BILGI MERKEZLERININ OTOMASYONU: EgiTek DENEYIMI

1
BILGI MERKEZLERININ OTOMASYONU EgiTek DENEYIMI

• Mehmet Emin Küçük
• mkucuk_at_hacettepe.edu.tr
• Aynur Uzer
• aynuruzer_at_egitek.gov.tr

2
SISTEM KURULMA ASAMALARI
Planlama
Degerlendirme
GENEL DÖNGÜ
Isletim
Gerekliliklerin Belirlenmesi
Gerçeklestirim
Seçim
3
OLURLUK ÇALISMASI

• Mevcut Sistemin Genel Tanimi
• Mevcut Sistemin Sorunlari
• Olasi Çözümler
• Olasi Çözümlerin Maliyeti
• Yeni Sistemin Getirecegi Faydalar
• Çözüm Seçilmeden Önce Yapilmasi Gereken
  Çalismanin Tanimi

4
OLURLUK ÇALISMASI

• Yeni Sistemi Gerçeklestirme Zamani ve Takvimi
• Personele Etkileri
• Yer Gereksinimi
• Kurumsal Politikalar

5
AMAÇ

• Kurumun gereksinimleri dogrultusunda her türlü
  bilgi kaynagini saglayan,
• düzenleyen,
• ve bunlardan maksimum düzeyde yararlanmayi
  olanakli kilacak,
• bir bilgiye erisim sistemi ve merkezi olusturmak

6
MEVCUT DURUM

• BINA Üretim Dairesi Baskanligi Yayin ve
  Dokümantasyon Subesine bagli kütüphane
• KOLEKSIYON Farkli formatlarda (film, video
  kaset, ses kaseti, CD-ROM, DVD, çizim, monograf
  ve süreli yayinlardan olusan yaklasik 15.000
  bilgi kaynagi
• PERSONEL 1 sube müdürü, 1 ögretmen (sanat
  tarihi), 1 ögretmen (arsivci) 1 ögretmen
  (kütüphaneci) Toplam 4 personel

7
PERSONEL
8
(No Transcript)
9
(No Transcript)
10
(No Transcript)
11
(No Transcript)
12
(No Transcript)
13
PROJE KAPSAMI

• Alt Yapi Çalismalari
• Bilgi Kaynaklarinin Organizasyonu
• Bilgi Kaynaklarinin Hizmete Sunulmasi
• Bilgi Hizmetlerinin Otomasyonu
• Elektronik Bilgi Hizmetlerinin Organizasyonu

14
BILGI HIZMETLERININ OTOMASYONU

• Yazilim
• Yazilimin seçimi, kontratin hazirlanmasi ve satin
  alinmasi.
• 6 saticinin sundugu çözüm incelendi.
• Donanim
• Satin alinacak yazilimin üzerinde çalisacagi
  donanimin belirlenmesi ve satin alinmasi

15
BILGI HIZMETLERININ OTOMASYONU

• Bibliyografik verilerin girisi
• Kullanici bilgilerinin girisi
• Sistemin test edilmesi
• Canli Yayina geçis

16
ELEKTRONIK BILGI HIZMETLERININ ORGANIZASYONU

• Merkezin Web sayfasinin hazirlanarak tüm bilgi
  hizmetlerinin kurum Intraneti ve Internet
  ortamindan sunulmasi
• Intranet üzerinde Jukebox sunucularini hizmete
  sokarak, merkezin koleksiyonunda bulunan CD-ROM
  ve DVDleri merkeze gelmeden kullandirma
• Web OPAC (Online Public Access Catalogue)in
  hizmete sunulmasi

17
ELEKTRONIK BILGI HIZMETLERININ ORGANIZASYONU

• Internet bilgi hizmetlerinin sunulmasi
• Internet bilgi kaynaklarinin izlenmesi
• Yansitilmasi
• Gerektiginde tercüme edilmesi

18
GEREKSINIM DUYULAN DESTEK

• Manevi
• Maddi

19
MALIYET

• YAZILIM 25.000
• DONANIM 40.000 (10 PC ve 1 server, 4 video
  player, 1 videodisc player,, 1 DVD player, 2
  müzik seti CD-DVD Jukebox, 4 TV, 1 fotokopi
  makinasi, 1 tarayici, barkod okuyucu ve yazici)
• DANISMANLIK 20.000
• TEFRISAT 45.000
• ALT YAPI 20.000 (Kablolama, taban
  yükseltme, perdeler v.b.)

20
ZAMANLAMA

• KATALOGLAMA SINIFLAMA 6 ay
• VERI GIRISI 6 ay
• Toplam 12 ay sürmesi planlanan çalismanin ilk
  alti ayinda alt yapi çalismalarinin tamamlanmasi
  planlanmistir.
• Alt yapi çalismalari devam ederken yazilim ve
  donanimin saglanmasi, hizmetlerin örgütlenmesi,
  kataloglama ve veri girisi çalismalari
  sürdürülecektir.

21
GELINEN ASAMA

• Olurluk çalismasi yapildi
• Sistem gereklilikleri belirlendi
• Tadilat çalismalari baslatildi
• Demirbas kayitlari tamamlandi
• Kataloglama ve siniflama sürdürülmekte
• Yaklasik 7.000 künye Milli Kütüphaneden tarandi
• Satin alinacak yazilim belirlenmek üzere

22
KATALOGLAMAVESINIFLAMA

• AACR2
• DDC
• LC Konu Basliklari
• Otorite Kaynak Arayisi
• Sorunlar Dogruluk ve Güvenilirlik
• Çözüm ?

23
(No Transcript)
24
(No Transcript)
25
YAZILIM

• SEÇENEKLER
• Gelistirmek
• Piyasadan Satin Almak

26
SEÇIMDE GÖZÖNÜNE ALINAN UNSURLAR

• GENEL
• TEKNIK
• DESTEK
• MALIYET

27
GENEL UNSURLAR

• Kullanan Kütüphanelerin Deneyimi-Izlenimi?
• Gelistiren Firmanin Ünü ?
• Saglayan Firmanin Ünü ?

28
TEKNIK UNSURLAR

• Yazilimin Hizi ?
• Mevcut Donanimla Uygunlugu ?
• Mevcut Isletim Sistemiyle Uygunlugu ?
• Data Sinirlari ? (Kayit sayisi, dosya hacmi,
  bilgi alani sayisi, alan uzunlugu v.b.)
• Kullanim Kolayligi ?
• Desteklenen Iletisim Protokolleri ?

29
DESTEK UNSURLARI

• Dokümantasyon ?
• Egitim ?
• Yazilimdaki Degisiklikler ?
• Yazilimin Yeni Versiyonu ?
• Kullanici Klubü ?

30
MALIYET UNSURU

• Fiyati ?
• Yillik Bakim Ücreti ?
• Yazili Garantisi ?
• Garantisi Yasal mi ?

31
YAZILIM SEÇIMI

• Ön arastirma
• 5 yurtiçi, 1 de yurtdisi satici belirlendi
• Yazilimlarin tanitimi istendi
• Sözü edilen kriterler ve yapilan specification
  dogrultusunda degerlendirme yapildi
• En uygun yazilimin belirlenmesi (tamamlanma
  asamasinda)

32
GALLER MILLI KÜTÜPHANESI ÖRNEGI

• Isletimsel gereklilikler 25 firmaya gönderildi
• 8 satici çözüm önerisinde bulundu
• Öneriler degerlendirildi ve 3 satici ile temasa
  geçildi
• 3 satici istenilenleri nasil karsilayacaklarina
  iliskin teknik çözümlemelerini gösterdiler

33
GALLER MILLI KÜTÜPHANESI ÖRNEGI

• Resmi ihale açildi
• Teklifler degerlendirildi
• Teklifte verilen fiyattan kontrat imzalandi.
• Sadece bu asamalarin tamamlanmasi 9
  ay sürdü.

34
GERÇEKLESTIRIM

• Uzun sürebilir
• Takvim hafife alinmamalidir

35
GERÇEKLESTIRIM

• SEÇENEKLER
• Birden yeni sisteme geçis
• Asamali geçis
• Paralel isletim
• Pilot isletim

36
BIRDEN YENI SISTEME GEÇIS

• Belirlenen tarihte tamamiyla yeni sisteme geçilir
• Yeni sistem çok karmasik degilse tercih edilir
• Yeni sistem dikkatlice planlanmis ve koordine
  edilmis olmalidir
• Donanim ve yazilim önceden test edilmis olmali

37
BIRDEN YENI SISTEME GEÇIS

• Gerekli veritabanlari yaratilmis ve yüklenilmis
  olmali
• Personelin egitimi tamamlanmis olmali

38
SISTEMIN DEGERLENDIRILMESI

• Istenileni basariyor mu ?
• Hiz ?
• Performans ?
• Ekstralar gerekiyor mu ?
• Personel ne diyor ?
• Kullanici ne diyor ?
• Yazilimin yeni versiyonlari ?
• Donanimdaki gelismeler ?

39
PERSONEL UNSURU

• Sistemin en önemli unsurudur
• OTOMATIKLESMIS SISTEMIN YÖNETILMESINDE
• Sistem yöneticisi (Sistem Kütüphanecisi)
• Ag yöneticisi
• Egitim yöneticisi
• Destek masasi isletmeni
• Sekreterya

40
PERSONELIN EGITIMI

• Yeni sisteme iliskin planlarinizi ve geçis
  nedenlerinizi personele aktariniz
• Planlama komitelerinde her düzeyden
  personelinizin yeralmasini saglayiniz
• Personele yönelik gösteriler düzenleyiniz
• Diger kütüphanelere ziyaretler düzenleyiniz
• Aceleci olmayiniz ve geri bildirim için personele
  zaman taniyiniz

41
PERSONELIN EGITIMI

• Günlük rutini bozulanlara ve ofislerinden
  fiziksel yer kaybedenlere anlayisli olunuz
• Islemler, kararlar ve egitime yönelik planlar
  hakkinda personeli sik sik ve ayrintili olarak
  bilgilendiriniz
• Sistemi tanitiniz
• Olasi sorunlara hazir olunuz.

42
TARIM ?

• Tarlanin sürülmesi Personeli bilgilendirerek
  zemini hazirlayin.
• Tarlanin düzlenmesi Personeli seçim islemine
  dahil edin.
• Ekim Yeni sistemin, çalisma biçimlerini nasil
  etkileyecegini anlatin.
• Yetistirme Uygun düzeylerde egitim verin.
• Sulama Uygun fiziksel ortami saglayin.

43
TARIM ?

• Bekleme Yeni sisteme alismada süre taniyin.
• Yabani otlarin ayiklanmasi Sistemi
  degerlendirin.
• Hasat Personel ve kullanicilarin yeni sistemin
  nimetlerinden yararlanmasi.

44
EGITEKTE YAPILANLAR

• Proje, kurum üst yöneticilerine bir sunumla
  tanitildi.
• Kurum çalisanlarina da açik olan 6 egitim
  semineri yapildi.
• Birim çalisanlarinin motivasyonu yükseltildi.

45
KULLANICI UNSURU

• Kullanicilar hizmetlerin neler oldugunu
  bilmelidirler
• Brosürler
• Yerel bir gazete (dergi) de bir makale
• Kurum içi bir yayinda bir makale
• Uygun bir sergide bir stand
• Gösteriler
• Elektronik bülten tahtalarinda yeralmak

46
GERÇEKLESTIRILMEYE ÇALISILAN MERKEZ

• ?

47
(No Transcript)
48
(No Transcript)
49
TARTISMA

• TESEKKÜRLER...