La Qualit en milieu hospitalier :

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• La Qualité en milieu hospitalier
• Utiliser la gestion électronique de documents
  comme courroie de transmission des bonnes
  pratiques

Hoda KHARRAT Responsable GDSQ
Vendredi 25 novembre 2005
2
LA GESTION DOCUMENTAIREEST UN DES PILIERS DU
SYSTEME D INFORMATION  Savoir nest pas
pouvoir  mais  Connaître permet dagir .
3
PRESENTATION DE LA MISE EN PLACE DU PROJET DE
LA GED
4
PLAN
I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration
continue
5
I.1 Objectifs / Généraux Le contexte  et les
objectifs institutionnels
6
I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Accréditation (V1), catalyseur de la mise
en place de la GED
 Dans le cadre des démarches damélioration
continue de la qualité et de certification (V2),
lun des objectifs prioritaires de
létablissement est de mettre en place un système
qualité suivant les recommandations de lHAS et
les normes ISO 9000.
Plans damélioration proposés après
laccréditation V1 - Dossier patient -
Accueil - Gestion des risques - Gestion
documentaire
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
La mise en place dune gestion documentaire
maîtrisée et organisée, se base sur les
conclusions du rapport daccréditation du CHIRB
de 2003.  
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
  - Loi n91-748 du 31 juillet portant
réforme hospitalière. Journal Officiel de la
République Française du 2 août 1991, pp.
10255-10269. - Loi n 2004-810 du 13 août
2004, relative à lassurance maladie  
- Ordonnance n96-346 du 24 avril 1996
portant réforme de lhospitalisation publique et
privée. Journal Officiel de la République
Française du 25avril 1996, pp. 6320-6336     -
Décret n97-311 du 7 avril 1997 relatif à
lorganisation et au fonctionnement de lAgence
Nationale dAccréditation et dÉvaluation en
santé instituée à larticle L791-1 du Code de
Santé et modifiant de code (deuxième partie 
- Décret en Conseil dÉtat). Journal officiel
de la République Française du 8 avril 1997, pp.
5328 5335.   - Décision du 13 avril
2005,relative à la procédure de certification des
établissements de santé - Norme FD S 99
130 Lignes directrices pour la lise en uvre dun
système qualité dans un établissement de santé.
AFNOR. Novembre 2002   -Norme FD S 99-131
Concepts et recommandations pour la mise en place
et lamélioration dun système documentaire dans
des établissements de santé. AFNOR. Novembre
2000 - Manuel dAccréditation de
lA.N.A.E.S 1999 - Manuel de Certification
septembre 2004.
La réglementation, qui doit être connue et
appliquée
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I.2 Objectifs / Propres au CHIRB La promotion
des bonnes pratiques le transfert de
connaissance, tous services confondus
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Documents transversaux
Service
Consultable par tous
Documents spécifiques
Service
Consultable par autorisation
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
  - complet et simple , - commun à
tous les acteurs de lhôpital, - connu de
tous, - facile dutilisation, -
répondre à des exigences de qualité.  
Le système documentaire doit être
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
La pyramide documentaire de lhôpital Robert
BALLANGER est constituée de 
  La charte du centre hospitalier Le manuel
Qualité du CHIRB Les procédures Les protocoles et
modes opératoires Les tableaux de bord et de
suivi Les documents descriptifs Les formulaires
denregistrements Les normes externes  
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II. Organisation et moyens Grands principes
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
 
Le Directeur Qualité
                     
La Chargée de mission GED et Qualité
Le Secrétariat GED et Qualité  
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Un service dédié à la gestion documentaire du
système qualité de lhôpital a ouvert ses portes
le 1er septembre 2003 dans les locaux du Centre
Daniel Eisenmann .
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Service gestion documentaire apporte un service
complet à tous les autres services de lhôpital

• Ingénierie documentaire
• - Conseil,
• - Outil ( logigramme, diffusion,)
• Pourquoi?
• Parce que la gestion documentaire sert
  seulement
• si le document est exploitable
• - contenu compréhensible
• - forme reconnaissable
• - administration facile et rapide (facilitation
  à la création
• dun logigramme, dun workflow)

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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Les principes de base de la qualité des systèmes
de gestion documentaire sont les suivants 
1) Une procédure des documents applicables 2) Un
canevas pour la rédaction des documents
applicables 3) Un système denregistrement des
documents applicables 4) Un système de classement
des documents applicables 5) Un système
dapprobation des documents applicables 6) Une
maîtrise de la vie des documents applicables
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II. Organisation et moyens Les acteurs
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•  
•  - Ayant une mission transversale, la gestion
  documentaire est en relation avec tous les
  services médicaux, médico-technique, para
  médicaux, administratifs et techniques de
  lhôpital et travaille en partenariat avec le
  service informatique pour le bon fonctionnement
  du logiciel.
• Lorganisation sarticule suivant un triptyque
  entre le service GED, le service informatique et
  les services médicaux, médico-technique, para
  médicaux, administratifs et techniques .
• La cellule de conformité est animée par la
  Gestion Documentaire du Système Qualité
•  

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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Approuvé par la C.C
Documents transversaux
Service
Consultable par tous
Documents spécifiques
Service
Consultable avec autorisation
Vérifié par les experts
Approuvé par la C.C
21
Acteur 1 le service de gestion
documentaire   Lobjectif principal de ce
service est dorganiser la gestion documentaire
du système qualité de lhôpital en sappuyant sur
un logiciel de Gestion Électronique
Documentaire (G.E.D)  en
adéquation avec les besoins des utilisateurs, les
recommandations de lHAS et les normes ISO9000.
en cohérence avec le Système
dInformation Hospitalier (actuel et à venir).  
I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
avec le souci du futur

• Élargir la couverture de loutil informatique
• Gérer laccès informatique vers les documents
  externes en proposant des recherches par thème,
  revues professionnelles,
• Mettre en place une bibliothèque virtuelle des
  diverses revues auxquelles les services sont
  abonnés et des ouvrages dont ils disposent,
• Réaliser de la veille documentaire sur la base de
  la réglementation (loi, ordonnance, décret,
  arrêté, circulaire,) relative à la santé
  publique,
• Mettre en place une gestion des risques
• Proposer un portail pour un meilleur accès à
  linformation

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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
et sans oublier

• La pérennité
• du système (technologie utilisée)
• des documents (formats propriétaires vs
   documents virtuels )

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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Acteur 2 un référent documentaire dans chaque
service

• Un référent est identifié dans chaque service
  (le plus souvent parmi le personnel administratif
  ou les secrétaires médicales).
• Il est souhaitable didentifier deux référents
  par services  un titulaire et un remplaçant.  
•  

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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Point clé
Acteur 3 Le référent informatique

• Un référent (et son suppléant) appartenant à
  léquipe informatique est identifié
• Il est linterlocuteur privilégié de la cellule
  de gestion documentaire et des référents
  documentaires des services pour toutes les
  questions informatiques,
• Il est linterlocuteur du fournisseur du
  logiciel pour les questions informatiques,
• Il assure les opérations de maintenance du
  logiciel et du matériel.

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III. Mise en place et amélioration continue    
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Les sept sites pilotes volontaires retenus sont
G.E.D.
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Le choix du logiciel

• Il a été fait suite à 
• Un benchmarking dhôpitaux ,
• Un appel doffre, ouvert sur le marché public
  sous forme de procédure négociée, a été publié au
  B.O.A.M.P. le 23/02/04.
• La commission dexperts (composé du Directeur,
  du directeur adjoint, du responsable
  informatique, et de la chargée de mission) sest
  réunie le 06/04/04 et a retenu la société Ennov .
  
• Remarque
• Létablissement Robert BALLANGER sera site
  vitrine dEnnov.

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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Cette solution centralisée et facile daccès sera
sur une interface 100 WEB où tout sera géré sur
un serveur dédié.
Déploiement facile sur tout l'hôpital Accès sur
n'importe quel poste à la GED
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Les fonctionnalités

• Les fonctionnalités de ce logiciel sont
  principalement de 
•        Fédérer et capitaliser linformation au
  sein dun référentiel unique, pour une véritable
  gestion de la connaissance,
•       Organiser et structurer les documents (au
  sein de classeurs électroniques et physique par
  Service) on y reviendra
•       Partager laccès aux données et aux
  documents selon un accès profilé utilisateur,
  contributeur(émetteur) et administrateur.
•        Favoriser la communication et la
  circulation internes entre les différents
  services .
•        Gérer le processus de cycle de vie du
  document (workflow) suivant sa typologie avec la
  répartition des tâches dans des corbeilles de
  traitement.
•        Améliorer la publication et la mise à
  disposition profilée des informations.
•        Garantir une intégrité de linformation au
  sein dun référentiel unique et assurer la
  traçabilité des documents.
•        Pérenniser les informations avec une
  gestion des archives organisées.

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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Le classement
Avant il était prévu que chaque service
de soins soit doté de 9 classeurs (avec
intercalaires) suivant la nomenclature
choisie (voir Annexe).
Mais cétait ingérable!!! Maintenant le
logiciel propose un plan de classement plus
simple et plus approprié (plus parlant).
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B SOMMAIRE DES CLASSEURS codage des
chapitres   Classeur 1 - PCP Prise en Charge du
Patient Chapitre 1.1 SIGN Signalétique et
Circuit d accès ( dont handicapés) Chapitre
1.2 ACC Accueil Chapitre 1.3 INFO
Supports dinformations patient Chapitre 1.4
ADMI Admission Chapitre 1.5 ASOC
Organisation de la prise en charge
sociale Chapitre 1.6 DPA Dossier du
patient Chapitre 1.7 SORT Organisation de la
Sortie (Domicile, Décès et Transfert) Chapitre
1.8 TRAN Transport de l usager Chapitre
1.9 PLUR Plans durgence Chapitre 1.10 DIV
Cas particuliers   Classeur 2 - GRH Gestion
du personnel Chapitre 2.1 PER Gestion du
personnel Chapitre 2.2 EVAL Évaluation des
agents Chapitre 2.3 FORM Formation
continue Chapitre 2.4 PROM Promotion
professionnelle Chapitre 2.5 STAG Gestion des
stagiaires Chapitre 2.6 MEDT Médecine du
travail Chapitre 2.8 BIBL Bibliothèque Chapitre
2.9 DIV Divers   Classeur 3 - GRS Gestion
des risques et la sécurité sanitaire Chapitre 3.1
CLIN Prévention du risque infectieux
Chapitre 3.2 HEMO Hémovigilance Chapitre
3.3 MATE Matériovigilance Chapitre 3.4
PHAR Pharmacovigilance Chapitre
3.5 BIOV Biovigilance Chapitre 3.6
REAC Réactovigilance Chapitre
3.7 DIV Divers  
35
I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
Le plan de classement
se fait suivant les besoins des utilisateurs Ici
nous avons classé par 
Plan de classement 

• Type de document
• Mot clés
• Protocole
• Service concerné
• Service émetteur

Ce plan de classement est évolutif.
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I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2
Propres à CHIRB II. Organisation et
moyens III.Mise en place et amélioration continue
La boucle est bouclée!!

• Formation sur la rédaction de procédure
• Ludiqualité

P
D
C
A
37
Merci de votre attention! Avez-vous des questions?
38

• La Qualité en milieu hospitalier
• Utiliser la gestion électronique de documents
  comme courroie de transmission des bonnes
  pratiques

Hoda KHARRAT Responsable GDSQ
Vendredi 25 novembre 2005
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PLAN DE COMMUNICATION
40
PLAN

• Formation et information
• Évaluation
• Vers lautonomie des services

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• Le déploiement seffectue en huit phases à partir
  de juin 2004.
• Le délai de déploiement est de 6 mois sur les
  sites pilotes.
• La montée en charge seffectuera par groupe de
  six services et tous les trimestres. Ils sont
  désignés par le comité de pilotage soit sur la
  base du volontariat, soit sur la spécificité du
  service ou à partir des priorités
  institutionnelles.
• Le déploiement définitif sur lhôpital est
  prévu pour la fin dannée 2006.

42
ANNEXE 5------------------------PLAN
PROJET---------------------PLANP-Ennov220404
ANNEXE 5------------------------PLAN
PROJET---------------------PLANP-Ennov220404

43
I. La formation et linformation
44

• Formation et information
• Évaluation
• Vers lautonomie des services

La formation au logiciel

• Référent informatique un jour de formation.
• Chargée de mission GED et Qualité et de la
  secrétaire à la G.E.D en deux jours de
  formation.
• Référents documentaires une demi journée de
  formation.
• Utilisateurs
• Ils ont la possibilité de consulter les documents
  autorisés, de demander la création ou à la
  modification dun document par lintermédiaire de
  leur référent documentaire qui lui seul est
  habilité à lenvoyer à la G.E.D.

45

• Formation et information
• Évaluation
• Vers lautonomie des services

Linformation générale

• Linformation à lensemble des personnels de
• létablissement sest effectuée par note.
• La présentation du fonctionnement de la G.E.D.
  sous forme de conférence
•  Les matinales de la GED  (intranet),
• à lattention de lensemble du personnel concerné
  et intéressé
•   Des interventions adaptées pour le Comité de
  Pilotage Qualité, la Cellule de Conformité, les
  instances (CME, ) seront mises en place.
• Intranet espace dédié à la Ged

46

• Formation et information
• Évaluation
• Vers lautonomie des services

Linformation des services

• Fiches de suivi permettant de faire évoluer le
  paramétrage du logiciel (150)
•  
• Tous les vendredis, le service documentaire
  propose des ateliers de suivi complémentaires à
  la formation.

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• Formation et information
• Évaluation
• Vers lautonomie des services

Les supports de communication annexes
     

•    La publication darticles dans le PPA permet
  dasseoir la notoriété du logiciel et aide à la
  maîtrise du changement dans chaque service.
•   Un icône sur Intranet facilite laccès à la GED
  dans chaque service.

Remarque  Un plan de communication identique
sera mis en place à toutes les phases de montée
en charge.
48

• Évaluation

49

• Formation et information
• Évaluation
• Vers lautonomie des services

Le tableau de bord
Le tableau de bord permet de visualiser
lactivité G.E.D et est un outil daide à la
prise de décision. Les indicateurs permettent
de mesurer lavancement des actions menées et
latteinte des objectifs. 
50

• Formation et information
• Évaluation
• Vers lautonomie des services

Les indicateurs processus
Ils permettent dévaluer lorganisation du
service.
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• Formation et information
• Évaluation
• Vers lautonomie des services

Les indicateurs de consultation de la base de
données

•  Consultation du document par service
• Diffusion du document papier par service,
• Retour aux archives du document papier par
  service,
• Nombre de document créé par service, dans
  lhôpital,
• Nombre de document modifié par service, dans
  lhôpital,
• Nombre de document archivé par service, dans
  lhôpital,

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• Formation et information
• Évaluation
• Vers lautonomie des services

Les enquêtes de satisfaction client

• Elles permettent de mesurer le niveau des
  prestations fournies par le service G.E.D. tel
  quil est prévu par le client interne.
• Elles sont planifiées 
• La première est prévue au cours de lannée 2005,
  puis une fois par an.

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• Formation et information
• Évaluation
• Vers lautonomie des services

Laudit Qualité

• La planification sur loutil des évaluations des
  documents.
• La gestion dun pool dauditeurs spécialisés
  dans lévaluation de procédures.
• -     

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III. Vers lautonomie des services
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• Formation et information
• Évaluation
• Vers lautonomie des services

EMETTEUR
ADMINISTRATEUR DENTITE
Les référents documentaires sont les fédérateurs
du logiciel au sein de leur service
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Merci de votre attention! Avez-vous des questions?