Gesti

1
Gestión administrativa

• La gestión administrativa en la empresa
• El proceso de compraventa en la empresa
• Documentos relacionados con el proceso de
  compraventa
• Documentos relacionados con el proceso de pago y
  cobro
• PRÁCTICA PROFESIONAL
• Cómo cumplimentar una letra de cambio
• ACTUALIDAD EMPRESARIAL
• Encuentra tu papel Hábitos saludables en la
  gestión
• de la documentación administrativa

2
La gestión administrativa en la empresa
Toda empresa necesita en su funcionamiento
diario, ya sea por exigencias legales o bien por
propia organización interna, llevar a cabo una
serie de procesos que se reflejan en la
documentación administrativa. a conseguir un
beneficio económico.
caso práctico inicial
Requisitos de una eficaz gestión administrativa
El proceso ha de ser oportuno
El proceso ha de minimizar los costes
El proceso ha de ser riguroso y seguro
3
El proceso de compraventa en la empresa
.
Dentro de las relaciones comerciales de la
empresa, tanto con sus clientes como con sus
proveedores, las empresas han de utilizar una
serie de documentos relacionados con la
compraventa de bienes y servicios, así como con
la forma de pago y cobro de los mismos.
Este proceso se repite múltiples veces a lo largo
del día a día de cualquier empresa, por lo que
generalmente estas establecen unos modelos de
cada uno de estos documentos administrativos, lo
que les permite una mayor agilidad en su
tratamiento.
También, para una adecuada gestión
administrativa, se estandarizan los procesos de
orden y conservación de todos estos documentos,
siempre teniendo en cuenta las exigencias
legales, tanto para su cumplimentación como para
su conservación.
caso práctico inicial
4
El flujo del proceso administrativo en la
empresa
El proceso administrativo seguirá en general el
siguiente flujo
Se detecta la necesidad por parte del cliente
que realiza el correspondiente pedido que envía
al vendedor.
El vendedor entrega la mercancía solicitada por
el cliente en el lugar acordado junto con el
albarán de entrega.
El vendedor presenta la factura de la entrega
realizada y el comprador abona su importe en el
plazo estipulado y mediante el medio de pago
convenido.
El vendedor, una vez recibido el importe de la
venta, emite un recibo justificante del pago
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Documentos relacionados con el p. de compraventa
El proceso de compraventa en una empresa, ya sea
en relación con los proveedores o con sus
clientes, genera los siguientes documentos
Factura
Pedido
Albarán
e-procurement - es la compra y venta de productos
y servicios entre empresas a través de internet.
e-business o e-commerce - es la compra y venta
de productos y servicios a través de internet,
redes internas de empresas, etc..
6
El pedido.
.
El pedido es una petición de compra que un
cliente hace a un proveedor para que este le
suministre los bienes o servicios solicitados.
El pedido en firme se produce una vez que el
vendedor acepta la propuesta de pedido por parte
del comprador.

• No existe un modelo legal estandarizado de
  pedido, por lo que la mayoría de las empresas
  realiza uno propio adecuándolo a sus necesidades
  y a la forma en la que se envía dicho pedido al
  cliente
• fax
• correo electrónico
• a través de la página web del comprador
• correo...

7
El pedido II
Independientemente de la inexistencia de un
modelo estandarizado, es necesario que todo
pedido conste, como mínimo, de los siguientes
elementos
Número del pedido, lugar y fecha en que se
efectúa.
Identificación de la empresa que efectúa el
pedido.
Identificación de la empresa a la que se formula
el pedido .
Condiciones del pedido (dirección de envío, fecha
y forma de pago, gastos de envío, etc.).
Descripción de los artículos solicitados en el
pedido (número de referencia, cantidad, importe
unitario e importe total).
Firma de la persona que formula el pedido
8
El pedido ejemplo I
.
9
El pedido ejemplo II
.
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El albarán I
El albarán es un documento que detalla y
justifica la entrega de mercancías que se efectúa
al cliente. En él se relacionen la mercancías
correspondientes a un determinado pedido y lo
acompañan con la finalidad de acreditar su
entrega.
El albarán, firmado en el momento en que se ha
hecho la entrega, es el documento clave que
permite la emisión de la factura y su posterior
cobro.
No existe un modelo legal estandarizado de
albarán, por lo que la mayoría de las empresas
realizan uno adecuándolo a sus necesidades
caso práctico inicial
11
El albarán II
.
Independientemente de la inexistencia de un
modelo estandarizado, es necesario que todo
pedido tenga como mínimo los siguientes elementos
Identificación de la empresa vendedora y la
compradora.
Datos del documento
Identificación de la mercancía
Condiciones de entrega pago , lugar y fecha de
entrega
Fecha y firma de la persona que recibe la
mercancía
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Copias del albarán
Se emitirán el original y tres copias del
albarán El original para el comprador.
Una copia para el almacén como justificante de
salida de la mercancía. Una copia para el
departamento comercial. Una copia que el
comprador debe firmar dando su conformidad y que
entrega al transportista que lleva la mercancía.
13
El albarán ejemplo I
.
14
El albarán ejemplo II
.
15
La factura
La factura es el documento legal expedido por el
vendedor, a cargo del comprador, que acredita
jurídicamente la compraventa de bienes o la
prestación de servicios.
Está regulada por el Código de Comercio, la Ley
37/1992, del IVA y el Real Decreto 1496/2003,
sobre obligaciones de facturación
Por imperativo legal los empresarios deben
conservar las copias de las facturas, tiques o
vales emitidos por ellos, así como los recibidos
de sus proveedores durante un tiempo de 6 años.
Las facturas correspondientes a compras de bienes
de inversión deberán conservarse durante 10 años
cuando se trate de adquisiciones de terrenos o
edificaciones el plazo será de 15 años.
La administración tributaria no exige la
expedición de factura siempre y cuando el importe
de esta no exceda de 3.005,06 euros. En estos
casos, es suficiente un vale numerado o un tique
de una máquina registradora.
caso práctico inicial
16
Contenido de la factura
Aunque el modelo de factura es libre, su
contenido está regulado legalmente y siempre ha
de contener la siguiente información
Número de factura.
Identificación del emisor y del destinatario.
Descripción de los bienes o servicios objeto de
la factura.
Cuantía de la operación y datos para el cálculo
de la base imponible tipo de IVA y cuota
Lugar y fecha de emisión
En caso de que el emisor o el destinatario sean
una sociedad deberán hacer constar en la factura
los datos identificativos de su inscripción en el
R- Mercantil.
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El cálculo del IVA en la factura
Para calcular el importe total de la factura,
debemos considerar los siguientes elementos
Resultado de multiplicar la cantidad de cada
artículo solicitado por el precio.
Importe bruto
Bonificaciones o rebajas que los proveedores
aplican sobre el valor de los productos..
Descuentos en factura
Portes, seguros
Gastos en factura
Una vez aplicados al importe bruto los descuentos
en factura y los gastos, se aplicará el tipo de
IVA correspondiente, con lo que obtendremos la
cuota de IVA.
Impuestos
Esta cuota se sumará a la base imponible y se
obtendrá el importe total de la factura.
18
La factura ejemplo
.
19
Documentos relacionados con el proceso de pago
y cobro
El pago de la cantidad estipulada en la factura
se puede realizar de dos formas
se paga el precio en el momento en que se recibe
la mercancía.
Pago al contado
Pago aplazado o a crédito
se paga el precio en un momento posterior a la
recepción de la mercancía.
Tipos de instrumentos de pago
Pago en efectivo y en cheque
Transferencia y domiciliación bancaria
Tarjeta de débito o de crédito
Letra de cambio
Pagaré
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El recibo
El recibo es un documento que expide la persona
que recibe una determinada cantidad (el vendedor)
para que sirva al que paga (el comprador) como
justificante de que realiza la entrega de dinero
y que detalla todos los elementos básicos
relativos al pago efectuado.
El documento, que suele utilizarse en talonarios,
consta de dos partes
Matriz
Es la parte que está sujeta al talonario y que
queda en poder de quien expide el recibo como
elemento de control.
Es el resguardo que entrega firmado como
justificante de pago.
Recibo propiamente dicho
21
Modelo de recibo
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Instrumentos de pago I
Pago en efectivo
El pago en efectivo se realizará mediante la
entrega de billetes o moneda de curso legal, sea
en moneda nacional o en moneda extranjera.
Transferencia
Mediante la transferencia bancaria, el comprador
ordena a su banco que transfiera fondos a una
cuenta bancaria del vendedor.
Domiciliación bancaria
El vendedor presenta el recibo en un banco al que
el comprador ha autorizado a pagar.
Las entidades bancarias ofrecen a sus clientes
una posibilidad de pago, pudiendo ser únicamente
utilizadas cuando el cliente tiene fondos
depositados en alguna cuenta de la entidad
bancaria.
Tarjeta de débito
Tarjeta de crédito
Para poder pagar con una tarjeta de crédito, no
es necesario tener fondos, ya que implican la
concesión de un préstamo hasta una cantidad
límite en un plazo breve (generalmente un mes).
23
El cheque tipos
.
El cheque es un documento mercantil por el que un
banco o entidad de crédito se obliga al pago de
una determinada cantidad por orden de uno de sus
clientes y con cargo a su cuenta bancaria.
caso práctico inicial
24
Sujetos que intervienen en la vida del cheque
Persona que emite el cheque y que ordena el pago..
Librador
Entidad bancaria que recibe la orden de pago con
los fondos que el librador tiene a su disposición.
Librado
Persona que se encuentra en posesión del título.
Al primer tenedor se le denomina tomador.
Tenedor
Persona distinta del librador que transmite el
cheque mediante endoso.
Endosante
Persona que garantiza el pago del cheque si no lo
hace el principal obligado al que él avala.
Avalista
25
El flujo de la vida del cheque
26
Modelo de cheque
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La letra de cambio
La letra de cambio es un documento mercantil por
el que una persona (el librador) ordena a otra
(el librado) el pago de una determinada cantidad
de dinero en una fecha determinada o con un
vencimiento concreto.
El pago de la letra de cambio se puede realizar
al librador o a un tercero, llamado beneficiario,
tomador o tenedor, a quien el librador ha
transmitido o endosado la letra de cambio.
Flujo de la vida de una letra de cambio
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Sujetos que intervienen en la vida de la letra
de cambio
Persona que emite la letra de cambio y que ordena
el pago.
Librador
Librado
Persona que recibe la orden de pago.
Persona que legítimamente se encuentra en
posesión del título. Al primer tenedor también se
le denomina tomador.
Tenedor
Persona que transmite la letra mediante endoso.
Endosante
Persona que garantiza el pago de la letra de
cambio si no lo hace el principal obligado, al
que avala.
Avalista
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La letra de cambio conceptos relevantes
Acto en virtud del cual el librado se compromete
al pago de la letra a su vencimiento.
Aceptación
Es un compromiso que adquiere una tercera persona
de pagar en caso de no hacerlo el librado. El
avalista garantiza que la letra se pagará a su
tenedor legitimo.
Aval
Cláusula por la que el tomador puede ceder la
propiedad de la letra de cambio a otra persona
transmitiendo así todos los derechos resultantes
de la misma.
Endoso
Mecanismo legal para exigir el pago de una letra
si esta no es aceptada o pagada por el librado.
El protesto tendrá un plazo de cinco días hábiles
después del vencimiento.
Protesto
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Modelo de letra de cambio
La letra de cambio se ha de extender en el modelo
oficial que presentamos a continuación, que
cumple, a su vez, la función de liquidación del
impuesto de transmisiones patrimoniales y actos
jurídicos documentados.
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El pagaré modelo
El pagaré es un título que contiene la promesa de
pagar una determinada cantidad de dinero, por
parte de la persona que lo emite (el firmante) a
otra que se denomina beneficiario o tenedor.
El pagaré, a diferencia de la letra de cambio,
supone una promesa incondicional de pagar una
suma de dinero en moneda nacional o su
equivalente internacional, no una orden de pago.
El pagaré puede ser endosado de forma similar a
la letra de cambio y avalado por parte de un
tercero diferente al firmante o persona que
promete realizar el pago de la cantidad
determinada.
caso práctico inicial
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Gestión administrativa

• Diseñarás el flujo administrativo de una
  empresa estándar del sector al que pertenece tu
  ciclo formativo.

• Distinguirás entre los diferentes documentos
  administrativos que intervienen en el proceso de
  compraventa dentro de la empresa.

• Cumplimentarás, teniendo en cuenta las
  exigencias legales correspondientes, pedidos,
  albaranes y facturas.

• Elegirás de entre los diferentes medios de
  cobro y pago aquel que más se adecue a las
  necesidades de la empresa.

• Cumplimentarás, teniendo en cuenta las
  exigencias legales correspondientes, recibos,
  cheques, letras de cambio y pagarés.

• Valorarás la importancia de una correcta
  gestión y archivo de la documentación
  administrativa de la empresa y el ahorro de
  costes que ello supone.