/1981
• Tentang penanganan arsip inaktif sebagai
• pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan
  pemerintah tentang penyusutan arsip.
• SE/02/1983
• Tentang pedoman umum untuk menentukan nilai
  guna arsip
• Undang-Undang No. 8 tahun 1997
• Tentang Dokumen Perusahaan.

55
Pluralistic uses of archives

• Use One Serve current bussiness
• /personal needs internal 0-7 years
• Use Two Legal and regulatory
• obligations internal
  /govt.auditor 0-status of
  limitations
• Use Three Social responsibility
  industry/profession 0-longterm
• 
  /accountability other societal
• 
  watchdogs
• Use Four Cultural transfer and Outside
  0-indefinite
• educational
  research Researchers
• Use five Cultural symbol Society at large
  25 years - indefinite

56
KRITERIA PENILAIAN

• Nilai administrasi
• Nilai guna finansial
• Nilai hukum
• Nilai informasi
• Nilai guna kebutian
• Nilai ilmiah dan teknologi

• Faktor lain
• Duplikasi
• Accesibility
• Reliability dan completenes
• Cost of retention
• Scarcity
• Age
• Privasi

57
Kriteria Penilaian

• Nilai guna arsip/rekod
• Nilai guna rekod yang didasarkan pada kegunaan
  bagi kepentingan pengguna rekod/arsip.
• A. Nilai guna Primer (Primary values)
• Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan
  dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar
  penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan
  dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi
  yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang
  akan datang.

58
Nilaiguna primer

• Nilai guna administrasi
• Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi
  pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip.
• Contoh undangan, dst
• Nilai guna keuangan/fiskal
• Nilai arsip yang berisikan segala hal yang
  menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban
  keuangan.
• Contoh berkas pembayaran biaya pendidikan,
  berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan,
  pajak,berkas belanja barang dst.

59
Nilaiguna primer

• Nilai guna hukum
• Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai
  kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga
  negara dan pemerintah.
• Contoh Undang-undang, peraturan,surat keputusan
  instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas
  kepesertaan, dst
• Nilai guna ilmiah dan teknologi
• Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi
  sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau
  penelitian terapan.
• Contoh laporan hasil penelitian

60
Lanjutan nilaiguna

• Nilai guna Sekunder (Secondary Values)
• Arsip yang penilaiannya didasarkan pada
  kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum
  sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional.
• A.Nilai guna kebuktian
• Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang
  dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu
  organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur,
  fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta
  hasil/akibat dari kegiatan yang dilakukan.
• Contoh Program kerja, rencana kerja, keputusan,
  prosedur dan tata kerja, sertifikat perusahaan
  dst.

61
Nilaiguna sekunder

• Nilai guna informasional
• Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang
  terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan
  penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan
  dengan organisasi penciptannya. Arsip bernilai
  sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip
  Nasional.
• Contoh sertifikat organisasi, prosedur kerja,
  daftar kepesertaan dst

62
Keuntungan Penilaian

1. Arsip yang bernilai dapat diidentifikasi dan
   dilindungi sejak tercipta sampai di accesion oleh
   organisasi.
2. Dapat mengatur kondisi penyimpanan sejak awal,
   sehingga dapat mengurangi biaya perservasi.

63
Prosedur Penilaian

• Membuat klas disposal
• Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen
• Melengkapi dokumentasi appraisal
• Diterapkan pada daerah lain
• Laporan untuk review

64
Alat Penilaian Arsip

• Survey arsip
• Jadwal retensi arsip
• Appraisal check list

65
Survey

• Survai
• Pengumpulan data melalui survai untuk
  mengetahui lokasi penyimpanan, asal
  dokumen-rekod, kondisi, jenis, kuantitas, kurun
  waktu,jalan masuk dan sistem penataannya,

66
Record Inventory
67
Appraisal check list

• Inventory rekod/arsip
• Suatu daftar yang mencatat dan memuat
  informasi tentang jenis arsip sesuai dengan
  kelompok fungsi dan kegiatan .

68
Appraisal and disposal planning needs to

• identify the records needed to capture sufficient
  evidence of business activities
• determine the length of time the records need to
  be kept
• decide and document the format and location in
  which the records need to be kept
• determine the ultimate disposal of the records
  (destruction or preservation as archives).

69
Penyusutan Arsip

• Penyusutan arsip adalah kegiatan
  pengurangan arsip dengan (PP 34/1979 Pasal 2)
• Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke
  unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga
  Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing.
• Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang
  berlaku.
• Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan
  kepada Arsip Nasional.

70
JADWAL RETENSI ARSIP (RECORDS DISPOSAL
SCHEDULE) DAFTAR SERIES SATU ORGANISASI DENGAN
PENUNJUKKAN BAGAIMANA REKOD AKAN DIMUSNAHKAN
SESUDAH PENCIPTAANNYA ATAU SESUDAH SELESAI
PENGGUNAANNYA

• TUJUAN PENGEMBANGAN JRA Merupakan dasar atau
  pegangan dalam program pengurangan atau
  pemusnahan rekod organisasi untuk mencapai
  efisiensi dan ekonomi organisasi karena
• Memusnahkan rekod yang tidak berguna lagi
• Memungkinkan bahwa rekod-rekod mungkin dibutuhkan
  oleh organisasi untuk tujuan operasional atau
  hukum disimpan dalam jangka waktu tertentu yang
  sesuai
• Memenuhi kebutuhan hukum dalam retensi
• Mengidentifikasi dan memlihara rekod yang
  kemungkinan untuk kepentingan masyrakat atau
  sejarah
• Mensahkan pemusnahan rekod
• Mendukung pemeliharaan perlindungan rekod vital

71
Jadwal Retensi Arsip Membantu organisasi dalam
perencanaan ruangan, alur kerja dan peralatan
secara efektif

1. Membuang rekod in-aktif dengan biaya rendah untuk
   fasilitas penyimpanan
2. Meningkatkan dan memberdayakan penyimpanan serta
   penelusuran rekod aktif ? informasi terbaru mudah
   dan cepat diakses kembali bila tidak bercampur
   dengan rekod yang sudah tidak terpakai
3. Memberikan peluang media komputer penyimpanan
   untuk digunakan kembali
4. Perencanaan efektif untuk pertumbuhan masa yang
   akan datang
5. Perencanaan grup rekod yang cocok untuk
   memfasilitasi proses pemusnahan.

72
Jadwal retensi arsip

• Satu daftar yang memuat deskripsi ringkas series
  dokumen-rekod (berdasarkan fungsi dan kegiatan
  organisasi), lama masa simpan dokumen-rekod
  aktif/inaktif, serta tindakan atau rekomendasi
  terhadap series arsip yang habis masa simpannya.

73
Proses Penyusutan

• Penyiangan
• Pembuatan daftar
• Berita Acara
• Pelaksanaan Pemusnahan
• Dengan cara
• 1. Peracikan
• 2. Secara Kimiawi
• 3. Dibakar

74
Lanjutan proses penyusutan..

• Penyiangan/identifikasi
• Identifikasi merupakan kegiatan pemilahan
  rekod/arsip berdasarkan isi informasi dan kondisi
  fisik.
• Isi informasi identifikasi arsip asli dilakukan
  berdasarkan prioritas pertama dan prioritas
  kedua, yaitu nilai guna penelitian dan historis
  permanen tanpa memperhatikanbentuk arsip.
• Kondisi fisik dipisahkan berdasarkan media,
  arsip bebas dari jamur, arsip dalam kondisi
  buruk, rapuh ataurusak harus diperbaiki atau
  dibuat copy lebih dahulu, staple dan penjepit
  harus dibuang, dokumen yang terlipat harus
  diluruskan

75
Berita Acara

• Berita Acara
• Dokumen pengantar pemindahan arsip yang memuat
  unsur-unsur sebagai berikut
• Hari/tanggal/bulan/tahun
• Nama yang menyerahkan
• Jabatan yang menyerahkan
• Nama jabatan yang menerima
• Keterangan (tanggal/bln/thn) pemindahan
• Tanda tangan kedua belah pihak.

76
Prinsip-prinsip penghancuran arsip

• Adanya wewenang/otoritas
• Timely
• Aman/rahasia
• Terdokumentasi
• Kesesuaian/ramah lingkungan

77
Penghancuran informasi sensitif

• Informasi personal
• Informasi keuangan/finansial/komersial
• Informasi rahasia
• Informasi tentang penyelidikan
• Informasi tentang kemungkinan adanya resiko

78
STORAGE

• The Storage function is largely concerned with
  the physical preservation and care of records and
  archives through the use of archivally sound
  and/or appropriate
• recording technology and media, packaging
  components/supplies, storage equipment,
  facilities, macro- and micro-environments
• handling procedures during retrieval/refile, use,
  copying, display, transfer and transport

79

• macro-preservation actions including- risk
  assessment and minimisation - preventative and
  protective intervention activities- disaster
  response and recovery planning- collection and
  environmental stability monitoring and-
  informational copying/media migration
• micro-conservation treatments to stabilise,
  repair, strengthen and/or protect individual
  documents or series.

80
SUSTAIN

• The final CADSS letter represents Sustain, which
  is used here as a synonym for management - the
  function that sustains the recordkeeping regime
  as a viable and effective component of its host
  organisation.

81
Sumber Bacaan

• Ham, Gerald F. 1193. Selecting and appraising
  archives and manuscripts. (Archival Fundamentals
  Series). Chicago ASA. hal. 25-37.
• ISO/TR 15489-2. Information and
  Documentation-Records Management 2001.
• Kennedy, Jay. 1998. Records Management a guide
  to corporate record keeping. 2nd.ed. Melbourne
  Addison Wesley Longman.
• Saffady, William. 2004. Records and Information
  Management Fundamentals Practice. Kansas ARMA
  International