Externalisation (sous-traitance) des op

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• Externalisation (sous-traitance) des opérations
  de recensement
• Division de statistique des Nations Unies

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Vue densemble de la présentation

• Raisons pour externaliser
• Déterminer si et quoi externaliser
• La procédure dappel doffres
• Types dexternalisation
• Points à considérer en cas dexternalisation
• Conclusions

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Pourquoi externaliser?

• Manque de ressources, dexpertise technologique
  ou déquipement dans lONS
• Pour améliorer la rapidité de production et la
  précision des données
• Afin que lONS puisse se concentrer sur ses
  tâches principales
• Parce que le travail à sous-traiter est complexe
• LONS en profite pour accéder à une expertise
  externe et acquérir de la compétence

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Déterminer si et quoi externaliser

• La décision dexternaliser ou non devrait être
  basée sur
• Définir les besoins tehniques de lONS en termes
  de résultat attendu
• Spécifier les exigences pour les livrables en
  termes de délai, dassurance qualité, de
  précision, de confidentialité, etc
• Un état des lieux du marché vis-à-vis des besoins
  de lONS pour déterminer sil est envisageable
  dexternaliser

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Définir les besoins techniques

• LONS doit définir clairement les produits ou
  résultats désirés pour lesquels
  lexternalisation peut être nécessaire
• Le document doit comprendre
• Les objectifs du projet
• Les produits ou résultats à réaliser
• Le calendrier

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Spécifications des livrables

• Le contractant et lONS doivent avoir une
  compréhension partagée des spécifications du
  marché, y compris les objectifs, les résultats
  attendus et les priorités
• Des spécifications claires, incluant les
  standards à satisfaire, sont des éléments clés
  pour sassurer que vous obtenez ce que vous
  voulez et que chacun comprend ce qui est attendu
• Les spécifications doivent décrire en détail les
  tâches qui sont de la responsabilité de lONS et
  celles qui sont de celle du contractant
• Les spécifications doivent inclure des jalons
  détaillés avec les livrables correspondant
• Les spécifications pour les livrables doivent
  aussi préciser les exigences en termes de délai,
  de confidentialité et sécurité, dassurance
  qualité

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Etat des lieux du marché

• Il est important que lONS ait une compréhension
  claire du marché avant de se lancer dans
  lexternalisation
• Important pour
• Evaluer les possibilités technologiques pour le
  travail à réaliser
• Evaluer les offreurs potentiels pour le projet
• Estimer les coûts dexternalisation
• Evaluer si lONS a les moyens dexternaliser
• Aider à préparer lappel doffre

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La procédure dappel doffres

• La procédure prend du temps
• Le choix du contractant doit être basé sur un
  processus transparent de compétition
• La procédure peut différer dun pays à lautre,
  mais généralement il y a besoin
• De règles pour lappel doffres (procédure,
  délais, seuils)
• De documents pour décrire la prestation
• LONS peut collaborer utilement avec dautres
  administrations pour bénéficier de leur expérience

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Le choix du contractant

• Il est conseillé de choisir une entreprise ayant
  des références solides, de préférence pour le
  même type de prestation et dans la région
• Le contrat doit être attribué à ceux qui
  satisfont les spécifications requises et ne doit
  pas être basé uniquement sur des considérations
  de coûts mais aussi sur la qualité de la
  prestation, y compris la précision, les délais et
  la confidentialité
• Il est important de classer les critères sur
  lesquels les offres seront évaluées
• Une grille peut être établie afin de montrer les
  performances de chacun des candidats pour chaque
  critère
• Comme part du processus de choix, les candidats
  peuvent avoir à réaliser un test compétitif, par
  exemple demander aux candidats de saisir un lot
  de questionnaires afin dévaluer leur performance

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Exemple de calendrier dappel doffres - France
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Types dexternalisation

• Il y a différents types de contrats et de
  sous-traitance avec des avantages et des
  inconvénients
• Contrats types
• Externalisation complète (le sous-traitant
  réalise lensemble des travaux)
• Externalisation mixte (différents aspets du
  projet sont confiés à des entreprises
  différentes)
• Sous-traitance (le contractant sous-traite à une
  ou plusieurs entreprises des parties de la
  prestation à réaliser)
• Le contrat mixte présente lavantage de pouvoir
  choisir la meilleure entreprise pour chaque
  partie de la prestation, il présente quelques
  inconvénients en termes de management et de
  répartition des responsabilités en cas de
  problème
• Plusieurs variantes existent, de
  lexternalisation totale à des combinaisons de
  réalisation en interne de certaines parties du
  projet et externalisation dautres.

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Administration du contrat

• Il est important de disposer dun document légal
  (contrat) décrivant les obligations et les
  responsabilités de lONS et du contractant
• Le contrat doit
• Préciser la ligne hiérarchique de responsabilité
  au sein de lONS (responsabilité administrative,
  technique)
• Prévoir des pénalités pour rupture du contrat de
  part ou dautre, et des pénalités en cas de
  retard
• Toutefois, il est nécessaire de donner à lONS la
  possibilité de rompre le contrat ou de le
  différer (par exemple si le recensement est
  ajourné) et de prévoir les conditions
  dindemnisation du contractant correspondantes
• Donner la possibilité dinclure des modifications
  techniques (par exemple pour tenir compte des
  enseignements du recensement pilote)

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Points à considérer en cas dexternalisation

• Planification de lopération
• Tests
• Différence dobjectifs
• Responsabilité inaliénable de lONS sur
  lensemble de lopération de recensements, y
  compris les parties externalisées
• Confidentialité et sécurité
• Établir des standards dassurance qualité pour la
  prestation
• Gestion du risque

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Planification adéquate

• La planification de la prestation doit être
  incluse dans la planification globale du
  recensement
• La planification de la saisie des données et de
  limpression des questionnaires doivent tenir
  compte lune de lautre
• Il peut être judicieux de choisir un contractant
  pour la saisie qui réalise aussi limpression des
  questionnaires
• La planification de la formation des agents
  recenseurs doit prendre en compte la technique de
  saie choisie afin dssurer un remplissage correct
  des questionnaires

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Tester le système

• Le processus externalisé doit être testé et les
  défectuosités corrigées
• Il est primordial de tester tous les aspects du
  processus
• Prévoir une période de montée en charge du
  processus afin de régler finement le système
  jusquà ce que le résultat désiré soit atteint
• Les questionnaires doivent être finalisés
  suffisamment à lavance afin de tester le
  processus de saisie
• Le recensement pilote est une opportunité de
  tester linfrastructure dexploitation des
  données
• Les tests doivent être inclus dans les
  spécifications du contrat
• Apprendre de lexpérience des autres

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Objectifs différents

• Il y a structurellement une différence
  dobjectifs entre lONS et son contractant
• Le contractant est intéressé à maximiser son
  profit
• LONS est intéressé à minimiser le coût et les
  délais et maximiser la qualité

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Confidentialité et sécurité

• Confidentialité non accès/divulgation
  dinformations confidentielles
• Sécurité assurer la protection des données
  contre la perte, laccès non autorisé et
  lutilisation abusive
• Que les opérations de recensement soient
  externalisées ou non, la confidentialité et la
  sécurité restent un problème de première
  importance de la responsabilité de lONS
• LONS doit sassurer que les sous-traitants ont
  mis en oeuvre des règles strictes afin de
  prévenir tout accès non autorisé à linformation
• Le personnel du/des contractants doit être soumis
  aux mêmes règles de confidentialité que le
  personnel de lONS et doit signer un engagement
  de confidentialité
• Le contrat doit inclure des pénalités en cas de
  rupture de confidentialité, ou de perte de données

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Assurance qualité

• LONS est responsable du management de la qualité
  des résultats du recensement
• LONS doit sassurer que le contractant saisit
  les données avec précision, dans les temps requis
  et de manière efficace au regard du coût
• Etablir des critères dassurance qualité, par
  exemple taux de reconnaissance, taux de
  faux-positifs
• Le suivi de la qualité est souvent difficile si
  lONS et le contractant nont pas les mêmes
  critères ni les mêmes procédures de mesure
• LONS na parfois pas assez dexpérience et
  dexpertise pour établir les critères de mesure
  de la qualité, particulièrement sagissant de
  technologies nouvelles

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Suivi de la prestation

• La capacité de lONS à manager et à contrôler la
  prestation externalisée est critique pour le
  succès de lopération
• Le suivi régulier est indispensable pour assurer
  une vérification de lavancement au regard des
  jalons du projet
• Le suivi est particulièrement critique quand la
  prestation est réalisée hors des locaux de lONS
• Un système de suivi doit être inclus dans le
  contrat
• Le suivi doit comprendre aussi des réunions
  régulières
• Il est indispensable détablir une relation
  claire et ouverte avec le contractant pour un
  suivi transparent

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Gestion des risques

• Lexternalisation ne transfert pas les risques de
  lONS vers le contractant
• Lexternalisation peut apporter de nouveaux
  risques
• lONS est responsible de tous les problèmes et
  assume tous les risques
• LONS doit développer une stratégie de gestion
  des risques pour la prestation externalisée

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Conclusions

• La décision dexternaliser dépend de lévaluation
  de la situation
• Besoin de spécifications claires du contrat
• Importance de tester le système
• Rôle de lONS dans le management et le suivi de
  la prestation
• Beaucoup à apprendre de lexpérience des autres

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• Merci