TABLAS DE RETENCI

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• TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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LEGISLACIÓN TRD

• Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Art.
  24. Obligatoriedad de las TRD.
• Acuerdo 09/1995 Reglamenta la presentación de
  las TRD, de los organismos nacionales al AGN.
• Acuerdo 09/1997 Reglamenta el procedimiento para
  la evaluación de las TRD.
• Acuerdo 39 de 31/10/2002 Regula el procedimiento
  para la elaboración y aplicación de las TRD, en
  desarrollo del Art. 24 de la Ley General de
  Archivos.
• Acuerdo 15/2003 Integración del Comité de
  Archivo.

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LEGISLACION TRD

• Circular 001 de 1998 Creación y desarrollo del
  archivo general. Del Municipio.
• Circular 001 de 2002 Sugerencias acciones plan
  operativo de los Consejos Departamentales de
  Archivos.
• Circular Externa 001/2001 Dirigida a los
  Municipios, estableció la necesidad a las
  administraciones locales de emprender acciones
  para elaborar y presentar las TRD
• Circular 001/2006 Lineamientos de trabajo para
  los Consejos Territoriales de Archivos.

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LEGISLACION TRD

• Circular Nro. 070 Septiembre 24/09 Cumplimiento
  Ley 594 de 2000.
• Circular Nro. 035 12/06/09 Procuraduría General
  de la Nación. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000
  y organización e implementación de archivos de
  Gestión y fondos acumulados.
• Oficio Procuraduría Provincial de Pasto
  15/01/2010 Cumplimiento Ley 594.
• Normatividad del Archivo General de la Nación.

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IMPORTANCIA DE LAS TRD

• Para la administración
• Garantizan la selección y conservación de los
• documentos que tienen carácter permanente.
• Regulan las transferencias de los documentos en
  las diferentes fases de archivo.
• Facilitan el manejo de la información y
  contribuyen a la racionalización de la producción
  documental.

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IMPORTANCIA DE LAS TRD

• Facilitan el control y acceso a los documentos a
  través de los tiempos de retención estipulados.
• Permiten el manejo integral de los documentos.
• Identifican y reflejan las funciones
  institucionales.
• Permiten identificar los documentos de apoyo a la
  gestión administrativa, y pueden eliminarse en
  los archivos de gestión.
• Permiten a la administración proporcionar un
  servicio eficaz y eficiente.

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PRINCIPIOS RECTORES

• PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
• Es aquel según el cual cada documento debe estar
  situado en el fondo documental que procede,
  teniendo en cuenta que debe mantener la
  independencia de cada fondo y en este la
  integridad y carácter seriado de los documentos.
• Este principio es valido para los archivos de
  gestión, central e histórico.
• Se debe tener en cuenta este principio en los
  procesos de organización, clasificación,
  ordenación y descripción de los mismos.

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PROCEDENCIA
DOCUMENTOS ALCALDIA
DOCUMENTOS JUZGADO MUNICIPAL
GENERAL DEL ARCHIVO MUNICIPIO
DOCUMENTOS CONCEJO MUNICIPAL
DOCUMENTOS PERSONERÍA MUNICIPAL
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PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

• Hace relación al orden que llevan los documentos
  dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia
  que originó el expediente y en el orden que se
  dieron los documentos. Se debe respetar el orden
  natural de los documentos ya que son producidos
  en una relación causa efecto.

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ORDEN ORIGINAL
AGOSTO 31 DE 2009
JULIO 22 DE 2009
MAYO 7 DE 2009
HISTORIA LABORAL
RESOLUCIONES
MARZO 15 DE 2009
LIQUIDACIONES
MARZO 1 DE 2009
CONTRATOS
AFILIACIONES
HOJA DE VIDA
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PROCESOS Y DEFINICIONES TÉCNICAS

• IDENTIFICACIÓN
• Permite conocer la procedencia, caracterizar y
  describir la documentación motivo de análisis.
• ORGANIGRAMAS Son la representación gráfica de la
  organización interna de una entidad, basado en la
  estructura jerárquica, las dependencia u oficinas
  que la conforman y según las funciones.
• Es la base fundamental para la organización de
  los archivos, instrumento principal de las TRD.

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AGRUPACIONES DOCUMENTALES

• Conjunto de documentos generados por una unidad
  administrativa, en el ejercicio de sus funciones,
  los cuales según su jerarquía se detallan en el
  organigrama, originando los
• FONDOS Corresponden a la totalidad de la
  documentación producida, recibida, conservada por
  una entidad, también se considera la totalidad de
  las series documentales de una misma procedencia,
  de una Institución o persona.

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CLASES DE FONDOS

• En una institución se encuentran los siguientes
  fondos
• Fondos abiertos Se consideran los vigentes.
• Fondos cerrados Suprimidas o reestructuradas.
• Fondos acumulados Sin organización, ni
  conservación.
• SECCIONES Son las subdivisiones del fondo,
  identificadas con la producción documental de una
  unidad o división administrativa o funcional de
  la institución que produce el fondo. En raras
  ocasiones existen la subsecciones.

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• UNIDAD ADMINISTRATIVA

Unidad técnico-operativa de una institución como
ejemplo tendríamos las oficinas de Talento
Humano, Tesorería, etc.
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SERIE DOCUMENTAL
Es el conjunto de unidades documentales de
estructura y contenidos homogéneos, producidos
por una unidad administrativa en cumplimiento de
sus funciones. Eje. Acuerdos, Decretos,
Resoluciones. Las series documentales pueden ser
simples o compuestas, de allí que existan sub
series documentales.
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CLASIFICACIÓN DE LA SERIE
SERIES DOCUMENTALES SIMPLES Son independientes
de otras unidades documentales Acuerdos,
Resoluciones, Decretos.
SERIE
SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS Conocidas como
expedientes, compuestas por varios tipos
documentales diferentes Historia laboral,
procesos jurídicos, investigaciones
disciplinarias, contratos,
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erasmohl_at_gmail.com
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SUBSERIES DOCUMENTALES

• Conjunto de unidades documentales que forman
  parte de una serie y se jerarquizan en forma
  separada del conjunto de la serie por los tipos
  documentales que varían de acuerdo al trámite de
  cada asunto. Ejemplos
• Actas Comité financiero, Comité Capacitación,
  Actas de Junta.
• Contratos Arrendamiento, construcciones,
  prestación de servicios, de asesoramiento,
  interventoría.

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TIPO DOCUMENTAL

• Es una unidad documental simple
• Unidad que reúne todas las características
  necesarias para ser consideradas documento. Eje.
  Dentro de la Serie Historia Laborales encontramos
  los siguientes tipos documentales Hoja de vida
  con sus anexos, certificados Procuraduría,
  Contraloría, Das, Resolución de nombramiento,
  Acta de posesión .

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CONFORMACIÓN DEL ARCHIVO
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ESTRUCTURA DEL FONDO DOCUMENTAL CON BASE EN EL
ORGANIGRAMA
CONCEJO MUNICIPAL 100
PERSONERIA MUNICIPAL 300
DESPACHO ALCALDÍA 200
SECRETARÍA HACIENDA 220
UMATA 230
SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO 210
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 240
OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS 250
INSPECCIÓN DE POLICÍA 211
TESORERÍA 221
UNIDAD DE EDUCACIÓN 241
TALENTO HUMANO
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SERIES
TIPOS DOCUMENTALES HISTORIAS LABORALES
Hoja de Vida
Acta de Posesión
PROGRAMAS
Programación Eventos BIENESTAR SOCIAL

Listado de Participantes
Informes INFORMES
Informe
Cuadros estadísticos Informes de
Gestión (Subsidie)
CASA DE LA CULTURA 242
COMISARÍA DE FAMILIA 212
UNIDAD DE SALUD 243
TALENTO HUMANO 244
CULTURA 214
SECCIONES DOCUMENTALES
SUBSECCIONES DOCUMENTALES
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CUADROS DE CLASIFICACIÓN

• El primer paso es abordar la identificación de
  las agrupaciones
• documentales fondos, Sección, Sub Sección, a
  partir de la
• información contenida en los actos
  administrativos de creación,
• reestructuraciones, supresiones, disposiciones
  que han modificado la
• estructura de la entidad o del organismo
  productor y de los
• organigramas. Se debe tener en cuenta organismos
  que han
• precedido a la entidad, organismos que heredan
  competencias.
• Podemos encontrar fondos abiertos, cerrados y
  acumulados.
• Cada fondo documental debe clasificarse
  independientemente.
• Se distinguen dos niveles
• Fondo, Sección y sub - secciones
• Series, Sub - Series, Tipos documentales Es
  decir los testimonios de las actividades
  desarrolladas por cada oficina.

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VALORACIÓN DOCUMENTAL

• El objetivo de la valoración es proteger el
  PATRIMONIO DOCUMENTAL, ya que permite el
  establecimiento de valores primarios y
  secundarios y su permanencia en cada una de las
  fases del archivo.
• Consiste en determinar el valor administrativo,
  legal, fiscal, contable, y el valor histórico,
  cultural o científico de los documentos.

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QUIEN REALIZA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL

• Los archivistas se deben apoyar por expertos en
  las áreas administrativas, legal y contable. En
  la valoración secundaria es necesaria la
  participación de historiadores, productores,
  archivistas.
• En un Sistema integrado de Archivos, la
  valoración se realiza desde dos perspectivas
• La del organismo productor, que se lleva a cabo
  desde el archivo central correspondiente.
• La de la administración general coordinada por el
  AGN, con la participación de los archiveros de
  las Entidades Nacionales, apoyados en comisiones
  especializadas.

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VALORACIÓN EN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO GENERAL
ARCHIVO HISTÓRICO
VALORES PRIMARIOS
VALORES SECUNDARIOS

• ADMINISTRATIVO
• JURIDICO
• CONTABLE
• FISCAL
• TECNICO

• HISTÓRICO
• CULTURAL
• CIENTIFICO

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Helena Acosta Portillo-heacopo97_at_hotmail.com
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VALORES PRIMARIOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

• Valor Administrativo Este valor se encuentra en
  todos los documentos producidos o recibidos en
  cualquier institución, para responder a una
  necesidad administrativa, mientras dure su
  trámite y son importantes para la toma de
  decisiones y la planeación.
• Valor Jurídico Es aquel que deriva derechos
  legales, regulados por el derecho común.
• Valor Legal Documentos que sirven de testimonio
  ante la Ley.
• Valor fiscal Es la utilidad de la información
  para el tesoro o hacienda pública.
• Valor contable Soportan la información de
  movimientos económicos de una entidad cuentas,
  registros de ingresos, egresos.

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VALORES SECUNDARIOS DEL ARCHIVO PERMANENTE O
HISTÓRICO

• Son aquellos que sirven de referencia para la
  elaboración o reconstrucción de cualquier
  actividad de la administración son fuente
  primaria para la historia, y como testimonio de
  la memoria colectiva. SON EL PATRIMONIO DE LA
  COMUNIDAD QUE LOS CREO Y LOS UTILIZA.
• Algunos documentos nacen con valores permanentes,
  por las razones citadas, otros alcanzan estos
  valores como resultado de la valoración.

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LA VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

• Establecer los TIEMPOS DE RETENCIÓN teniendo en
  cuenta las disposiciones legales en cuanto al
  ciclo vital de los documentos. Ejemplo
• Un contrato se conserva hasta 5 años en gestión,
  15 años en el archivo central.
• Las disposiciones finales corresponden a la
  Conservación total, Microfilmación y/o
  digitalización, selección, y eliminación.

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CONSERVACION TOTAL

• Cuando marcamos esta casilla, se debe interpretar
  que la serie o sub serie documental se conserva
  permanentemente, por considerarse de valor
  histórico.
• MICROFILMACIÓN Documentos con imágenes
  fotográficas reducidas, siendo necesario para su
  consulta la utilización de aparatos lectores,
  bien sea en rollos de microfilm o microficha.

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SELECCIÓN DOCUMENTAL

• Proceso mediante el cual se determina la
  conservación parcial de la documentación por
  medio del muestreo. La selección permite
• Optimizar el control y facilitar el acceso a los
  documentos requeridos por la Entidad o por el
  usuario externo.
• Ofrece acervos documentales integrales que
  reflejan la estructura de la entidad productora.
• Reduce costos en espacio, tiempo y materiales.
• Garantiza la conservación documental.
• La selección es un proceso que debe
  institucionalizarse, estableciendo pautas
  generales que sean observadas y aplicadas en
  todos los ámbitos.

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SELECCIÓN DOCUMENTAL

• Este trabajo requiere de conocimiento amplio de
  la Institución productora de los documentos.
• No existe una norma general de selección, sin
  embargo señalaremos algunos elementos
  indispensables
• Se aplica a documentos que han perdido su
  vigencia.
• Se aplica a series documentales voluminosas y su
  contenido se repite o s encuentra en otras
  series.
• Su valor informativo no amerita conservación
  total.
• Cuando no requiere conservarse totalmente se
  puede aplicar un muestreo.

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ELIMINACIÓN

• Es la destrucción de los documentos que han
  perdido su valor administrativo, jurídico, legal,
  fiscal o contable y que no tienen valor
  histórico, que carecen de relevancia para la
  historia y la tecnología. Debemos tener en
  cuenta
• La eliminación si no está establecida por Ley o
  Reglamento es responsabilidad del Comité de
  Archivo.
• Los documentos señalados como eliminables, deben
  destruirse cuando se cumpla el plazo fijado por
  las TRD.
• Ninguna serie se puede destruir si no está
  registrada en la TRD.
• Se debe levantar un acta acompañada del
  inventario.

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• ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TRD

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PASOS METODÓLOGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD
1o. Compilación de información institucional 2o. Entrevista con los productores de los documentos 3o. Análisis e interpretación de la información
Normas sobre creación y cambios estructurales. Manuales de procedimientos. Funciones de las dependencias Organigrama actualizado Aplicación de Encuesta Estudio Unidad Documental (ver anexo). Identificación y conformación de series Valoración documental
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COMPILAR LA INFORMACION SOBRE LA INSTITUCION

• Consiste en recopilar la información referente a
  la entidad, si es pública del orden Municipal
  como Alcaldía, Personería, Concejo, Institutos
  Descentralizados
• Se recopila
• Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones y
  demás actos administrativos que informen sobre la
  creación y funciones de las dependencias que
  conforman cada una de las entidades.
• Manuales de funciones, procedimientos,
  Organigramas, Resoluciones de conformación de
  Comités en cada una de las entidades.

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ENTREVISTA Y ENCUESTA
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• ANALISIS DE LA INFORMACION
• Es la etapa más delicada, se identifican las
  series, sub series, tipos documentales se debe
  mirar detenidamente el tiempo de retención de
  cada serie y el lugar de permanencia según su
  ciclo vital.
• Esta parte le concierne a un grupo
  interdisciplinario denominado Comité de Archivo.
• En esta etapa es importante tener claro la
  valoración de los documentos.
• Se debe establecer la codificación de la
  estructura orgánica, teniendo en cuenta los
  niveles de dependencia jerárquica y solo
  asignando un código a aquellas oficinas o grupos
  de trabajo que estén debidamente creados por un
  acto administrativo.

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• EJEMPLO DE CODIFICACIÓN ALCALDÍA MUNICIPAL

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COMPILACION DE INFORMACION
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39
39
Helena Acosta Portillo-heacopo97_at_hotmail.com
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CODIFICACIÓN ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA MUNICIPAL 300
DESPACHO ALCALDÍA 200
CONCEJO MUNICIPAL 100
SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO 210
SECRETARÍA HACIENDA 220
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 240
OFICINA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS 250
UMATA 230
TESORERÍA 221
INSPECCIÓN DE POLICÍA 211
UNIDAD DE EDUCACIÓN 241
CASA DE LA CULTURA 242
COMISARÍA DE FAMILIA 212
UNIDAD DE SALUD 243
40
41
CUADRO CLASIFICACION MUNICIPIO
FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN
200 - 210 - 211 -
Alcaldía Municipal Secretaría General y de Gobierno Inspección de Policía
Normalmente en los cuadros de Clasificación
encontramos Sub Sección 1 y Sub Sección 2. Se
acostumbra a colocar una columna para el código.
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CUADRO DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad DOCUMENTAL
211- 01 211 - 01.01
CONTRAVENCIONES Contravenciones Ordinarias Expediente

Contravenciones Especiales Expediente
211 - 01.02
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• APLICACIÓN DE LAS TRD

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• DIFUSIÓN
• ACTO ADMINISTRATIVO

• CAPACITACIÓN
• INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIÓN
• NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
  GESTIÓN
• TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

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• MODELO DE TABLAS
• DE RETENCIÓN
• DOCUMENTAL

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Funciones GERENTE

• Dirigir la empresa, manteniendo la unidad de
  intereses, en torno a la misión y objetivos de la
  misma de acuerdo a las políticas del Plan
  Institucional de Gestión y Resultados.
• Ser nominador y ordenador del gasto de acuerdo
  con las facultades concedidas por la Ley y los
  Reglamentos.
• Representar a la Empresa Judicial y
  extrajudicialmente.
• Velar por el cumplimiento de las Leyes y
  Reglamentos que rigen a las Empresas Sociales del
  Estado.

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• FUNCIONES GERENTE
• Desarrollar planes y proyectos de salud conforme
  a la realidad socio económica y cultural de la
  región.
• Velar por la utilización eficiente del recurso
  humano, técnico y financiero de la Entidad y por
  el cumplimiento de las metas y programas
  aprobados por la Junta Directiva.
• Nombrar y remover funcionarios bajo su
  dependencia de acuerdo a las normas de
  administración de personal.
• Ejercer control administrativo para la
  operatividad el sistema contable y de costos de
  los servicios, ejecución de presupuesto,
  recaudación de fondos y propender por la
  eficiente utilización del recurso financiero.

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• FUNCIONES GERENTE
• Presentar a la Junta Directiva Informes,
  proyectos de planta de personal y reformas para
  su adecuado funcionamiento y someterlo a la
  aprobación de la autoridad competente.
• Diseñar modelos y metodología para estimular y
  garantizar la participación ciudadana, propender
  por la eficiencia de las actividades en las
  acciones tendientes a lograr metas de salud y el
  mejoramiento de la calidad de vida de la
  población.
• Garantizar el establecimiento del sistema de
  acreditación hospitalaria, de auditoria en salud
  y control interno que propicie la garantía de la
  calidad en la prestación de los servicios de
  salud.

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Formato de Tabla de Retención
Entidad Productora Hospital El
Samaritano Oficina productora Gerencia
100.01
CIRCULARES
3
20
X
Por cada una de las series se establece unos
procesos.
100.02
3
20
INFORMES
X
100.02.1
Informes de Gestión
PLANES GEREN.
5
1
100.04
X
2
100.05
RESOLUCIONES
1
X
AÑOS DE RETENCIÓN
SERIES, SUBSERIES, TIPOS DOCUMENTALES
CONVENCIONES CT-Conservación Total E-
Eliminación Firma Responsable........
.............................. M- Microfilmación
S- Selección
Jefe de Archivo

Fecha........................
..................................
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ASPECTOS PARA SU PRESENTACIÓN

• INTRODUCCIÓN Se menciona la metodología,
  sustentación de la eliminación, sustentación de
  la TRD para la organización de los Archivos de
  gestión, las transferencias primarias y
  secundarias, procedimiento para su revisión y
  actualización, bibliografía y glosario.

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• TRD De cada una de las dependencias, organizadas
  de acuerdo con su estructura orgánica.
• ANEXOS Disposiciones legales de creación y
  actual estructura orgánica funcional (acuerdos,
  decretos, resoluciones), normatividad, tramites y
  conservación, acta de comité de archivo dando el
  aval.
• Sustentación de las TRD, ante el Comité de
  Archivo.
• Remisión de las TRD, al Consejo Departamental de
  Archivos, dependiendo de la institución.

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PASOS PARA APLICAR LA TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
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APLICACIÓN

• Una vez aprobadas por el Consejo Municipal de
  Archivos o el Departamental se procede
• Se adopta las tablas a través de un acto
  administrativo.
• Capacitar a los funcionarios responsables en el
  proceso de aplicación de las TRD.

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PRIMER PASO

• Elabore separadores para cada uno de las series
  y subseries, que faciliten su ubicación,
  localización física de la documentación.
• En cada separador se registra el código y nombre
  de la serie y subserie, ejemplo
• 110-01 INFORMES

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SEGUNDO PASO

• Identifique y agrupe en expedientes todos los
  documentos pertenecientes a una dependencia,
  teniendo en cuenta las series y subseries
  definidas en la Tabla de Retención Documental.

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TERCER PASO

• Ordene al interior de cada uno de los expedientes
  (carpetas), los documentos, teniendo en cuenta su
  fecha de producción o trámite. Así se aplica el
  principio de orden original.
• 110-10.2 ACTAS COM. CON INT. DIS/ 02
• - Acta 1 de enero 20 de 2002.

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CUARTO PASO

• Identifique y nombre cada uno de los expedientes,
  con la siguiente información código de la
  oficina, código serie y subserie y a continuación
  el nombre del expediente.
• Dentro de cada carpeta se debe archivar máximo
  200 folios, si requiere otra carpeta
  identifíquela con la información señalada.

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QUINTO PASO

• Ordene cada uno de los expedientes pertenecientes
  a una serie o subserie documental, utilizando el
  sistema de ordenación que facilite la
  localización y recuperación de la información ya
  sea alfabético, numérico, cronológico,
  geográfico entre otros.

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SEXTO PASO

• Adelante la foliación de cada uno de los
  expedientes que forman las diversas series y
  subseries documentales, su foliación es en el
  extremo superior derecho, con un lápiz de mina
  negra y blanda HB, B, legible, sin enmendaduras,
  empezando por el más antiguo.

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SÉPTIMO PASO

• Ubique físicamente los expedientes (carpetas) que
  conforman cada una de las series y subseries
  documentales, observando que guarden el mismo
  orden en que aparecen relacionadas en la TRD de
  la dependencia.

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OCTAVO PASO

• Identifique alfanuméricamente cada uno de los
  archivadores, de tal forma que permita la
  localización física de los expedientes.
• NOVENO PASO
• Levante el inventario documental, diligenciando
  para tal fin el formato único anexo.

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DECIMO PASO

• Una vez organizado el archivo de la dependencia
  de acuerdo a las TRD, aparecen unos documentos
  que no es posible ubicar dentro de la serie son
  los llamados DOCUMENTOS DE APOYO son de carácter
  general y sirven únicamente de soporte a la
  gestión de la dependencia pero no constituyen
  documento de archivo.

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DOCUMENTOS DE APOYO

• Copias de normas externas (leyes, decretos,
  circulares, resoluciones).
• Estudios de documentos técnicos que sirven como
  información.
• Copias o fotocopias de documentos que son
  generados por la Alcaldía, pero por función solo
  se conservan en un dependencia. En las otras
  oficinas solo cumplen la función de informar, por
  lo cual pierden todos sus valores.

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• Artículos de prensa, publicaciones u otra clase
  de documentos o impresos que no constituyen
  documentos de archivo, cuyo destino es una
  biblioteca o centro de documentación.
• Invitaciones, tarjetas, plegables de programas y
  propaganda sobre productos comerciales, de
  posible interés para la administración.

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UN DECIMO PASO

• Finalmente se debe observar el cumplimiento de
  los tiempos de retención que están dados para el
  archivo de gestión de la dependencia según la
  TRD, este tiempo se cuenta desde el momento en
  que la serie o subserie ha cumplido su trámite en
  la oficina.

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66
PREGUNTAS ?
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La información es tomada del Archivo General de
la Nación GRACIAS Y MUCHOS ÉXITOS
67