Title: Guide de gestion int
1Guide de gestion intégrée des documents
- Micheline Bélanger
- Archives nationales du Québec
- Le 10 mai 2001
2Gestion intégrée des documents
- Gestion intégrée des documents sur tous supports
afin de satisfaire aux exigences de la PES et du
projet de loi 161 basé sur la neutralité
technologique et léquivalence fonctionnelle des
documents - Gérer le chaos actuel des doubles (à la fois sur
supports papier et électronique) et des versions
3Document Définitions
- Loi sur les archives tout support y compris les
données quil renferme lisibles par lhomme ou
par machine.. - Projet de loi 161 information portée par un
support, délimitée et structurée, de façon
tangible ou logique selon le support qui la
porte, et elle est intelligible sous forme de
mots, de sons ou d images.
4Banque de données
- Est assimilée au document toute banque de données
dont les éléments structurants permettent la
création de documents par la délimitation et la
structuration de l information qui y est
inscrite - Certains impacts dépôt légal, la gestion
actuelle des banques de données par les
informaticiens
5Gestion intégrée des documentsHistorique du Guide
- Chantier en ingénierie documentaire
- Projets pilotes ministériels
- Programme de partenariat interministériel
- Commission parlementaire/projet de loi 161
- Lettre du GRGD au ministre responsable
6Gestion intégrée des documentsÉtat davancement
du projet Guide
- Mandat du ministre David Cliche
- Comité provisoire de démarrage du projet
- Architecture du Guide
- Définition et obtention du financement
7ConclusionsComité provisoire de démarrage
- La DGIGRI reconnaît le Chantier en ingénierie
documentaire comme un domaine prioritaire
dintervention et de soutien - La DGIGRI sengage à intégrer ce dossier comme
composante majeure de larchitecture dentreprise
gouvernementale - La DGIGRI sengage à supporter financièrement le
projet de développement du guide de gestion
électronique des documents dans une proportion à
définir - La DGIGRI souhaite que des efforts financiers de
gestion documentaire menés dans plusieurs
ministères soient canalisés dans une expérience
gouvernementale menant à la réalisation du Guide - La DGIGRI sengage à susciter la participation de
la Direction générale des services informatiques
gouvernementaux (DGSIG) au projet, selon des
modalités à convenir - Les Archives nationales sengagent à accepter la
responsabilité de porteur du dossier en
ingénierie documentaire - Les Archives nationales acceptent la direction du
projet de développement du guide de gestion
électronique des documents et consentent à y
apporter un soutien financier dans une proportion
à définir - Les Archives nationales communiqueront avec le
Comité des responsables de linformatique du
secteur public (CRISP) afin de présenter le
projet à la commission pertinente et,
éventuellement, à tous les membres du CRISP
8Priorité conservation
- XML production et conversion / documents
- Schémas XML / acte d enregistrement,..
- Attribution de métadonnées
- Enregistrement institutionnel
- Clefs de signature électronique
- OAIS (Open Archival Information System)
9Open Archival Information System
- Modèle de référence pour assurer la préservation
et l accessibité de l information à long terme - Norme ISO pilotée par la NASA pour toute
organisation qui doit assurer la conservation de
son information numérique - http//www.ccsds.org/RP9905/650x0r1.pdf
10PrioritéRéutilisation des connaissances
- La réutilisation des connaissances par le
développement, entre autres, des schémas XML est
le principe premier de la société du savoir - Registre gouvernemental de schémas qui alimentera
ou pourra être alimenté par des registres
internationaux
11Objectifs du Guide
- Contribuer au développement de la gestion
efficace de linformation gouvernementale par le
développement, entre autres, dun langage commun
pour tous les intervenants impliqués dans la
gestion de cette ressource - Contribuer à une meilleure tenue des dossiers
gouvernementaux pour permettre la reddition de
comptes auprès des citoyens - Aider les ministères et organismes à progresser
dans la voie dune gestion documentaire moderne
et intégrée - Développer et expérimenter des prototypes
dapplication des services communs pour la
création et la gestion des documents
12Objectifs du Guide
- Compléter certains travaux du Chantier
dingénierie documentaire et intégrer les
résultats dans le Guide par - la documentation des lignes directrices des
documents de référence selon une sémantique
internationale - la validation pour utilisation par des automates
des métadonnées relatives aux transactions - lharmonisation des principes et des concepts de
gestion documentaire avec ebXML pour les échanges
électroniques - lélaboration des lignes directrices pour assurer
la confidentialité et larchivage à long terme
des clés privées et publiques - la classification, l indexation et ladaptation
des calendriers de conservation des documents
13Architecture du Guide
- Prémisses de la gestion intégrée
- Cadre de gestion documentaire (rôles, resp.)
- Cadre normatif et lignes directrices
- Classification, règles de conservation
- Modèle complet de gestion intégrée
- Scénarios dévolution
- Outils de gestion et de formation
14ArchitecturePrémisses de la gestion intégrée
- Les enjeux, les bénéfices et les risques
- La norme internationale ISO 15 489 de gestion des
documents - Adaptation de la norme au contexte québécois
- Le projet de loi 161
- Sensibilisation du SSRH aux nouvelles
responsabilités
15ArchitectureCadre de gestion
- Nouveaux rôles professionnels
- Responsabilités des intervenants
- Définition des autorités d enregistrement, de
certification, des services communs - Cadre de délégation dautorité
- Méthode de modélisation utilisée UMM
16ArchitectureCadre normatif
- Les normes
- Les lignes directrices
- Les profils de métadonnées
- Réalisation des schémas de profils de métadonnées
17ArchitectureRègles /classif., index., conserv.
- Concepts, méthodes et outils
- Classification à facettes
- Utilisation du thésaurus de lactivité
gouvernementale et ajustement si requis - Calendrier de conservation des documents
- Interactions logiques dans les interfaces
dapplication et prototypes
18ArchitectureModèle complet
- Définition et description du modèle complet de la
gestion intégrée du cycle de vie dun document,
sous langle de sa conservation ou de son
enregistrement institutionnel, de sa création à
sa disposition par sa destruction sécuritaire
sil y a lieu ou son versement aux ANQ ou son
dépôt légal à la BNQ.
19ArchitectureScénarios d évolution
- Évolution de la gestion des documents par étapes
successives selon un cadre à définir pour
permettre aux organisations de progresser vers
une certaine maturité de leur gestion
documentaire et datteindre la situation cible
définie dans le modèle complet respectant les
exigences de la PES et du projet de loi 161.
20ArchitectureOutils de gestion et de formation
- Définir une méthode de gestion de projet pour les
projets de gestion intégrée des documents. - Adapter les méthodologies de développement de
systèmes informatiques - Produire des outils et des guides qui permettront
aux responsables de la gestion des documents de
sensibiliser et de former les intervenants
ministériels.
21Gestion du projet du Guide
- Un comité directeur formé de gestionnaires.
- Un comité de travail formé de professionnels.
- Les M/O représentés sur ces comités le SSIRI,
le SSSG, les ANQ, le MJQ, le GRGD, les sites
pilotes, la BNQ pour le dépôt légal.
22Le financement
- Évaluation du projet 600 000
- En grande partie par le Conseil du trésor
- Possiblement une partie par le MCC
- Ressources humaines et technologiques fournies
par les M/O sites pilotes - Le budget pour démarrer le projet est disponible
- Début des travaux en septembre
-
23À venir
- Définir et rédiger lappel d offres, les
contrats pour les universitaires - Choix de l intégrateur de logiciels
- Choix du rédacteur du Guide en hypertexte
- Engagement officiel des M/O au projet au niveau
des directeurs et des sous-ministres - Constituer les comités de gestion du projet
- Démarrer les travaux
24Références
- Rapports du chantier en ingénierie documentaire
- http//www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingene
rie.htm - Projet de loi concernant le cadre juridique des
technologies de l information - http//www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/loi.htm
25Références
- Modélisation UMM utilisant le langage UML
- http//www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/normes/nor
me84.htm - Lignes directrices pour la description des
documents / métadonnées - http//www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/normes/int
roduction.htm