PENATAAN ARSIP STATIS

1
PENATAAN ARSIP STATIS
2
Rini Susilowati, SS, M.Hum
Arsiparis Madya ANRI
3
Pengertian

• Arsip statis (archives/non current records having
  secondary/ historical value)
• Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
  untuk penyelenggaraan administrasi/kegiatan
  organisasi dan mempunyai nilaiguna kesejarahan
• Arsip yang sudah tidak operasional di instansi
  penciptanya, khusus sebagai bahan
  pertanggungjawaban nasional/warisan budaya
  bernilai guna permanen dan disimpan di Arsip
  Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau di Badan
  atau Kantor Kearsipan Pemerintah Daerah dan Arsip
  Perguruan Tinggi

4
Kegunaan Arsip

• Sebagai sumber utama untuk pengambilan keputusan,
  penelitian, dll
• Sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi
  dan aparatur
• Sebagai bukti sah di pengadilan
• Sebagai memori organisasi
• Sebagai aset penting organisasi
• Sebagai identitas organisasi
• Sebagai bukti sejarah

5
Kelembagaan Arsip Statis

• Pusat
• Arsip Nasional Republik Indonesia
• Daerah
• Badan Arsip Daerah di provinsi
• Kantor Arsip Daerah di kabupaten/kota
• Perguruan Tinggi
• Arsip Perguruan Tinggi

6
Manajemen Arsip Statis

• Pengelolaan arsip statis yang meliputi kegiatan
  penilaian dan akuisisi, preservasi, penataan dan
  deskripsi, layanan informasi serta publikasi
  kepada masyarakat untuk mencapai tujuan kearsipan.

7
Model / Concept Records Continuum
Akuisisi
Penyusutan
Pengolahan
8
Penataan dan Penyimpanan Arsip Statis

• Pengaturan informasi dan fisik arsip untuk
  kepentingan temu balik arsip sehingga
  pengendalian arsip baik fisik maupun informasinya
  dapat dilakukan secara optimal

9
Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penataan dan
Penyimpanan Arsip Statis

• Identifikasi arsip
• Rekontruksi arsip
• Pendeskripsian arsip
• Pengelompokan fiches
• Penomoran definitif
• Penataan arsip
• Penyusunan Daftar Arsip Statis

10
Pengelolaan Arsip Statis

• Arsip harus dipisahkan dari materi non arsip
  seperti paper-clip, amplop, steples, dsb
• Arsiparis harus mengumpulkan sebanyak mungkin
  informasi mengenai organisasi atau individu yang
  menciptakan arsip
• Pemilahan arsip dan non arsip
• Pengelompokan arsip
• Khasanah arsip (unit fisik yang besar)
• Seri dan Sub Seri (kelompok kearsipan yang
  disusun menurut fungsinya)
• Item (unit fisik yang terkecil)
• Peace atau lembar (lembaran)
• File (unit yang teratur dari arsip yang
  dikelompokan berkas per berkas)

11
Model hierarki deskripsi
12
Model hierarki deskripsi
Fonds
Sub Fonds
series
file
Item
13
Pengelolaan Arsip Statis

• Pembuatan inventarisasi arsip
• Deskripsi yang sistematis dari suatu khasanah
  arsip yang berupa suatu buku petunjuk tentang isi
  khasanah arsip secara lengkap
• Merupakan suatu petunjuk jalan ke arsip yang
  harus dapat menggairahkan serta memancing minat
  peneliti untuk melihat dan membaca arsipnya
  sendiri
• Merupakan suatu pekerjaan pencatatan dari suatu
  khasanah arsip yang ada dengan tujuan
  pengontrolan, sehingga dapat ditemukan kembali

14
Pengelolaan Arsip Statis

• Pembuatan inventarisasi arsip
• Prinsip-prinsip kearsipan
• Sistem penataan yang berlaku di lembaga yang
  bersangkutan
• Informasi mengenai organisasi/lembaga/individu
  yang bersangkutan, sejarahnya, asal usulnya,
  perkembangan, struktur organisasi, tugas dan
  fungsinya

15
Prinsip prinsip Yang Dipergunakan Dalam
Inventarisasi Arsip

• Prinsip Asal Usul (principle of provenance)
  prinsip yang mengkaitkan arsip ke sumber asalnya
• Prinsip Aturan Asli (principle of original order)
  arsip harus diatur sesuai dengan aturan yang
  dipergunakan semasa dinamisnya
• Prinsip Kegunaan (bestemming beginsel)
  pengembalian arsip yang tercecer ke tempat
  asalnya atau sesuai kelompoknya

16
Prinsip prinsip Yang Dipergunakan Dalam
Inventarisasi Arsip

• Prinsip Restorasi (restoratie beginsel)
  pengaturan arsip didasarkan pada masa dinamisnya
  dengan perbaikan sesuai kebutuhan
• Prinsip Fungsional (functioneel beginsel)
  pengaturan arsip didasarkan pada tugas-tugas
  organisasi pencipta arsip
• Prinsip Organisasi (organisatie beginsel)
  pengaturan arsip didasarkan pada struktur
  organisasi
• Prinsip Masalah (pertinent beginsel) pengaturan
  arsip didasarkan pada masalah.

17
Sistematika kerja

• Pembuatan deskripsi sementara
• Pembuatan skema pengaturan arsip
• Penomoran definitif dilakukan setelah pembuatan
  deskripsi sementara, dikumpulkan berdasarkan
  masalah yang sama
• Peraturan arsip secara sistematik, menurut
  sistematik deskripsi
• Membuat jalan masuk penunjang seperti indeks,
  lampiran dan tunjuk silang

18
Deskripsi Arsip

• Proses Pembuatan alat pengendali secara
  intelektual melalui penanganan persiapan jalan
  masuk
• Rincian informasi yang terkandung dalam arsip
  yang dimaksudkan sebagai sarana penemuan
• Ditulis dengan menggunakan kartu fiches

19
Unsur unsur Dalam Pekerjaan Inventarisasi Arsip

• Deskripsi Arsip
• Ukuran kertas 10 x 15 cm
• Dimulai dengan arsip-arsip jenis seri
• Seri resolusi
• Seri akte
• Seri surat keputusan
• Mengerjakan berkas yang lepas
• Penyusunan kartu-kartu fiches

20
Fungsi Inventaris

• Sebagai pengontrolan sehingga dapat ditemukan
  arsip
• Buku petunjuk yang di dalam pelayanan referensi,
  fungsinya seperti buku katalog dalam perpustakaan

21
Unsur unsur Pokok Dalam Pembuatan Deskripsi
Arsip

• Bentuk Redaksi
• Isi Informasi
• Tingkat Perkembangan
• Tanggal
• Bentuk Luar

22
Bentuk Redaksi

• Menyatakan jenis, berkas dan bahasa yang
  dipergunakan dalam berkas tersebut seperti nota
  dinas, laporan, teks, surat, dsb
• Contoh

Nomor Urut Surat dari Gubernur DKI, Sutiyoso
kepada para Camat dan Lurah se-Jakarta tentang
Ulang Tahun Jakarta yang ke-430, tanggal 15 Juni
2001 NB Kertas Baik Asli 2 lembar
23
Isi Informasi

• Apa yang terkandung dalam arsip tersebut ditulis
  secara ringkas dan padat.
• Contoh

Nomor Urut Surat dari Gubernur DKI, Sutiyoso
kepada para Camat dan Lurah se-Jakarta tentang
Ulang Tahun Jakarta yang ke-430, tanggal 15 Juni
2001 NB Kertas Baik Asli 2 lembar
24
Tingkat Perkembangan

• Menyatakan identitas serta asal sumber arsip,
  misalnya asli, konsep, tembusan, tindasan,
  copy, salinan, dsb.
• Contoh

Nomor Urut Surat dari Gubernur DKI, Sutiyoso
kepada para Camat dan Lurah se-Jakarta tentang
Ulang Tahun Jakarta yang ke-430, tanggal 15 Juni
2001 NB Kertas Baik Asli 2 lembar
25
Tanggal

• Penulisan tanggal , bulan dan tahun dalam
  deskripsi mutlak diperlukan, terutama untuk
  menggabungkan beberapa surat menjadi satu berkas
  dalam urutan yang kronologis.
• Contoh

Nomor Urut Surat dari Gubernur DKI, Sutiyoso
kepada para Camat dan Lurah se-Jakarta tentang
Ulang Tahun Jakarta yang ke-430, tanggal 15 Juni
2001 NB Kertas Baik Asli 2 lembar
26
Bentuk Luar

• Pada akhir deskripsi perlu diberi penjelasan
  mengenai bentuk luar yang menyatakan jumlah
  arsip, misalnya lembar, berkas, sampul, folder,
  dsb.
• Contoh

Nomor Urut Surat dari Gubernur DKI, Sutiyoso
kepada para Camat dan Lurah se-Jakarta tentang
Ulang Tahun Jakarta yang ke-430, tanggal 15 Juni
2001 NB Kertas Baik Asli 2 lembar
27
Penjelasan Khusus

• Keterangan untuk mencatat kekhususan-kekhususan
  yang terdapat arsip, misalnya, arsip berbahasa
  Belanda, kertas rusak, lampiran hilang, dsb.
• Contoh

Nomor Urut Surat dari Gubernur DKI, Sutiyoso
kepada para Camat dan Lurah se-Jakarta tentang
Ulang Tahun Jakarta yang ke-430, tanggal 15 Juni
2001 NB Kertas Baik Asli 2 lembar
28
Pendeskripsian Arsip Media Baru
5/DA Film Pembukaan Penyetaraan Arsiparis 10 Agustus 2000 Ukuran 35 mm, 120 feet, 15 menit Kondisi/ket Baik Realesed 1 reel
Keterangan Kode pendeskripsian arsip (Datuk)
dan nomor pendeskripsian Bentuk
redaksi Isi ringkas informasi
arsip Tingkat perkembangan
Tanggal/kurun waktu arsip Bentuk
luar
29
Penyusunan Fiches

• Sesuai dengan skema / bagan inventaris
• Nomor definitif diberikan pada fiches dan
  arsipnya
• Pemindahan deskripsi dari fiches ke dalam
  inventaris secara menyeluruh.

30
Unsur-unsur Dalam Inventarisasi

• Judul (periode arsip, pembuatan inventaris dan
  kapan inventaris dibuat)
• Daftar Isi (diambil dari skema/bagan inventaris)
• Pendahuluan
• Inventaris deskripsi yang dipindahkan dari
  fiches

31
Unsur-unsur Dalam Inventarisasi

• Lampiran-lampiran
• 1. Struktur organisasi
• 2. Daftar Arsip Musnah
• 3. Daftar singkatan
• 4. Daftar penjelasan istilah asing
• 5. Daftar pejabat/fungsionaris
• Indek nama

32
Pembuatan Pendahuluan

• Asal usul atau sejarah singkat instansi pemilik
  arsip dan untuk arsip pribadi harus ada riwayat
  hidup dari pemilik arsip tersebut
• Sejarah arsip termasuk prosedur administrasi
  arsip dari tahap penciptaan sampai diserahkan ke
  ANRI/BAD/KAD
• Pertanggungjawaban dalam pelaksanaan
  inventararisasi umum, terutama apabila ada
  perubahan/perbaikan dalam inventarisasi

33
Penataan dan Penyimpanan Arsip Statis

• Pengaturan informasi dan fisik arsip untuk
  kepentingan temu balik arsip sehingga
  pengendalian arsip baik fisik maupun informasinya
  dapat dilakukan secara optimal

34
Tahapan Penataan Arsip Statis
CONTOH LABEL PADA SAMPUL ARSIP
CONTOH LABEL BOKS
PELABELAN
Arsip Nasional Republik Indonesia ARSIP
MUHAMMAD HATTA 1945-1967 Nomor Arsip 55
Arsip Nasional Republik Indonesia ARSIP
MUHAMMAD HATTA 1945-1967 Nomor Arsip 55 - 96
35
Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis

• Memeliharan dan merawat arsip dengan seksama agar
  terhindar dari gangguan jamur, binatang dan
  manusia

36
Faktor Terpenting Dalam Pemeliharaan dan
Perawatan Arsip Statis

• Gedung arsip
• Penggunaan sistem pendingin ruangan
• Fumigasi
• Penghilangan asam
• Merestorasi arsip
• Mentranfer arsip ke dalam mikrofilm

37

• sampai jumpa

• Wasalamu'alaikum
• Warahmatullahi Wabarakatuh..