MONITORING DAN EVALUASI

1
MONITORING DAN EVALUASI
Yosaphat Sumardi
2
Apakah yang dimaksud dengan monitoring dan
evaluasi?

• Monitoring adalah kumpulan informasi secara
  sistematik dan analisisnya selama suatu proyek
  berjalan.
• Evaluasi adalah perbandingan dampak proyek yang
  nyata terhadap rencana strategis yang disetujui.
• Tiga faktor yang perlu diperhatikan dalam MonEv
• Efisiensi
• Efektivitas
• Dampak

3
Efisiensi, Efektivitas dan Dampak

• Efisiensi menyatakan bahwa masukan ke dalam
  pekerjaan sesuai dengan keluarannya.
• Efektivitas adalah ukuran sejauh mana suatu
  program pengembangan atau proyek mencapai tujuan
  khusus yang ditetapkan. .
• Dampak menyatakan apakah yang kita lakukan
  menghasilkan perbedaan terhadap masalah yang kita
  coba kerjakan

4
MENGAPA MONITORING DAN EVALUASI?

• Melalui monitoring dan evaluasi, kita mampu
• Meninjau kemajuan
• Mengidentifikasikan masalah-masalah dalam
  perencanaan dan/atau implementasi
• Melakukan pengaturan sehingga kita lebih mungkin
  menciptakan perbedaan..

5
Siklus tentang efek monitoring dan evaluasi
Mengevaluasi/bel-ajar/memutuskan
Melaksanakan
Merencanakan
Merenungkan/belajar/ memutuskan/mengatur
Melaksanakan
Memonitor
Memonitor
Merenungkan/belajar/ memutuskan/mengatur
Melaksanakan
6
Manfaat Monitoring dan Evaluai

• Monitoring dan evaluasi dapat
• Membantu kita untuk mengenal masalah dan
  penyebabnya
• Menyarankan solusi yang mungkin terhadap masalah
• Memunculkan pertanyaan tentang asusmsi dan
  strategi
• Mendorong kita untuk merenungkan di mana kita
  sedang berjalan dan bagaimana kita mencapainya
• Memberikan informasi dan wawasan
• Membangkitkan kita untuk bertindak berdasarkan
  informasi dan wawasan itu
• Meningkatkan kemungkinan bahwa kita akan membuat
  suatu perbedaan perkembangan yang positif.

7
Cakupan Monitoring

• Monitoring meliputi
• Menetapkan indikator efisiensi, efektivitas dan
  dampak
• Mengatur sistem untuk mengumpulkan informasi yang
  menghubungkan indikator-indikator ini
• Mengumpulkan dan merekam informasi
• Menganalisis informasi
• Menggunakan informasi untuk membuat laporan
  menejemen dari hari ke hari.

8
Cakupan Monitoring

• Monitoring meliputi
• Menetapkan indikator efisiensi, efektivitas dan
  dampak
• Mengatur sistem untuk mengumpulkan informasi yang
  menghubungkan indikator-indikator ini
• Mengumpulkan dan merekam informasi
• Menganalisis informasi
• Menggunakan informasi untuk membuat laporan
  menejemen dari hari ke hari.

9
Cakupan Evaluasi

• Evaluasi meliputi
• Melihat apa yang ingin dicapai proyek atau
  organisasi atau perbedaan apa yang ingin
  dilakukan. Apa dampak yang ingin dibuat? Menilai
  kemajuannya ke arah apa yang ingin dicapai,
  sasaran dampaknya.
• Melihat strategi proyek atau organisasi. Apkah
  proyek atau organisasi itu mempunyai strategi?
  Apakah proyek atau organisasi mengikuti strategi
  secara efektif? Apakah strategi itu berjalan?
  Jika tidak berjalan, mengapa terjadi?
• Melihat bagaimana proyek atau organisasi bekerja.
  Apakah terdapat pemanfaatan sumber daya yang
  efisien? Opportunity cost apa yang dipilih untuk
  bekerja? Bagaimana kelangsungan cara yang dipilih
  agar proyek atau organisasi berjalan? Apa
  implikasi jalannya proyek atau organisasi bagi
  semua pemangku kepentingan?

10
Cakupan Evaluasi

• Evaluasi meliputi
• Melihat apa yang ingin dicapai proyek atau
  organisasi atau perbedaan apa yang ingin
  dilakukan. Apa dampak yang ingin dibuat? Menilai
  kemajuannya ke arah apa yang ingin dicapai,
  sasaran dampaknya.
• Melihat strategi proyek atau organisasi. Apkah
  proyek atau organisasi itu mempunyai strategi?
  Apakah proyek atau organisasi mengikuti strategi
  secara efektif? Apakah strategi itu berjalan?
  Jika tidak berjalan, mengapa terjadi?
• Melihat bagaimana proyek atau organisasi bekerja.
  Apakah terdapat pemanfaatan sumber daya yang
  efisien? Opportunity cost apa yang dipilih untuk
  bekerja? Bagaimana kelangsungan cara yang dipilih
  agar proyek atau organisasi berjalan? Apa
  implikasi jalannya proyek atau organisasi bagi
  semua pemangku kepentingan?

11
Beberapa jenis evaluasi

• Evaluasi diri Evaluasi diri melibatkan
  organisasi atau proyek dalam bercermin terhadap
  diri sendiri dan menilai bagaimana organisasi
  atau proyek itu berjalan, sebagai suatu cara
  praktis pembelajaran dan perbaikan.
• Evaluasi partisipatori Ini merupakan bentuk
  evaluasi internal. Penekanannya adalah
  melibatkan sebanyak mungkin orang secara langsung
  dalam pekerjaan.
• Penilaian partisipatori cepat Penilaian ini
  merupakan suatu cara kualitatif dalam melakukan
  evaluasi. Penilaian ini semi-terstruktur dan
  dilaksanakan oleh tim antardisplin selama periode
  waktu singkat. Penilaian ini meliputi penggunaan
  tinjauan data sekunder, observasi langsung,
  wawancara seme-terstruktur, informan kunci,
  wawancara kelompok, permainan, diagram, peta dan
  kalender.
• Evaluasi eksternal Evaluasi ini merupakan
  evaluasi yang dilakukan oleh seorang atau tim
  luar yang dipilih secara hati-hati.
• Evaluasi interaktif Evaluasi ini melibatkan
  interaksi yang sangat aktif antara evaluator atau
  tim evaluasi luar dan proyek atau organisasi yang
  sedang dievaluasi.

12
Pemilihan Evaluator Eksternal

• Kualitas untuk mencari evaluator atau tim
  evaluasi eksternal
• Pemahaman tentang isu perkembangan.
• Pemahaman tentang isu organisasi.
• Pengalaman dalam mengevaluasi perkembangan
  proyek, program atau organisasi.
• Riwayat pekerjaan yang baik dengan
  pelanggan-pelanggan sebelumnya.
• Keterampilan penelitian.
• Komitmen terhadap kualitas.
• Komitmen terhadap batas waktu.
• Obyektivitas, kejujuran dan keterbukaan.
• Logika dan kemampuan bekerja secara sistematis.
• Kemampuan berkomunikasi secara verbal dan
  tertulis.
• Gaya dan pendekatan yang sesuai dengan organisasi
  kita.
• Nilai-nilai yang cocok dengan nilai-nilai
  organisasi.
• Beaya yang masuk akal, terukur terhadap harga
  yang sedang berjalan.

13
Indikator

• Monitoring dan evaluasi merupakan bagian dari
  proses perencanaan. Dalam proses ini ditetapkan
  indikator-indikator pembentuk sistem monitoring
• Apa yang ingin kita ketahui
• Informasi apa yang akan kita kumpulkan
• Indikator merupakan tanda-tanda yang dapat
  diukur atau tampak bahwa sesuatu telah dikerjakan
  atau sesuatu telah dicapai.
• Dengan indikator dapat dijawab pertanyaan
• Siapa?
• Berapa banyak?
• Berapa sering?
• Berapa jumlah?

14
Mengembangkan Indikator

• Mengidentifikasi situasi masalah yang sedang kita
  coba perhatikan
• Mengembangkan suatu visi akan menjadi seperti
  apa masalah tersebut. Hal ini akan memberikan
  indikator dampak.
• Mengembangkan visi proses tentang bagaimana cara
  kita untuk mencapai sesuatu. Hal ini akan
  memberikan indikator proses.
• Mengembangkan indikator-indikator berdasarkan
  efektivitasnya
• Mengembangkan indikator-indikator berdasarkan
  efisiensi sasaran.

15
Merancang suatu sistem monitoring

• Langkah 1 Workshop efektivitas, efisiensi,
  dampak, indikator, informasi yang diperlukan
• Langkah 2Mengubah masukan dari workshop itu
  menjadi suatu ringkasan untuk pertanyaan-pertanyaa
  n sistem monitoring yang harus mampu dijawab.
• Langkah 3 Memutuskan bagaimana kita akan
  mengumpulkan informasi yang kita butuhkan dan di
  mana kita akan menyimpannya (pada berkas komputer
  atau berkas manual).
• Langkah 4 Memutuskan seberapa sering kita akan
  menganalisis informasi hal ini berarti
  mengumpulkan dan mencoba untuk menjawab
  pertanyaan-pertanyaan yang dianggap penting.
• Langkah 5 Mengumpulkan informasi, menganalisis,
  melaporkan.

16
Kerangka Acuan sistem evaluasi

• Latar Belakang Ini merupakan latar belakang
  proyek atau organisasi, sesuatu tentang masalah
  yang diidentifikasikan, apa yang kita kerjakan,
  berapa lama kita berada, mengapa kita telah
  memutuskan untuk melakukan evaluasi.
• Maksud Di sini kita akan mengatakan evaluasi
  apa yang ingin dicapai oleh organisasi atau
  proyek.
• Pertanyaan-pertanyaan evaluasi kunci
  Pertanyaan-pertanyaan sentral apa yang harus
  dituju oleh evaluasi.
• Tujuan khusus Bidang-bidang khusus apa, internal
  dan/atau eksternal, yang kita inginkan dituju
  oleh evaluasi. Sebagai contoh, kita ingin agar
  evaluasi memasukkan suatu tinjauan keuangan, atau
  memasukkan tempat-tempat program khusus.
• Metodologi Di sini kita mungkin memberikan
  parameter-parameter luas dari jenis pendekatan
  yang kita pilih dalam evaluasi. Kita munkin juga
  menyarankan jenis-jenis teknik yang akan
  digunakan oleh tim evaluasi.
• Masalah logistik Masalah-masalah ini termasuk
  waktu, beaya, syarat-syarat komposisi tim dan
  sebagainya.

17
BAGAIMANA KITA MEMPEROLEH INFORMASI?

• Studi kasus
• Rekaman observasi
• Buku harian
• Rekaman dan analisis peristiwa-peristiwa penting
  (disebut analisis peristiwa kritis)
• Kuisener terstruktur
• Wawancara satu-per-satu
• Kelompok-kelompok pusat
• Survei sampel
• Rangkuman sistematik dari biro statistik.

18
Menganalisis Informasi
Menentukan indikator-indikator kunci untuk
proses monitoring/evaluasi
Mengumpulkan informasi di sekitar
indikator-indikator itu
Mengembangkan struktur analisis, berdasarkan pada
pengertian intuitif dari tema-tema dan
masalah-masalah yang muncul di mana kita menduga
adanya variasi dari apa yang kita harapkan.
Menembus data kita, mengorganisasi-kannya dalam
tema-tema danmasalah-masalah itu. .
Mengenali pola, kecenderungan, dan interpretasi
yang mungkin
Menuliskan temuan-temuan dan kesimpulan-kesimpulan
. Menyusun rekomendasi.
19
Laporan

• RANGKUMAN EKSEKUTIF
• PENGANTAR
• DAFTAR ISI
• BAGIAN 1
• PENDAHULUAN
• BAGIAN 2 TEMUAN
• BAGIAN 3 KESIMPULAN
• BAGIAN 4 REKOMENDASI
• LAMPIRAN

20

• Terima Kasih