APLICACI

1
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
2
APLICACIÓN Una vez elaboradas y aprobadas las
Tablas de Retención Documental debe hacerse su
DIFUSION indicando
3

• La fecha a partir de la cual serán de obligatorio
  cumplimiento
• Instructivos para la aplicación de las TRD.

• Normas para que los archivos de gestión se
  organicen en concordancia con las TRD de cada
  oficina.

4
ADOPCIÓN DE LAS TALAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Se adoptaran por la entidad mediante Acto
Administrativo y serán de obligatorio
cumplimiento
5
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
6
Paso 1CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

• Seleccionar y clasificar los documentos en
• DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• Para los documentos de archivo continuar paso 2
• DOCUMENTOS DE APOYO
• Para los documentos de apoyo ir al paso 11

7
DOCUMENTO DE ARCHIVO

• Registro de información producida o recibida por
  una persona o entidad en razón de sus actividades
  o funciones, que tiene valor administrativo,
  fiscal, legal, científico, económico, histórico o
  cultural y debe ser objeto de conservación.

8
Documentos de Apoyo

• Una vez organizado el archivo de la oficina
  aparecerán algunos documentos que no se pueden
  ubicar dentro de las series estos constituyen
  los documentos de apoyo que son de carácter
  general sirven únicamente de soporte a la gestión
  de la dependencia, pero no son documentos de
  archivo (normas, instructivos, manuales,
  circulares de las entidades reguladoras,
  cotizaciones, portafolios de servicios no
  solicitados) por lo tanto, no se transfieren al
  archivo central, el Jefe de oficina los destruye.
  Acuerdo 042 de 2002

9
SEGUNDO PASO Elaboración de Separadores

• Elaborar los separadores para cada una de las
  series y subseries de tal manera que permita
  visualizar su ubicación y facilite la
  localización física de la documentación

10
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES
CÓDIGO SERIE SERIE CÓDIGO SUBSERIE SUBSERIE ORDENACIÓN UNIDAD DOCUMENTAL TIPOLOGÍA
01 ACTAS 01 Actas de Comités Numérico, Consecutivo Acta de Comité de Archivo Acta, Citación, anexos.
01 ACTAS 02 Actas de Conciliación Numérico, Consecutivo   Solicitud, Invitación, y Acta de la Reunión registrando la decisión (conciliar o no conciliar, conciliación parcial)
01 ACTAS 03 Actas de Juntas Numérico, Consecutivo Acta de Junta Directiva Acta, Citación, Anexos, Comunicaciones de excusas.
02 ACUERDOS 01 Acuerdos de la Junta Directiva   Acuerdo Acuerdos
03 CERTIFICADOS 01 Certificados Numérico, consecutivo Certificados de Costumbre Mercantil Solicitud y certificado.
04 COMUNICACIONES CORPORATIVAS 01 Circulares Numérico, consecutivo Circulares Informativas y Reglamentarias  
04 COMUNICACIONES CORPORATIVAS 03 Devolución Documentos Registro Numérico cronológico Comunicación de devolución de Documentos de Registro.  
11
Principio de Orden Original
Noviembre 18 5
Octubre 25 4
Junio 02 3
Febrero 15 2
Enero 22 1
Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS
CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL
DE Respetado Doctor Atyentamente Con el
fin Padarjj jhaf0
Carpeta No.__________ SECRETARIA GENERAL
INFORMES Informes de Actividades Fechas
Extremas 1999-12-12 a 2000-12-12 Folios 155
12
Separador de Series
SERIE ACTAS
DEPENDENCIA Asistencia De Presidencia
130.01.
13
Separador de Subseries

• SERIE
• Actas

SUBSERIE Actas de Juntas
DEPENDENCIA Asistencia de Presidencia
130.01.03
14
Tercer Paso Clasificación Documental

• Identifique y agrupe en unidades documentales
  todos los tipos documentales pertenecientes a la
  dependencias teniendo en cuenta las series y
  subseries definidas en la Tabla de Retención
  Documental.

15
CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES
Acta Final
Acta de inicio
Otrosí
Minuta de contrato
Informe Interventor
Aviso Prensa
Póliza
Reserva Ptal.
Pago Seguridad Social
Informe del Contratista
Contratos prestación de servicios
16
CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES
Formato
Remisión
anexos
No Conformidad
Recibo de Pago
Certificación
Requerimientos
Certificado Correo
INFORMES Entidades de Control
17
CUARTO PASO PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

• Ordene al interior de cada uno de las unidades
  documentales (carpetas) los diferentes tipos
  documentales el PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL,
  teniendo en cuenta su fecha de producción o de
  trámite.

18
Acta 6 Agosto 8 de 2007
Acta 5 Junio 25 de 2007
Acta 3 Mayo 15 de 2007
Acta 4 Abril 21 de 2007
Acta 2 Marzo 15 de 2007
Acta 1 Enero 20 de 2007
Actas del Comité de Archivo
19
Quinto Paso Identificación

• Se debe identificar cada una de las unidades
  documentales así
• Código de la Oficina
• Código de la Serie
• Código de la Subserie
• Nombre del Expediente
• Tenga presente que dentro de cada carpeta se
  deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere
  más de una carpeta, proceda a abrir una nueva
  carpeta identificandola con la información
  señalada, anexandole el número de orden de la
  carpeta.

20
MARCACION DE LEGAJOS
Cámara de Comercio del Magdalena Medio y
Nordeste Antioquño
Código
Serie
Subserie
Nombre del Expediente
Folios ___
Fecha inicial _______ final _______
21
Número de Orden
Código de Serie
100.06.04 -2007 Asertar Archivos
Asunto específico
22
Aplicando los conceptos ejemplo
Historias Laborales
Serie
HISTORIAS
Subserie
Función Administrar la relación laboral
Unidad Documental
Historial del Empleado

• Tipologías

Acto administrativo de nombramiento o contrato de
trabajo, Oficios de notificación y aceptación
del nombramiento o contrato de trabajo,
Documentos de identificación, Hoja de Vida
(Formato Único Función Pública), Soportes
documentales de estudios y experiencia según
requisitos del cargo, Acta de posesión,
Certificados de Antecedentes Penales (pasado
judicial), Fiscales, Disciplinarios, Declaración
de Bienes y Rentas, Certificado de aptitud
laboral (examen médico de ingreso), Afiliaciones
a Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías,
caja de compensación, etc. Actos administrativos
que señalen las situaciones administrativas del
funcionario vacaciones, licencias, comisiones,
ascensos, traslados, encargos, permisos,
ausencias temporales, inscripción en carrera
administrativa, suspensiones de contrato, pago de
prestaciones, entre otros. Evaluación del
Desempeño, Acto administrativo de retiro o
desvinculación del servidor de la entidad, donde
consten las razones del mismo Supresión del
cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de
renuncia al cargo, liquidación del contrato,
incorporación a otra entidad.
23
Sexto Paso Ordenación

• Ordene cada uno de las unidades documentales
  (expediente ó carpetas), pertenecientes a una
  serie o subserie, utilizando un sistema que
  facilite la localización y recuperación de la
  información.
• Los sistemas pueden ser Alfabético, Numérico,
  Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden
  combinar)

24
52.894.456
2004
51.111.412
2003
49.698.323
2002
49.695.123
2001
41.694.906
2000
38.495.783
1999
Historias Laborales
Informes de Gestión
25
Septimo paso Foliación

• Adelante la foliación de cada uno de las
  unidades que conforman las diversas series y
  subseries documentales, previendo para ello la
  numeración de los folios en el extremo superior
  derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB,
  B), en forma legible y sin enmendaduras,
  empezando por el documentos más antiguo y así
  sucesivamente.

26
Séptimo Paso REVISIÓN Y FOLIACIÓN

• ENUMERAR CONSECUTIVA Y CRONOLÓGICAMENTE SEGÚN
  LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES
• UTILIZAR LÁPIZ MINA NEGRA Y BLANDA (HB.B), SE
  ENUMERA DESE UNO (1), EN LA ESQUINA SUPERIOR
  DERECHA DE LA HOJA, SIN ENMENDADURAS.
• LA NUMERACIÓN EXISTENTE NO DEBE CORREGIRSE, DE
  ENCONTRARSE UN ERROR, DEBE ENUMERARSE NUEVAMENTE,
  TACHANDO LA ANTERIOR.
• LOS PLANOS O DOCUMENTOS QUE POR SU TAMAÑO DEBEN
  DOBLARSE, SE ENUMERAN CON UN SOLO FOLIO

27
6
6
Enero 20 de 2001
Junio 20 de 2000
5
5
Octubre 2 de 2000
Mayo 20 de 2000
4
Marzo 12 de 2000
4
Abril 20 de 2000
3
Febrero 24 de 2000
3
Marzo 20 de 2000
2
2
Enero 23 de 2000
Febrero 20 de 2000
1
1
Enero 20 de 2000
Enero 20 de 2000
Informes de Gestión Anual 2003
Historias Laboral 45.639.123
28
Octavo paso Ubicación Física

• Ubique físicamente las carpetas que conforman
  cada una de las Series y Subseries documentales,
  observando que guarden el mismo orden en que
  aparecen relacionadas en la Tabla de Retención
  Documental y teniendo en cuenta el sistema de
  ordenación seleccionado.

29
ULTIMO PASO A SEGUIR LUEGO DE APROBACION.
Archivos organizados
Conciliación Bancaria Febrero
Unidades
Conciliación Bancaria Enero
Boletín de Febrero
Boletín de Enero
Separador de Subserie
110.01.03 Informes Contables
Marzo
Febrero
Unidades
Enero
110.01.03 Informes Financieros
Separador de Subserie
110.10 INFORMES
A1 G1
Separador de Serie
30
Noveno paso Identificación de Archivadores

• Identifique alfanuméricamente cada uno de los
  archivadores, de tal forma que permita la
  localización física de los expedientes

A R C H I V A D O R
A1G1
G A V E T A
A1G2
A1G3
31
Decimo paso Inventario Documental

• Realice el inventario documental diligenciando
  para tal fin el Formato Unico de Inventario
  Documental siguiendo las instrucciones del
  Acuerdo 038 de 2002 expedido por el Archivo
  General de la Nación.

32
Undécimo paso Tiempos de Retención

• Finalmente se debe observar el cumplimiento de
  los tiempos de retención que están dados para el
  Archivo de Gestión de la dependencia, en la
  respectiva tabla de retención documental,
  precisando que dicho lapso de tiempo se empieza a
  contar desde el momento en que la unidad
  documental ha cumplido su vigencia en la oficina.

33
CAMARA DE COMERCIO DEL MAGDALENA MEDIO Y
NORDESTE ANTIOQUEÑO
Asamblea General
Revisor Fiscal
Junta Directiva
Presidencia Junta Directiva
Presidencia Ejecutiva
Director de Promoción y Desarrollo
Asistente de Presidencia
Coordinador de Sistemas
Director Jurídico Y de Registro
Contador
Auxiliares de Registro 3
Auxiliar de Archivo General
Auxiliar de Caja
Auxiliar Oficina Receptoras 5
Servicios Generales
Aprendiz
Aprendiz
Aprendiz
34
RECOMENDACIONES GENERALES

• Verifique que el documento enviado a su
  dependencia corresponda a las funciones que allí
  se desarrollan o si se trata de un asunto que
  requiere tramitarse a través de ella. Si
  definitivamente el documento no tiene relación
  directa con su dependencia, entonces remítalo de
  inmediato a la oficina competente según el caso.

35
RECOMENDACIONES GENERALES

• Evite realizar los siguientes procedimientos
  perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer
  anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas
  sobre el documento.

36
RECOMENDACIONES GENERALES

• Coloque dentro de cada carpeta máximo 200
  folios.

37
LOCALIZACIÓN Y CONTROL

• Para el control interno de documentos de
  archivo, actualice constantemente el formato
  Inventario para Transferencia Documental,
  Consignando los siguientes datos

38
PRESTAMO DE DOCUMENTOS

• Cada vez que otra dependencia, entidad o persona
  requieran información referente a su archivo, y
  sea indispensable retirar documentos del
  expediente, diligencie el formato FICHA DE
  AFUERA

39
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESPRIMARIAS

• Por definición, es el proceso archivístico
  mediante el cual la unidad administrativa de la
  entidad transfiere series documentales al Archivo
  Central, una vez cumplido el tiempo de retención
  estipulado en la TRD para el Archivo de Gestión.