MANAJEMEN MOTIVASI DAN ORGANISASI LKMM

1
MANAJEMEN MOTIVASI DAN ORGANISASILKMM BEM
UNNARApril 2006

• ARASY ALIMUDIN

2
We have been trying to push BEM UNNAR from the
top.
3
But to move BEM faster, we also need to push from
the base, and we require management motivate and
organization
4
Apa Itu Manajemen ?
Mary Parker Follet the art of getting
things done trough the others..
seni mencapai sesuatu melalui orang lain
5
Definisi Umum
Manajemen adalah proses merencanakan,
mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalikan
kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi dengan
menggunakan sumberdaya organisasi
6
Kata Kunci

• Proses yg merupakan kegiatan yang direncanakan
• Fungsi manajemen
• Melalui Aktivitas tersebut
• Sumberdaya Organisasi

7
Kaitan Manajemen Organisasi
Proses Manajemen
Perencanaan Pengorganisasian Pengarahan Pengendali
an
Input Sumber- daya
Tujuan Efektif dan Efisien
8
Siapa Manajer ?
Orang yang melakukan kegiatan manajemen atau
proses manajemen.
Manajemen menginginkan tujuan tercapai dengan
efektif dan effisien
9
Efektif Efisien
Efektif (doing the right things mengerjakan
sesuatu yang benar)
Efisien (doing things right mengerjakan
sesuatu dengan benar)
10
Proses Manajemen
Peng- organisasian
Planning
Peng- arahan
Pengen- dalian
11
Perencanaan (Planning)
Kegiatan menetapkan tujuan organisasi dan memilih
cara yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut.
Pengambilan Keputusan (bagian dari perencanaan)
12
Pengorganisasian(Organizing Staffing)
Kegiatan mengkoordinir sumberdaya, tugas, dan
otoritas diantara anggota organisasi agar tujuan
organisasi dapat dicapai dengan cara yang efisien
dan efektif.
Organizational Design Kegiatan menyesuaikan
struktur organisasi dengan tujuan dan sumberdaya
organisasi
13
Bagan Organisasi
14
Pengarahan (Leading)
Kegiatan memberi pengarahan (directing),
mempengaruhi orang lain (influencing), dan
memotivasi orang tersebut untuk bekerja
(motivating)
15
Pengendalian (Controlling)
Kegiatan yang bertujuan untuk melihat apakah
kegiatan organisasi sesuai dengan rencana.

• Fungsi Pengendalian
• Menentukan standart prestasi
• Mengukur prestasi yg telah dicapai
• Membandingkan point-2 dengan point-1
• Melakukan perbaikan jika ada penyimpangan

16
Proses Manajemen dalam praktek

1. Dalam praktek gambaran proses manajemen tersebut
   tidak begitu terlihat
2. Seringkali manajer sibuk kesana-kemari, yg
   sepertinya tdk punya waktu utk berfikir dan
   merencanakan sesuatu dengan tenang
3. Aktivitas manajer dalam praktek sepertinya
   reaktif (action oriented)
4. Keempat fungsi manajemen dilakukan secara
   interaktif kadang-kadang secara simultan.

17
Jenis-jenis Manajemen

• Berdasarkan Hirarki
• Top Management
• Middle Level Management
• Lower Level / First Line

• Berdasarkan Fungsi
• Manajer Umum
• Manajer Fungsional

18
Manajemen Puncak

• Bertanggung jawab terhadap organisasi secara
  keseluruhan
• Menentukan tujuan, strategi, dan kebijakan secara
  umum
• Menentukan keputusan-keputusan strategis

19
Manajemen Menengah
Melaksanakan tujuan, strategi, dan kebijakan yang
telah ditetapkan oleh manajer puncak serta
mengkkordinasikan dan mengarahkan aktivitas
manajer tingkat bawah dan juga karyawan
operasional
20
Manajemen Tk. Bawah
Mengawasi karyawan secara langsung Mengawasi dan
mengkoordinasi kegiatan operasional yang
dilakukan oleh karyawan
21
Manajer Umum
Mengawasi unit (divisi) tertentu yang mempunyai
beberapa bidang sekaligus Bertanggung jawab
terhadap aktivitas (pemasaran, keuangan, operasi)
divisinya
22
Tingkatan dan KetrampilanManajemen
Tk. Atas
Konseptual
Tk. Menengah
Hub. MAnusiawi
Tk. Bawah
Opersional
23
Ketrampilan Manajemen
Conseptual Skills Kemampuan mengkoordinasikan
dan mengin-tegrasikan kegitan serta kepentingan
organisasi. Melihat organisasi secara
keseluruhan, ketergantungan antar bagian, melihat
masa depan, dan bagaimana lingkungan mempengaruhi
organisasi
Human Skills Kemampuan memahami orang lain,
bekerjasama dengan orang lain, mendorong serta
memotivasi orang lain, baik secara individual
maupun kelompok
Tehnical Skills Kemampuan memahami serta
melakukan kegiatan operasional
24
Managerial Role
25
Interpersonal Roles
Figureheat Peran figur bapak, lebih merupakan
peranan manajer sebagai simbol pimpinan serta
menjadi simbol dan personifikasi organisasi yang
dipimpinnya.
Leader Manajer diharapkan menjadi pemimpin
anak buahnya melakukan rekruitmen, training,
memberikan motivasi untuk bekerja mencapai tujuan
organisasi
Liaison Memainkan peranan penghubung baik
dengan pihak di dalam organisasi maupun dengan
pihak diluar organisasi.
26
Informational Roles
Monitor Manajer selalu aktif mencari informasi
yg bermanfaat untuk organisasi.
Disseminator Manajer mendistribusikan
informasi yang diperolehnya kepada pihak lain,
khususnya kepada bawahanya.
Spokesman Manajer sebagai wakil organisasi
dalam menyampaikan informasi ke pihak luar.
27
Decision Roles
Enterpreunership selalu berusaha memajukan
organisasinya
Disturbance hadler mampu menyelesaikan
gangguan yg mungkin muncul
Resource Allocator mampu mengalokasikan
sumberdaya yg terbatas
Negotiator mampu melakukan negoisasi dgn pihak
terkait
28
PENGORGANISASIAN

• Orang-orang yang melakukan tugas-tugas yang
  berbeda yang dikoordinir untuk mencapai tujuan
  organisasi
• Pembagiaan kerja dalam organisasi
• Pengkombinasian secara logis ke dalam departemen
• Pendelegasian wewenang
• Penetapan koordinasi dan sistem pengawasan

29
SUMBER STRUKTUR ORGANISASI
STRUKTUR ORGANISASI
KEBIASAAN
Karyawan mendapatkan Apa yg hrs dilakukan
Kebijakan,Prosedur peraturan
Rencana rencana lain
Supervisor Karyawan
30
Contoh BAGAN ORGANISASI
DIREKTUR
WK.DIREKTUR PRODUKSI
WK.DIREKTUR PENJUALAN
WK.DIREKTUR KEUANGAN
MANAJER PENJUALAN WIL.A
MANAJER PENJUALAN WIL.B
MANAJER PABRIK A
MANAJER PABRIK B
SUPERVISOR
SUPERVISOR
KARYAWAN
KARYAWAN
31
MANFAAT BAGAN ORGANISASI

• Memperlihatkan nama jabatan dari masing-masing
  manajer
• Memperlihatkan siapa bertanggung jawab pada siapa
• Memperlihatkan siapa yg bertanggung jawab dalam
  departemen apa
• Memperlihatkan departemen2 apa yg telah dibentuk
• Memperlihatkan jalur perintah
• Karyawan dapat mengetahui jabatannya dan
  tempatnya dalam organisasi

32
WEWENANG DLM ORGANISASI

• Wewenang adalah hak untuk mengambil keputusan,hak
  untuk mengarahkan pekerjaan orang lain, dan hak
  untuk memberi perintah.
• Sumber-sumber wewenang
• Posisi atau urutan orang tersebut
• Atribut pribadi (kharisma)
• Keahlian atau pengetahuan

33
PENDELEGASIAN WEWENANG
PEMILIK
DEWAN DIREKSI
DIREKTUR
WK.DIREKTUR
MANAJER
SUPERVISOR
KARYAWAN
34
KEPEMIMPINAN
Suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh
pada kegitan-kegiatan dari sekelompok anggota
yang saling berhubungan tugasnya
35

• Implikasi Definisi Kepemimpinan
• Kepemimpinan menyangkut orang lain (bawahan atau
  pengikut), kesediaan bawahan untuk menerima
  pengarahan dari pemimpin.
• Kepemimpinan menyangkut pembagian kekuasaan yang
  tidak seimbang antara peminpin dan anggota
  kelompok
• Selain memberikan pengarahan pemimpin dituntut
  untuk dapat mempergunakan pengaruh, apa dan
  bagaimana bawahan melaksanakan perintahnya

36
PENDEKATAN-PENDEKATAN STUDI KEPEMIMPINAN

• Pendekatan Kesifatan,
• Pendekatan Perilaku,
• Pendekatan Situsasional (Contingensi)

37
PENDEKATAN SIFAT-SIFAT KEPEMIMPINAN

• Mencoba membandingkan sifat-sifat orang yang
  menjadi pemimpin dengan sifat yang menjadi
  pengikut
• Mengidentifikasi ciri dan sifat yang dimiliki
  oleh para pemimpin efektif

38

• Sifat-sifat Kepemimpinan (Edwin Ghiselli)
• Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas,
• Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan
• Kecerdasan
• Ketegasan
• Kepercayaan diri
• Inisiatif

39

• Sifat-sifat Kepemimpinan (Keith Davis)
• Kecerdasan
• Kedewasaan dan keluasan hub sosial
• Motivasi diri dan dorongan breprestasi
• Sikap-sikap hubungan manusiawi

40
PENDEKATAN PERILAKU KEPEMIMPINAN

• Fungsi-funsi kepemimpinan,
• Gaya-gaya kepemimpinan

• Teori teori kepemimpinan
• Teori X-Y (Douglas McGregor)
• Studi Michigan (Rensis Likert)
• Kisi-kisi Manajerial (Blacke-Mouton)
• Studi Ohio State

41
Fungsi-fungsi Kepemimpinan,

• Task related, fungsi yang berhubungan dengan
  tugas yg menyangkut pemberian saran penyelesaian
  informasi dan pendapat
• Group Mainttenance, yng berhubungan dg fungsi
  pemeliharaan kelompok, membantu kelompok berjalan
  lebih lancar

42
Gaya-Gaya Kepemimpinan,

• Task Oriented, mengarahkan bawahan dan mengawasi
  secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas
  dilaksanakan sesuai dg yang diinginkannya
• Employee Oriented, Lebih memperhatikan dan
  memotivasi bawahan dan memberikan kesempatan
  berpartisipasi dlm pembuatan keputusan

43
TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN

• Teori X-Y (Douglas McGregor)
• Teori X
• Rata-rata manusia malas
• Orang hrs dipaksa, diawasi, diancam
• Manusia lebih menyukai diarahkan, ingin
  menghindari tg jwb, mempunyai ambisi kecil,
  menginginkan keamanan dan jaminan hidup

44

• Teori X-Y (Douglas McGregor)
• Teori Y
• Usaha phisik dan mental dlam bekerja adalah
  kodrat
• Orang akan melakukan pengendalian diri
• Keterikatan pada tujuan dan prestasi
• Rata-rata dlm kondisi yg layak
• Ada kapasitas besar utk imajinasi, kreatifitas,
  cerdik
• Hanya menggunakan sebagian potensi intelektualnya

45

• 4-Sistim Manajemen dr Likert
• Manajer membuat semua keputusan dan memrintah
  bawahan utk melaksanakan
• Tetap menentukan perintah tetapi memberi
  kebebasan bawahan
• Menetapkan tujuan dan memberikan perintah setelah
  hal tsb didiskusikan dg bawahan
• Cara bagaimana organisasi seharusnya berjalan

46

• Managerial Grid Blake Mouton
• Manajemen jatuh miskin, perhatian rendah thd
  karyawan dan produksi
• Manajemen santai, serba mengijinkan, dg tekanan
  pd pemeliharaan keuangan dan kepuasan pegawai
• Manajemen organisasi manusia, memperhatikan
  baik thd produksi maupun karyawan
• Manajemen ketaatan, sebagai seorang otokrat
  pemegang tugas yg keras
• Manajemen team, demokratik, memberikan perhatian
  penuh thd produksi, semangat kerja dan kepuasan
  karyawan

47

• Studi Ohio State
• Faktor pertimbangan (Considration), menggambarkan
  hubungan yg hangat antara seorang atasan dan
  bawahan, saling percaya, kekeluargaan, dll.
• Struktur Pemakrasaan (Initiating Structure),
  menjelaskan bahwa seorang pemimpian itu mengatur
  dan menentukan pola organisasi, komunikasi,
  struktur peran dlm pencapaian tujuan organisasi

48
PENDEKATAN SITUASIONAL CONTINGENCY

• Faktor situasi
• Faktor Karyawan
• Faktor Tugas
• Faktor Organosasi
• Variabel Lingkungan lainnya

49
Hubungan Pemimpin-Bawahan-Situasi
KEMAMPUAN DAN KUALITAS PEMIMPIAN
KEMAMPUAN DAN KUALITAS BAWAHAN
SITUASI
50
Faktor Yg Mempengaruhi Perilaku Kepemimpinan

• Faktor Makro
• Sosial Kebudayaan
• Kondisi Perekonomian
• Organisasional
• Faktor Mikro
• Pengharapan dan perilaku atasan
• Pengharapan dan perilaku bawahan
• Kepribadian dan latar belakang pemimpin
• Tingkatan organisasi dan besarnya kelompok

51
MOTIVASI
Keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong
kinginan individu untuk melakukan kegiatan
tertetu guna mencapai tujuan
52
MODEL MOTIVASI

• Model Tradisional,
• Model Hubungan Manusiawi,
• Model Sumberdaya Manusia

53
MODEL TRADISIONAL

• Mengisyaratkan bahwa manajer menentukan bagaimana
  pekerjaan harus dilakunan dan digunakan sistim
  pengupahan insentif untuk memotivasi para pekerja
  - semakin produktif semakin banyak penghasilan
• Menganggap pekerja malas dan hanya dapat
  dimotivasi dengan uang

54
MODEL HUB. MANUSIAWI

• Mengisyaratkan bahwa manajer perlu memotivasi
  bawahan dengan pemenuhan kebutuhan sosial mereka
  shg merasa berguna dan penting
• Bawahan diberi kebebasan untuk membuat keputusan
  sendiri dalam pekerjaan, dan memperhatikan
  kelompok organisasi informal

55
MODEL SUMBER DAYA MANUSIA

• Mengisyaratkan bahwa karyawan dapat dimotivasi
  oleh banyak faktor, tidak hanya uang atau
  keinginan untuk mencapai kepuasan, ttp juga
  kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh
  pekerjaan yg berarti
• Karyawan lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari
  suatu prestasi kerja yg baik

56

• Teori-teori Motivasi
• Teori Petunjuk (prescriptif), mendasarkan dengan
  teori coba-coba dalam memotivasi bawahan
• Teori Isi (Content), berkenaan dengan pertanyaan
  apa penyebab perilaku
• Teori Proses (Process), berkenaan dengan
  bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan atau
  menjelaskan aspek bagaimana dari motivasi

57
TORI-TEORI ISI

• Teori Hirarkhi Kebutuhan Maslow
• Kebutuhan manusia dapat disusun dalam suatu
  hirarki dari beutuhan terendah sampai tertinggi
• Setelah kebutuhan terpuaskan berhenti menjadi
  motivator utama perilaku

58

• Hirarkhi Kebutuhan Maslow
• Kebutuhan fisiologis
• Kebutuhan keamanan dan rasa aman
• Kebutuhan sosial
• Kebutuhan harga diri
• Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri

59

• Teori Motivasi-Pemeliharaan dr Herzberg
• Faktor penyebab kepuasan kerja
• prestasi
• penghargaan
• pekerjaaan kreatif menantang
• tanggung jawab
• kemajuan dan peningkatan

60

• Faktor pemeliharaan
• kebijakan dan admns organisasi
• kualitas pengendalian tehnik
• kondisi kerja
• hubungan kerja
• status pekerjaan
• keamanan kerja
• kehidupan pribadi
• penggajian

61

• Teori Prestasi dr Mc.Clelland
• Menyukai pengambilan resiko yg layak, menyukai
  tantangan, menginginkan tanggung jwb pribadi
• Mempunyai kecenderungan utk menetapkan
  tujuan-tujuan prestasi
• Mempunyai kebutuhan thd umpan balik
• Mempunyai ketrampilan, kemampuan dan perencaan jk
  panjang

62
TORI-TEORI PROSES

• Teori Pengharapan Victor Vroom
• Pengharapan bahwa peningkatan usaha akan mengarah
  kepada peningkatan balas jasa
• Penilaian individu terhadap balas jasa sebagai
  hasil dari usaha-usahanya

63

• Teori Pembentukan Perilaku
• Penguatan positip penghargaan
• Penguatan negatip menghindari
• Pemadaman peniadaan penguatan
• Hukuman konsekuensi

64

• Tehnik Pembentukan Perilaku (Clay Hammer)
• Jangan memberikan penghargaan yg sama kepada
  semua orang
• Tanggapan kegagalan utk mengubah perilaku
• Beritahu karyawan syarat mendapatkan penghargaan
• Bertahukan jika melakukan kesalahan
• Jangan memberi hukuman didepan karyawan lain
• Bertindaklah adil

65

• Teori Porter-Lawler
• Implikasi bagi manajer
• pemberian penghargaan sesuai kebutuhan bawahan
• penentuan prestasi yg diinginkan
• pembuatan tingkat prestasi yg dapat dicapai
• penghubungan penghargaan dengan prestasi
• analisa faktor2 yg berlawanan dgn efektifitas
  penghargaan
• penentuan penghargaan yg memadai

66

• Implikasi bagi organisasi
• sistem penghargaan organisasi harus dirancang
  untuk memotivasi perilakuyg diinginkan
• pekerjaan itu sendiri dapat dibuat sebagai
  pemberian penghargaan
• atasan langsung mempunyai peranan penting dalam
  proses motivasi

67

• Teori Keadilan
• orang akan cenderung membandingkan antara
• masukan-masukan yg mereka berikan pada
  pekerjaannya dalam bentuk pendidikan, pengalaman,
  latihan dan usaha
• hasil/penghargaan yang mereka terima degan yg
  diterima oleh karyawan lain