Projektmanagement bei ALTANA Pharma

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Projektmanagement bei ALTANA Pharma
Frankfurt, 30. Oktober 2006 ? Edgar Gerlacher
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Agenda

• Das Unternehmen
• Der Entwicklungsprozess in der pharmazeutischen
  Industrie
• Herausforderungen
• Bisher Erreichtes
• Situation 2006
• Erfahrungen - Zusammenfassung
• Nächste Schritte

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Das Unternehmen
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Innovative Therapeutika seit mehr als 130 Jahren
DAS UNTERNEHMEN
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Strategische Ziele
DAS UNTERNEHMEN

• Konzentration auf das werthaltigste Geschäft
• Innovative Therapeutika
• Konzentration auf relevante Märkte
• Europa, USA, Japan
• Partnerschaften sind unverzichtbar
• Konzentration auf genau definierte und
  ausgewählte Forschungsfelder
• Magen-Darm-Erkrankungen
• Atemwegserkrankungen
• Onkologie
• Internationalisierung von Forschung und
  Entwicklung

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Geschäftszahlen ALTANA Pharma 2005
DAS UNTERNEHMEN
Nach Anpassung durch IFRS 2 (Anteilsbasierte
Vergütungen)
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ALTANA Pharma weltweit
DAS UNTERNEHMEN
Japan
Europa
Kanada
USA
Indien
Mexiko
Brasilien
Südafrika
Australien
Argentinien
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Der Entwicklungsprozess
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Nur wenige Substanzen erreichen das Ziel
ENTWICKLUNGSPROZESS
Forschung Präklinische Phase Klinische Phase
By J. Di Masi et al., Journal of Health
Economics 22 (2003) , 151 - 185 Schätzung des
VFA (Verband Forschender Arzneimittelhersteller
e.V.)
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Entwicklungskosten für ein neues Arzneimittel
ENTWICKLUNGSPROZESS
In Millions US-Dollars
802
2001
610
1999
429
1997
359
1993
1991
231
0
200
400
600
800
Quelle Di Masi J. et al., Tufts University
(1991) Office of Technology Assessment (1993)
Myers and Howe (1997) Office of Health Economics
Lehman Brothers (1999) Tufts University (2001)
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Herausforderungen
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Situation bei ALTANA Pharma im Jahr 2002
HERAUSFORDERUNGEN
Q3 2000 Beauftragung eines Beratungsunternehmens mehrere strategische und organisatorische Themen einschließlich Multiprojektmanagement zu adressieren
12/2000 Entscheidung ein Multiprojektmanagement Steuerungskomitee eine dedizierte Projektmanagement-Funktion zu etablieren
04/2001 Projektmanagement-Funktion aufgebaut, erste Sitzung des Steuerungskomitees
01/2002 Project Management Office etabliert
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Herausforderungen
HERAUSFORDERUNGEN

• in der Pharmaindustrie
• Lange Projekt- und Entwicklungszeiten
• hohe Projektabbruchrate
• speziell für ALTANA Pharma
• Änderung der Organisation von einem
  mittelständischen Unternehmen zu einer weltweit
  agierenden Firma mit internationalen Projektteams
  und immer mehr Mitarbeitern
• Ständige Informationszunahme (Informationsbedarf
  und Informationsfluss)
• ... für ALTANA Pharmas Projektmanagement
• Sehr unterschiedliche Vorgehensweisen in der
  Projektplanung und fehlende Transparenz (2002)
• Matrixorganisation sehr linienlastig

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Ziele des Projektmanagement bei ALTANA Pharma ...
HERAUSFORDERUNGEN

• Optimierung von Time to Market
• Projekte wie geplant durchführen und zu Ende
  bringen
• Pro-aktives Management von Risiken, Problemen und
  Änderungen
• Die richtigen Planungsinformationen zur richtigen
  Zeit zur Verfügung stellen
• Mehr Transparenz von projektrelevanten
  Informationen im ganzen Unternehmen

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Erfolgsfaktoren ...
HERAUSFORDERUNGEN

• Reduzierte Abweichung Plan vs. Ist
• Aussagekräftige Berichte mit aktuellen
  Informationen in kürzerer Zeit
• Klare Vereinbarungen zwischen Projektleiter/Projek
  tteam und Seniormanagement
• Bessere Transparenz bezüglich Metriken
• Reduktion der Anzahl von Planungswerkzeugen und
  damit weniger Doppel- und Dreifacheingaben in
  Systeme
• Schnittstellen klar definiert

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Bisher Erreichtes
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Project Management Office bei ALTANA Pharma
BISHER ERREICHTES

• Organisatorisch in der Organisationseinheit
  Multiprojektmanagement untergebracht
• Kompetenzzentrum für Projektmanagement
• Klarer Fokus auf Projektmanagementqualifikation,
  Mitarbeiter des PMO sind keine Spezialisten für
  Medikamentenentwicklung
• Bewährten Standards folgen (PMI)
• Über industrieweite best practices informiert
  sein, z.B. durch Benchmark-Daten

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Project Management Office Kernaufgaben und
Initiativen
BISHER ERREICHTES
Definition eines Stage-Gate-Prozesses und eines
Decision Models
Prozessmanagement
Erstellung des Drug Development Process Guide
(PM Handbuch) und Definition von
Projektmanagement Dokumenten
Erstellung von Handbüchern und Vorlagen
Evaluierung und Implementierung von Werkzeugen
Implementierung und Support des
Multiprojektmanagementsystems Primavera
Definition von Kenntnissen und Fähigkeiten im
Projektmanagement sowie Erstellung von
Ausbildungsprogrammen
Erstellung eines Projektmanagement Curriculums
Ermittlung und Analyse von Benchmark-Daten über
CMR (Centre for Medicines Research)
Benchmarking / Gap Analysen
Organisation von Team-Initiativen
Zweimal pro Jahr Organisation von
PM-Klausurtagungen
Als projektunabhängiger Partner und Experte zur
Verfügung stehen
Facilitation
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Drug Development Process Guide
BISHER ERREICHTES

• Themen
• Organisatorische Aspekte
• Phasenmodell / Stage-Gate-Prozess
• Prozessbeschreibung
• Projektmanagement Dokumente und Vorlagen
• Nicht als Kochbuch gedacht, aber um Anleitung
  zu geben
• Integration von cross-funktionalen
  Produktentwicklungstätigkeiten (Schnittstellen),
  aber keine Beschreibung spezifischer funktionaler
  Aktivitäten und Verantwortlichkeiten

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Projektmanagement Dokumente
BISHER ERREICHTES

• Drei Schlüsseldokumente setzen den Rahmen
• Project Charter - Übergang von der
  Projekt-Initiierung in die
  Planungsphase
• Integrated Project Plan (IPP) - Sammlung
  der Schlüsseldokumente
• Stage/Project Evaluation Report - Lessons
  learned Dokument
• Klare Definition von Projektumfang, Projektziel
  und Verantwortlichkeit des Projektleiters
  (Charter)
• Zusammenführung verschiedener Sub-Pläne der Teams
  und damit der funktionalen Einheiten (IPP)
• Definition von Zuständigkeiten für die Erstellung
  der einzelnen Dokumente, Versionierung und
  Unterschriftenregelung

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Integrated Project Plan (IPP)
BISHER ERREICHTES
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Implementierung und Verwaltung desMultiprojekt
Management Systems Primavera
BISHER ERREICHTES

• Roll-out im Januar 2004
• Ca. 200 Primavera-Nutzer in DE und US
• 20 Medikamentenentwicklungsprojekte und alle an
  der Entwicklung beteiligten Funktionen im System
• Bisher nur Zeitplanung implementiert
• Zeitrückmeldung für Kollegen in USA implementiert
• Zeitrelevante Benchmarkdaten können aus dem
  System gezogen werden
• Das PMO verteilt monatlich etwa 50 Reports an
  ungefähr 100 Empfänger

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Projektmanagement Curriculum
BISHER ERREICHTES

• Definition eines umfassenden Projektmanagement
  Trainingkonzepts (Novize bis Experte)
• Bietet die Möglichkeit alle notwendigen Methoden
  zu erlernen, um Projekte erfolgreich zu managen
• Eröffnet dem Einzelnen die Möglichkeit eine
  Projektmanagement-Karriere innerhalb von ALTANA
  Pharma einzuschlagen Project Manager ? Project
  Leader ? Senior Project Leader ?Program Leader
• Unterstützung zur Project Management Professional
  (PMP) Zertifizierung durch das Project
  Management Institute (PMI)

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Projektmanagement Curriculum
BISHER ERREICHTES
Training provided by ALTANA Pharmas Project
Management Office
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Sammlung und Analyse von Benchmark Daten durch CMR
BISHER ERREICHTES

• CMR International ist der führende Anbieter von
  FE- Leistungskennzahlen für die weltweite
  pharmazeutische Industrie
• Global RD Performance Metrics ProgramDie
  teilnehmenden Pharma-Firmen sammeln Informationen
  zur Dauer (cycle times) definierter Abschnitte in
  der Medikamentenentwicklung, leiten sie an CMR
  weiter und erhalten entsprechende industrieweite
  Vergleich-Reports
• Industry Investment ProgramQuantifiziert die
  Kosten und den Ressourcenaufwand für FE und
  setzt diese in Relation zu den weltweiten Umsätzen

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Regelmäßige Off-site PM-Klausurtagungen
BISHER ERREICHTES

• Um die Projektleiter zusammenzubringen und sie
  außerhalb des Projektalltags auf bestimmte Themen
  zu fokussieren, wurden zweimal jährlich
  stattfindende off-site PM-Klausurtagungen
  etabliert
• Umfasst die komplette Multiproject Management
  Abteilung einschließlich des PMO
• Stellt eine Möglichkeit dar, Probleme, den
  aktuellen Status, Strategien und weitere Schritte
  außerhalb des Projektalltages und abseits des
  Schreibtisches zu diskutieren
• Dient dazu, solide und robuste Teamstrukturen
  aufzubauen
• ... und diese Strukturen weiter zu verfestigen

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Facilitation
BISHER ERREICHTES

• Auszug aus dem Product Development Guide
• The Project Facilitator is a resource ...
• available for the project leaders and teams
• to provide guidance on effective use of the
  Product Development Guide
• to assist in establishing the relationship
  between team, functional management and the
  steering committee

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Situation 2006
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Situation 2006
SITUATION 2006

• Neuer Drug Development Process Guide im
  Review-Zyklus
• Etwa 300 Mitarbeiter in Projektmanagement
  trainiert (intern und extern)
• Primavera P3e in Betrieb, aber
• Bisher nur Zeitplanung implementiert
• In einigen Bereichen ist immer noch eine
  schwache Matrixorganisation vorzufinden ?
  einige Linienfunktionen dominant

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Erfahrungen - Zusammenfassung
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Erfahrungen
ERFAHRUNGEN

• Unterstützung durch das Top-Management ist DER
  Schlüssel zum Erfolg Wasche mir den Pelz, aber
  mache mich nicht nass funktioniert nicht
• Die besten Prozesse nützen nichts, wenn sie nicht
  gelebt werden
• Zuerst Prozesse, dann Tools ? a fool with a tool
  is still a fool
• Projektmanagement muss sinnvoll mit anderen
  Prozessen und Abläufen verzahnt und vernetzt
  sein, z.B. Portfolio Management, Pipeline
  Management, etc.
• Die Notwendigkeit und der Aufwand für das Change
  Management darf nicht unterschätzt werden ? das
  Denken und Verhalten von Menschen zu beeinflussen
  bzw. zu verändern ist extrem schwierig und
  zeitaufwändig
• Deutsche/Europäer tendieren zu endlosen
  Diskussionen
• Gewisse Dinge müssen einforderbar sein (z.B.
  Dokumente) ? andernfalls müssen endlose
  Diskussionen geführt werden
• Nur die besten bzw. geeignetsten Personen sollten
  für die Projektleiterlaufbahn ausgewählt werden

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Zusammenfassung
ZUSAMMENFASSUNG

• Die Medikamentenentwicklung bei ALTANA Pharma
  wird durch definierte und verbesserte Prozesse,
  Methoden und Werkzeuge in einer weit
  strukturierteren Form durchgeführt
• Projektrelevante Entscheidungen erfolgen
  schneller durch ein entsprechend ermächtigtes,
  cross-funktionales und cross-geographisches
  Komitee
• Leistungsfähigere Core Project Teams durch
  reduzierte Größe
• Verbesserte PM-Fähigkeiten der Projektleiter und
  Team-Mitglieder durch konsequente Aus- und
  Weiterbildung
• Sprechen der gleichen Sprache durch
• Verbindliche Definitionen (Drug Development
  Process Guide)
• und dem ständigen Predigen des Inhalts des
  Drug Development Process Guide (durch das PMO in
  Core Project Team Meetings und bei anderen
  Gelegenheiten wie z.B. Abteilungsbesprechungen,
  PM-Seminaren, etc.)

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Nächste Schritte
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Nächste Schritte
NÄCHSTE SCHRITTE

• Erneuerung des Top-Management Supports
• Einführung der Projektzeiterfassung mit Primavera
• Einführung der Ressourcenplanung mit Primavera
• Einführung der Projektbudgetplanung (Primavera?)
  und eines verbesserten Projektkosten-Controllings
• Fortsetzung des Change Management Prozesses
• Ständige Verbesserung der Prozesse, Methoden und
  Werkzeuge
• Verstärktes Projekt-Coaching (Facilitation)

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Vielen Dank!
Edgar GerlacherProject Management Office
ALTANA Pharma AGByk-Gulden-Str. 2D-78467
KonstanzTel 49 (0) 7531 84-30 22Fax 49 (0)
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