PROJE DENETIMI

1

• PROJE DENETIMI

2
Proje Denetimi

• Denetim, planlama-izleme-denetim döngüsünün son
  elementidir
• Denetim ,projenin 3 unsuru üzerine odaklanmistir
• Basarim
• Maliyet
• Zaman

Chapter 11-1
3
Basarimin Denetimi

• Proje basarimini olumsuz etkileyen ve denetim
  gerektiren nedenler
• Beklenmedik teknik sorunlarin olusmasi
• Gerektigi zaman yeterli kaynagin bulunamamasi
• Asilmaz teknik sorunlarin mevcutlugu
• Kalite veya güvenilirlik sorunlarinin olusmasi
• Müsterinin belirteçlerde degisiklikler istemesi
• Islevsel karmasikliklarin ortaya çikmasi
• Teknoloji yeniliklerin projeye etkisi

Chapter 11-2
4
Maliyetin Denetimi

• Proje maliyetini etkileyen ve denetim gerektiren
  nedenler
• Teknik zorluklarin daha çok kaynak gerektirmesi
• Isin kapsaminin büyümesi
• Baslangiç tekliflerin düsük olmasi
• Raporlamanin kötü veya zamansiz olmasi
• Bütçelemenin yetersiz kalmasi
• Düzeltici denetimin zamaninda yapilmamasi
• Girdi fiyatlarinda degisiklik olmasi

Chapter 11-3
5
Zamanin Denetimi

• Proje zaman programlamasini etkileyen ve denetim
  gerektiren nedenler
• Teknik zorluklarin çözümünün planlandigindan
  uzun sürmesi
• Ilk zaman degerlendirmelerinin çok iyimser olmasi
• Islerin ardisikliginin düzgün olmayisi
• Malzeme, personel ve teçhizatin gerektigi
  zamanda bulunamamasi
• Önceki görevlerin tamamlanmamasi
• Müsterinin degisen siparislerine uygun olarak
  islerde revizyona gidilmesi
• Yasa ve Yönetmeliklerde Düzenlemeler

Chapter 11-4
6
Denetimin amaci

• Denetimin iki esas hedefi bulunmaktadir
• 1. faaliyetlerin degistirilmesi yoluyla
  sonuçlarin düzenlenmesi
• 2. örgütsel varliklarin yönetimi
• Proje yöneticisi hem düzenlemede, hem de örgüt
  varliklarina sahiplenmede ayni derecede dikkatli
  olmalidir
• Proje yöneticisi örgütün fiziki varliklarini,
  insan kaynaklarini, mali kaynaklarini korumalidir

Chapter 11-5
7
Fiziki Varliklarin Denetimi

• Fiziki varliklarin kullaniminin denetimi
• Önleyici veya düzenleyici biçimde varliklarin
  bakimi
• Bakim ve degistirmenin zamanlanmasi
• Bakim kalitesi
• Bakim programlamasi öyle yapilmalidir ki,
  müdahaleyi en aza indirmekle teçhizatin islek
  durumda tutulmasi saglanmis olsun
• Fiziki envanterler (teçhizat veya malzeme )
  denetime tabi tutulmalidir

Chapter 11-6
8
Insan Kaynaklarinin Denetimi

• Insan kaynaklarinin yönetimi, personel artiminin
  ve gelisiminin denetlenmesini gerektirir
• Projeler insanlarin yetismesi için verimli
  zemindir
• Her bir proje özgü oldugundan ,projelerde çalisan
  insanlarin makul kisa bir süre içinde genis
  yelpazede deneyim kazanmak imkani bulunuyor

Chapter 11-7
9
Mali Kaynaklarin Denetimi

• Mali kaynaklarin sahiplik ve düzenleme denetimi
  yöntemleri bunlardir
• Mevcut varliklarin denetimi
• Proje bütçelerinin denetimi
• Sermaye yatiriminin denetimi
• Bu denetimler, bir dizi analizlerle ve
  muhasebe/denetleme islevleri yapmakla
  gerçeklestirilir

Chapter 11-8
10
Mali Kaynaklarin Denetimi-devami

• Proje ekibi üzerinde muhasebe/denetleme
  islevlerinin yapilmasi zorunludur
• Üst kurumlar, müsteriye ait veya onlarin
  hesabinda olan kaynaklarin korunmasindan ve dogru
  kullanimindan sorumludur
• Firmanin, proje yürütme yetenegi ile ilgili tüm
  olgular açilmali, dogrulanmali ve arastirilmalidir

Chapter 11-9
11
Denetim sürecinin 3 Türü

• Kararlar bunlarla ilgili olmalidir
• Projenin hangi noktalarinda denetim yapilacak
• Ne denetlenecek
• Denetim nasil ölçülecek
• Sapmalara ne derecede tahammül edilecek
• Sapmalar olusmadan önce onlari nasil belirlemek
  ve önlemek mümkündür

Chapter 11-10
12
Denetim Sürecinin 3 Türü-devam

• Projede denetimin hangi amaçla yapilmasina bagli
  olmadan ,3 esas denetim mekanizmasi
  bulunmaktadir
• Yap/yapma denetimi (Go/no-go control)
• Postdenetim (Post control)
• Sibernetik denetim - projelere çok ender olarak
  kullanilmaktadir

Chapter 11-11
13
Yap/yapma denetimleri

• Bazi özgü önkosullarin karsilandigini görmek için
  bir test biçiminde yapilmaktadir
• Proje yöneticiliginde çogu denetimler bu
  türdendir
• Bu denetim türü projenin hemen her yönü üzerinde
  kullanilabilir

Chapter 11-12
14
Yap/yapma denetimi için bilgi gereksinimleri

• Proje önerisi, sartname planlari, çizelgelemeler
  ve bütçe , projede yap/yapma denetimini uygulamak
  için gereken bilgileri içerir
• Kilometretaslari, denetim faaliyetlerine
  odaklanmak için önemli olaylardir
• Kilometretaslari, aralik ve nihai ürün seklinde
  proje asamalarinin sonuçlarini ifade eder

Chapter 11-13
15
Postdenetimler

• Postdenetimler olgudan sonra uygulanir
• Gelecek projelerin amaçlarina ulasma imkanlarini
  iyilestirmeye yöneliktir
• Asagidaki bilgileri içeren belgeleri
  gerektirmektedir
• Proje hedefleri
• Kilometretaslari, kontrol noktalari, bütçeler
• Projenin nihai raporu
• Basariyi ve süreci iyilestirmek için tavsiyeler

Chapter 11-14
16
Denetim sistemlerinin nitelikleri

• Iyi denetim sistemi
• Esnek olmalidir
• Etkin maliyetli olmalidir
• Gerçekten yararli olmalidir
• Projenin gerçek ihtiyaçlarini karsilamalidir
• Zamaninda islemelidir
• Algilayici ve gözlemleyiciler,müsteri ve ana
  kurum için makul sinirlar içinde projeyi
  denetlemek için yeterince dogru ve kesin olmalidir

Chapter 11-15
17
Denetim Sistemlerinin Nitelikleri-devami

• Iyi denetim sistemi
• Mümkün oldukça basit olmalidir
• Bakimi kolay olmalidir
• Genislene bilmelidir
• Belgelendirmis olmalidir
• Belgeler tam egitim programini içermelidir

Chapter 11-16
18
Denetim Sistemleri

• Tüm denetim sistemlerinde geriye dönüsüm ,
  denetim süreci olarak kullanilmaktadir
• Basarim, maliyet ve zamanin denetimi farkli
  girils verileri gerektirir
• Basarim- tasarim degisiklikleri bildirimleri,
  test sonuçlari, kalite kontrol, yeniden isleme
  sonuçlari
• Maliyet - fiili nakit akimlari hesabi, satin alma
  siparisleri, devamsizlik, gelir raporlari,
  isçilik /saat ücretleri
• Çizelgeleme kiyaslama raporlari, durum
  raporlari, PERT/CPM aglari, Gantt diyagramlari,
  WBS, ve eylem planlari

Chapter 11-17
19
Denetim, bir yöneticilik fonksiyonudur

• Denetlemenin amaci her zaman aynidir
• projenin, mevcut is-zaman çizelgelemelerinin,bütç
  enin ve teslimatin, planlastirilmis program,
  bütçe ve teslimat bilgileriyle yakinliginin
  saglanmasi
• Proje yöneticisinin görevi ,öyle denetim
  olusturmaktir ki, proje için yararli davranislar
  tesvik edilsin, yararsiz olanlar ise önlensin

Chapter 11-25
20
Yaratici faaliyetlerin denetimi

• Yaraticilik yüksek oldukça sonuçlari etkileyen
  belirsizlikler de yüksek oluyor
• Asiri denetim yaraticiligi engeller
• Denetim yaraticigin düsmani degildir, ama
  yaratici faaliyet de tam belirsizlik anlamina
  gelmez
• Yaratici projeleri denetleme için 3 yaklasim
• Ilerlemenin incelenmesi
• Personelin yeniden atanmasi
• Giris kaynaklarinin denetimi

Chapter 11-30
21
Ilerlemenin incelenmesi

• Ilerlemenin incelenmesi sonuçlara ulasima
  odaklanir
• Kesin sonuçlar olmasa da süreç denetlenebilendir
• Denetim projenin her kilometretasi için
  yapilmalidir

Chapter 11-31
22
Giris Kaynaklarinin Denetimi

• Verimlilige odaklanmaktadir
• Giris kaynaklarinin islenilmesi ,çikti üzerinde
  de önemli kontrol saglarKaynaklarin kontrolü
  asamalari büyük bir dikkatle seçilmelidir

Chapter 11-33
23
Özet

• Denetim,maliyet,basarim ve zamana yöneliktir
• Denetimin iki önemli hedefi bulunmaktadir
  girisimleri (faaliyetleri) degistirmekle
  sonuçlari düzenlemek ve kurumun fiziki, insan ve
  mali varliklarini korumak
• Iki esas denetim süreci türü yap/yapma ve
  postdenetim

Chapter 11-38
24
Özet

• Postdenetim raporu dört bölümden olusmaktadir
• Projenin hedefleri
• Kilometre taslari ve bütçeler
• Nihai proje sonuçlari
• Iyilestirme için tavsiyeler

Chapter 11-39
25
Özet

• Denetim sistemleri motivasyonla siki baglidir ve
  iyi dengelenmis olmalidir mali bakimdan etkili,
  arzu olunan sonuçlara uygun olmali ve
  abartilmamalidir
• Yaraticiligi denetlemede üç yaklasim ilerlemeyi
  gözden geçirme personel degistirme ve girisin
  kontrolü
• Proje yöneticisinin en büyük sorunu_degisimin
  denetimi

Chapter 11-40