Evaluation des prestataires Conf

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Evaluation des prestatairesConférence de Beaune
- 07/10/2004
Pierre-Olivier BONNAUD
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Points abordés

• Quelques définitions
• Le processus de sélection du prestataire
• La rémunération du prestataire et lintéressement
• La réversibilité
• Le démarrage du contrat
• Le suivi du contrat
• La situation de la certification

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Quelques définitions
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Coût Global de Maintenance (CGM)

• Cest la somme
• Coût dintervention maintenance (CIM)
• Coût de défaillance maintenance (CDM)
• Coût des stocks maintenance (CSM)
• Amortissement des surinvestissements de
  maintenance (ASM)

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Activités de la fonction maintenance

• Gestion long terme
• Politique de renouvellement ou de rénovation
• Indicateurs de performance maintenance globale
• Choix du recours à la sous-traitance
• Compétences du personnel
• Evolution des procédures organisationnelles
• Budget maintenance
• Plan de progrès
• Moyens de traitement des informations (GMAO)
• Gestion moyen terme
• Visualisation prévisionnelle de la charge
• Décisions de priorités
• Maîtrise des délais de réalisation
• Analyse des indicateurs de performance et
  décision dactions
• Suivi budgétaire

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Activités de la fonction maintenance

• Réflexion long terme
• Maintenance prise en compte à linvestissement
• Cahier des charges maintenance pour lachat de
  pièces de rechange et de prestation
• Intervention de maintenance assurée par la
  production
• Veille technologique en maintenance prédictive
• Veille technologique en mode opératoire
  dintervention
• Réflexion moyen terme
• Politique de maintenance des matériels
• Préparation des interventions A
• Définition des stocks de pièces de rechange
  assurance
• Déclenchement des interventions de maintenance
  préventive
• Tenue de la documentation maintenance
• Réception maintenance des nouveaux investissements

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Activités de la fonction maintenance

• Réalisation
• Affectation des moyens aux besoins priorités
  quotidiennes
• Suivi davancement et réception des interventions
• Préparation des interventions de niveau B
• Comptes rendus dintervention
• Liaison quotidienne avec les utilisateurs des
  matériels
• Administration du personnel
• Réalisation du préventif
• Réalisation des dépannages
• Réalisation des réparations
• Réalisation des modifications maintenance

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Activités de la fonction maintenance

• Gestion des pièces de rechange
• Règles dapprovisionnement et de
  réapprovisionnement
• Règles de gestion des stocks
• Identification des stocks
• Tenue des mouvements de stocks
• Optimisation des magasins
• Réception des pièces de rechange
• Inventaire des stocks
• Analyse des fournisseurs
• Tableau de bord

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Obligation de moyen /Obligation de résultat
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Les différents types de sous-traitance

• Obligation de moyen
• Le prestataire se doit de mettre en œuvre les
  moyens contractuels en qualité et en quantité
• Garantie des moyens mis en oeuvre
• Obligation de résultat
• Le prestataire se doit datteindre le résultat
  défini contractuellement
• Il définit ce quil doit faire et le mode
  opératoire
• Garantie sur le résultat obtenu

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Avantages et inconvénients de la prestation de
résultat pour le donneur dordre

• Avantages
• le paiement dune prestation dont le montant est
  variable (intéressement) en fonction du résultat
  atteint, donc une garantie sur lobtention du
  résultat défini,
• un allègement des activités de suivi des travaux
  réalisés qui ne concernent plus que la réception
  des résultats,
• le recours à des prestataires de qualité sachant
  sengager sur un résultat à atteindre compte tenu
  de leur expérience.

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Avantages et inconvénients de la prestation de
résultat pour le donneur dordre

• Inconvénients
• le risque de perdre la maîtrise du mode
  opératoire, voire de sa connaissance.
• la nécessité de définir parfaitement les
  résultats à atteindre, et ceci, sous une forme
  quantifiable et vérifiable sans ambiguïté,
• la difficulté de changer dobjectifs de
  performances pendant la relation donneur dordre
  prestataire,
• les risques encourus si le prestataire na pas
  les qualités requises.

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Avantages et inconvénients de la prestation de
résultat pour le prestataire

• Avantages
• La fourniture des prestations avec une valeur
  ajoutée plus élevée, car il fournit des
  prestations de gestion et réflexion moyen terme,
• La réalisation dune prestation bien définie et
  quantifiée en terme de résultat à atteindre,
• La reconnaissance comme prestataire expert dans
  son métier.

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Avantages et inconvénients de la prestation de
résultat pour le prestataire

• Inconvénients
• une prise de risque car lobtention des résultats
  dépend
• de l'état réel de départ des installations. Si le
  prestataire maîtrise parfaitement ses modes
  opératoires standards, il nempêche que le mode
  opératoire à appliquer sur le cas concret du
  donneur dordre dépend, en partie, de ce que dit
  celui-ci sur la situation de départ,
• du comportement des utilisateurs des prestations.
  Ceux ci ont un impact sur la prestation en
  respectant les conditions prévues
  contractuellement.
• un coût plus élevé pour létablissement de sa
  proposition.

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Le processus de sélection
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Le processus de sélection

• Les étapes
• Présélection
• Cahier des charges de consultation
• Evaluation et présélection
• Sélection finale
• Contrat de maintenance

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Objectif de la présélection

• Les objectifs
• Consulter tous les prestataires sans a priori
  des idées nouvelles peuvent en sortir,
• Eviter de traiter le détail sans traiter
  lessentiel,
• Retenir les 2 prestataires qui présentent la
  meilleure garantie et avec qui il sera ensuite
  mené les négociations finales.

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La présélectionle cahier des charges
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Le cahier des charges de présélection

• Composition
• Objectifs attendus
• Résultat attendu
• Objectif du recours à un prestataire
• Le descriptif technique basique
• Matériel concerné
• Activités à effectuer par le prestataire (matrice
  de répartition des activités)
• Les contraintes du donneur dordre à respecter
• Les obligations du donneur dordre
• Les moyens du prestataire
• Les obligations du prestataire
• Les procédures organisationnelles

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Le cahier des charges de présélection

• Composition (suite)
• Le descriptif technique optionnel avec pour
  chaque option
• Le pourquoi de loption,
• Les obligations des partenaires.
• Le chapitre commercial
• Type de rémunération possible
• Possibilités dintéressement
• Conditions de révision de prix

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Le cahier des charges de présélection

• Composition (suite)
• Le chapitre juridique
• Les règles de sécurité
• Les règles sociales
• Les règles de protection de lenvironnement
• Les assurances
• Les conditions suspensives
• Les litiges
• La structure des réponses (structuration pour
  évaluation des offres) les paragraphes doivent
  correspondre à des questions dont les réponses
  serviront à évaluer les offres.

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Le cahier des charges de présélection

• Composition (suite)
• Le nom des interlocuteurs chargés de répondre aux
  questions
• Les annexes
• Elles explicitent les chapitres.
• Listes de matériels.
• Procédures organisationnelles.
• Ne pas trop en mettre pour ne pas disperser les
  réponses.

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La présélectionLévaluation des offres
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Lévaluation des offres

• Les critères dévaluation
• Coût
• Prix forfaitaire
• Partie variable sil y en a
• Formule dintéressement
• Expérience dintéressement
• Formule de révision
• Flexibilité
• Répartition des effectifs (national, régional,
  local)
• Procédure de gestion des répartitions des
  effectifs
• Délai
• Procédure de maîtrise prévisionnelle de la charge
• Procédure de distribution des travaux
• Procédure de gestion des travaux

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Lévaluation des offres

• Les critères dévaluation
• Qualité
• Références similaires
• Expérience du personnel
• Ancienneté du personnel
• Temps consacré à la formation
• Procédures AQ ou certifications
• Moyens matériels prévus
• Taux daccident du travail
• Réactivité
• Effectifs mobilisables sur travaux non prévus
• Moyens matériels mobilisables sur travaux non
  prévus
• Moyens matériels pour localiser le personnel

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Lévaluation des offres

• Les critères dévaluation
• Autres
• Reprise du personnel
• Expérience GMAO
• NB les critères sont à sélectionner compte tenu
  de lobjet de la sous-traitance
• Prestation limitée,
• Contrat de maintenance.

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Lévaluation des offres

• Comment noter loffre dans chacun des critères
• Coûts
• Valeur de la part forfaitaire et sa définition
• Valeur de la part variable et son contenu,
• Intérêt de la formule dintéressement
• Flexibilité
• Existence et facilité de compréhension des
  procédures
• Qualité
• Choix des références nom coordonnées
• Information complète transmise

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Lévaluation des offres

• Délai
• Existence et facilité de compréhension des
  procédures
• Réactivité
• Existence et facilité de compréhension des
  informations
• Autres
• Information complète transmise
• Options
• Pertinence par rapport aux objectifs du donneur
  dordre.
• Points forts
• Ils sont cités, justifiés et vérifiables
  facilement par le donneur dordre

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La sélection finale
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La sélection finale

• Pour les 2 prestataires présélectionnés
• Visite des références citées
• Points forts et points faibles
• Similitude par rapport aux besoins du donneur
  dordre
• Interview du responsable de chantier proposé
• Expérience
• Comportement
• Connaissances
• Réalisation de chantiers tests
• Préparations, qualité du travail, rangement,
  comportement sécurité, protection de
  lenvironnement, compte rendu dintervention.
• Remise du projet de contrat et négociation
  contractuelle

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Le contrat de maintenance
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Le contrat de maintenance

• Son objectif
• Revoir les modalités de la rémunération de la
  prestation en coordination avec les Achats
• Mettre en forme
• Ce qui doit être fait
• Ce qui éventuellement se traitera devant les
  tribunaux
• Le mode de rémunération de la prestation

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Le contrat de maintenance

• Cest une reprise du cahier des charges de
  présélection en incluant
• Les accords aux dérogations
• Les conditions de paiement du ressort des achats
• La partie juridique détaillée du ressort du
  juriste
• Les assurances
• Les conditions suspensives
• Les litiges

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Les différents types de rémunération dun
prestataire
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Les types de rémunération dun prestataire

• FORFAIT
• Montant fixe au départ
• Interventions définies pour un montant précis,
  donc parfaitement définissables.
• Attention
• Aux avenants dus aux imprécisions
• Aux imprévus
• Utilisable pour des prestations limitées dont
  létat initial et létat final sont parfaitement
  connus

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Les types de rémunération dun prestataire

• MONTANT VARIABLE
• Quantité variable à un prix défini
• Rémunération aux bordereaux (mini forfait)
• En régie temps prévu ou temps passé
• Attention
• Le prix de lheure du prestataire est un coût
  complet comprenant la marge.

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Les types de rémunération dun prestataire

• PARTIE FIXE PARTIE VARIABLE (COST FEE)
• Une partie fixe (fee) qui prend en compte les
  frais fixes de lintervention
• Encadrement
• Matériel, outillage,
• Marge, etc.
• Une partie variable (cost) qui prend en compte le
  coût variable de la prestation
• Masse salariale,
• Frais de déplacement, etc.

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Les types de rémunération dun prestataire

• PARTIE FIXE PARTIE VARIABLE (COST FEE)
• Nécessite une définition de la plage des heures
  cost et un suivi des heures par intervention
• Intérêt limiter le CIM en garantissant au
  prestataire un chiffre daffaire

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Lintéressement
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Objectif de lintéressement

• Ce dispositif souvent appelé "intéressement" ou
  "bonus - malus" a pour objectif de
• motiver le prestataire sur lévolution positive
  dindicateurs de performance concernant la
  prestation (application dune clause de bonus),
• sanctionner les défaillances du prestataire
  lorsque celles-ci lui sont intégralement
  imputables.
• Ce dispositif, apte à moduler la valeur
  économique du contrat, doit cependant rester dans
  les limites acceptables juridiquement c'est à
  dire ne pas être considéré comme une clause
  léonine le montant du bonus malus ne peut
  excéder 15 du montant de base.

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Quelle formule dintéressement?

• Les modalités dintéressement dépendent
• Des objectifs du contrat
• Du respect des contraintes par le prestataire
• Encore faut-il être capable de quantifier les
  objectifs et le non respect des contraintes
• Points importants
• une organisation de contrôle régulière,
  rigoureuse, objective et rationnelle.
• la maîtrise par le prestataire de lensemble des
  paramètres nécessaire à latteinte du résultat en
  question.
• Des formules dintéressement
• parfaitement quantifiables
• claires et simples,
• réellement adaptées et cohérentes avec le
  résultat à atteindre

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Quelle formule dintéressement?

• Des formules souvent usitées
• Sécurité
• Taux de fréquence
• Taux de gravité
• Ratio dinterventions arrêtées pour non respect
  des règles de sécurité
• Qualité
• Retouches suite à intervention
• Résultat daudit
• Délais
• Respect des délais sur interventions
  programmables
• Réactivité
• Réactivité sur évènements imprévus
• Idées de progrès
• De 50 à 100 du gain annuel des améliorations
  préconisées

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Les clauses de réversibilité
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Maintien du savoir-faire la réversibilité

• Principe
• Permettre au donneur dordre de reprendre ou de
  faire reprendre lexécution des prestations à
  tout moment du contrat
• Comment
• Des clauses de réversibilité définies dans le
  contrat
• Un dispositif de contrôle régulier de la
  faisabilité de la réversibilité audits

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Maintien du savoir-faire la réversibilité

• Clauses de réversibilité dans les contrats
• état des lieux contradictoires des installations
  et services rendus
• pour les installations dates de mise en service
  et rénovation, durée de vie prévisionnelle,
• pour les services aux occupants inventaire des
  services rendus,
• pour les utilités descriptif des utilités
  livrées.
• modalités sur le devenir du personnel du
  prestataire en cas d'arrêt du contrat,
• modalités de reprise des éventuels
  investissements en équipements effectués par le
  prestataire,

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Maintien du savoir-faire la réversibilité

• Clauses de réversibilité dans les contrats
  (suite)
• modalités de transmission des procédures, et
  informations à un nouveau prestataire,
• modalités de reprise des contrats de
  sous-traitance,
• garantie de continuité des performances avec
  pénalités spécifiques en période de suspension de
  contrat ou de fin de contrat.

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Démarrage dun contrat de maintenance
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Le démarrage dun contrat de maintenance

• Quelques phases indispensables
• Sensibiliser sur le contrat de maintenance tous
  les partenaires
• Utilisateur du matériel
• Gestionnaire maintenance
• Prestataire maintenance
• Former le prestataire aux procédures
  organisationnelles.
• Former le prestataire à la GMAO.
• Mettre en œuvre la structure de communication
  interne avec un responsable désigné et procédure
  de remplacement (1 prestataire 1 donneur
  dordre).
• Mettre en œuvre le tableau de bord se suivi du
  contrat

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Le démarrage dun contrat de maintenance

• Quelques phases indispensables (suite)
• Définir des réunions contractuelles lors
  desquelles sont identifiées des actions de
  progrès.
• Rédiger le plan de prévention.
• A retenir
• Le démarrage de contrat sétale généralement sur
  une période de 2 à 3 mois.
• Rémunérer le prestataire pour cette phase de
  démarrage en lien avec des jalons (rémunération
  uniquement si atteinte du résultat escompté) gt
  planning gt réception

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Suivi du contrat de maintenance
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Le suivi du contrat

• La maîtrise de la performance des activités
  externalisées nécessite
• le suivi des résultats réellement obtenus grâce
  aux tableaux de bord de mesure des performances
  de la prestation,
• lanalyse des résultats obtenus pour définir les
  progrès potentiels existants et déterminer les
  actions de progrès correspondantes,
• la mise en œuvre dune structure de pilotage, de
  communication et de dialogue entre le donneur
  dordre et son prestataire,
• le maintien du savoir-faire au donneur dordre.

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Tableaux de bord

• Les tableaux de bord sont structurés sur la
  hiérarchisation ABC (ou Pareto ou 20-80) lié au
  constat que
• 20 des événements représentent 80 de la
  situation totale, et ce sont ces évènements qui
  nécessitent les efforts danalyse (événements A),
• 30 des évènements représentent 15 de la
  situation totale (évènements B),
• 50 des évènements représentent 5 de la
  situation totale (évènements C).

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Tableaux de bord

• Les indicateurs de niveau équipement sont ceux
  qui sont les plus significatifs car ils
  permettent véritablement de mesurer la
  performance dun équipement dans son coût global
  de maintenance et dans ses différentes
  composantes.
• Ces tableaux de bord sont à compléter par des
  tableaux de bord provisoires ayant pour
  objectifs
• la mesure des résultats suite au lancement
  dactions de progrès,
• lidentification des origines de défaillances,
  lors danalyses causales par exemple.

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Structure de pilotage lAO

• L'organisation du déroulement du contrat
  nécessite une AO (assistance par ordinateur)
  pour
• faire circuler l'information demandes
  d'intervention et suivi, tableaux de bord, niveau
  de stocks, suivi des commandes, etc.
• classer, trier, traiter, archiver les données
  saisies.
• 2 solutions sont possibles
• système AO imposé au prestataire
• système AO choisi par le prestataire
• le prestataire est formé au système choisi donc
  pas de formation à prévoir en phase de démarrage

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Structure de pilotage les réunions

• La coordination entre le donneur dordre et son
  prestataire se fait lors de réunions définies
  dans le contrat. Généralement des fréquences
• Hebdomadaires
• planning prévisionnel des interventions et
  didentifier les contraintes prévisionnelles du
  donneur dordre
• Mensuelles
• Examen des tableaux de bord de la prestation,
• Définition des faits nécessitant une analyse de
  progrès,
• Décision des projets d'améliorations proposés par
  le prestataire,
• Définition de la valeur des indicateurs servant
  au paiement de lintéressement

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Structure de pilotage les réunions

• Fréquence des réunions (suite)
• Trimestrielles
• Examen de la tenue des objectifs généraux de la
  prestation,
• Examen des difficultés de déroulement du contrat
• Lors de chaque réunion, un programme d'actions
  est élaboré, comportant
• le descriptif des actions à mener et leurs enjeux
  financiers,
• le responsable des réflexions à mener,
• le délai de résolution au plus tard.

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Structure de pilotage les audits

• La réalisation d'audits qualité a pour objectif
  d'identifier les défaillances organisationnelles
  et humaines .
• Les défaillances peuvent être
• actions prévues non réalisées,
• retard dans la réalisation des actions,
• non conformité des actions réalisées
• défaut dans la veille réglementaire.

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Structure de pilotage les audits

• Une définition du processus d'audit est réalisée
  et présenté au prestataire lors de la phase de
  démarrage.
• Les audits portent sur
• les résultats attendus par le donneur dordre,
• les procédures mises en œuvre par le prestataire
  transcription du savoir faire, sécurité,
  formation du personnel, respect de la
  législation, documentation, traçabilité des
  évènements, etc.

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Evolution de la certification
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Evolution de la certification

• Sécurité
• MASE (pétrochimie et chimie)
• Directive UIC
• Qualité
• Référentiel ISO 9002

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Synthèse
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A ne pas oublier

• Prendre son temps.
• Préparer le terrain.
• Le démarrage du contrat.
• La structure de pilotage (tableau de bord,
  réunions, pilotage, audits).
• La réversibilité.
• La gestion de sa maintenance à long terme.
• Ne pas laisser le prestataire faire.
• Ne pas vivre sous la loi des 2B.

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Pierre-Olivier BONNAUD

• Ingénieur Arts Métiers
• GPMG 21
• Conseil et assistance technique (maintenance,
  investissements)

• Site web www.gpmg21.com
• Mail pob_at_gpmg21.com
• Tél. [phone]