Sin ttulo de diapositiva

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA SECCIONAL
CALI SOLICITUDES DE GIRO Oficina de
Contabilidad y Presupuesto
INICIAR
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MENU PRINCIPAL
1. Procedimiento General de una Solicitud de
Giro 2. Tablas de Impuestos y Retenciones 3.
Entrada a la Aplicación FINANZAS PLUS 4. Tipos de
Solicitudes de Giro 5. Salir
Elija su opción !
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Definamos primero lo que es una SOLICITUD DE GIRO
...
Una Solicitud de Giro es un documento mediante el
cual se autoriza un pago a un beneficiario o
tercero. Tiene efectos contables y repercusiones
sobre el presupuesto.
PRINCIPAL
SIGUIENTE
4
1
La Secretaria de cada Dependencia recibe el
documento de soporte de la Solicitud de Giro,
esto es, una factura, una cuenta de cobro,
nóminas, anticipos, etc.
PRINCIPAL
SIGUIENTE
5
2
Se deben identificar el rubro o los rubros a los
cuales afectaría dicho pago, discriminando
detalladamente cada ítem del documento de soporte.
PRINCIPAL
SIGUIENTE
6
3
Seguidamente se procederá a verificar en el
Presupuesto la disponibilidad existente para el
pago de cada rubro. Esta consulta se hará por
medio de la WEB.
PRINCIPAL
SIGUIENTE
7
4
Una vez se esté acorde con el presupuesto
disponible se elabora la respectiva Solicitud de
Giro, ya sea por medio de un procedimiento manual
o con el uso de la aplicación FINANZAS PLUS.
PRINCIPAL
SIGUIENTE
8
5
El Jefe o Responsable de cada Dependencia se
encarga de revisar la Solicitud de Giro ya
elaborada y firma su aprobación.
PRINCIPAL
SIGUIENTE
9
6
La Solicitud de Giro pasa a Contabilidad para que
la información sea revisada, de esta manera se
garantiza que el asiento contable se haga de
manera correcta.
PRINCIPAL
SIGUIENTE
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7
Después de la aprobación de Contabilidad, la
Solicitud de Giro pasa a Tesorería en donde
finalmente se realiza el cheque para efectuar el
pago.
PRINCIPAL
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RETENCIONES EFECTUADAS
1. RETENCION EN LA FUENTE 2. RETENCION DE
I.C.A. 3. RETENCION DE I.V.A. 4. CODIGOS DE LAS
RETENCIONES
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RETENCION EN LA FUENTE
Para efectuar la Retención en la Fuente se deben
tener en cuenta los siguientes aspectos 1.
Verificar las bases. 2. Que NO sean
autorretenedores de renta. 3. Que no sean
Entidades sin ánimo de lucro.. 4. Verificar en la
factura si la entidad está exenta de retención en
la fuente.
PRINCIPAL
SIGUIENTE
TABLA
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RETENCION EN LA FUENTE
PRINCIPAL
SIGUIENTE
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RETENCION DE I.C.A.

• CASOS EN LOS CUALES NO SE PRACTICARA LA RETENCION
  DEL IMPUESTO
• A entidades no sujetas al impuestos o exentas del
  mismo.
• Cuando la actividad no este gravada con el
  Impuesto de Industria y Comercio.
• Cuando la actividad no se realice en el Municipio
  de Santiago de Cali.
• Cuando la entidad sea autorretenedor de Industria
  y Comercio.
• La BASE en efectuar la retención es
• Para COMPRAS Mayor o igual a 477.000
• Para SERVICIOS Mayor o igual a 119.000

PRINCIPAL
SIGUIENTE
TABLA
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RETENCION DE I.C.A.
Recuerde que sólo se aplica para COMPRAS Mayor
o igual a 477.000 SERVICIOS Mayor o igual
a 119.000
PRINCIPAL
SIGUIENTE
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IMPUESTO DEL VALOR AGREGADO I.V.A.
Para efectuar la retención de IVA se debe tener
en Cuenta los siguientes aspectos .Que no sean
Grandes Contribuyentes. .Verificar las
bases. Compras Mayor o igual a 491.000
Servicios Mayor o igual a
70.000 CODIGO CONCEPTO 907 Régimen
Común 75
PRINCIPAL
SIGUIENTE
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CODIGOS DE RETENCIONES
RETENCION EN LA FUENTE
RETENCION DE I.C.A.
RETENCION DE I.V.A.
PRINCIPAL
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Hagamos un recorrido por la Aplicación,
detallando los campos e información necesarios
para la elaboración de una Solicitud de Giro.
PRINCIPAL
SIGUIENTE
19
Haga Doble Clic sobre el ícono de FINANZAS PLUS
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CÓDIGO DE USUARIO
PASSWORD DE USUARIO
Después de ingresar su Código de Usuario y el
respectivo Password haga Clic sobre el botón
Connect.
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Dentro de FINANZAS PLUS haga Clic en TESORERIA
- CUENTA DE PAGO - DOCUMENTO CUENTA POR PAGAR o
digite las letras PMDC en el campo que se indica
con el recuadro azul.
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Recuerde que ...
LISTA DE VALORES
Colocando el puntero del Mouse sobre alguno de
los botones de la Barra de Herramientas, se
desplegará el nombre del mismo. En los Campos en
los que no tenga la información disponible, haga
Clic sobre el botón Lista de Valores, esto le
desplegará una ventana sobre la cual podrá
consultar la información que requiera.
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CODIGO DE DOCUMENTO
CODIGO DE SECCIONAL
NOMBRE DE DOCUMENTO
Para ilustrar el uso del FINANZAS PLUS, se
seguirá el proceso de elaboración de una
Solicitud de Giro de una Factura.
FECHA DE ELABORACION
VER FACTURA
Los dos primeros campos que se deben llenar
corresponden a la Seccional, CA (Cali), y al Tipo
de Documento, CP (Cuenta por Pagar
Proveedores). Al ingresar estos valores, el
Sistema automáticamente me envía el Nombre del
Documento, un Número de Consecutivo y la Fecha en
la que se está elaborando la Solicitud de Giro.
24
VOLVER
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LAPSO
El Lapso corresponde a una identificación del
año y el mes en la cual se está elaborando la
Solicitud de Giro. Además muestra
alfanuméricamente este mismo dato. Es un conjunto
de campos que el Sistema presenta automáticamente.
FACTURA
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Por favor NO ingrese Datos en este Campo
NÚMERO DE RADICACIÓN
El Número de Radicación es un campo de uso
restringido sólo al Departamento de Contabilidad
y Presupuesto, corresponde a un consecutivo
interno que se lleva para controlar el orden de
las Solicitudes de Giro y demás documentos que
son revisados por dicho Departamento.
FACTURA
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NOMBRE DE LA DIVISIÓN
DOS PRIMEROS DÍGITOS DEL CÓDIGO DE LA DIVISIÓN
VER TABLAS DE CODIGOS DE DEPENDENCIAS
En el campo de División se deben ingresar los
dos primeros dígitos del código correspondiente a
la División a la que se le va a cargar el monto
de la Solicitud de Giro. El Sistema
automáticamente despliega el Nombre de la
División correspondiente a este código.
FACTURA
28
VOLVER
SIGUIENTE
29
VOLVER
SIGUIENTE
30
VOLVER
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Sí el Beneficiario NO se encuentra creado en la
Base de Datos del Sistema, la solicitud deberá
ser enviada a Contabilidad y Presupuesto para que
sea incluido en ésta.
NIT O CÉDULA DEL BENEFICIARIO DEL GIRO
RAZON SOCIAL O NOMBRE DEL BENEFICIARIO
En el campo Tercero se debe ingresar el NIT o la
Cédula del Beneficiario del giro. Si es un NIT,
recuerde que deben ingresar sólo los dígitos que
se encuentran antes del Guión (-). El Sistema
automáticamente despliega la Razón Social o
Nombre del Beneficiario correspondiente a este
NIT o Cédula.
FACTURA
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No olvide revisar la Factura del ejemplo.
Recuerde que el AÑO debe ser de 4 dígitos
1829
PREFIJO DEL DOCUMENTO
NUMERO DEL DOCUMENTO
CONSECUTIVO INTERNO DE CADA DEPENDENCIA
Cada Dependencia maneja un número de Consecutivo
Interno para las Solicitudes de Giro que son
elaboradas, éste es el dato a introducir en el
campo Soporte. En Documento del Tercero se debe
ingresar el prefijo y número del Documento de
Cobro del Beneficiario, ya sea una factura,
cuenta de cobro o cualquier otro tipo de
documento. Tenga en cuenta que no todas las
facturas tienen prefijo. Si hay mas de una
factura asociada digite el prefijo y el número de
la primera.
FACTURA
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Los Campos que se encuentran dentro del recuadro
azul, generalmente NO se deben digitar, pues son
utilizados solamente cuando se van a hacer pagos
en Moneda Extranjera o cuando el pago se va a
realizar por Cuotas. Estos casos los maneja
directamente el Departamento de Contabilidad y
Presupuesto.
FACTURA
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OBSERVACIONES RELATIVAS AL DOCUMENTO DE COBRO
El último campo que debe ser digitado en esta
ventana corresponde a la Observación. Aquí se
debe especificar el Concepto del Documento de
Cobro, qué Tipo de Documento es, su Número y
cualquier otro dato que pueda ser de utilidad
para Usted o alguien mas en futuras consultas.
FACTURA
35
2
1
Cuando haya ingresado todos los datos Guarde la
Información y haga Clic en el Botón Próxima
Página.
1
2
Los Campos del recuadro azul son para uso
exclusivo de Contabilidad y Presupuesto.
FACTURA
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Después de digitar el Código presione ENTER
CODIGO DEL TIPO MOVIMIENTO PARA LA EJECUCION DE
PRESUPUESTO
Después de digitar el Código presione ENTER
CODIGO DE LA DEPENDENCIA A LA CUAL SE LE VA A
CARGAR EL PRESUPUESTO
En el campo Tipo de Movimiento se debe digitar
035 cuando se trata de cualquier giro que
afecte directamente al Presupuesto. Si tiene
algún otro caso por favor consulte directamente
con Contabilidad y Presupuesto.
FACTURA
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Después de digitar el Código presione ENTER
NOMBRE DEL RUBRO PRESUPUESTAL
CODIGO DEL RUBRO PRESUPUESTAL CORRESPONDIENTE AL
GIRO QUE SE ESTA ELABORANDO
FACTURA
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Después de digitar el Código presione ENTER
NUMERO EL PROYECTO O PROGRAMA
PARA GASTOS PROPIOS DE LA UNIVERSIDAD EL CODIGO
SERÁ 01
FACTURA
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DIGITE EL VALOR TOTAL DEL DOCUMENTO DE COBRO Y
DESPUÉS PRESIONE ENTER
DIGITE EL CONCEPTO MOVIMIENTO, SINO LO SABE
CONSULTE CON LISTA DE VALORES Y DESPUÉS PRESIONE
ENTER
NOTA DEL CONCEPTO MOVIMIENTO QUE ELIJA, EL
SISTEMA HARA LA CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA
NO haga ningún cambio sobre estos campos, sólo
presione ENTER
FACTURA
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1
2
Cuando haya ingresado todos los datos Guarde
la Información y haga Clic en el Botón CARGOS
Y DEDUCCIONES
1
2
FACTURA
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LISTA DE VALORES
Recuerde que debe revisar las Tablas de
Retenciones que se encuentran en el Menú
Principal de este Tutorial. Allí encontrará los
códigos y los porcentajes aplicados a cada tipo
de Retención. También lo puede hacer por el botón
Lista de Valores.
VALOR A RETENER DE ACUERDO AL VALOR DE LA BASE Y
AL PORCENTAJE APLICADO
CODIGO DEL CONCEPTO PARA LA RETENCION DE I.C.A.
CODIGO DEL CONCEPTO PARA LA RETENCION DE I.C.A.
DESCRIPCION Y PORCENTAJE A APLICAR A ESE TIPO DE
RETENCION
VALOR DE LA BASE DEL DOCUMENTO DE COBRO
El Concepto se debe digitar o buscar por medio
del botón Lista de Valores. La Descripción y el
Porcentaje a Aplicar serán desplegados
automáticamente, al igual que el Valor a Retener,
que será calculado automáticamente después de
digitar el Valor de la Base del Documento de
Cobro, que para I.C.A. corresponde al valor del
documento antes de Impuestos.
FACTURA
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Recuerde que debe revisar las Tablas de
Retenciones que se encuentran en el Menú
Principal de este Tutorial. Allí encontrará los
códigos y los porcentajes aplicados a cada tipo
de Retención. También lo puede hacer por el botón
Lista de Valores.
VALOR A RETENER DE ACUERDO AL VALOR DE LA BASE Y
AL PORCENTAJE APLICADO
CODIGO DEL CONCEPTO PARA LA RETENCION EN LA FUENTE
DESCRIPCION Y PORCENTAJE A APLICAR A ESE TIPO DE
RETENCION
VALOR DE LA BASE DEL DOCUMENTO DE COBRO
El Concepto se debe digitar o buscar por medio
del botón Lista de Valores. La Descripción y el
Porcentaje a Aplicar serán desplegados
automáticamente, al igual que el Valor a Retener,
que será calculado automáticamente después de
digitar el Valor de la Base del Documento de
Cobro, que para Retención en la Fuente
corresponde al valor del documento antes de
Impuestos.
FACTURA
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VALOR A RETENER DE ACUERDO AL VALOR DE LA BASE Y
AL PORCENTAJE APLICADO
Recuerde que debe revisar las Tablas de
Retenciones que se encuentran en el Menú
Principal de este Tutorial. Allí encontrará los
códigos y los porcentajes aplicados a cada tipo
de Retención. También lo puede hacer por el botón
Lista de Valores.
CODIGO DEL CONCEPTO PARA LA RETENCION EN LA FUENTE
DESCRIPCION Y PORCENTAJE A APLICAR A ESE TIPO DE
RETENCION
VALOR DE LA BASE DEL DOCUMENTO DE COBRO
El Concepto se debe digitar o buscar por medio
del botón Lista de Valores. La Descripción y el
Porcentaje a Aplicar serán desplegados
automáticamente, al igual que el Valor a Retener,
que será calculado automáticamente después de
digitar el Valor Base del Documento de Cobro, que
para el I.V.A. debe estar discriminado en el
mismo.
FACTURA
44
2
1
Cuando haya ingresado todos los datos Guarde
la Información y haga Clic en el Botón
Página Anterior.
1
2
FACTURA
45
El siguiente paso es entrar a la ventana
Relación de Soportes para hacer el respectivo
desglose del Documento de Cobro. ESTA RELACION DE
SOPORTES ES MUY IMPORTANTE, POR FAVOR NO OMITA
NINGUN DATO!!
FACTURA
46
EL VALOR TOTAL DEL DOCUMENTO DE COBRO ANTES DE
IMPUESTOS Y RETENCIONES
NÚMERO DEL DOCUMENTO DE COBRO
FECHA DEL DOCUMENTO DE COBRO
EL VALOR DEL I.V.A. SEGÚN EL DOCUMENTO DE COBRO
PREFIJO DEL DOCUMENTO
No olvide que si hay mas de una factura asociada
a la solicitud de giro esta es la pantalla donde
deben ser todas detalladas
En esta ventana se debe registrar un desglose de
la cuenta, tal como venga especificado en el
Documento de Cobro. Se digita el prefijo y número
del documento, la fecha en la cual fue elaborado,
el valor total antes de impuestos y retenciones,
y finalmente el valor del I.V.A. según sea el
caso.
HAGA CLICK AQUÍ PARA VER UN EJEMPLO
FACTURA
47
CB
39,345
CB
CB
CB
55,350
CB
CB
VOLVER
Todos estos números de documentos de cobro
corresponden a los números de las facturas que
soportan una solicitud de giro que se está
elaborando.
FACTURA
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1
2
Cuando haya ingresado todos los datos Guarde
la Información y haga Clic en el Botón Página
Anterior.
1
2
FACTURA
49
POR FIN !!! YA PUEDO IMPRIMIR
SIGUIENTE
FACTURA
50
SI TIENE ALGUN COMENTARIO O SUGERENCIA POR FAVOR
COMUNIQUESE CON elkin_at_puj.edu.co O LA EXTENSIÓN
522 DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
51
F I N . . .
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA OFICINA DE
CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO.