Administration des passations de marchs

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• Administration des passations de marchés
• Défis et leçons acquises
• Exécuter les Programmes plurinationaux de lutte
  contre le VIH/SIDA en Afrique subsaharienne

Consultation SIDA Région Afrique Addis
Abeba 18 février 2005
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Quest-ce que le Programme plurinational de lutte
contre le VIH/SIDA? (PPS)

• 32 pays et 3 projets régionaux approuvés
• 27 sont en vigueur et 3 autres en préparation
• La taille moyenne des projets est de 32million
  US
• (De 7m US en Guinée-Bissau à 102m US en RDC)
• Financement de 1.1 Md US (en décembre 2004),
• Près de 40 exécuté par le biais de subventions
  aux ONG/OBC/OR petites requêtes utilisant des
  procédures simples
• Environ 40-50 nécessitent des acquisitions
  majeures, surtout au niveau central
• Ladministration des contrats nest pas seulement
  la responsabilité des Spécialistes en passation
  des marchés mais de tous les Partenaires
  dexécution.

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Processus de passation des marchés dans le PPS

• Nécessite une bonne compréhension de ce quil
  faut acheter, comment et où se le procurer, ainsi
  que des aspects juridiques du processus. Si ces
  éléments sont clairement compris et suivis, la
  passation des marchés devient plus simple à
  administrer.
• Les ressources des Projets PPS incluent les biens
  (équipement, biens de consommation, préservatifs,
  médicaments, ARV et fournitures médicales), les
  travaux civils (en général, légères
  constructions et réhabilitations), et les
  services (consultants individuels, entreprises,
  formation).

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Le processus de passation des marchés dans le PPS

• Le PPS invite le gouvernement (y compris les
  ministères de tutelle), le secteur privé, les
  groupes de la société civile, les communautés,
  etc. à participer activement à divers niveaux
  sociaux, que ce soit celui de la nation ou du
  village. Lampleur et lapplicabilité des
  procédures de passation des marchés sont donc
  diverses ( pas de taille unique).
• La planification des passations de marchés à tous
  les niveaux est essentielle.

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La procédure de passation des marchés dans le PPS

• Les contrats soumis à une revue préalable (non
  objection) sont très limités parce que près de
  85 des acquisitions des projets PPS sont
  réalisées par le biais des Soumissions
  concurrentielles nationales (SCN), achats directs
  (commandes de faible valeur sur base de devis) et
  dautres procédures simplifiées qui suivent les
  réglementations gouvernementales.
• Les contrats soumis à une revue préalable portent
  sur lacquisition dARV, médicaments,
  préservatifs, véhicules, ordinateurs et les
  grands contrats de consultation audit financier
  et technique, agence dadministration fiduciaire,
  commercialisation sociale des préservatifs, etc.
• La plupart de ces contrats sont accordés au début
  du projet.

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Les défisa) Défis techniques

• Revue préalable/Non objection
• Faibles seuils et groupements de dépenses
• Interprétation des procédures de passation des
  marchés à différents niveaux
• Beaucoup de problèmes liés à lAdministration des
  contrats

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Les défisb) Défis en capacités

• Personnel formé
• Lignes directrices
• Comptes rendus
• Adapter les changements pour plus defficacité
• Suivi et évaluation des passations de marchés
• Sous-traitance des tâches routinières aux
  secteurs public ou privé

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• Quelles sont les réalisations?

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a) Revue des politiques et lignes directrices

• Les seuils de revue préalable ont été augmentés
  dans de nombreux projets sur la base de revues
  après la passation de marchés.
• Quelle que soit la méthode de passation des
  marchés, aucun montant total nest désormais
  exigé et les ACD/AGD ont été adaptés pour
  introduire plus de flexibilité, particulièrement
  pour lacquisition des ARV.
• Lignes directrices techniques pour lacquisition
  des ARV développées et approuvées par le conseil
  de passation des marchés.
• Les lignes directrices pour lacquisition des
  médicaments génériques ont été produites à
  lintention des Organisations à base
  communautaire, des ONG locales et pour
  lAdministration de la chaîne dapprovisionnement.
  
• Lignes directrices en préparation pour les ONG
  plus importantes et le secteur privé.
• Collaboration avec la Fondation Clinton.

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b) Personnel de la Banque

• Le Forum fiduciaire de la région Afrique a
  inscrit le VIH/SIDA à son ordre du jour.
• Points focaux désignés pour les pays francophones
  et anglophones dAfrique
• Près de 300,000 sont disponibles auprès du
  Gouvernement hollandais pour le renforcement des
  capacités dans 13 pays PPS.

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Leçons acquises

• Est-ce que la sous-traitance de ladministration
  des passations de marchés et dautres fonctions
  opérationnelles améliore lefficacité?
• Les règlements/procédures de la Banque mondiale
  sont flexibles. La majorité des acquisitions des
  projets PPS sont réalisées selon les
  réglementations nationales.
• Des confusions existent au sujet de lapplication
  des règlements et procédures à différents
  niveaux.
• La planification des passations de marchés
  devrait être achevée au début de la préparation
  du projet et revue régulièrement pour éviter les
  délais.

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Leçons acquises

• Des procédures simplifiées et rapides sont en
  place et peuvent être utilisées pour les biens et
  services à date limite dutilisation,
  spécialement les médicaments et les ARV.
• Le CNS devrait procéder régulièrement à des
  exercices daudit technique (détermination des
  acquisitions qui sont avantageuses par rapport au
  coût, qualité des produits et résultats).
• Des lignes directrices simples à utiliser pour
  les 3 niveaux du gouvernement (national,
  provincial, communautaire).
• Disponibilité de services de conseil en passation
  des marchés aux 3 niveaux,
• Appui au personnel des projets et du terrain
  (spécialement pour ladministration des
  acquisitions dARV),