Actualiser la ralit des

1

• Actualiser la réalité des
• services partagés

Semaine de perfectionnement de lIGF 2005
Terry Hearn, FCMA Sous-ministre adjoint Gestion
intégrée
24 novembre 2005
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Ordre du jour

• Que seront les services partagés?
• Un nouveau contexte financier
• Des questions que les CSF se poseront
• Expérience des OSP (PE et ENS)
• Conclusion
• Questions

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Aperçu

• Les services partagés sont un élément clé du
  programme de gestion du gouvernement du Canada.
• Nous devons travailler ensemble pour réussir!!!

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OSP typique et fonctions ministérielles

• Organisation de services partagés
• Comptes débiteurs
• Comptes créditeurs
• Règlements interministériels
• Comptabilité ministérielle
• Demandes de remboursement des frais de voyage et
  de réinstallation
• Politiques définies (surtout les politiques
  comptables)
• Formation (pour les fonctions relevant du mandat
  de lOSP)
• Soutien de la préparation de la balance de
  vérification et des états financiers
• Traitement des PJ, des comptes de régularisation
  et des écritures de correction

• Ministère / organisme
• Services consultatifs de gestion financière
• Planification, établissement du budget et
  responsabilité du ministère
• Politiques définies (surtout les politiques
  financières)
• Formation (pour les fonctions conservées par le
  ministère ou lorganisme)
• Vérification, certification et attestation de la
  balance de vérification et des états financiers
• Détermination et calcul des comptes de
  régularisation et des écritures de correction
• Coordination des demandes de renseignements

La répartition exacte des fonctions dans le
cadre dune OSP reste à déterminer.
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Un nouveau contexte financier

• Des événements récents dans le secteur public et
  le secteur international ont modifié le contexte
  au sein du gouvernement du Canada,
  particulièrement en ce qui concerne les
  responsabilités en matière financière.
• Le contrôleur général du Canada impose des
  exigences accrues aux CSF au sujet de la
  certification et de lattestation de lexactitude
  et du caractère raisonnable des états financiers
  et dautres documents clés du SGD.
• Les services partagés occasionneront le transfert
  des fonctions et des processus qui servent à la
  préparation des états financiers et dautres
  documents que les CSF doivent certifier et
  attester.
• Quest-ce que cela signifie pour les CSF?

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Un nouveau contexte financier

• Il faut tenir compte de la façon dont les CSF
  seront capables de faire leur travail et de
  répondre aux attentes accrues compte tenu du
  changement de ces fonctions de lOSP.
• LOSP sera-t-elle tenue de certifier et
  dattester les données de base, les états
  financiers ou les autres renseignements fournis
  par le ministère ou lorganisme?
• Si tel est le cas, quel sera leffet sur
  lactualité de linformation?
• Qui sera responsable si quelque chose ne va pas?
  LOSP? Le ministère ou lorganisme?

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Grandes questions que les CSF se poseront

• Comment est-ce que je dois structurer ma nouvelle
  organisation pour fonctionner dans le nouveau
  cadre dune OSP?
• Une équipe vouée à la gestion de la relation avec
  lOSP?
• Équipe(s) de lassurance et de la suveillance de
  la qualité?
• Équipe chargée de la balance de vérification et
  des états financiers mensuels?
• Qui sera responsable de la gestion des diverses
  questions liées à lAIPRP, des demandes de
  renseignements ministériels, des questions
  parlementaires, etc, et de loffre de réponses à
  ces questions?
• Quen est-il de la LGFP?
• Qui est maintenant responsable des articles 32,
  33 et 34?
• Faudra-t-il modifier la LGFP?
• Comment les opérations régionales seront-elles
  touchées?
• Quelles mesures de soutien seront à la
  disposition des centres non urbains dans les
  régions?

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Grandes questions que les CSF se poseront

• Quarrive-t-il si je dois embaucher du personnel
  supplémentaire pour compenser les lacunes de
  lOSP ou compléter des travaux?
• Qui paie?
• Quarrive-t-il si les priorités de mon ministère
  ou de mon organisme changent soudainement?
• Du programme A au programme B?
• Comment les nouvelles initiatives à court terme
  (p. ex., sur 1-2 ans) seront-elles gérées
  comparativement aux initiatives courantes et
  permanentes?
• Quen est-il si jai besoin de services sur
  mesure non offerts par léventail de services
  habituels de lOSP?

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Grandes questions que les CFS se poseront

• Les ministères et les organismes auront-ils plus
  de temps pour faire lassurance de la qualité
  avant de donner leur approbation?
• La tendance à raccourcir les délais pour
  lattestation  est-ce que cest réaliste dans un
  contexte de services partagés?
• Comment répondra-t-on aux demandes officieuses ou
  ponctuelles?
• Est-ce que je pourrai encore faire des demandes
  officieuses ou ponctuelles sans être  facturé 
  pour ce service?
• Quen est-il si nous ne sommes pas satisfaits des
  services ou du niveau de service offerts par
  lOSP?
• Mécanismes de recours? Financiers et non
  financiers

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Expérience des OSP (PE et ENS)

• Le PE et lENS visent à 
• Établir les principes directeurs qui définissent
  la relation entre les deux organisations
• Définir les ententes financières entre les
  organisations (p. ex., le cadre technique ou les
  pouvoirs financiers pour le transfert des fonds
  entre les organisations)
• Déterminer les rôles et les responsabilités de
  chaque partie dans le cadre de lentente
• Définir et établir des normes relatives aux
  niveaux de service

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Expérience des OSP (PE et ENS)

• Principaux éléments du protocole dentente (PE)
  entre lOSP et les ministères ou organismes 
• Responsabilisation et responsabilité
• Principes directeurs
• Principes directeurs pour les services partagés
  de transaction
• Planification, production de rapports et
  établissement du budget
• Exigences liées à la facturation et aux paiements
• Planification des priorités
• Ententes de vérification
• Contrôle de la confidentialité et de la sécurité
• Conséquences en cas de non-exécution
• Règlement des différends

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Expérience des OSP (PE et ENS)

• Principaux éléments de lentente sur le niveau de
  service (ENS) entre lOSP et les ministères ou
  organismes 
• Rôles et responsabilités
• Échéanciers
• Réalisations attendues
• Mesures et indicateurs de rendement

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Expérience des OSP (PE et ENS)

• Autres facteurs à considérer dans lélaboration
  des PE et des ENS 
• Nécessité dun juste équilibre pour les détails
  contenus dans les ententes 
• Si lentente est trop générale, il y aura trop de
  points sujets à interprétation par les deux
  parties.
• Si lentente est trop détaillée, les exigences
  seront excessives, il faudra trop de ressources
  et il ny aura pas de marge de manuvre.
• Nécessité de considérer les intérêts des deux
  parties (tous doivent y gagner) et de travailler
  étroitement ensemble (équipe des relations de
  lOSP)
• Ne pas sous-estimer le temps nécessaire pour bien
  négocier des PE et des ENS qui conviennent.
• Les PE et les ENS exigeront une évolution
  continue au cours des années pour relever les
  défis lorsquils surviennent et pour sadapter
  aux nouvelles réalités qui nexistent peut-être
  pas encore aujourdhui.

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Expérience des OSP

• Autres facteurs à considérer 
• Ne pas sous-estimer lampleur du changement
  culturel nécessaire et la nécessité de la gestion
  du changement.
• Les deux parties doivent bien comprendre et
  accepter leurs nouveaux rôles et responsabilités
  dans le cadre dune OSP.
• Il faut chercher à établir un partenariat et une
  relation à long terme.
• Si lon cherche à obtenir trop de résultats à
  court terme ou que lon fait des propositions où
  lun perd et lautre gagne, le potentiel à long
  terme de lOSP sera miné.

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Conclusion

• Le modèle de lOSP apportera des changements
  importants. Il faut en faire une réussite!!!
• Il faut définir clairement les services offerts
  par lOSP et investir des ressources dans
  lélaboration de PE et dENS complets.
• Il faut se donner des moyens à linterne et se
  réorganiser pour établir un cadre de conformité
  et dassurance en matière de gestion financière.
• Il faut communiquer (informer) et coopérer!

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QUESTIONS??