MATERIAL INVENTARIABLE

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MATERIAL INVENTARIABLE

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Inventario del Centro
La persona responsable de la Secretaría será la
encargada de realizar el inventario general del
centro docente y mantenerlo actualizado. Este
inventario debe tener registrado todo el material
inventariable, ya sea material suministrado por
la Consejería de Educación, material donado por
editoriales, ayuntamientos u otras entidades, o
material comprado por el centro docente El
registro auxiliar de de inventario es uno de los
libros ineludibles en la contabilidad de los
centros. (artículo 23 del Decreto 276/1997, de 27
de noviembre, por Resolución de 5 de marzo de
1998 .BOC n.º 37, de 25 de marzo de 1998)
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Inventario General del centro
El Libro Auxiliar de Inventario o Libro de
Inventario General del Centro será confeccionado
por orden cronológico de adquisición. En él
debe constar todos y cada uno de los materiales
registrados con indicación del número de asiento
número de orden, código, nombre del artículo,
número de unidades, situación de alta o baja, su
procedencia (alta) o motivo (baja), la fecha de
adquisición, uso o destino, valor económico real
o estimado, número de asiento anterior, el total
de unidades acumuladas y cualquier observación de
relevancia que se desee hacer constar. Es
imprescindible disponer de los albaranes y
facturas del material recepcionado y adquirido
por el centro docente.
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Norma ORDEN de 22 de junio de 1999, por la que
se regula la formación y el mantenimiento de la
sección de bienes muebles del Inventario General
de Bienes y Derechos de la Comunidad Autónoma de
Canarias.De fecha 22/06/1999

• Características del Material inventariable
• No es un bien fungible o consumible.
• Tiene un coste igual o superior a 150 .
• Aunque se recomienda inventariar los equipos
  informáticos, multimedia y en general aquel no
  fungible con valor para el centro , especialmente
  de cara a las aseguradoras en caso de robos.

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INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN

• Nº ORDEN Número correlativo de cada uno de los
  asientos que se registren en el libro. Los
  asientos de inventario se registrarán por orden
  estrictamente creciente de fechas, comenzando por
  el número 1 solamente en la apertura del libro, y
  nunca con motivo de cierre de ejercicio
  presupuestario o cambio de equipo directivo del
  centro.
• En la apertura de un nuevo libro tras el cierre
  de otro anterior, el primer asiento llevará el
  número de orden siguiente al último asiento del
  libro anterior, circunstancia que se hará constar
  en la diligencia de apertura.
• CÓDIGO Los códigos de los artículos se hacen
  imprescindibles con una gestión informatizada del
  inventario. Dichos códigos aparecen en los
  albaranes de entrega de material de la Consejería
  de Educación, Cultura y Deportes. Cuando se trate
  de material no enviado por la Consejería de
  Educación, también se indicará el código, siempre
  que se conozca.
• ALTA O BAJA Indique A en caso de "altas" y B en
  caso de "bajas".

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INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN

• FECHA Se indicará la fecha (día, mes y año) en
  la que se produce el movimiento de inventario que
  se registra. Los asientos de inventario se
  registrarán por orden estrictamente creciente de
  fechas. Si por cualquier motivo hubiera que
  registrar un movimiento de una fecha anterior a
  la última registrada, se hará con la fecha
  actual, para respetar escrupulosamente el orden
  creciente de fechas. La fecha real en la que se
  produjo el alta o la baja constará en la
  documentación correspondiente en el archivador
  anexo. así como aquellas explicaciones que se
  juzgue oportuno. En todo caso podría indicarse
  tal circunstancia en la columna de
  "observaciones".
• USO/DESTINO Se especificará el uso al cual se
  destinan los artículos. Esta información se
  indica en los albaranes de entrega de la
  Consejería de Educación, Cultura y Deportes. Si
  el material es adquirido por otros cauces, se
  indicará igualmente, a criterio del Director del
  Centro
• Nº ASIENTO ANTERIOR Siempre que se realice un
  apunte de un artículo que ya los ha tenido
  anteriormente, se escribirá en esta casilla el
  número de orden del último asiento
  correspondiente al mismo artículo
• TOTAL ACUMULADO UDS. Se consignará en esta
  casilla el número de unidades del artículo al que
  corresponde el asiento inventariado una vez
  sumadas o restadas las que correspondan al
  asiento actual.

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ALTAS (ENTRADAS)
Motivo de la entrada Documento justificativo en el archivador anexo
Consejería de Educación (D.G....) Albarán de entrega o documento equivalente
Otros organismos o entes públicos El documento de entrega o cesion que envíe dicho organismo
Compra del Centro Fotocopia de la factura
Fabricación propia Certificación del Secretario y fotocopias de las facturas de los materiales empleados
Donación Certificación (o "Doy fe") del Secretario, a ser posible con el VºBº del donante
Albarán de la D.G.I.E. Albarán de salida de almacén emitido por la D.G. de Infraestructura Educativa
Proveniente de otro Centro Albarán de cambio emitido por la D.G. Infraestructura de Educativa
Regularización Memoria justificativa
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BAJAS (SALIDAS)
Motivo de la salida Documento justificativo en el archivador anexo
Enajenación de bienes Resolución positiva del expediente de enajenación y justificación de retirada del material
Robo Fotocopia de la denuncia
Enviado a otro Centro o Almacén Albarán de cambio emitido por la D.G.de Infraestructura Educativa.
Siniestro (incendio, inundación, vandalismo, ) Fotocopia de la denuncia
Regularización Memoria justificativa
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OTRAS CONSIDERACIONES

• El Libro de Registro Auxiliar de Inventario ha de
  complementarse con un archivador anexo en el cual
  se archivarán todos los documentos justificativos
  de los movimientos de inventario del centro. Se
  numerará cada documento justificativo en la
  esquina superior derecha con el número del
  asiento del Libro de Inventario que se
  corresponde con dicho documento.
• A efectos de garantías, robos, servicio técnico,
  etc. se debe tener controlados los números de
  serie de aparatos y maquinaria (por ejemplo
  videos, televisores, ...). No es necesario anotar
  dichos números de serie en el Libro de
  Inventario, pero sí deben constar en la
  documentación justificativa del archivador anexo,
  y siempre que sea posible, en la factura original.

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CAMBIO DE DIRECTIVA

• El Director del centro (y por delegación, también
  el Secretario) es el responsable último de la
  custodia, control y cuidado del material
  depositado en el centro. Dicho material es
  propiedad, en todo caso, del Gobierno de Canarias
  .
• Con anterioridad a la fecha de cese, debe
  contrastar los datos que refleja el Libro de
  Registro Auxiliar de Inventario con un recuento
  real realizado a tal efecto. En el caso de
  aparecer diferencias, tanto positivas como
  negativas, debe solicitar a la Dirección General
  de Centros e Infraestructura Educativa la
  regularización del Registro Auxiliar de
  Inventario de los artículos en los que figuren
  diferencias .
• En la fecha de cambio de Director (normalmente,
  el 30 de junio) se debe levantar acta, reflejando
  la situación al día de la fecha del material
  inventariable, siendo firmada por los Directores
  saliente y entrante en prueba de conformidad. Se
  archivará en el archivador anexo al Libro de
  Registro Auxiliar de Inventario.
• Una copia del acta de junto con una fotocopia de
  la diligencia del libro se remitirá a la
  Dirección General de Centros e Infraestructura
  Educativa antes del 15 de
• septiembre

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El Libro de Registro Auxiliar de Inventario
deberá diligenciarse de acuerdo con el siguiente
modelo
DILIGENCIA para hacer constar el cierre del
presente Libro de Registro Auxiliar de Inventario
por cambio del equipo directivo del centro,
siendo el último número de registro el (..en
letra.), página (en letra.), continuando
habilitado para los mismos efectos, y siendo
coincidente lo registrado en este libro con el
material inventariable existente en el
centro. , a 30 de junio de 20..
VºBº CONFORME EL DIRECTOR ENTRANTE Fdo..... VºBº EL DIRECTOR SALIENTE Fdo.... EL SECRETARIO Fdo...
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ASIENTOS ERRÓNEOS

• Material no inventariable como ceniceros,
  libros, grapadoras
• Deben localizarse todos estos asientos erróneos,
  y "tacharlos" con una línea (por ejemplo, en
  color rojo) de forma que sea perfectamente
  legible lo tachado. Posteriormente, se
  diligenciará el Libro de acuerdo con el siguiente
  modelo
• DILIGENCIA para hacer constar la ANULACIÓN de
  los asientos número ., tachados en rojo, por
  improcedentes, al tratarse de material no
  inventariable

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Correcciones en el libro

• En el Libro de Inventario NO DEBE HABER
  TACHADURAS O CORRECCIONES. Cuando ello sea
  inevitable habrá que extender una diligencia que
  valide dicha corrección. Para corregir un asiento
  erróneo existen las siguientes posibilidades
• 1º) Anular el asiento erróneo, "tachándolo" con
  una línea (por ejemplo, en color rojo) de forma
  que sea perfectamente legible lo tachado y
  escribir a continuación, en una nueva línea y con
  el número que le corresponda, el asiento
  correcto. Posteriormente, se diligenciará el
  Libro de acuerdo con el siguiente modelo
• DILIGENCIA para hacer constar la ANULACIÓN del
  asiento número 107 (ciento siete), por error en
  su transcripción, siendo el asiento correcto el
  número 108
• (ciento ocho).
• 2º) Corregir el asiento (por ejemplo, con líquido
  corrector) y anotar los datos correctos sobre los
  erróneos. La diligencia de validación de esta
  corrección se ajustará al siguiente modelo
• DILIGENCIA para hacer constar la validez de la
  corrección del asiento número 107 (ciento siete),
  siendo los datos correctoscódigo MB32,
  unidades 15 (quince). y total acumulado uds. 65
  (sesenta y cinco).

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Cómo se debe gestionar el traslado de material
entre centros? Basta con el mutuo acuerdo de
ambos directores?

• No basta con el acuerdo mutuo de los directores.
  El traslado de material entre centros debe estar
  siempre autorizado por la Dirección General de
  Infraestructura Educativa. Dicha autorización se
  plasma documentalmente en un "albarán de cambio",
  emitido por la Dirección General.
• El "albarán de cambio" es el documento que
  permite el traslado de material, y que justifica
  las bajas y altas correspondientes en los Libros
  de Inventario de los centros afectados.
• En caso de que los Directores de los centros, o
  los inspectores acuerden y propongan un traslado
  de material, deben comunicarlo a la Dirección
  General de Infraestructura Educativa, a fin de
  emitir los "albaranes de cambio" necesarios y la
  correspondiente autorización.
• Esto no es de aplicación en aquel material
  didáctico y bibliográfico que gestionen los CEP,
  EOEP o CER como "centros de recursos" que son.

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Se puede realizar "préstamos" de material
inventariable entre centros?

• Sólo si se trata de situaciones excepcionales y
  por periodos cortos de tiempo. Por ejemplo, para
  los actos de una "semana cultural".
• El préstamo de "larga duración" significa que un
  centro no lo necesita, y el otro sí. En tal caso
  la Dirección General de Infraestructura Educativa
  autorizará dicho traslado mediante "albaranes de
  cambio", debiendo reflejarse en los Libros de
  Inventario de ambos centros.

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Enajenación

•  
• A los efectos de enajenación, tienen la
  consideración de bienes muebles de desecho o
  inutilizados, las dotaciones de equipamiento
  escolar que por su deterioro, depreciación,
  deficiente estado de conservación, en desuso o
  inutilizado y elevado coste de reparación,
  resulten inservibles para impartir el servicio
  público de la enseñanza.

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Enajenación PRIMERA PARTE

• 1.-Iniciación. Se inicia mediante escrito del
  Centro Docente interesado, dirigido a la
  Dirección General de Centros e Infraestructura
  Educativa, solicitando la autorización (Mod. 1)
  para enajenar el material que se considere como
  inutilizado, inservible o de
• desecho. Al citado escrito se adjunta la
  relación de material que se quiere enajenar (Mod.
  2), haciéndose constar todos los datos que
  procedan, así como los motivos que justifican su
  enajenación. Para aparatos y maquinaria, deberá
  aportarse un informe técnico () y/o un
  presupuesto detallado de reparación, o en su caso
  documentos sobre gastos de mantenimiento
  realizados en los últimos tres años,
  acreditativos del estado del material. En
  cualquier caso, podrá acompañarse reportaje
  fotográfico que refleje debidamente el estado del
  material. 2.-Informes. Recibida la solicitud,
  la Dirección General de Centros e Infraestructura
  Educativa, a través del Servicio de Programación,
  Contratación y Equipamiento, procederá a realizar
  la comprobación del material cuya enajenación se
  propone, en cuanto a que reúna los requisitos
  necesarios para tal fin. Se emitirá informe
  justificativo y finalmente se elevará propuesta
  de resolución al Ilmo. Sr. Director General que
  resolverá lo correspondiente. 3.-Resolución. A
  la vista de la petición formulada por el Centro,
  la propuesta de resolución, el informe/s y
  cuantos otros documentos consten en el expediente
  de enajenación, el Ilmo. Director General de
  Centros e Infraestructura Educativa resolverá
  sobre la procedencia o no de conceder dicha
  autorización de enajenación del material que se
  solicita.

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Enajenación SEGUNDA PARTE

• 1.-Publicidad Anuncio de la Subasta. Una vez que
  el Centro Docente reciba la resolución de
  autorización para la enajenación del material
  solicitado, procederá a anunciarse -por un
  periodo de quince (15) días naturales- los
  lotes/artículos que lo integran (Mod. 3),
  haciéndolo en el tablón de anuncios del Centro
  así como en cualquier otro lugar público que
  pueda estimarse conveniente para su mayor
  conocimiento o difusión (ejm. Asociación de
  Vecinos, Dependencias Municipales de la zona,
  etc.). 2.-Ofertas. Dentro del referido plazo de
  quince (15) días naturales siguientes a la
  publicación del anuncio, las personas (físicas o
  jurídicas) interesadas presentarán las
  proposiciones económicas (ofertas) en escrito
  dirigido al Sr/a Director/a del Centro Docente,
  haciendo constar los siguientes datos    
   Datos personales.      Número del lote/artículo
  al que licita.      Número de unidades.    
   Oferta total (importe en euro) por cada lote.

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• 3.-Resultado. Finalizado el plazo de presentación
  de ofertas, el/a Secretario/a del Centro Docente
  levantará acta de enajenación (Mod. 4), pudiendo
  realizarse en reunión de la Junta Económica o del
  Consejo Escolar del Centro, señalándose con
  claridad la actuación que procede.  En el
  supuesto de haber una o varias ofertas
  adjudicatarias del proceso de subasta, el Centro
  comunicará previamente y de modo fehaciente, a
  cada una de la/s persona/s que resulte/n, tal
  circunstancia indicándole que, antes de que
  procedan a retirar el material subastado y
  adjudicado, han de justificar el correspondiente
  ingreso por tal concepto en la cuenta corriente
  del Centro. En el supuesto de quedar desierta la
  subasta, el Centro programará la retirada del
  material por los medios que estime oportunos
  conforme a la normativa vigente aplicable a cada
  supuesto.4.-Retirada. Posteriormente, en el
  acto de retirada del material del recinto
  escolar, deberá certificarse por parte del/
  Secretario/a del Centro Docente, dicha retirada
  (Mod. 5), debiendo hacer constancia del material
  que se retira y de quién la realiza. Dicho
  certificado tendrá que enviarse a la Dirección
  General de Centros e Infraestructura Educativa
  para su tramitación y archivo en su
  correspondiente expediente. 5.-Baja en el
  inventario Concluido el proceso de enajenación,
  el Centro Docente procederá a dar de baja del
  inventario (libro auxiliar de inventario) el
  material que figura autorizado enajenar, al que
  se le ha dado el destino oportuno conforme a lo
  señalado

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REGULARIZACIÓN

• Es el proceso mediante el cual se registra en el
  Libro de Inventario las diferencias encontradas
  entre éste y la realidad, para que a partir de
  ese momento sean ambos (Libro de Inventario y
  realidad) coincidentes.
• Se inicia cuando lo requiera la Dirección
  General de Infraestructura Educativa, o cuando el
  director del centro lo considere necesario
• En cualquier caso debe ser autorizada y aprobada
  por la Dirección General de Infraestructura
  Educativa.

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Documentación

• ACTA DE RECUENTO DE MATERIAL INVENTARIABLE deben
  archivarse en el anexo al Libro de Inventario
  (junto con la memoria justificativa) y enviarse a
  la Dirección General de Infraestructura
  Educativa.
• Fichas parciales de recuento (p.e., de cada aula
  o dependencia) si se hacen, deben archivarse en
  el anexo al Libro de Inventario (junto con la
  ficha global y la memoria justificativa), pero no
  enviarse a la Dirección General de
  Infraestructura Educativa.
• MEMORIA JUSTIFICATIVA DE REGULARIZACIÓN, se
  realizará según el modelo suministrado, en papel
  con membrete y sello del centro, nunca en el
  Libro de Inventario.
• ASIENTOS DE REGULARIZACIÓN para cada uno de
  aquellos artículos que tengan diferencias
  (positivas o negativas pero no "cero") deberá
  registrarse en el Libro un "asiento de
  regularización" donde conste como "alta" o "baja"
  la diferencia encontrada entre el recuento real y
  el Libro de Inventario. Se enviará a la Dirección
  General de Infraestructura Educativa fotocopia de
  aquellas páginas del Libro de Inventario que
  contengan los asientos de regularización y la
  "diligencia de regularización".
• DILIGENCIA DE REGULARIZACIÓN se escribirá en el
  Libro de Inventario (no en papel aparte),
  siguiendo el modelo suministrado, después de los
  asientos de regularización, y sin dejar líneas en
  blanco.