MANAJEMEN KOPERASI

1
MANAJEMEN KOPERASI
2
I. KONSEPSI MANAJEMEN KOPERASI
PENGERTIAN MANAJEMEN
GRIFFIN Adalah proses merencanakan dan mengambil
keputusan, mengorganisasikan, memimpin, dan
mengendalikan sumberdaya manusia, keuangan,
fisik, dan informasi guna mencapai sasaran
organisasi secara efektif dan efisien
Mc Farland Adalah suatu proses dimana orang-orang
yang diberi wewenang menciptakan dan menjalankan
organisasi dalam memilih dan mencapai tujuan
3
PROSES MANAJEMEN
4
MANAJEMEN KOPERASI
Adalah suatu proses manajemen yang
diselenggarakan oleh orang-orang yang diberi
wewenang dan tanggung jawab untuk mengelola
koperasi, nilai-nilai dan prinsip-prinsip
koperasi serta kekayaannya untuk mencapai
tujuannya (Peter Davis, 1999).
Manajemen koperasi adalah kegiatan profesional
yang dilakukan oleh orang-orang yang bertanggung
jawab. dengan mengerahkan segala kemampuan
kepemimpinannya dan memilih kebijakan untuk
mengembangkan koperasi mencapai tujuan-tujuannya
berdasarkan nilai dan prinsip-prinsip koperasi.
5
TUJUAN DAN OUTPUT MANAJEMEN KOPERASI

1. Output koperasi sebagai perusahaan.
2. Output koperasi sebagai lembaga sosio ekonomi

6
MANAJEMEN KOPERASI
7
PENDEKATAN MANAJEMEN KOPERASI

1. Pendekatan Sistem (holistic)
2. Pendekatan Situasional (Contingency)

8
II. PERANGKAT MANAJEMEN KOPERASI
1) Perangkat Hukum dan Peraturan

• Perangkat Hukum Eksternal
• UU No. 25/1992
• Peraturan Pemerintah, Inpres.
• Keputusan menteri,
• Perda yang dihubungkan dengan koperasi

Bagi pihak manajemen merupakan faktor strategis
yang dapat memunculkan peluang dan tantangan bagi
koperasi
9
CONTOH
Usaha simpan pinjam yang diselenggarakan KSP/USP
koperasi harus memperhatikan

• UU No. 25/92 tentang perkoperasian
• PP No. 9/95 tentang kegiatan usaha simpan pinjam
• Kepmenkop dan PKM No 351/98 tentang juklak usaha
  simpan pinjam
• Kepmenkop dan PKM No. 194/98 juklak penilaian
  kesehatan KSP/USP Koperasi
• Kepmenkop dan PKM No. 09/99 tentang wasdal

Pihak manajemen koperasi tidak dapat menghindar
dari ketentuan perundangan yang berlaku,
melainkan harus dijadikan faktor pendorong bagi
pengembangan koperasi
10

• Perangkat Hukum Internal
• Anggaran dasar
• Anggaran rumah tangga

Pihak manajemen dapat melakukan penyesuaian
sedemikian rupa sesuai dengan keputusan rapat
anggota

• Hal-hal yang penting di atur dalam AD/ART
• Daftar nama pendiri
• Nama dan tempat kedudukan koperasi
• Maksud dan tujuan serta bidang usaha koperasi
• Ketentuan mengenai keanggotaan
• Ketentuan mengenai rapat anggota
• Ketentuan mengenai pengelolaan
• Ketentuan mengenai permodalan
• Ketentuan mengenai pembagian SHU
• Ketentuan mengenai sanksi

11
2) Perangkat Organisasi Koperasi
STRUKTUR INTERNAL ORGANISASI KOPERASI
12
PERANGKAT ORGANISASI KOPERASI

• Rapat Anggota
• Pengurus
• Pengawas

13
RAPAT ANGGOTA

• Kekuasaan tertinggi di koperasi.
• Minimal dilakukan/diselenggarakan 1 tahun sekali
  (3 bulan setelah tutup buku).

RAPAT ANGGOTA MENETAPKAN

• Anggaran dasar koperasi
• Kebijakan umum bidang organisasi, manajemen dan
  usaha koperasi
• Pemilihan, pengangkatan, serta pemberhentian
  pengurus dan pengawas
• Rencana kerja anggaran pendapatan dan belanja
• Pengesahan/penolakan laporan keuangan
• Pengesahan/penolakan laporan pertanggungjawaban
  pengurus dalam pelaksanaan tugasnya
• Pembagian SHU
• Penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran
  koperasi

14
PENGURUS

• Dipilih dari/dan oleh anggota dalam rapat
  anggota.
• Pengurus sebagai mandataris/pemegang kuasa rapat
  anggota.
• Masa jabatan pengurus paling lama adalah 5 tahun.
• Persyaratan menjadi pengurus ditetapkan dalam
  AD/ART koperasi.

TUGAS PENGURUS

• Mengelola koperasi dan usahanya.
• Mengajukan rancangan kerja dan RAPBK.
• Menyelenggarakan rapat anggota.
• Mengajukan laporan keuangan dan
  pertanggung-jawaban pelaksanaan tugas.
• Menyelenggarakan pembukuan keuangan dan
  inventaris secara tertib.
• Memelihara daftar buku anggota dan pengurus.

15
WEWENANG PENGURUS

• Mewakili koperasi di dalam dan di luar
  pengadilan.
• Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru
  serta pemberhentian anggota.
• Mengangkat pengelola (manajer yang diberi
  wewenang dan kuasa untuk mengelola usaha).
• Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan
  koperasi.

PENGAWAS

• Pengawas dipilih dari/dan oleh anggota.
• Pengawas bertanggung jawab kepada rapat anggota.
• Persyaratan untuk dapat dipilih menjadi pengawas
  diatur dalam AD/ART

16
TUGAS PENGAWAS

• Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan
  kebijakan dan pengelolaan koperasi.
• Membuat laporan tertulis tentang hasil
  pengawasannya.
• Pengawas harus merahasiakan hasil pengawasannya
  terhadap pihak ke-3.

WEWENANG PENGAWAS

• Meneliti catatan yang ada di koperasi.
• Mendapat segala keterangan yang diperlukan.

DALAM KONDISI TERTENTU KOPERASI DAPAT MEMINTA
JASA AUDIT KEPADA AKUNTAN PUBLIK
17
STRUKTUR EKSTERNAL ORGANISASI KOPERASI
18
FUNGSI DEKOPIN

• Juru bicara gerakan koperasi baik dengan
  pemerintah maupun dengan masyarakat.
• Alat perjuangan koperasi dalam meningkatkan
  kesejahteraan rakyat.
• Pembina koperasi baik primer maupun sekunder.
• Wadah partisipasi rakyat dalam pembangunan.
• Pusat diklat perkoperasian.
• Sebagai pusat pemberi jasa konsultasi manajemen
  dan advokasi kepada koperasi.
• Sebagai penghubung koperasi Indonesia dengan
  gerakan koperasi dan lembaga sponsor
  internasional.

19
III. FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN DI KOPERASI
3.1. FUNGSI PERENCANAAN
PERENCANAAN

• Suatu perkiraan tentang masa depan yang
  didasarkan pada harapan yang realistis.
• Sejumlah rencana tindakan (strategi taktis) untuk
  mencapai tujuan organisasi.
• Suatu proses pengambilan keputusan yang menjadi
  dasar bagi aktivitas di waktu yang akan datang.

MANFAAT PERENCANAAN

• Sebagai perwujudan koordinasi diberbagai bagian
  untuk mencapai tujuan organisasi.
• Dapat menghindarkan keadaan yang tidak terduga.
• Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dengan
  penggunaan metoda kerja yang sesuai.
• Memperlancar pendelegasian wewenang karena adanya
  kebijakan, prosedur serta jadwal yang telah
  ditetapkan.
• Sebagai pedoman pengawasan agar pelaksanaan
  selalu berpedoman pada tujuan.

20
PROSES PERENCANAAN DI KOPERASI

• Pengurus bersama manajer menyusun rencana
  strategis dan taktis baik untuk jangka panjang
  maupun jangka pendek.
• Pengurus meminta manajer menyusun garis besar
  program operasional, selanjutnya dibahas bersama
  dengan pengurus dan pengawas.
• Manajer juga membuat anggaran untuk mencapai
  hasil yang dikehendaki, tanpa mengabaikan
  struktur keuangan yang ada.
• Berdasarkan rencana yang ada, dibuatlah kebijakan
  sebagai pedoman seluruh pelaksanaan.
• Secara bersama menetapkan kebijakan personalia,
  karyawan usaha keuangan dan anggota guna mencapai
  tujuan yang telah ditetapkan.
• Pengurus membuat rencana penerimaan dan belanja
  koperasi (RAPBK).
• Rencana yang telah disusun dan RAPBK disampaikan
  dalam rapat anggota untuk dibahas dan mendapatkan
  pengesahan.

21
PROSES PERENCANAAN DI KOPERASI
22
HIRARKHI
23
TAHAPAN PERENCANAAN

• Menetapkan tujuan
• Pengembangan strategi dan alternatif
• Pengambilan keputusan untuk menetapkan strategi/
  alternatif terbaik.
• Merumuskan kebijakan (organisasi, personalia,
  usaha, keuangan, anggota).
• Penganggaran.
• Merumuskan pedoman kerja.

24
PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

• Perancangan dan pemeliharaan sistem peran.
• Proses pengaturan dan pengalokasian kerja,
  wewenang dan sumber daya di kalangan anggota
  organisasi dalam upaya mencapai tujuan organisasi
  secara efektif dan efisien.

FAKTOR PENTING DALAM PROSES PENGORGANISASIAN DI
KOPERASI

• Pembagian tugas (division of work)
• Departementasi
• Rentan manajemen/kendali (span of control)
• - Kompetensi dari pengurus, pengawas dan
  pengelola
• - Kompetensi dari bawahan (staff)
• - Derajat variasi pekerjaan
• - Teknologi yang digunakan dalam organisasi
• 4. Pendelegasian wewengan (delegation of
  authority)

25
Pengurus dan manajer harus mengumpulkan berbagai
sumber daya yang ada di koperasi seperti

• Personalia, dana, fasilitas, inventarisasi
  tugas-tugas pokok dan tugas penunjang, prioritas
  tujuan

1. Merancang ulang/penataan struktur organisasi
   terbaik untuk memenuhi kebutuhan anggota.
2. Organisasi dapat tumbuh dan berkembang secara
   luwes mengikuti perkembangan.
3. Menetapkan kebutuhan tenaga kerja, mutasinya dan
   promosi.
4. Menjamin personalia agar tercipta ketenangan,
   dedikasi, dan loyalitas yang tinggi.

26
ACTUATING DAN LEADERSHIP

• Suatu proses menggerakkan dan menjalankan
  organisasi agar orang-orang yang diberi tugas,
  wewenang dan tanggung jawab dapat bekerja
  menjalankan tugas untuk mencapai tujuan
  organisasi yang telah ditetapkan.

FUNGSI PENTING

• Mengarahkan (Directing)

• Perintah (Tertulis SOM, SOP, Juklak, Juknas,
  Lembar Tugas/disposisi tugas Lisan)
• Disiplin
• Partisipasi

• Komunikasi (formal, informal, vertikal,
  horizontal)

27

• 5 Kebutuhan Manusia (Teori A. Maslow)

1. Kebutuhan fisik dasar
2. Kebutuhan rasa aman
3. Kebutuhan sosial saling bekerja sama
4. Kebutuhan penghargaan/pengakuan
5. Kebutuhan aktualisasi diri

28
FUNGSI PENGAWASAN DAN KENDALI
Pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan
pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya
dan mengoreksinya dengan maksud agar pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan.
JENIS PENGAWASAN

• Pengawasan preventif pengawasan yang bersifat
  pencegahan yang dilaksanakan melalui suatu sistem
  pembinaan SDM pada semua eselon dalam organisasi
  dan menentukan prosedur, pembagian tugas dan
  wewenang, termasuk di dalamnya perencanaan dan
  pelaporan

29

• Pengawasan korektif pengawasan untuk
  memperbaiki bias, penyimpangan atau kebocoran
  dari rencana, standar dan prosedur yang sudah ada
  ditentukan dalam suatu organisasi.

SUMBER PENGAWASAN

1. Pengawasan Internal Pengawasan yang dirancang
   dalam struktur organisasi dalam organisasi
   koperasi pengawasan oleh anggota melalui
   Pengawas.
2. Pengawasan Eksternal Pengawasan yang dilakukan
   dari luar organisasi koperasi contoh dari
   Kementerian/Dinas Koperasi, akuntan publik dan
   instansi lain sesuai dengan undang-undang dan
   peraturan yang berlaku.

30
MODEL PENGAWASAN FORMAL

• Pengawasan untuk standar prestasi
• - Inspeksi dan supervisi
• - Penulisan prosedur
• - Skedul kerja
• Menjaga aset organisasi koperasi
• Mengukur standar kualitas proses produksi
  pelayanan
• Pendelegasian wewenang
• - Pelatihan
• - Pengendalian mutu (TQM, TQS, TQC)
• Mengukur dan mengarahkan keterampilan pekerjaan
  sistem karier, observasi langsung.
• - Uraian tugas/pekerjaan
• - Ketentuan sistem kredit penilaian kenaikan
  jabatan
• 5. Mengukur dan mengarahkan keterampilan pekerja
  sistem karier, observasi langsung.

31
PRINSIP-PRINSIP PENGAWASAN

1. Pengawasan harus ekonomis.
2. Fleksibel dan mudah dimengerti.
3. Menjamin diadakannya tindakan korektif.
4. Melaporkan adanya penyimpangan, penyebab
   terjadinya penyimpangan dan alternatif solusi
   perbaikan.
5. Mengetahui dengan pasti tentang sifat dan
   kebutuhan dari setiap kegiatan yang harus diawasi.

PERSONALIA PENGAWASAN DI KOPERASI

1. Anggota koperasi
2. Pengawas
3. Pengurus
4. Manajer
5. Badan penasihat dewan pembina
6. Kementerian Koperasi, Dinas Koperasi, Dekopin dan
   koperasi sekunder