Projektmanagement

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Projektmanagement

• Christa Schwarzenpoller
• Richard Raab

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• Sage mir wie du ein Projekt beginnst
• und ich sage dir wie es endet!
• (zit. aus dem Ausbildungsprogrammvon Mercedes
  Benz)

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Was ist ein Projekt?
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Ein Projekt ist

• eine Aufgabe mit besonderen Merkmalen
• neuartig
• komplex (schwierig)
• fachübergreifend
• aufwändig
• zeitlich begrenzt
• zielorientiert

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Ein Projekt erfordert

• eine projektspezifische Organisation
  (Projektteam, Projektregeln)
• präzise Zielvorgaben
• Teamarbeit
• laufende Kontrolle und Steuerung

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Arten von Projekten

• gewinnorientierte Projekte

• Non-Profit-Projekte

• externe Projekte
• Projektauftraggeber und Projektauftragnehmer sind
  aus verschiedenen Unternehmen (Schulen).

• interne Projekte
• Projektauftraggeber ist aus dem selben
  Unter-nehmen (bzw. aus der selben Schule) wie die
  Projektauftragnehmer.

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Was ist Projektmanagement?
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Projektmanagement ist

• die zielorientierte
• Vorbereitung,
• Planung,
• Steuerung,
• Dokumentation und
• Überwachung von Projekten
• mit Hilfe spezieller Instrumente.

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Projektmanagement ist

• nicht nur ergebnisorientiert
• Welche Ergebnisse gibt es?
• Leistungen
• Termine
• Kosten

• sondern auch prozessorientiert
• Wie sind die Ergebnisse zustande gekommen?
• Beziehungen
• Projektorganisation
• Projektkultur

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Wozu Projektmanagement?
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Durch gutes PM

• kann man Projekte effizient gestalten (planen und
  steuern),
• werden Projekte für Dritte nachvollziehbar,
• können Lerneffekte für andere Projekte nutzbar
  gemacht werden.

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Ablauf eines Projektes(in 4 Phasen)

• Vorbereitung
• Planung
• Durchführung
• Abschluss

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Aufgabenanalyse

• ev. Ist-Situation analysieren
• ev. Probleme beschreiben
• ev. Ursachen für Probleme analysieren
• Ideen sammeln
• Grobkonzept erstellen

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Projektwürdigkeitsanalyse

• Ist die Aufgabe wirklich so umfangreich,
  neuartig, schwierig, ?
• Ist das Projekt tatsächlich realisierbar?
• Steht der Erfolg in einem angemessenen Verhältnis
  zum Aufwand?

Gefahr der Projektitis!
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Klärung der Projektziele
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Abgrenzung der Projektziele

• Hauptziele
• Zusatzziele
• Nicht-Ziele

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Formulierung der Projektziele

• klar und präzise
• möglichst messbar

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(No Transcript)
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Pflichtenheft

• ?

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Projektorganisation

• Wer soll im Projektteam mitarbeiten?
• Wer soll das Projekt leiten?
• Wie soll das Projekt in das Unternehmen (in den
  Schulbetrieb) integriert werden?

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(No Transcript)
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Projektauftrag

• Abschluss der Vorbereitungsphase
• Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten des
  Projekts
• formelle Beauftragung mit klarer Zielvereinbarung
• offizieller Start des Projekts

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(No Transcript)
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• BeispielProjektauftrag

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STOP
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Ablauf eines Projektes(in 4 Phasen)

• Vorbereitung
• Planung
• Durchführung
• Abschluss

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Kick-Off-Meeting

• erste gemeinsame Sitzung des gesamten
  Projektteams
• Zweck

• gleicher Informationsstand der Teammitglieder
• (Kennen lernen)
• Rolle und Erwartungen der einzelnen Mitglieder
• Vereinbaren von Spielregeln
• Grobverteilung der Aufgaben

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Projektstrukturplan (PSP)
PROJEKT
Logische Gliederung
Arbeitspakete
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Projektstrukturplan (PSP)

• Vorgangsweise
• alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten
  listen (Brainstorming)
• diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen
  zusammenfassen

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Arbeitspakete (AP)

• überschaubare Teilaufgaben
• für jedes Paket einen eindeutigen
  Verantwortungsträger(Dieser muss das AP nicht
  alleine be-arbeiten, ist aber für die
  ordnungsgemäße Ausführung verantwortlich.)
• Formulierungstipp Zeitwort nicht vergessen!
  (z.B. Plakat entwerfen)

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Projektstrukturplan (PSP)

• Vorgangsweise
• alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten
  listen (Brainstorming)
• diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen
  zusammenfassen
• Gliederung erstellen

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Gliederung des PSP
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Projektstrukturplan (PSP)

• Vorgangsweise
• alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten
  listen (Brainstorming)
• diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen
  zusammenfassen
• Gliederung erstellen
• Arbeitspakete codieren
• grafisch darstellen

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Projektstrukturplan (PSP)
1.3
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• Beispiel Projektstrukturplan

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Projektstrukturplan (PSP)

• systematische und überschaubare Gliederung des
  gesamten Projekts
• plan- und kontrollierbare Teilaufgaben
• dient der Vereinbarung der Aufgaben für die
  Projektteammitglieder
• Basis für weitere Planung (Ablauf, Termine,
  Kosten, Ressourcen, )

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STOP
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Arbeitspaket-Beschreibung

• detailiertere Beschreibung eines Arbeitspakets
• nicht für alle Arbeitspakete notwendig
• sinnvoll,
• wenn das Arbeitspaket umfangreich ist,
• wenn das Arbeitspaket schwierig ist oder
• wenn die Abgrenzung zu anderen Arbeitspaketen
  unklar ist

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Arbeitspaket-Beschreibung

• Bestandteile
• PSP-Code
• Arbeitspaket-Bezeichnung
• Inhalt
• Nicht-Inhalt
• angezielte Ergebnisse
• Leistungsfortschrittsmessung

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(No Transcript)
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Beispiel AP-Beschreibung

• PSP-Code 3.1
• AP Ideen sammeln u. auswählen
  
• Inhalt
• Ideen finden
• Ideen auf Umsetzbarkeit prüfen
• Ressourcenprüfung u. -vergleich durchführen
• Kostenprüfung u. -vergleich durchführen
• Entscheidung für bestimmte Balleinlagen fällen

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Beispiel AP-Beschreibung

• Nicht-Inhalt
• Ausarbeitung der Balleinlagen
• Organisation
• Durchführung
• Kontrolle des Erfolges dieser Balleinlagen

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Beispiel AP-Beschreibung

• angezielte Ergebnisse
• Brainstormingprotokolle
• mind. 5 verwirklichbare Ideen
• konkrete Umsetzungsstrategien
• Ressourcenlisten
• Kostenaufstellung
• Entscheidung für Balleinlagen
• Besprechungsprotokolle

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Beispiel AP-Beschreibung

• Leistungsfortschrittsmessung
• 50 bei Vorliegen der 5 Ideen und deren
  Umsetzungsstrategien
• 70 bei Vorliegen der Ressourcenlisten
• 90 bei Vorliegen der Kostenaufstellung
• 100 bei Vorliegen der Entscheidung über die
  konkreten Balleinlagen

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Terminplanung

• Terminliste
• Balkenplan
• Meilensteinplan
• ev. Netzplan (für sehr komplexe Projekte)

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Terminliste

• Auflistung der Arbeitspakete mit Anfangs- und
  Endtermin

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(No Transcript)
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Balkenplan

• grafische Darstellung der Anfangs- und Endtermine
  der einzelnen Arbeitspakete
• bei großer Anzahl an Arbeitspaketen ev. nur die
  Anfangs- und Endtermine der Arbeitspaket-Gruppen
  darstellen

49

• Beispiel Balkenplan

50

• Beispiel Balkenplan

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Meilensteinplan

• listet die bedeutsamsten Termine auf, z.B.
• Abschluss einer AP-Gruppe
• Präsentationstermin
• Meilensteine sollten auch am Balkenplan
  ersichtlich sein.

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(No Transcript)
53
STOP
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Ressourcenplan

• gibt einen Überblick über benötigte und
  vorhandene Ressourcen an Personal und Sachmittel
• Ziel Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen

• in der richtigen Art
• in der richtigen Menge
• zum richtigen Zeitpunkt
• am richtigen Ort

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Ressourcenplan

• Vorgangsweise
• Bedarfsermittlung (Wann wird was gebraucht?)
• Ermittlung verfügbarer Ressourcen (Wann ist was
  verfügbar?)
• Soll-Ist-Vergleich (Wann fehlt was?)
• Ausgleichsmaßnahmen (Was tun?)
• zeitliche Verlagerung
• Suche nach Alternativen
• Verzicht

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Kostenplan

• gibt einen Überblick über
• geplante Kosten
• tatsächliche Kosten
• Aufspaltung sinnvoll in
• Personalkosten(im Schulbereich Arbeitszeit
  schätzen und mit fiktivem Stundenlohn
  multiplizieren)
• Sachkosten

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(No Transcript)
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Umweltanalyse

• stellt alle für das Projekt relevanten Umwelten
  dar
• ev. mit und die geschätzte Einstellung dem
  Projekt gegenüber darstellen
• Zweck
• Auffinden möglicher Probleme (Konflikte)
• Planung von Vorbeugemaßnahmen

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Beispiel zur Umweltanalyse
Projekt- team
Medien
Lieferanten
Matura AP
Lehrer
Schulball
Gäste
Stadtgemeinde
Auftrag- geber
Projektleiter
Sekretariat
Direktor
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• Beispiel Umweltanalyse

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Risikoanalyse

• listet mögliche Risiken für das Projekt auf
• Zweck
• rechtzeitiges Auffinden möglicher Risiken
• Planung von Gegenmaßnahmen

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(No Transcript)
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Projektkultur

• Es sollten klare Spielregeln für das Projektteam
  schriftlich fixiert werden, z.B.
• Verhalten im Krankheitsfall
• Sanktionen, wenn ein Teammitglied eine Termin
  nicht einhält

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Ablauf eines Projektes(in 4 Phasen)

• Vorbereitung
• Planung
• Durchführung
• Abschluss

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Projektteambesprechungen

• sollten regelmäßig erfolgen
• Zweck
• gegenseitige Information über den Projektstand
• Besprechung aktueller Probleme und Entwicklung
  von Lösungen
• Änderung bestehender oder Erstellung neuer
  Arbeitsaufträge

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Projektteambesprechungen

• Ablauf
• Ernennen des Protokollführers
• gegenseitige Information über den Projektstand
  und aufgetretene Probleme
• Entscheidung über die weitere Vorgehensweise
• schriftliche Vereinbarung konkreter Maßnahmen,
  die im Anschluss an die Sitzung zu erledigen sind
  (To Do-Liste)
• Festlegen des nächsten Sitzungstermins

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Statusberichte

• Information an den Auftraggeber über den
  aktuellen Stand des Projekts

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(No Transcript)
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Besprechungsprotokolle

• zum Festhalten der wichtigsten Fakten der
  Besprechung
• Zweck
• damit weniger leicht etwas vergessen wird
• damit man bei unterschiedlicher Erinnerung
  nachschlagen kann

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To Do-Liste

• listet die Maßnahmen auf, die sich aus der
  Besprechung ergeben
• kann in das Besprechungsprotokoll integriert sein

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(No Transcript)
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Controlling

• bedeutet nicht nur Kontrolle, sondern auch
• Steuerung
• Hauptaufgabe ist der Soll-Ist-Vergleich
  bezüglich
• Termine
• Kosten
• Qualität der Ergebnisse
• um rechtzeitig gegensteuern zu können

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Ablauf eines Projektes(in 4 Phasen)

• Vorbereitung
• Planung
• Durchführung
• Abschluss

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Abschluss

• Abschlusspräsentation
• Projektabnahme
• ev. Einschulung des Auftraggebers
• Abschlussbesprechung
• ev. Abschlussfeier
• Abschlussbericht

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Abschlusspräsentation

• dem Auftraggeber und ev. anderen wird das Projekt
  präsentiert

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Projektabnahme

• Das Projektteam stellt dem Auftraggeber das
  Projektergebnis vor.
• Etwaige Mängel werden schriftlich dokumentiert.
• Nachbesserungsmaßnahmen werden vereinbart.

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Abnahmeprotokoll

• schriftliche Zusammenfassung der Projektabnahme
• wird von Auftragnehmer und Auftraggeber
  unterschrieben

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Abschlussbesprechung

• Berichterstattung zur Kundenzufriedenheit
• Reflexion und Feedback
• Wurden die Ziele erreicht?
• Warum wurden ev. Ziele nicht voll erreicht?
• Welche Probleme gab es?
• Was könnte im nächsten Projekt besser gemacht
  werden?
• Welche positiven Erfahrungen können für das
  nächste Projekt mitgenommen werden?

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Abschlussbericht

• schriftliche Zusammenfassung der
  Abschlussbesprechung
• kann zusätzlich enthalten
• Planungsunterlagen
• detailierte Abrechnung
• wird meist vom Projektmanager verfasst

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(No Transcript)
81
Projektdokumentation
82
Projektdokumentation

• alle schriftlichen Unterlagen kommen in einen
  Projektordner (Verantwortlichen bestimmen!)
• alle elektronischen Unterlagen werden in einem
  Projektordner gespeichert
• muss für alle Teammitglieder zugänglich sein
• ev. Unterordner anlegen
• Sicherungskopien anlegen!
• Verantwortlichen bestimmen!

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Projektdokumentation

• Projektdokumentation für Schule
• ev. abweichendes Projekthandbuch für externen
  Auftraggeber

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Projekthandbuch

• Inhalt
• Deckblatt (P\0Lehrer-public\Freitag\Deckblatt
  Matura)
• eidesstattliche Erklärung
• Inhaltsverzeichnis
• Lebenslauf (europäisch max. 2 Seiten)
• Projektmanagement-Instrumente
• ev. Projektzieleplan

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Projekthandbuch

• Projektorganigramm
• Projektauftrag
• Projektstrukturplan (PSP)
• Arbeitspaketbeschreibung(en)
• ev. Terminliste
• Balkenplan
• Meilensteinplan

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Projekthandbuch

• ev. Umweltanalyse
• Risikoanalyse
• ev. Statusberichte
• ev. Besprechungsprotokolle
• ev. Projektabnahmeprotokoll
• Projekttagebuch
• Abschlussbericht

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Projekthandbuch

• Beschreibung der Projektergebnisse
• je nach Projektthema kürzere oder längere
  Darstellung (8-10 Seiten)
• zB Screenshots, Designüberlegungen,
• ev. Quellenverzeichnis

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Projekthandbuch

• Form
• gebunden (1 Exemplar) 1 CD
• Umfang
• 20 40 Seiten pro Gruppe(2 - 4 Personen)

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Projekt-CD

• Projekthandbuch
• Folder, Visitenkarten
• Website
• PowerPoint-Präsentation (falls vorhanden)
• Originalfotos

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Leistungsbeurteilung
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PM und Leistungsbeurteilung

• Leistungen
• Termine
• Ressourcen
• Kosten
• Beziehungen
• Projektorganisation
• Projektkultur

ergebnisorientiert hard facts
prozessorientiert soft facts
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Danke für die Aufmerksamkeit

• und viel Spaß beim Projekt!

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Reserve
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Projektkontextanalyse zeitlich und sachlich

• Vorprojektphase
• Was ist vor dem Projektstart passiert?
• Welche Entscheidungen wurden bereits getroffen?
• Wie ist es zu diesem Projekt gekommen?
• Wer hat die Projektentstehung gefördert bzw.
  gehemmt?
• Welche Unterlagen wurden erstellt?
• .......

• Nachprojektphase (Konsequenzen)
• Welche Handlungen und Entscheidungen sind nach
  Projektende zu setzen?
• Welche Folgeprojekte kann/soll/muss es geben?
• Welche Folgenutzen, -kosten gibt es?
• .........

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SYSTEMATIK des PM
Projektidee Abgrenzung u. Projektkontext Projekte
ntscheidung u. Projektauftrag Erstplanung -
Projektstruktur Projektorganisation u.
Projektkultur Kosten u. Ressourcen Projektdokument
ation
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SYSTEMATIK des PM
Projektfortschrittskontrolle Projektneuplanung Neu
gestaltung von Organisation Weiterentwicklung der
Projektkultur
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SYSTEMATIK des PM
Projektreflexion Planung der Nachprojektphase Tran
sferplanung ( organisatorisches
Lernen) Auflösung der Projektkultur Abgabe ca.
Weihnachten Beurteilung ev. Korrektur Endtermin
Anfang - Ende Februar
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MEILENSTEINLISTE
Antrag
Auftrag
Kick-off
Abnahme
Besprechungstermine
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PROJEKTABGRENZUNG

• WAS?
• - konkrete Definition d. Projektes (außen -
  innen)
• - 3 Dimensionen zeitlich / sachlich / sozial
• WOZU?
• - Klarheit über Projektziel
• - Klarheit zw. P-Team und Auftraggeber
• WIE?
• - intuitiv / systematisch (Visualisierung!)
• -3 Schritte zeitlich / sachlich / sozial
• - im Team! Als Projekt-Startworkshop

100
Projektstrukturplan (PSP)
Matura-Ball