Gesti

1
Gestión de Proyectos

• Master en Evaluación de Proyectos
• ITBA UCEMA
• Semana 11 Organización y Funciones de la
• Oficina de Proyectos

2
Oficina de Proyectos

• Organización y Funciones
• Misión, Objetivos y Responsabilidades de la
  Oficina de Proyectos. Factores clave en el
  diseño. Variables a considerar. Etapas en el
  Diseño.
• Ejemplo de Puesta en Marcha y documentación del
  Plan del Proyecto

3
Preocupación inicial

• Cómo implementar proyectos en mi organización
  del modo más efectivo?

4
Requerimientos
Crecimiento de la práctica de la Gestión de
Proyectos
Necesidad de un método sistemático
de implementación
5
La Oficina de Proyectos

• Proveer servicios o consultoría interna en todos
  los aspectos que la Organización debe generar
  aptitudes en la implementación de sus proyectos

6
Estrategia Modelo 5 fuerzas de M.Porter
7
Ciclo de vida de Proyectos
Uso de Recursos / Costos
Implementación
Desarrollo
Cierre
Concepción
Tiempo
8
Procesos en la Gestión de Proyectos
Iniciación
Planeamiento
Control
Ejecución
Cierre
9
Modelo PMI Areas de Conocimiento
Gerenciamiento de Proyectos
Alcance
Visión Integral
Calidad
Costos
Tiempos
Abastecimiento
Comunicación
Riesgos
Recursos Humanos
10
Procesos Areas de Conocimiento Iniciación Planeamiento Ejecución Seguimiento y Control Cierre
1.- Integración
2.- Alcance
3.- Tiempos
4.- Costos
5.- Calidad
6.- Recursos Humanos
7.- Comuni- cación
8.- Riesgos
9.- Aprovisio namiento
11
Oficina de Proyectos

• MISION
• Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de
  Proyecto en el lanzamiento, implementación y
  conclusión exitosa de todos sus emprendimientos
• Asegurar que los proyectos son ejecutados
  alineados con las estrategias de la organización
• y respetando los procedimientos establecidos
• Proveer visión sistémica y metodología

12
1.-Concepción Generación
Generado internamente como iniciativa de la
organización Iniciado por un cliente a través de
un requerimiento
2.- Desarrollo Preliminar
La organización formaliza su intención Se
relevan los requerimientos
3.- Planeamiento
Project Charter Se construye la Estructura del
Proyecto WBS
HOJA DE RUTA
4.- Programación
Se desarrolla el Cronograma del Proyecto Se
definen los recursos y su organización Se
especifican materiales, equipos e
instalaciones Se establece el Presupuesto Se
calculan los riesgos Se contratan los
recursos Se ejecuta el Plan Se monitorean
los resultados Se introducen los cambios y
modificaciones y mejoras necesarias
5.-Ejecución Monitoreo
6.- Cambios
7.- Cierre del Proyecto
Se cierran formalmente todos los documentos Se
registran las lecciones aprendidas
13
Uso de Recursos / Costos
2.- Desarrollo
5.-Ejecución Monitoreo
3.- Planeamiento
7.- Cierre del Proyecto
1.-Concepción Generación
6.- Cambios
4.- Programación Riesgos
Cierre
Implementación
Concepción
Desarrollo
Tiempo
14
Soporte a los equipos
Consultoría
Métodos y Estándares
Capacitación
Project Managers
15
Beneficios
16
Soporte Administrativo

• Complejidad en los canales de comunicación
• Número de canales n(n-1) / 2
• Grupo 20 personas 20(20-1) / 2 190

Soporte a los equipos
Consultoría
Métodos y Estándares
Capacitación
Project Managers
17
Soporte Administrativo

• Programación Proyectos
• Actualización diagramas
• Reportes de Progreso
• Visibilidad Proyectos
• Base de datos
• Auditorías
• Registro modificaciones
• Operación Soft

Soporte a los equipos
Consultoría
Métodos y Estándares
Capacitación
Project Managers
18
Actividades semanales
A realizar
Con Atraso
Críticas
19
Consultoría

• Soporte desarrollo de propuestas
• procedimientos
• desarrollo para requerimientos de propuestas de
  trabajo
• revisiones de propuestas
• revisión desde el punto de vista externo
• fortalezas y debilidades

Soporte a los equipos
Consultoría
Métodos y Estándares
Capacitación
Project Managers
20
Consultoría

• Asistencia en el lanzamiento
• Disponibilidad ante eventualidades
• Evaluación de riesgos
• Recuperación de Proyectos

21
Consultores

• Estándar
• Más de cinco años de experiencia
• Expertos en
• programación
• presupuestos
• asignación de
• recursos

• Senior
• De diez a quince años de experiencia
• Certificado Project Management Professional

22
Consultores
23
Métodos y Estándares

• Preparación procedimientos
• responsable
• equipo apoyo
• programación tareas
• aprobación
• divulgación

Soporte a los equipos
Consultoría
Métodos y Estándares
Capacitación
Project Managers
24
Procedimientos

• Selección de Proyectos
• Construcción Estructura de Trabajo
• Cambios
• Camino Crítico
• Evaluación de Riesgos
• Documentación apoyo

25
Mejores Prácticas

• Implementación y monitoreo
• Actualizado en los últimos desarrollos
• PMI
• Universidades
• Literatura
• Simposios

26
Capacitación

• Básico
• Avanzado
• Preparación para el examen de certificación PMI
• Software
• Visión General de Negocios

Soporte a los equipos
Consultoría
Métodos y Estándares
Capacitación
Project Managers
27
Project Managers

• Identificar competencias requeridas
• Identificar personas competentes
• Asignar personas a proyectos
• Incorporación de líderes de proyecto
• Evaluar las capacidades project
  ......managers

Soporte a los equipos
Consultoría
Métodos y Estándares
Capacitación
Project Managers
28
Proyectos Virtuales
Sistemas Información
Project Manager
Métodos Estándares
Equipo A
Oficina Proyectos
Proyecto A
Equipo B
Equipo C
Base Datos Proyecto A
Base Datos Of Proyectos
Otros Departamentos
Sitios Remotos

Sitio Central
29
Oficina de Proyectos

• FACTORES CLAVE EN EL DISEÑO
• Tamaño de la Organización
• Resultados esperados
• Barreras a su implementación
• Características de la Organización que serán
  potenciadas con la creación de la oficina de
  proyectos

30
Oficina de Proyectos

• VARIABLES A TENER EN CUENTA
• Contexto , tipo de organización y antecedentes
• Ubicación dentro de la Organización
• Cobertura de responsabilidades
• Origen del personal
• Tamaño del área

31
Oficina de Proyectos

• VARIABLES A TENER EN CUENTA
• Alcance de las funciones de soporte
• desarrollo
• implementación
• Sistema de Información a mantener
• Alcance de la Ejecución
• Carácter de la Gestión de Cambio

32
Documentación del Proyecto

• Proyecto
• P.M.O.
• Oficina de Proyectos

33
(No Transcript)
34
Importancia del Proyecto Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus emprendimientos Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organización y respetando los procedimientos establecidos Proveer visión sistémica y metodología
Necesidades del Negocio Concentrar los esfuerzos Aumentar la eficacia de la Gestión de Proyectos
Estrategias Poner en marcha la Oficina de Proyectos en forma progresiva sin afectar los proyectos en curso
35
Objetivo del Proyecto Producto Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos
Características del Producto del Proyecto Alcance Proveer servicio o consultoría interna en Planeamiento y programación Monitoreo Preparación y administración de contratos Administración de Cambios Herramientas y métricas Gestión de documentación Monitoreo de activos Auditorías de Proyectos
36
Requerimientos servicio de apoyo al producto Sistema Informático Software PMO
Límites Toda la Organización
Productos Entregables Plan de Comunicaciones Documentación de Proyectos Procedimientos de Gestión Procedimientos solicitud de servicios de PMO
37
Criterios de Aceptación Políticas de la Organización
Asunciones o Hipótesis Eficacia de la Nueva Función Aceptación por parte de todas las áreas que intervienen
Restricciones No interferir la operación y controles actuales
38
Roles y responsabilidades Ver Matriz de Responsabilidades
Equipo de trabajo del proyecto Integrado por
39
Equipamiento e instalaciones asignadas - Equipamiento en operación - Oficina de Proyectos sector X
Comunicaciones / Documentación / Informes - Plan de Comunicación - Documento Start up - Procedimientos - Informes de Avance
40
Riesgos del Proyecto Falta de claridad en la Transición Falta de coordinación en el Start up Fallas en el Funcionamiento

41
(No Transcript)
42
(No Transcript)
43
(No Transcript)
44
(No Transcript)
45
Procesamiento
46
Investigación 1999 PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in
Arlington
Nro de respuestas en Personas full time OP
68 0 a 5
21.6 6 a 10
8.1 10 a 20
2.7 gt 20
47
Investigación 1999 PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in
Arlington
48
Investigación 1999 PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in
Arlington
SERVICIOS OFICINA PROYECTOS
Mantener un lugar para PMs
Mantenimiento herramientas PM
Mantenimiento Project Web site
Project Portfolio Management
Soporte Administrativo
Tracking Proyectos
Entrenamiento
Mentoring
Consultoría
Establecer Métodos y Estándares
0
10
20
30
40
50
60
70
80
49
Investigación 1999 PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in
Arlington
50
Visión Futura Presiones del Mercado
Competencia Tecnología
Estándares Calidad Factores Políticos Sociales
Resultados Financieros Presiones Económicas
Cuestiones Legales Preocupaciones Stockholders
51
Visión FuturaEnfoques Organizacionales
Tradicional
Project Management

• Pocos Proyectos
• Rentabilidad de
• la Producción
• Largos ciclos de
• vida
• Organización funcional
• por islas

• Proyectos generadores
• de Ingresos
• PM responsable de la
• rentabilidad
• PM reconocido como
• profesión

Orientada a Producto
Orientada a Proyectos
52
Los 6 componentes de la Excelencia
Integración Procesos
Cultura
Comportamiento
Educación Entrenamiento
Apoyo de la Gerencia
PM
53
Gestión de Proyectos

• Lealtad Usuarios
• Atraer nuevos adeptos
• Desalentar métodos paralelos
• mostrar beneficios
• mostrar costos
• Integrar procesos actuales
• Integrar nuevos procesos
• Industrias similares
• Industrias no similares
• nuevas ideas
• nuevas aplicaciones
• Actualización Interna
• Adquisición

Aceptación Organización
Integración Procesos
Oportunidades Mejora
Actualización Metodología Gestión
Benchmarking
Mejora Software