Sistem Informasi Pendukung di dalam SIM

1
Sistem Informasi Pendukung di dalam SIM
SISTEM PENDUKUNG MANEJEMEN Sistem pendukung
manajemen atau Manajemen Support Sistem
(MSS) Mempunyai banyak jenis, diantaranya TPS (
Transaction Processing System ), OA ( Office
Automation ), DSS (Decision Suport System), ESS (
Executive Support System) adalah elemen MSS yang
akan lebih menunjang existensi dari pada SIM.

• MSS atau Sistem Pendukung Manajemen dibagi
  menjadi bagian
• Accounting Information System
• Finance Information System
• Marketing Information System
• Production Information System
• Personel Information System
• Corporate Information System
• Management information System
• Information System Lainnya

2

• Sistem Pengolahan Information ( TPS)
• Adalah sebuah sistem yang digunakan untuk
  keperluan transaksi
• sehari-hari. Sistem ini sangat berguna untuk
  menghasilkan /memproduksi
• Data. Pemakai TPS biasa nya memiliki kemampuan
  komputer yang baik
• sehingga pemrograman harus memenuhi beberapa
  kriteria, antara lain
• Fool-proof/ tahan banting. Program harus di
  buat sedemikian rupa
• sehingga tidak menimbulkan kerusakan atau
  kemacetan, meskipun
• pemakaiannya tidak sesuai dengan
  urutan/aturan/prosedur.
• User-Friendly/mudah digunakan. Program dibuat
  sedemikian rupa
• Sehingga mudah dipakai. Pada dasarnya pemakai
  adalah orang yang
• pertama kali menggunakan komputer dan dapat
  langsung menggunakan
• program tersebut tanpa harus membuka buku
  petunjuk pemakaian.
• Memiliki perlengkapan interaksi ( keluar/masuk)
  yang tangguh bukan
• mewah. Misalnya printer adaah dot matrik
  bukan laser
• Dipersiapakan Untuk pekerjaan yang berulang dan
  sesuai dengan
• data/informasi atau kejadian yang sebenarnya.
  Semakin mirip bentuk
• format di layar komputer dengan formulir atau
  data transaksi yang

3

• TPS dibagi menjadi 2 solusi, yaitu
• sistem on-line TPS
• sistem batch TPS
• Sistem On-line TPS mempunyai hubungan langsung
  dengan bank data
• (Data Base) sehingga pengambilan dan pemasukan
  data akan
• menimbulkan efek pada seluruh proses informasi di
  perusahaan.
• Sistem Batch TPS dilaksanakan bila data transaksi
  tidak memerlukan
• konfirmasi dari salah satu data pada bank data (
  Database)

4

• Otomasi Perkantoran (AO)
• Office Automation System (OAS) memiliki tiga
  tujuan yang harus diraih,
• yaitu
• Penggabungan danPenerapan Teknologi
• Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di
  kantor
• Meningkatkan produktifitas pekerja dan
  efektifitas pekerjaan
• Secara fungsional, OAS didefinisikan sebagai
  sebuah rencana untuk
• menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi
  melalui perbaikan
• proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan
  produktifitaspekerja
• dan efektifitas pekerjaan.
• Secara Teknis OAS dapat berupa sebuah sistem yang
  digunakan untuk
• membuat,menyimpan,mengambil, mengubah dan
  mengkomunikasikan
• Informasi yang terjadi perusahaan dan
  perkantoran.

5
Fasilitas pada Brosur OAS
6
Beberapa fasilitas OAS yang sering digunakan
orang dapat disarikan sebagai berikut A. Word
Processor Word Processor ( Pengolahan Kata )
adalah salah satu jenis OAS Sudah banyak di
gunakan orang. Sudah terbukti bahwa produktifitas
pekerja dan efektifitas pekerjaan dapat
ditingkatkan dengan menggunakan word
processor. B. Document Management Beberapa
cara telah ditemukan guna meningkatkan sfisiensi
penyimpanan dan pengambilan dokumen. C.
Electronic Mail Electronical Mail biasanya
dikirimkan melalui jaringan komputer. D.
Electronic Founds Tranfer EFT menggantikan
pengiriman kertas/dokumen/uang ke bentuk
elektronik. E. Voice Mailing System Ini
adalah fasilitas yang diberikan pada Private
Brance Exchange (PBX) F. Voice Information
Service Voice Information Service adalah
sebuah alat yang digabung dengan PBX yang
berguna memberikan jawaban tentang informasi yang
dibutuhkan oleh pemakai telepon.
7
G. Fax Information Service Fax Information
Service mempunyai fungsi kerja yang mirip dengan
Voice Information Service, tetapi yang
dikirimkan adalah informasi dalam bentuk fax.
Fax Information Service juga dapat menggunakan
komputer pribadi sehingga setiap perusahaan
dapat memilikinya H. Video Conference
Conference adalah fasilitas untuk berbicara
dengan lebih dari satu Orang lawan bicara.
Video adalah bentuk gambar yang dapat dilihat,
yang dalam hal ini terdapat dua pilihan, yaitu
gerak penuh (full motion) dan gambar beku
(freeze frame).
8
Tiga Fase dalam OAS
Fase Dasar - Miningkatan kualitas pekerja pada type 1 ( Sekretaris, surat- menyurat, dokumentasi dsb ) Mengurangi (bukan menghilangkan) jumlah kertas. Seorang manajer pernah meminta spesifikasi komputerisasi hingga terbentuk OAS yang tanpa kertas (paperless). padahal fase dasar seperti penggunaan word processor masih tersendat. Contoh Word processor, dokumen manajemen, dan sebagainya.
Fase Penggabungan Meningkatkan komunikasi pada manajemen type 1 dan 2 Meningkatkan ongkos dengan menerapkan analisis siapa butuh apa Contoh E-mail, Voice Mail,VIS,FIS, dan sebagainya
Fase Lanjutan Meningkatkan perencanaan dan pembuata keputusan Meningkatkan kualitas seluruh Organisasi Contoh Video confrence/tele-conference
9

• Dapat disimpulkan bahwa arah yang di tuju dalam
  penerapan OAS
• adalah integritas organisasi. Hal ini dapat
  menimbulkan beberapa
• Kemungkinan problem yang perlu di antisipasi
  secara dini.
• Perpindahan dari Fase Dasar ke Fase Penggabungan
  akan
• mengubah struktur organisasi karena semula OAS
  digunakan
• oleh Tipe I yang kemudian pada fase
  selanjutnya lebih
• didominasi oleh manajemen
• Teknologi OAS cukup sulit di mengerti sehingga
  dibutuhkan
• pelatihan yang cukup agar semua dapat
  memanfaatkan (ultilize)
• peralatan yang mudah.
• Penurunan pegawai yang dapat menimbulkan
  keresahan dan
• kendala
• Harganya mahal sehingga arah yang dituju harus
  sudah jelas.
• Kesalahan dalam penerapan OAS menghasilkan
  keluaran yang
• tidak sesuai dengan ongkos.

10

• Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
• DSS dapat didefinisikan sebagai rangkuman sistem
  komputer yang digunakan
• Untuk membantu
  manajer membuat keputusan.
• Ciri-ciri serta keuntungan DSS dapat di tuliskan
  sebagai berikut
• Dapat menyelesaikan problem yang kompleks
• Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya
  (contoh tyang terkenal
• adalah What If Analysis) sehingga dapat
  mencoba keputusan lebih dulu.
• Lebih cepat dan dengan hasil yang lebih baik
  dibanding dengan
• pengambilan keputusan yang intiusi
  (mengandalkan perasaan) terutama
• untuk lingkungan yang cepat berubah.
• Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan
  masalah yang dihadapi
• bagi manajer yang kurang berpengalaman.
• Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi
  keputusan dengan
• lebih efektif meski tidak selalu lebih
  efisien.
• Fasilitas untuk mengambil data dapat memberi
  beberapa manajer
• berkomunikasi dengan baik.

11

• Tiga Langkah yang dapat dilakukan dalam membuat
  DSS
• Mendefinidikan Problem
• Membuat model dengan DSS generator
• Menggunakan model tersebut untuk mendapatkan
  jawabannya.

12

• Sebuah proses yang menggunakan DSS memiliki
  beberapa komponen,
• antara lain
• DIALOG
• Alat untuk berinteraksi antara komputer
  dengan pemakainya.Pemakai
• harus bisa mengerti apa arti informasi yang
  dihasilkan. Ini berarti,
• sistem (komputer beserta programnya) mudah
  dipakai (user friendly).
• B. MODEL
• Model serta sistem yang membolehkan pemakai
  memilih model
• yang cocok. Tiga macam model yang biasa
  digunakan adalah
• Optimalisasi mencari yang terbaik.
• Statistik/matematis menggambarkan masalah dengan
  standar
• kuantitatifikasi yang ada.
• Financial, mencari kesempatan yang baru yang
  lebih menguntungkan
• C. DATABASE
• Pengaturan Keluaran masukan data. Sistem
  harus dapat menerima,
• mengatur, dan mengeluarkan data yang
  diperlukan oleh model di atas.
• Data yang diterima dapat berasal dari dalam
  maupun luar organisasi
• D. DATA

13
DSS secara global
14

• Faktor yang digunakan untuk mencari DSS mana yang
  cocok dapat
• Disarikan sebagai berikut
• Secara Teknik
• Sistem dasar dan sistem Operasi
• Perangkat Keras
• Manajemen Data
• Sistem Komunikasi
• Bahasa Komputer yang di gunakan
• Harta serta biaya lain
• Kemudahan pemakai serta support dari vendor
• Secara Kemampuan
• Kemampuan dari banyak model
• Kemampuan menganalisis model
• Kemampuan interogasi dan Interaksi dengan model
• Kemampuan Forecasting atau statistik lain
• Kemampuan grafik
• Kemampuan membuat laporan

15

• Sistem Pendukung Executive (ESS)
• Tujuan ESS adalah untuk menguntisarikan
  informasidari bermacam sumber,
• lalu di persembahkan pada Manajer Tingkat Atas
  (MTA). Penerapan ESS
• yang benar dapat dimulai dari mempelajari apa
  saja yang dibutuhkan oleh
• seorang MTA dan apa pula kebiasaan yang di miliki
  olehnya.
• MTA biasanya membutuhkan informasi dasar Critical
  Succes Factor (CSF).
• CSF adalah faktor yang telah membuat sebuah
  organisasi berjalan menuju
• sukses.
• Faktor ini harus diperhatikan dan dijaga bila
  organisasi tersebut ingin
• Menjadi sukses. Caranya
• Kemampuan untuk menampilkan CSF
• Baik CSf yang bersifat strategis maupun CSF
  yang bersifat operasional
• Kemampuan untuk menampilkan gambar grafik
• Gambar grafik yang menonjolkan keberadaan CSF
  serta kemampuan
• untuk melihat dari sudut pandang yang lain
• Kemampuan untuk menampilkan kunci permasalahan

16

• Kemampuan untuk menampilkan garis besar keuanga.
• Tampilan garis besar keuangan serta
  perbandingannya dengan bermacam
• faktor dan rasio lain.
• Kemampuan untuk melihat dan mengubah perencanaan
  strategis
• Memonitor kenberadaan organisasi dibandingkan
  dengan perencanaan
• strategis yang telah dibuat dan fasilitas untuk
  mengubahnya bila diperlukan.

• Sifat dan Keunggulan ESS
• Dapat menyajikan informasi yang lebih relevan
  demi menghemat waktu MTA
• Dapat membantu MTA mengetahui lingkungan dengan
  lebih cepat lebih
• singkat atau lebih up-to-date.
• Dapat dibuat khusus (secara individu) sesuai
  dengan yang diminta MTA,
• serta sesuai dengan kebudayaan.
• Mempunyai kemampuan grafik yang cukup, alat
  presensi yang andal, dan
• menyajikan dan menonjolkan intisari data .
• Dapat berkomunikasi dan membandingkan strategis
  dan realitaagar dapat
• mengurangi jarak serta salah paham antara MTA
  di bawahan
• Dapat memberi gambaran individu tentang siapa
  yang berada pada CSF
• sehingga dapat memberikan motivasi lebih
  lanjut.
• Mampu mengambil data dari luar dengan mudah guna
  mempermudah
• penampilan alternatif

17

• Banyak ESS yang gagal dalam menunaikan tugasnya
  karena
• beberapa faktor. DeLong,D.W dan J.F Rockart
  mengidentifikasi delapan
• Faktor yang sangat kritis yang menunjang
  keberhasilan sebuah ESS, Yaitu
• A committed and informed executive sponsor
• Harus ada MTA, bahkan sebaiknya CEO yang tahu
  tentang keberadaan
• ESS dan sungguh-sungguh membantu proses
  pelaksanaan
• B. An operatingsponsor
• Harus ada orang yang tahu tentang ESS dan
  terjun dalam pelaksanaan
• ESS karena keterbatasan waktu yang dimiliki
  oleh MTA.
• C. An appropriate information system resources
• Harus ada orang yang tahu bagaimana mengatur
  sumber informasi agar
• dapat disajikan dengan baik sesuai bentuk
  yang dibutuhkan
• D. An appropriate information technologi
• Perlengkapan dan teknologi yang di gunakan
  harus sesuai dengan
• kebutuhan

18
F. A clear link to business objective Bahwa
ESS dapat membantu MTA dalam menentukan dan
mengontrol misi perusahaan harus jelas
terhubung ( tidak menyimpang dari tujuan) G.
Management of organizational resistance
Bagian organisasi yang menentang keberadaan ESS
harus dapat ditangani dengan baik. ESS
meiliki kemungkinan mengubah alur informasi
sehingga sering terjadi konflik politik
karena ada perpindahan kekuasaan H. Management
of spread an system evolution Pelebaran dan
evolusi dari ESS pada sistem informasi harus
diperhatikan karena selalu ada tedensi dari
manajemn di tingkat yang lebih bawah
menginginkan kemampuan akses yang sama.
19

• Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
• SIA melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan.
  Aplikasi ini ditandai dengan
• volume pengolahan data yang tinggi. Pengolahan
  data terdiri dari empat tugas
• Utama
• Pengumpulan Data
• Saat perusahaan menyesiakan produk dan jasa
  ke lingkungan, tiap tindakan
• dijelaskan oleh suatu catatan data.Sistem
  pengolahan data mengumpulkan data
• yang menjelsakan setiap tindakan internal
  perusahaan dan teransaksi lingkungan
• perusahaan.
• Manipulasi Data
• Data di manipulasi untuk mengubah menjadi
  informasi. Operasi manipulasi data
• meliputi
• Pengklasifikasian, Elemen data tertentu dalam
  catatan digunakan sebagai kode.
• Penyortiran, Catatan disusun sesuai urutan
  tertentu berdasarkan kode atau
• elemen data lain.
• Penghitungan, Operasi aritmatik dan logika
  dilaksanakan pada elemen data \
• untuk menghasilkan data tambahan
• Pengikhtisaran, terdapat begitu banyak data yang
  perlu disintesis atau disarikan

20

• Penyiapan Dokumen.
• SIA menghasilkan output untuk perorangan dan
  organisasi baik di dalam maupun
• di luar perusahaan. Output tersebut dipicu
  dalam dua cara, yaitu
• Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika
  sesuatu terjadi.
• Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada suatu
  saat tertentu.
• SIA lebih beroriaentasi pada data dari pada
  berorientasi pada informasi dan datanya
• Sebagian besar bersifat historis.