PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN ORGANISASI

1
PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN ORGANISASI
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Mengetahui konsep dasar fungsi pengawasan dan
pengendalian. 2. Mengetahui langkah-langkah
dalam fungsi pengawasan dan pengendalian. 3.
Mengetahui fungsi pengawasan dan pengendalian
dalam praktek 4. Mengetahui beberapa pendekatan
untuk mempertahankan konsistensi dalam
menjalankan fungsi pengawasan
2
Pengertian Pengawasan

• Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran
  kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat
  mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai
  dengan kinerja yang telah ditetapkan
  tersebut.Controlling is the process of measuring
  performance and taking action to ensure desired
  results. (Schermerhorn,2002)
• Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa
  segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan
  apa yang telah direncanakan . the process of
  ensuring that actual activities conform the
  planned activities. (Stoner,Freeman,Gilbert,1995)

3
Beberapa Istilah Asing mengenai Pengawasan

• Controlling
• Evaluating
• Appraising
• Correcting

4
Tujuan dari Fungsi Pengawasan

• adaptasi lingkungan
• meminimalkan kegagalan
• meminimumkan biaya
• mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

5

• Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar
  perusahaan dapat terus beradaptasi dengan
  perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan,
  baik lingkungan yang bersifat internal maupun
  lingkungan lingkungan eksternal.
• Dengan demikian fungsi pengawasan tidak saja
  dilakukan untuk memastikan agar kegiatan
  perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang
  telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan
  yang dijalankan sesuai dengan perubahan
  lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan
  juga merubah rencana perusahaan disebabkan
  terjadinya berbagai perubahan di lingkungan yang
  dihadapi perusahaan.

6

• 4. Antisipasi Kompleksitas Organisasi, 
• maksudnya adalah agar perusahaan dapat
  mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang
  kompleks.
• Kompleksitas tersebut mulai dari pengelolaan
  terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai
  prosedur yang terkait dengan manajemen organisasi

7
Proses Pengawasan
Umpan Balik
Penilaian Kinerja
Penentuan Standard dan Metode Penilaian Kinerja
Pengambilan Tindakan Koreksi dan Melakukan
evaluasi ulang atas Standar yang telah ditetapkan
Apakah Kinerja yang dicapai sesuai dengan
Standar ?
Tidak
Ya
Tujuan Tercapai
8
Beberapa Gejala yang memerlukan Pengawasan

• Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun
  tidak begitu jelas faktor penyebabnya
• Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi
  dari adanya keluhan pelanggan)
• Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari
  adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang
  menurun, dan lain sebagainya)
• Berkurangnya kas perusahaan
• Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
• Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan
  baik
• Biaya yang melebihi anggaran
• Adanya penghamburan dan inefisiensi

9
Pengawasan berdasarkan Proses Kegiatan
Proses
Akhir
Awal
Feedforward Controls Memastikan bahwa petunjuk
yang jelas dan faktor input yang ditetapkan telah
tersedia
Concurrent Controls Memastikan bahwa segala
proses dan perangkat penunjang berjalan
sebagaimana mestinya
Postaction Controls Memastikan bahwa output yang
dihasilkan sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan
10
Beberapa faktor yang terkait dengan Pengawasan
dalam Bidang SDM

• Penerapan Employee Discipline System
• Adanya Career Path
• Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta
  Gaya Kepemimpinan yang diterapkan

11
Pengawasan di Bagian Informasi

• Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi
  Informasi
• Penerapan Sistem Informasi Manajemen

12
Pengawasan di Bagian Keuangan

• Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement
  Analysis)
• Manajemen Kas (Cash Management)
• Pengelolaan Biaya (Cost Control)

13
Pengawasan di Bagian Pemasaran

• Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial
• Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor
  yang terkait dengan Konsumen
• Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran
  Pemasaran yang dilakukan

14
Pengawasan di Bagian Produksi/Operasi

• Evaluasi atas Plan Location
• Evaluasi atas Plan Lay-out
• Evaluasi atas Production Process and Schedule
• Evaluasi atas Product Distribution

15
Mempertahankan (Memelihara)Fungsi Pengawasan

• Sistem pengawasan tradisional (traditional
  control system)
• sistem pengawasan yang berdasarkan komitmen
  (commitment-based control system).

16

• Sistem pengawasan tradisional melibatkan kegiatan
  monitoring yang bersifat eksternal.
• Kinerja pegawai akan diawasi  oleh atasan para
  pegawai.
• Kinerja keuangan akan diawasi oleh orang-orang
  yang berada di luar bagian keuangan yang bertugas
  untuk melakukan pengawasan dan penilaian terhadap
  kinerja keuangan.
• Terdapat tiga pendekatan dalam system pengawasan
  tradisional, yaitu pengawasan diagnostik
  (diagnostic control), pengawasan berdasarkan
  batasan-batasan (boundary control), dan
  pengawasan interaktif (interactive control)

17

• a. Pengawasan Diagnostik, adalah pengawasan yang
  dilakukan oleh manajer dimana setelah standar
  ditetapkan,manajer melakukan pengawasan dan
  penilaian apakah standar telah dicapai ataukah
  belum.
• Sekiranya belum tercapai maka manajer kemudian
  berkewenangan untuk melakukan diagnosa atau
  faktor-faktor yang menyebabkan standar belum
  tercapai untuk kemudian mengambil keputusan yang
  terkait dengan upaya untuk pencapaian standar
  sesuai dengan yang semestinya.

18

• b. Pengawasan Berdasarkan Batasan-Batasan, yaitu
  pengawasan yang dilakukan melalui penetapan
  aturan atau prosedur yang dengan aturan dan
  prosedur tersebut keseluruhan anggota dan pihak
  yang terkait dalam perusahaan akan menyesuaikan
  diri dengan aturan dan prosedur tersebut dalam
  menjalankan seluruh aktivitas terkait dengan
  perusahaan.

19

• c. Pengawasan Interaktif, adalah pengawasan yang
  dilakukan oleh manajer yang secara interaktif dan
  terus menerus melakukan komunikasi dengan pegawai
  secara personal mengenai berbagai hal yang
  terkait dengan pekerjaan yang dilakukan.
• Dengan komunikasi personal dan dilakukan secara
  interaktif ini, manajer dapat mengetahui apakah
  jalannya perusahaan telah mencapai standar yang
  diinginkan atau belum.

20

• Sistem Pengawasa yang Berdasarkan Komitmen
• Berbeda dengan pendekatan Tradisional, dalam
  system pengawasan, pendekatan yang berdasarkan
  komitmen lebih menekankan  fungsi pengawasan dari
  sisi internal dari pada eksternal.
• Pengawasan lebih ditekankan pada faktor internal
  dari seiap individu pekerja.
• Introspeksi diri dalam hal ini lebih dominan
  dalam menjalankan fungsi pengawasan daripada
  pengawasan eksternal. 

21

• berbagai pendekatan bisa dilakukan dalam
  membangun system pengawasan yang berdasarkan
  komitmen ini,
• diantaranya dengan menerapkan suatu system
  keyakinan tertentu dalam budaya kerja perusahaan
  atau melalui berbagai upaya yang memaksa
  pegawai untuk membiasakan diri dengan tanggung
  jawab dan introspeksi diri, diantaranya mungkin
  dengan memberikan kepercayaan dan kewenangan
  dalam berbagai jenis aktivitas yang diberikan
  kepada para pegawai.

22

• Dengan demikian diharapkan para pegawai akan
  terbiasa untuk berinisiatif, inovatif, tanggung
  jawab, sekaligus juga melakukan koreksi terhadap
  diri sendiri atau introspeksi diri sekiranya ada
  berbagai penyimpangan yang mungkin dilakukannya