Seminario sobre presupuesto

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
República de Colombia
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• SEGUIMIENTO FINANCIERO
• Generalidades
• Componentes
• SINEB
• Beneficios
• Interrelación FUT y SIG

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• SEGUIMIENTO FINANCIERO
• Generalidades

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COMPETENCIAS Y OBLIGACIONES FRENTE AL
SEGUIMIENTO DE LOS RECURSOS (LEY 715 de
2001) Artículo 5. Competencias de la Nación 5.9
Evaluar la gestión financiera, técnica y
administrativa del sector educativo en las
entidades territoriales. 5.21. Realizar las
acciones necesarias para mejorar la
administración de los recursos del Sistema
general de Participaciones Artículo 6.
Competencias de los Departamentos 6.1.2.
Administrar y responder por el funcionamiento,
oportunidad y calidad de la información educativa
y suministrar la información a la Nación en las
condiciones que se requiera.

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Artículo 7. Competencias de los distritos y los
municipios certificados 7.10. Administrar el
Sistema de Información Educativa Municipal o
Distrital y suministrar la información al
departamento y a la Nación con la calidad y en la
oportunidad que señale el reglamento. Artículo
8. Competencias de los municipios no
certificados 8.4. Suministrar la información al
departamento y a la Nación con la calidad y en la
oportunidad que señale el reglamento. Artículo
93. Sistema de Información las entidades
territoriales están obligadas a enviar la
información solicitada por las entidades del
nivel nacional, en los términos solicitados.
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• ESTRATEGIAS DE SEGUIMIENTO
• Reportes de Presupuesto y Ejecución financiera
  por E.T Certificada para análisis y
  retroalimentación.
• Auditorías que se realizarán anualmente por parte
  del MEN para verificar la información.

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SEGUIMIENTO FINANCIERO Componentes
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ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES
Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida
ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES
Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida
ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES
Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida
ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES
Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida
ESQUEMA DE SEGUIMIENTO FINANCIERO
BASE DE DATOS MEN
Consolidación y validación de información
ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES E INDICADORES DE GESTION
Uso de recursos, gestión financiera, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica
INF. PRESUPUESTAL
INGRESOS POR FUENTE
Presupuesto inicial y final
GASTOS POR FUENTE (SGP y resto)
Presupuesto inicial y final de funcionamiento por rubro y de inversión por proyecto
Ejecución de funcionamiento e inversión por rubro y proyecto
Ejecución regionalizada de proyectos de inversión Componentes de gasto presupuesto final, ejecución y meta física
INF. CONTABLE
PUC - Cuenta "0" a 5 dígitos
(únicamente las cuentas asociadas a presupuesto de la Secretaría de Educación)
INF. DE TESORERIA
Valor Rendimientos SGP
Pago Sueldos y Salarios
Pago Prestaciones ociales
Pago Aportes Parafiscales
Pago Contribuciones Efectivas
RESL. 166 Docente a Docente y Personal
Administrativo (ANEXO 3A)
E.T. CERTIFICADAS
MUN CERTIFICADOS Y DPTOS CON DATOS DE NO
CERTIFICADAS
DETALLADO DE NOMINA Nómina Mensual Persona a
Persona por cada devengo Aportes patronales y
parafiscales Primas y Bonificaciones
Extralegales Ascensos en el escalafón
CALIDAD Detallado semestral por municipio y
concepto
ALIMENTACIÓN Detallado semestral por municipio y
concepto
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• INFORMACIÓN PRESUPUESTAL
• Básica para análisis de gestión financiera y
  cumplimiento de normatividad respecto a
  correspondencia de ingresos de destinación
  específica con gastos asociados.
• Junto a la información contable y de tesorería
  se recoge a través del SINEB por el denominado
  anexo 30, el cual contiene 7 archivos con las
  siguientes particularidades

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ANEXO FINANCIERO (30)
Archivo Generalidad Aspectos a Considerar 2008
1 Ingresos Por fuentes y concepto SGP identificando ppto. inicial ppto. final y ejecución. Nueva fuente Monopolio a licores Se inhabilita concepto de ingreso Calidad porque todos los recursos relacionados con calidad se identifican en el anexo 32
2. Gastos De funcionamiento gastos de la SED ó de inversión recursos destinados directamente a la prestación del servicio educativo. Registro de los 5 momentos presupuestales Nuevas fuentes Monopolio a licores, otras asignaciones especiales y rendimientos financieros Nuevo concepto de funcionamiento Servicios Personales Indirectos
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ANEXO FINANCIERO (30)
Archivo Generalidad Aspectos a Considerar 2008
3. Regionali- zación Aplica a departamentos con el fin de distribuir por municipios la inversión realizada. Todos los proyectos registrados tanto para lo presupuestado como para lo ejecutado El sistema permite asignar un proyecto o el complemento del valor del mismo al código 000 que significa destinación departamental
4. Metas e Indicadores Permite asociar recursos a metas alcanzada Se registran los proyectos de inversión que apliquen a los conceptos de medición Nuevos conceptos de gasto relacionados con alimentación escolar Comparación de valores por proyectos reportados para todas las fuentes (antes sólo SGP)
Los proyectos aquí registrados deben coincidir
con los valores reportados en el archivo de
gastos, tanto para el presupuesto definitivo como
para la ejecución.
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ANEXO FINANCIERO (30)
Archivo Generalidad Aspectos a Considerar 2008
5. Rezago Valor de las cuentas por pagar y de las reservas Relación de cuentas por pagar menos pago efectivo rezago presupuestal de la vigencia
6. Contabilidad Información de PUC correspondiente a la cuenta cero Cambio de algunas denominaciones por ej. Gastos por afectar pasó a llamarse Gastos por Ejecutar
7. Tesorería Permite inferir sobre el manejo y nivel de inversiones, y determinar ingresos por rendimientos financieros destinados a calidad Permite inferir sobre el manejo y nivel de inversiones, y determinar ingresos por rendimientos financieros destinados a calidad
8. Deudas Ascensos Información que se viene requiriendo manualmente y contiene por vigencia el número y costo de solicitudes radicadas y pagadas Archivo nuevo
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• INFORMACIÓN PRESUPUESTAL - NOMINA
• Permite realizar un seguimiento detallado a
  gastos de personal, teniendo en cuenta que en
  este gasto se concentra más del 80 de los
  recursos de prestación del servicios SGP
• La nómina mensual se usa para apoyar los
  análisis de costos realizados por la Oficina
  Asesora de Planeación del MEN para efectos de
  calcular el complemento de planta y para realizar
  los análisis y la verificación de uso de recursos
  mediante los datos detallados de costos mensuales
  por tipo de devengo, fuente, tipo de vinculación,
  cargo, etc.. Como también los aportes patronales
  y parafiscales por municipio
• Se recoge a través del SINEB por el denominado
  anexo 31, el cual contiene 5 archivos con las
  siguientes particularidades

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ANEXO NOMINA (31)
Archivo Generalidad Aspectos a Considerar 2008
1 Devengos Registro persona a persona por fuente y devengo Nuevas opciones en la variable tipo de vinculación, quedaron así 1. Con nombramiento en propiedad, 2. Con nombramiento provisional en una vacante definitiva, 3. Con nombramiento en período de prueba, 4. Libre nombramiento y remoción, 5. Con nombramiento provisional en una vacante temporal y 6. Supernumerarios Nuevas opciones en grado en el escalafón diferenciando grado 2 con ó sin especialización Nuevas opciones de Devengos, incluyendo 25 Viáticos, 27. Estímulos por cumplimiento indicador de gestión, 28. Bonificación art. 5 dec 1171 /2004 y detallando Sobresueldos
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SOBRESUELDOS
Cambio de nombres para los siguientes
3 Sobresueldo 10 - Director de centro rural 4
Sobresueldo 15 - Docentes en Preescolar
Vinculados Antes de 23/02/84 5 Sobresueldo 20
- Coordinador de IE 6 Sobresueldo 25 - Rector
en IE que tenga por lo menos 1 grado de
preescolar y la básica completa 7 Sobresueldo
30 - Rector en IE que tenga por lo menos un
grado de preescolar y niveles de básica y media
completos 8 Sobresueldo 35 - Rector de Escuela
Normal Superior y 9 Sobresueldo 40 - Supervisor
o Inspector
Nuevos conceptos de devengo para los siguientes
sobresueldos
30 Sobresueldo 30 - Rector en IE que tenga solo
el nivel de media completo 31 Sobresueldo 20 -
Rector en IE con 2 jornadas y menos de 1.000
estudiantes 32 Sobresueldo 25 - Rector en IE
con 2 jornadas con 1.000 ó más estudiantes 33
Sobresueldo 25 - Rector en IE con 3 jornadas y
menos de 1.000 estudiantes 34 Sobresueldo 30 -
Rector en IE con 3 jornadas con 1.000 ó más
estudiantes 35 Sobresueldo 35 - Director de
Núcleo 36 Sobresueldo 25 - Vicerrector de
Escuela Normal o INEM 37 Sobresueldo 20 -
Vicerrector Académico de ITA
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ANEXO NOMINA (31)
Archivo Generalidad Aspectos a Considerar 2008
2. Tabla de Primas y Bonificaciones Extralegales Pagadas Seguimiento y control mediante la descripción de todas las primas o bonificaciones existentes y reconocidas por la Ley a 30 de noviembre de 2000, con el detalle de las normas que las justifican La lista es dinámica en la medida que se van consolidando los reportes, para incluir una nueva opción se debe remitir la solicitud y norma que la justifica. Solo lo reporta quien tenga devengos por este concepto
3. Relación de personas a quienes de les pagan Primas y Bonificaciones Extralegales Pagadas Relación de los docentes y directivos docentes que las reciben (cédula y código de la prima) Relación de los docentes y directivos docentes que las reciben (cédula y código de la prima)
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ANEXO NOMINA (31)
Archivo Generalidad Aspectos a Considerar 2008
4. Aportes Patronales y Parafiscales Verificación de pagos sin situación de fondos Formulario Único de Aportes
5. Ascensos en el Escalafón Relación por cada docente o directivo docente con ascenso en el escalafón, incluyendo efecto fiscal Se inhabilitó la opción de Sobresueldo
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INFORMACIÓN PRESUPUESTAL CALIDAD Y ALIMENTACION
Estos dos anexos reúnen la información
presupuestal por todas las fuentes y conceptos de
gasto. El registro contiene la información de
presupuesto definitivo y de ejecución. Se recoge
a través del SINEB por el denominado anexo 32
para Calidad y por el anexo 33 para Alimentación.
Cada uno de estos anexos cuentan con un único
archivo con las siguientes particularidades
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ANEXO CALIDAD (32) Y ANEXO ALIMENTACION (33)
Archivo Generalidad Aspectos a Considerar 2008
Anexo 32 Archivo Calidad Permite asociar recursos a metas alcanzadas Se debe reportar por todas las entidades Las fuentes de recursos son SGP Calidad Recursos Propios Municipios No Certificados Otros Recursos Municipios No Certificados También se ajustaron los conceptos de gasto
Anexo 33 Archivo Alimentación Permite asociar recursos a metas alcanzadas Se debe reportar por todas las entidades Las fuentes de recursos son SGP Alimentación Recursos Propios Municipios No Certificados Otros Recursos Municipios No Certificados También se ajustaron los conceptos de gasto
Los conceptos de gasto por fuente deben
contener los registros tanto para el presupuesto
definitivo como para la ejecución.
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• SEGUIMIENTO FINANCIERO
• SINEB

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FLUJO PROPUESTO DE INFORMACIÓN

• Reportes a
• Áreas del MEN
• E.T
• Entes de Control
• Comunidad

MINISTERIO DE EDUCACIÓN Consolidación, validación
y reportes
ENTIDADES CERTIFICADAS Anexos de Presupuesto,
contabilidad, tesorería Anexos consolidados de
Calidad y Alimentación
MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS Información de Calidad
y Alimentación
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PREMISAS
Los anexos que contemplan la información
financiera y de nómina cuentan con las siguientes
características
Anexo Periodicidad Archivos
Financiero (30) Trimestral 8
Nómina (31) Mensual 5
Calidad (32) Semestral 1
Alimentación (33) Semestral 1

• Los reportes los debe realizar la entidad y se
  reciben a través de la herramienta única SINEB
  www.mineducación.gov.co/sineb
• Si no se reporta dentro de los plazos
  estipulados, debe mandar un correo electrónico al
  área de seguimiento a recursos, especificando las
  razones por las cuales no cumplió con el reporte,
  el anexo, vigencia, período y fechas en las
  cuales desea que se le habilite el sistema.
• Para reportar un período es necesario tener
  reportado y oficializado el período anterior no
  es posible reportar dos períodos a la vez ni
  saltar períodos de reporte.

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CARGUE
Interpretación del Resultado de Cargue Solamente
los archivos aceptados pasan a la validación de
campos es decir que los registros rechazados no
entran al sistema porque no cumplen las
condiciones básicas de estructura, por tanto no
son validados y no se consideran reportados.
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VALIDACION DE CAMPOS
Interpretación del Resultado de Validación de
Campos Después de validar los campos el sistema
entrega el resultado Registros Sin Errores ó
Registros Con Errores los primeros aparecen en
buenos y los segundos aparecen en malos.
25
VALIDACION DE ARCHIVOS
Interpretación del Resultado de Validación de
Campos Después de realizar la validación de
archivo, el sistema entrega el resultado Archivo
Sin Errores ó Archivo Con Errores en caso de
que aparezca Archivo Sin Errores ha culminado
la validación y el resultado ha sido exitoso en
caso de que aparezca Archivo Con Errores ha
culminado la validación y a pesar de que todos
los registros puedan aparecer en buenos, los
datos son inconsistentes.
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OFICIALIZACION
Interpretación del Resultado de
Oficialización Después de realizar la
oficialización se ha culminado con éxito el
reporte completo de un anexo de un determinado
período. El Ministerio de Educación revisará la
información, le retroalimentará y sí es necesario
solicitará ajustes al reporte momento en el cual
se Rechaza la Oficialización por parte del MEN
y tendrá que ser rehabilitado el período a
corregir y se reinicia el proceso hasta que de
nuevo quede oficializado.
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• SEGUIMIENTO FINANCIERO
• Beneficios

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LOGROS Y BENEFICIOS

• Se superaron los siguientes obstáculos
• Inconsistencia en valores incorporados,
  sumatorias, conceptos
• Diferentes formatos que impiden consolidación por
  sistema
• Diferentes criterios para distribuir recursos por
  nivel educativo
• Reportes incompletos ignorando las diferentes
  unidades de gasto

• En cambio, se logró implementar
• Sistema único de reporte vía WEB
• Validador que disminuyó el riesgo de error,
  garantizando uniformidad en la información
• La eliminación del reporte con la división por
  niveles educativos, facilitando así el reporte
• Reportes iguales y/o similares al manejo
  presupuestal de la entidad, evitando manipulación
  de información
• Se liberó tiempo para efectos de análisis de
  información y agiliza la retroalimentación.

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• Se unificaron requerimientos por parte de las
  distintas áreas del MEN
• Subdirección de Seguimiento a Recursos
  consolidar, verificar y analizar la información
  reportada, solicitar ajustes y emitir los
  informes e indicadores correspondientes
• Oficina de Planeación información agregada para
  análisis de costos y financiamiento del sector
• Dirección de Calidad información detallada sobre
  el uso de recursos de calidad
• Dirección de Poblaciones alimentación para
  análisis de política y requerimientos de
  asistencia técnica
• Viceministerio de Educación Básica y Media.
  Informes para evaluar el comportamiento del
  sector y la efectividad de las políticas.

• Con la información recibida ha sido posible
• Analizar la composición y uso de recursos
  disponibles para el sector asociada al
  cumplimiento de la normatividad vigente
• Evaluar la gestión financiera en cada E.T
• Identificar requerimientos específicos de
  asistencia técnica
• Reportar a los entes de control los casos así lo
  requieren en beneficio del uso a los recursos de
  la nación

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• La entidad puede realizar aprovechamiento de sus
  reportes de la siguiente manera
• Accediendo a los históricos de archivos
  reportados en el SINEB (resumen por anexo y
  record de cargues)
• Mediante el uso de las consultas de los registros
  reportados
• (módulo de consultas)
• 3) Realizando uso del Módulo Indicadores
• (módulo de consultas)
• Adicionalmente se genera la aceptación y/o
  rechazó de los reportes que envía por parte de
  los respectivos interlocutores quienes a su vez,
  después de aceptada la información remiten cartas
  de análisis con las particularidades de cada
  caso.

31
Módulo de Consultas
32
Módulo de Consultas
33

• INDICADORES BÁSICOS GENERADOS POR EL SISTEMA DE
  INFORMACIÓN FINANCIERA
• Indicadores de Financiación del Sector
• Indicadores de Financiación de metas estratégicas
• Indicadores de Destinación de Recursos
• Indicadores de Ejecución de Recursos

El resultado de los indicadores está en proceso
de revisión y ajuste, se espera que para el 2do
trim de 2008 puedan ser usados permanentemente
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INDICADORES DE FINANCIACIÓN DEL SECTOR analizar
las fuentes de financiación, la estructura del
gasto y su destinación por eje de política

• Estructura de Financiación de la Educación
  ingresos por fuente / total de ingresos
• Composición del Gasto total gasto en
  funcionamiento/gasto total y gasto en
  inversión/gasto total
• Composición del Gasto de Inversión Gasto total
  en inversión por eje de política/Gasto Total en
  Inversión
• Estructura de financiación del gasto en calidad
  Ejecución de calidad por fuente (SGP,
  rendimientos SGP y otras fuentes)/ total
  ejecución de calidad

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INDICADORES BÁSICOS

• INDICADORES DE FINANCIÓN DE METAS ESTRATÉGICAS
  verificar uso eficiente de recursos en conceptos
  relevantes para el mejoramiento de la prestación
  del servicio, descritos en
• Anexo de Información Presupuestal, archivo 4
  componentes de gasto relacionados con los
  recursos administrados directamente por la E.T
  certificada
• Anexos de Calidad y de Alimentación relacionados
  con recursos administrados directamente por los
  municipios no certificados

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INDICADORES BÁSICOS

• INDICADORES DE DESTINACIÓN DE RECURSOS verificar
  aplicación de recursos de acuerdo con los usos
  establecidos.
• Destinación Recursos de Prestación del Servicio
  (Nómina) Presupuesto Gastos de Personal SGP/
  asignado CONPES Prestación de Servicios
• Destinación Recursos de Calidad (Municipios no
  certificados) Presupuesto gastos para Calidad
  SGP/ asignado CONPES Calidad
• Destinación de Rendimientos Financieros del SGP a
  calidad Rendimientos financieros
  obtenidos/presupuesto gastos elegibles para
  calidad

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INDICADORES BÁSICOS

• INDICADORES DE EJECUCIÓN DE RECURSOS verificar
  nivel de ejecución por rubro, proyecto y
  componente de gasto.
• Incorporación de Recursos Presupuestos de
  ingresos por SGP/ valor CONPES recursos efecto
  del presupuesto de la vigencia anterior
  (excedentes, valores no incorporados y
  rendimientos financieros)
• Ejecución por proyecto y componentes de gasto
  Ejecución (total, proyecto y por componente) /
  Presupuesto final (total, proyecto y por
  componente
• Ejecución de Reservas Ejecución de reservas SGP/
  Presupuesto de Reservas SGP

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PERSPECTIVAS

• Interrelación con el SIG Sistema Interno de
  Gestión
• Se ha iniciado la labor de armonización de los
  archivos planos el primer archivo que se espera
  generar es el archivo de devengos anexo de nómina
• Es preciso mencionar que el SIG es un sistema de
  la Secretaria que facilita su gestión pero no
  reemplaza las labores de reporte en el SINEB. Se
  espera en el mediano plazo implementar dentro de
  estas herramientas opciones que faciliten la
  labor en al entidad

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PERSPECTIVAS

• Interrelación con los demás organismos estatales
• El MEN participa en el proceso de diseño e
  implementación del denominado Formulario Único
  Territorial FUT, que en cumplimiento del
  decreto número 3402 de Septiembre 7 de 2007, que
  reglamenta parcialmente el artículo 31 de la Ley
  962 de 2005 donde, se busca que las entidades
  del nivel central unifiquen sus requerimientos de
  información y compartan los resultados de los
  reportes recibidos.
• Ya se llegaron a los acuerdos entre las distintas
  entidades (DNP, Banco de la República,
  Minhacienda, Mininterior, Contaduría, DAFP, DANE,
  Contraloría y Mineducación, entre otros). En
  junio se realiza la prueba piloto con 100
  entidades

40
PERSPECTIVAS

• La recolección por el SINEB estará activa hasta
  que el FUT sea implementado y conocido por todos
  los usuarios, así como las herramientas de
  captura y recolección (CHIP) para garantizar la
  asignación de recursos y dar cumplimiento a lo
  establecido por la ley 715
• El FUT no contempla el anexo de nómina ni el de
  planta.