Minist

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Ministério da Educação

• Aplicação da CAF na Secretaria Geral
• Paula Ochôa
• Lisboa, Março 2004

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Aplicação da CAF O FOCO ESTRATÉGICO
VISÃO Onde é que queremos estar?
VALORES Como é que queremos fazer as coisas?
MISSÃO Qual é a nossa área de actuação? Quem são
os nossos clientes?
FINS O que vamos fazer?
Auto-Avaliação CAF
OBJECTIVOS Para onde vamos?
ESTRATÉGIAS Como é que o vamos fazer?
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Aplicação da CAF O FOCO ESTRATÉGICO
VALORES Como é que queremos fazer as coisas?
VISÃO Onde é que queremos estar?
MISSÃO Quem são os nossos clientes?
2000-2001 Centro de Documentação
FINS Porque é que estamos aqui? O que vamos
fazer?
3 Momentos
2002 Secretaria Geral
2003 Secretaria Geral
OBJECTIVOS Para onde vamos?
ESTRATÉGIAS Como é que o vamos fazer?
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Papel da Liderança

• Articular a visão
• Liderar fazendo, mais do que dizendo
• Estimular a cooperação interna
• Criar expectativas
• Estimular o desenvolvimento da confiança e
  justiça na organização reconhecimento
  intelectual e emocional

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Áreas de actuação da liderança
DESENVOLVER
ESTIMULAR
Formação Desenvolvimento de competências Aprendiza
gem organizacional Partilha de conhecimento Cidada
nia organizacional
RENOVAR
Gestão participativa Trabalho de equipa Gestão de
projectos Benchmarking Auto-avaliação do
desempenho
Cultura organizacional Clima organizacional Inform
ação / Comunicação Comportamento organizacional
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A estratégia

• 1 objectivo a melhoria contínua
• 3 princípios ênfase no cidadão-cliente, melhoria
  dos processos e envolvimento
• 6 elementos de apoio liderança, aprendizagem e
  formação, uma estrutura de apoio, comunicação
  interna, reconhecimento e medição do desempenho

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A Auto-avaliação

• Visa a melhoria do desempenho a qualquer nível da
  organização e a sua integração deve ser feita no
  planeamento e assumir destaque na fase de
  controlo e revisão
• Trata-se de um exame , completo, sistemático e
  regular das actividades e dos resultados de uma
  organização, permitindo a identificação dos
  pontos fortes, das áreas a melhorar, das acções
  planificadas e das etapas de controlo.

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O CICLO DE GESTÃO PDCA (E. Deming)
PLANEAR definir os fins/ objectivos e
estabelecer um plano de acção para os alcançar
EXECUTAR executar as tarefas conforme o plano
AGIR/CORRIGIR adoptar as acções adequadas p/
corrigir desvios/erros detectados ou p/ evitar
problemas no futuro
CONTROLAR medir e comparar os resultados com os
objectivos fixados e identificar e avaliar desvios
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MODELO DE GESTÃO DA QUALIDADE
1ª etapa - Informação
Meios
Resultados
Política e Estratégia
Resultados Orientados Cliente/Cidadão
Gestão de Processos e da Mudança
Gestão Rec. Humanos
Resultados-Pessoas (Funcionários)
Resultados - Chave do Desempenho
Liderança
Parcerias externas e Recursos
Impacte na Sociedade
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CAF Metodologias de aplicação

• Sessões de trabalho temáticas
• jornadas de informação
• Sessões abertas de auto-avaliação
• Círculos de aprendizagem
• Sessões de benchmarking

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MODELO DE GESTÃO DA QUALIDADE
2ª etapa - Sensibilização/envolvimento
Meios
Resultados
Política e Estratégia
Resultados Orientados Cliente/Cidadão
Gestão de Processos e da Mudança
Gestão Rec. Humanos
Resultados-Pessoas (Funcionários)
Resultados - Chave do Desempenho
Liderança
Parcerias externas e Recursos
Impacte na Sociedade
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Fases de desenvolvimento

• Constituição da equipa da Qualidade
• Divulgação Geral da CAF/Acções de Sensibilização
• Diagnóstico da organização
• Definição de objectivos de melhoria
• Revisão das estratégias de actuação

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Uma experiência em marcha Secretaria-Geral

• Na fase de planeamento
• Constituição da Equipa da Qualidade
• Seminário de Caparide (2/4//03)
• Jornadas de Informação e Envolvimento
• para dirigentes (6 e 7/05/03)
• para colaboradores-pivot (8 e 9/05/03)
• para colaboradores-interessados (22 e 23/05/03)

Conhecimento Transformado
SG
Conhecimento Tácito
Conhecimento Transmitido
Conhecimento Explícito
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Uma experiência em marcha Secretaria-Geral

• Na fase de planeamento
• Modelos conceptuais
• Análise SWOT
• Análise TOWS
• Modelo EFQM (listas de auto-avaliação do SMA)
• CAF- Estrutura Comum de Avaliação

Conhecimento Transformado
SG
Conhecimento Tácito
Conhecimento Transmitido
Conhecimento Explícito
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Uma experiência em marcha Secretaria-Geral

• Na fase de implementação
• Análise,reflexão e diálogo
• 4 Jornadas de Informação e Envolvimento
  dinamizadas pelos Secretários-Gerais Adjuntos
  (145 colaboradores)
• Questionário de avaliação da satisfação dos
  colaboradores (29/05)
• Auto-avaliação com os gestores de topo (23 a
  27/06)
• Questionário de avaliação da satisfação dos
  clientes internos e externos

Conhecimento Tácito
SG
Conhecimento transformado
Conhecimento Explícito
Conhecimento Transmitido
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Uma experiência em marcha Secretaria-Geral

• Nos cenários prospectivos
• Promover o desempenho de qualidade nos serviços
  do Ministério da Educação
• Desenvolver comunidades de práticas e interesses
  com outras organizações

Conhecimento Transmitido
SG
Conhecimento Transformado
Conhecimento Explícito
Conhecimento Tácito
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Fase de desenvolvmento Perguntas essenciais

• Podemos mudar alguma coisa?
• Quais são os alvos de mudança?
• Quais os objectivos prioritários?
• Como desenvolver as nossas competências?
• Qual o estado de espírito da nossa equipa? Que
  fazer para a melhorar?

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Fase de desenvolvimento Perguntas essenciais

• O que procuram os cidadãos/clientes?
• Quais os seus critérios para um desempenho
  aceitável?
• Quais os critérios para uma satisfação
  excepcional?

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Itinerário de Aprendizagem da CAF
Auto-avaliação
Construtor do seu conhecimento
Conhecimento Transmitido
Catalisador
Apoio
Feedback
SG
Conhecimen- to Trans-formado
Conhecimento Tácito
Conhecimento Codificado
Reflexivo
Treinador
Reflexão
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O modelo de envolvimento progressivo com a CAF
Ao vivo / Simulado
Apresentação / Ensino
Argumentação / Defesa
Acção / Discussão
Leitura / Reflexão
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A curva da aprendizagem da CAF
Competência
Prática e feedback
Descoberta e Interiorização
Desconhecimento
Experimentação
Curiosidade
Confusão
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O que aprendemos

• A utilizar um modelo de análise organizacional
• A aplicar de forma contínua e sistemática
  exercícios de auto-avaliação
• A desenvolver uma cultura de serviço público
  orientado para o cidadão
• A desenvolver a gestão estratégica baseada na
  qualificação e responsabilização das pessoas

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Aplicação da CAF com sucesso

LIDERANÇA
VISÃO CLARA E PARTILHADA


CAPACIDADE PARA A MUDANÇA
PRIMEIROS PASSOS CONCRETIZÁVEIS

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Aplicação da CAF cauda das prioridades

VISÃO CLARA E PARTILHADA
CAPACIDADE PARA A MUDANÇA
PRIMEIROS PASSOS CONCRETIZÁVEIS
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Aplicação da CAF início rápido que fracassa

LIDERANÇA
CAPACIDADE PARA A MUDANÇA
PRIMEIROS PASSOS CONCRETIZÁVEIS
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APLICAÇÃO DA CAF ansiedade e frustração

LIDERANÇA
VISÃO CLARA E PARTILHADA
PRIMEIROS PASSOS CONCRETIZÁVEIS
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Aplicação da CAF esforços desordenados e
partidas em falso

LIDERANÇA
VISÃO CLARA E PARTILHADA
CAPACIDADE PARA A MUDANÇA
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Rumo a uma cultura da qualidade

• O que se passa na nossa organização não é algo
  feito para nós, é algo feito por nós.

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RUMO A UMA CULTURA DA QUALIDADE

• Áreas funcionais / departamentos tratados como
  clientes internos
• Rotatividade de funções experiência
• Reuniões frequentes
• Estilo de decisões consensual
• Partilha de informações / estratégias de
  resolução de problemas com outras organizações

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O futuro
EFQM
CAF
SIAD
Sistema de Qualidade em Serviços Públicos
Ministério da Educação
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O futuro

• Missão e estratégia de uma organização
• Conjunto de medidas de desempenho
• Sistema de medição e gestão estratégica

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Sistema de Gestão Estratégica
Clarificar e Traduzir a Visão Estratégia
Feedback e Aprendizagem Estratégica
Balanced Scorecard
Comunicar e Associar
Planear e Estabelecer Alvos
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A CAF como uma oportunidade de mudança

• Qualidade é o extremo prazer de estar sempre a
  aprender.
• Alvin Tofler

• Fazer o futuro é arriscado. É menos arriscado, no
  entanto, do que tentar não o fazer.
• Peter Drucker