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Guide de gestion int

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G rer le chaos actuel des doubles ( la fois sur supports papier et lectronique) ... Est assimil e au document toute banque de donn es dont les l ments ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: Guide de gestion int


1
Guide de gestion intégrée des documents
  • Micheline Bélanger
  • Archives nationales du Québec
  • Le 10 mai 2001

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Gestion intégrée des documents
  • Gestion intégrée des documents sur tous supports
    afin de satisfaire aux exigences de la PES et du
    projet de loi 161 basé sur la neutralité
    technologique et léquivalence fonctionnelle des
    documents
  • Gérer le chaos actuel des doubles (à la fois sur
    supports papier et électronique) et des versions

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Document Définitions
  • Loi sur les archives tout support y compris les
    données quil renferme lisibles par lhomme ou
    par machine..
  • Projet de loi 161 information portée par un
    support, délimitée et structurée, de façon
    tangible ou logique selon le support qui la
    porte, et elle est intelligible sous forme de
    mots, de sons ou d images.

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Banque de données
  • Est assimilée au document toute banque de données
    dont les éléments structurants permettent la
    création de documents par la délimitation et la
    structuration de l information qui y est
    inscrite
  • Certains impacts dépôt légal, la gestion
    actuelle des banques de données par les
    informaticiens

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Gestion intégrée des documentsHistorique du Guide
  • Chantier en ingénierie documentaire
  • Projets pilotes ministériels
  • Programme de partenariat interministériel
  • Commission parlementaire/projet de loi 161
  • Lettre du GRGD au ministre responsable

6
Gestion intégrée des documentsÉtat davancement
du projet Guide
  • Mandat du ministre David Cliche
  • Comité provisoire de démarrage du projet
  • Architecture du Guide
  • Définition et obtention du financement

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ConclusionsComité provisoire de démarrage
  • La DGIGRI reconnaît le Chantier en ingénierie
    documentaire comme un domaine prioritaire
    dintervention et de soutien
  • La DGIGRI sengage à intégrer ce dossier comme
    composante majeure de larchitecture dentreprise
    gouvernementale
  • La DGIGRI sengage à supporter financièrement le
    projet de développement du guide de gestion
    électronique des documents dans une proportion à
    définir
  • La DGIGRI souhaite que des efforts financiers de
    gestion documentaire menés dans plusieurs
    ministères soient canalisés dans une expérience
    gouvernementale menant à la réalisation du Guide 
  • La DGIGRI sengage à susciter la participation de
    la Direction générale des services informatiques
    gouvernementaux (DGSIG) au projet, selon des
    modalités à convenir 
  • Les Archives nationales sengagent à accepter la
    responsabilité de porteur du dossier en
    ingénierie documentaire 
  • Les Archives nationales acceptent la direction du
    projet de développement du guide de gestion
    électronique des documents et consentent à y
    apporter un soutien financier dans une proportion
    à définir 
  • Les Archives nationales communiqueront avec le
    Comité des responsables de linformatique du
    secteur public (CRISP) afin de présenter le
    projet à la commission pertinente et,
    éventuellement, à tous les membres du CRISP 

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Priorité conservation
  • XML production et conversion / documents
  • Schémas XML / acte d enregistrement,..
  • Attribution de métadonnées
  • Enregistrement institutionnel
  • Clefs de signature électronique
  • OAIS (Open Archival Information System)

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Open Archival Information System
  • Modèle de référence pour assurer la préservation
    et l accessibité de l information à long terme
  • Norme ISO pilotée par la NASA pour toute
    organisation qui doit assurer la conservation de
    son information numérique
  • http//www.ccsds.org/RP9905/650x0r1.pdf

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PrioritéRéutilisation des connaissances
  • La réutilisation des connaissances par le
    développement, entre autres, des schémas XML est
    le principe premier de la société du savoir
  • Registre gouvernemental de schémas qui alimentera
    ou pourra être alimenté par des registres
    internationaux

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Objectifs du Guide
  • Contribuer au développement de la gestion
    efficace de linformation gouvernementale par le
    développement, entre autres, dun langage commun
    pour tous les intervenants impliqués dans la
    gestion de cette ressource
  • Contribuer à une meilleure tenue des dossiers
    gouvernementaux pour permettre la reddition de
    comptes auprès des citoyens
  • Aider les ministères et organismes à progresser
    dans la voie dune gestion documentaire moderne
    et intégrée
  • Développer et expérimenter des prototypes
    dapplication des services communs pour la
    création et la gestion des documents

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Objectifs du Guide
  • Compléter certains travaux du Chantier
    dingénierie documentaire et intégrer les
    résultats dans le Guide par 
  • la documentation des lignes directrices des
    documents de référence selon une sémantique
    internationale
  • la validation pour utilisation par des automates
    des métadonnées relatives aux transactions
  • lharmonisation des principes et des concepts de
    gestion documentaire avec ebXML pour les échanges
    électroniques
  • lélaboration des lignes directrices pour assurer
    la confidentialité et larchivage à long terme
    des clés privées et publiques
  • la classification, l indexation et ladaptation
    des calendriers de conservation des documents

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Architecture du Guide
  • Prémisses de la gestion intégrée
  • Cadre de gestion documentaire (rôles, resp.)
  • Cadre normatif et lignes directrices
  • Classification, règles de conservation
  • Modèle complet de gestion intégrée
  • Scénarios dévolution
  • Outils de gestion et de formation

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ArchitecturePrémisses de la gestion intégrée
  • Les enjeux, les bénéfices et les risques
  • La norme internationale ISO 15 489 de gestion des
    documents
  • Adaptation de la norme au contexte québécois
  • Le projet de loi 161
  • Sensibilisation du SSRH aux nouvelles
    responsabilités

15
ArchitectureCadre de gestion
  • Nouveaux rôles professionnels
  • Responsabilités des intervenants
  • Définition des autorités d enregistrement, de
    certification, des services communs
  • Cadre de délégation dautorité
  • Méthode de modélisation utilisée UMM

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ArchitectureCadre normatif
  • Les normes
  • Les lignes directrices
  • Les profils de métadonnées
  • Réalisation des schémas de profils de métadonnées

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ArchitectureRègles /classif., index., conserv.
  • Concepts, méthodes et outils
  • Classification à facettes
  • Utilisation du thésaurus de lactivité
    gouvernementale et ajustement si requis
  • Calendrier de conservation des documents
  • Interactions logiques dans les interfaces
    dapplication et prototypes

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ArchitectureModèle complet
  • Définition et description du modèle complet de la
    gestion intégrée du cycle de vie dun document,
    sous langle de sa conservation ou de son
    enregistrement institutionnel, de sa création à
    sa disposition par sa destruction sécuritaire
    sil y a lieu ou son versement aux ANQ ou son
    dépôt légal à la BNQ.

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ArchitectureScénarios d évolution
  • Évolution de la gestion des documents par étapes
    successives selon un cadre à définir pour
    permettre aux organisations de progresser vers
    une certaine maturité de leur gestion
    documentaire et datteindre la situation cible
    définie dans le modèle complet respectant les
    exigences de la PES et du projet de loi 161.

20
ArchitectureOutils de gestion et de formation
  • Définir une méthode de gestion de projet pour les
    projets de gestion intégrée des documents.
  • Adapter les méthodologies de développement de
    systèmes informatiques
  • Produire des outils et des guides qui permettront
    aux responsables de la gestion des documents de
    sensibiliser et de former les intervenants
    ministériels.

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Gestion du projet du Guide
  • Un comité directeur formé de gestionnaires.
  • Un comité de travail formé de professionnels.
  • Les M/O représentés sur ces comités le SSIRI,
    le SSSG, les ANQ, le MJQ, le GRGD, les sites
    pilotes, la BNQ pour le dépôt légal.

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Le financement
  • Évaluation du projet 600 000
  • En grande partie par le Conseil du trésor
  • Possiblement une partie par le MCC
  • Ressources humaines et technologiques fournies
    par les M/O sites pilotes
  • Le budget pour démarrer le projet est disponible
  • Début des travaux en septembre

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À venir
  • Définir et rédiger lappel d offres, les
    contrats pour les universitaires
  • Choix de l intégrateur de logiciels
  • Choix du rédacteur du Guide en hypertexte
  • Engagement officiel des M/O au projet au niveau
    des directeurs et des sous-ministres
  • Constituer les comités de gestion du projet
  • Démarrer les travaux

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Références
  • Rapports du chantier en ingénierie documentaire
  • http//www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingene
    rie.htm
  • Projet de loi concernant le cadre juridique des
    technologies de l information
  • http//www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/loi.htm

25
Références
  • Modélisation UMM utilisant le langage UML
  • http//www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/normes/nor
    me84.htm
  • Lignes directrices pour la description des
    documents / métadonnées
  • http//www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/normes/int
    roduction.htm
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