Gesti

1
Gestión de Proyectos

• Master en Evaluación de Proyectos
• ITBA UCEMA
• Semana 9 Monitoreo y Comunicaciones

2
(No Transcript)
3
Monitoreo y Comunicaciones

• La función de Control en Proyectos. Manejo de
  variaciones. Análisis de causas y consecuencias.
  Programas crash análisis de iniciativas para
  acelerar el proyecto.
• Reportes de variaciones. Gráficos de Progreso.
  Informes de Progreso. Cambios en el Proyecto
  procedimientos y documentación

4
La función Control

• Es la función que se ejerce para comprobar el
  cumplimiento de políticas, planes, objetivos o
  estándares.
• Control Estratégico relacionado con las
  decisiones del negocio
• Control de Gestión relacionado con los
  resultados de los procesos

5
La Función Control

• Registro y monitoreo variables
• Analizar variaciones
• Iniciar acciones correctivas
• Verificar su eficacia

6
Control de Costos

• Estimación
• Contabilización
• Flujo de caja del proyecto
• Flujo de caja de la Organización
• Costos directos
• Overhead
• Otros
• incentivos
• penalidades
• reparto de utilidades

7
Sistemas de Control

• Propósito
• establecer
• políticas
• procedimientos
• y técnicas
• para aplicarlas en la gestión diaria
• del control de proyectos y programas

8
Sistema de planeamiento y control
FASE PLANEAMIENTO
Planeamiento

Reportes a Clientes y Gerencia
Contabilización Costos
Recolección Información y Reporte
Autorización y Lanzamiento Tarea
FASE OPERATIVA
9

• Descripción Trabajo o
• Form Autorización de Tareas
• describe el trabajo a realizar
• su organización
• y el marco de tiempos de WBS
• Se usa para
• liberar el contrato
• autoriza el planeamiento
• registrar las descripciones
• y lanzar las tareas a los departamentos operativos

Autorización y Lanzamiento Tarea
10
(No Transcript)
11
Empresa
WBS
Manufactura
Ingeniería
Laboratorio
Diseño
Paquete de Trabajo Cuenta Nro.
12
Como herramienta de Planeamiento

• Debe permitir
• Planificar y programar el trabajo
• Identificar los indicadores para medir el
  progreso
• Establecer presupuesto
• costos directos
• overhead
• Identificar reservas

13
Comprensión de Estándares
RESULTADOS
PROCESOS
14
Estándares

• PROCESOS
• Cualitativos
• Personas
• Funciones
• Relaciones entre factores

• RESULTADOS
• Cuantitativos
• Cantidades
• Costos
• Nivel de Calidad
• Tiempo para finalizar

15
Información a proveer

• Visión del progreso del proyecto
• Relaciones entre los costos y los resultados de
  la programación
• Identificar problemas potenciales con las fuentes
  de recursos
• Proveer información a un nivel de síntesis
  práctico para el project manager
• Demostrar que los hitos son válidos, se pueden
  cumplir sus fechas y pueden auditarse

16

• Determinación de la información y
• comunicaciones de quienes tienen
• intereses en el proyecto destinatarios,
• plazos y medios

Planeamiento de las Comunicaciones
Distribución de la Información

• Lograr la disponibilidad de la
• información en tiempo

Gestión de Comunicaciones

• Obtener y diseminar la información
• de resultados estado
• progreso
• estimaciones

Información de Resultados

• Obtener, generar y diseminar información
• relativa a fases formales del Proyecto
• o su culminación

Cierre Administrativo
17
Plan de Gestión de Comunicaciones

• Estructura de archivos información,
  procedimientos, actualización y corrección.
• Estructura de distribución
• Descripción de la Información formatos,
  contenidos, convenciones y definiciones
• Programas de emisión de informes
• Métodos de acceso
• Métodos de actualización y refinamiento del Plan
  de Comunicaciones

18
Como herramienta de Control

• Debe permitir
• Medir los recursos consumidos
• Medir estados y cumplimientos
• Comparar los resultados con las proyecciones y
  los estimados
• Proveer la base para el diagnóstico y la
  reprogramación

19
Requerimientos de diseño del sistema

• Marco de referencia donde se integren tiempos,
  costos y resultados
• Capacidad de monitoreo de los parámetros críticos
• Rápida respuesta
• Capacidad de predecir resultados finales
• Datos apropiados y precisos para la toma de
  decisiones para cada nivel de responsabilidad
• Información por excepción por análisis de
  problemas de capacidad
• Evaluación cuantitativa inmediata de alternativas

20
Actividades de Planeamiento

• Estructura de Trabajo
• Descripción de tareas
• Programación
• Presupuesto
• Análisis contratos

21
Relación Beneficio Costo

• Coordinación
• Comunicación
• Reconocimiento riesgos
• Base para toma de decisiones

• Nuevos sistemas
• Recursos adicionales
• Entrenamiento en el uso de técnicas

22
Resultados de la disciplina

• Políticas y procedimientos apropiados
• Fuerte énfasis en el cumplimiento de los
  resultados
• Reuniones efectivas con una agenda formal
• Revisiones periódicas de la alta gerencia de la
  situación técnico financiera
• Simplificación de la auditoría de Proyectos

23
Función Control Primer propósito

• Verificación cumplimiento proceso vs. los planes
  predeterminados
• los objetivos han sido traducidos exitosamente a
  estándares de resultados
• los estándares de resultados son una
  representación confiable de actividades y eventos
• Se han establecido presupuestos representativos
  que permiten comparaciones

24
Función Control segundo propósito

• Control toma de decisiones
• Plan, programa y presupuesto
• Comparación entre la estimación y el uso real de
  recursos
• La estimación del trabajo remanente
• La estimación de los recursos a utilizar para
  completar el trabajo

25
Análisis de reducción de costos
Costo Proyecto
Posible Reducción Costos
Costo del Cambio
ETAPA CICLO DEL PROYECTO
26
Aceleración programa de costo mínimo

• Se determina el camino crítico
• Se identifican las actividades que tengan el
  costo de intensificación más bajo por semana
• Se reducen los tiempos hasta que no sea posible
  reducirlo más, otra ruta se convierta en crítica
  o el aumento de costos directos sea mayor que los
  ahorros resultantes del acortamientos

27
Programas Crash aceleración de proyectos

• Tiempo Normal TN el necesario para completar la
  actividad en tiempos normales
• Costo Normal CN el relacionado con el tiempo
  normal
• Tiempo Intensivo TI tiempo más corto posible
• Costo Intensivo CI relacionado con el tiempo
  intensivo
• Suponiendo una relación lineal entre tiempos y
  costos, el costo de intensificación para acortar
  una semana
• Costo de intensificación por semana CI CN / TN
  - TI

28
Relaciones entre costos y tiempo
Costo Intensivo
Suposición de costo lineal
Costo directo (pesos)
Costo de reducir el tiempo dos semanas
Costo Normal
Tiempo Intensivo
Tiempo Normal
29
Búsqueda de información y comunicaciones
EV
- Informe Mensual - Informe semanal
de Tareas - Informes comparativos - Informes
Variaciones
INFORMACION Tareas Materiales Otras cargas
directas Overhead AC
PV
30
Variaciones

• Desviación respecto del Plan
• Programa
• Costos
• Resultados técnicos
• Permiten verificar los sistemas de planeamiento y
  presupuestación

31
Función Definición
PV Valor Planificado Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT
EV Valor Ganado Es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente completada de una actividad o componente de la EDT
AC Costo Real Es el costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o componente de la EDT
32
Variación Sigla Obtención
Variación de Costos CV CV EV AC Valor negativo costogtal presupuestado
Variación de Programación SV SV EV PV Valor negativo atraso programa
Variación de Costos Porcentual CVP CVP (CV / EV)100
Variación de Programación Porcentual SVP SVP (SV / PV)100
33
Gestión de Costos
Valores acumulados
Presupuesto
Costo Real
PV
Variación de Costos
AC
Variación Programa
Trabajo realizado a costo presupuestado
EV
Tiempo Período
34
Costo directo e indirecto incurrido en el el
trabajo realizado
Porción del presupuesto equivalente al Trabajo
realizado Earned Value
Porción del costo estimado aprobado asignado a
una actividad
PV
EV
AC
35

• Indice de costos
• Trabajo real a costo presupuestado (EV)
• Trabajo real a costo real
  (AC)
• se usa para proyectar el costo para completar
  el proyecto

36

• Indice de programación
• Trabajo real a costo presupuestado
  (EV)
• Trabajo programado a costo
  (PV)
• presupuestado
• se usa para proyectar la fecha de finalización
  del proyecto

37
13 Nov 2007 1830 a 2130 PM Aula 3004
38
(No Transcript)
39
(No Transcript)
40
(No Transcript)