III Jornada de Gerencia de Proyectos de TI

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III Jornada de Gerencia de Proyectos de TI

• Bogotá, Marzo 10 y 11 de 2005

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Gerencia del Cambio Tecnológico

• Las implicaciones de ejecución de proyectos de TI
  en una organización
• GLORIA GUEVARA RUEDA
• Ing. Sistemas, MSc, MBA
• guevaragloria_at_yahoo.com

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• Lo único constante es el cambio

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• La especie que sobrevive, no es la mas fuerte
  ni la mas inteligente, sino la que se adapte al
  cambio

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(No Transcript)
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El único cambio que le gusta al ser humano es el
del pañal
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Contenido

• Introducción
• El Cambio
• Proyectos de TI
• Cultura Organizacional
• El gerente de TI
• Gestionar el cambio

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El cambio
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Algunas definiciones de Cambio, según la Real
Academia Española

• Dejar una cosa o situación para tomar otra.
• Convertir algo en otra cosa.
• Modificar la apariencia, condición o
  comportamiento de algo.
• Quitar el pañal a un bebé y ponerle uno limpio

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Los proyectos de TI
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(No Transcript)
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Causas de Fracaso

• No existen objetivos claros de negocios
• Falta de liderazgo y/o apoyo de las directivas

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Causas de Fracaso

• Carencia de metodología o poca adherencia a ésta

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Causas de Fracaso

• Débil comunicación
• Resistencia al cambio

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Causas de Fracaso

• Falta preparación de la organización para asumir
  el cambio.
• Mental
• Habilidades
• Conocimiento
• No apropiación del nuevo sistema por parte de los
  usuarios

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(No Transcript)
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Factores de éxito

• Integración con otros sistemas

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Factores de éxito

• Apoyo de los directivos

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Factores de éxito

• Integridad de datos

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Factores de éxito

• Adecuado manejo del cambio
• Apropiación del sistema por parte de los usuarios

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(No Transcript)
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La Cultura Organizacional

• Conjunto de significados compartidos
• ( formal o informalmente)

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(No Transcript)
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El área de TI en la organización
TI

• En tiempos normales
• En tiempos de proyectos

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TI
Servicio
Garantizar Información
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Momentos de verdad

• La gente quiere estar informada
• La gente quiere que se tenga en cuenta y valore
  su opinión y/o su necesidad

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La gente de sistemas requiere ser

• Buenos profesionales
• Buenos negociadores
• Primeros en asumir el cambio

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(No Transcript)
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Llega el proyecto de TI

• Sistemas se convierte en
• Líder
• Foco atención
• Centro de recepción
• Punto de dolor / alegría
• Alabanzas / Críticas
• entre otros

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GESTION DEL CAMBIO
PREPARAR
EJECUTAR
MANTENER
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PREPARAR
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• Desde mucho antes
• Sinergia
• Colaboración
• Comunicación
• Desde un poco antes
• Divulgación
• Intercambio opiniones y necesidades
• En el arranque
• Coordinación ejecución de cambios

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Preparación

• Determinar visión y los objetivos del cambio
• Lograr liderazgo por parte de la Dirección
  General de la organización, a través del área de
  TI

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Preparación

• Analizar la cultura organizacional
• entenderla, para gestionarla!

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Creación del plan

• Determinación de objetivos concretos
• 1. Especificación de tareas a realizar
• 2. Plazos y recursos necesarios
• Planes de acción en diferentes frentes
• Plan de comunicación
• Creación de equipos de trabajo

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Plan de comunicación

• Plasmar la visión del proyecto
• Comunicarla

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• Integración de todos en la organización
• Tener punto de partida y llegada
• Controlar y monitorear el alcance de los
  objetivos

• Todos sepan lo que está sucediendo y su impacto

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• QUÉ

PARA QUÉ
POR QUÉ
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Cómo afecta sus condiciones personales y
profesionales!
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Los equipos de trabajo

• Multiplicadores, encargados de transmitir a toda
  la organización toda la información
• Funciones
• Responsabilidades
• Integrantes
• Dedicación cada uno al equipo
• Líder
• Frecuencia de reuniones

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EJECUTAR
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• Dinámica y ejecución de las tareas de los equipos
  de trabajo
• Determinar si se hace prueba piloto
• Mostrar resultados tangibles
• Motivar

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MANTENER
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• Una vez puesto en marcha el proyecto, hay que
  disponer de un periodo de tiempo para monitorear
  y medir el cumplimiento de los alcances.
• Apoyar la organización hasta que se engrane bien
  y pueda seguir sola.

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Algunas conclusiones

• Alinear expectativas a todos los niveles de la
  organización.
• Establecer una estrategia de comunicación que
  permita manejar un plan de comunicación efectivo.
• Establecer una estrategia para definición de
  nuevos roles y capacidades.
• Establecer una estrategia de transferencia de
  conocimiento y entrenamiento.
• Establecer estrategia para medir y administrar la
  resistencia al cambo.

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(No Transcript)
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(No Transcript)
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• GRACIAS