MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

1
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN

• Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran

2
Tujuan Pembelajaran

• 1. Dapat Mendeskripsikan Administrasi, Organisasi
  dan Manajemen
• 2. Dapat Menjelaskan Unsur-Unsur Administrasi,
  Organisasi dan Manajemen
• 3. Dapat Menjelaskan Hubungan Antara
  Administrasi, Organisasi dan Manajemen
• 4. Dapat Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran

3
1.1.1 Administrasi

• Pengertian administrasi dapat dilihat dari 2
  segi.
• 1. Administrasi Dalam Arti Sempit
• Berasal dari kata administratie (bahasa Belanda)
  yang berarti tata usaha. Kegiatannya berhubungan
  dengan tulis menulis, surat menyurat, ketik
  mengetik, kearsipan, dan kegiatan lain dan hanya
  terbatas pada kegiatan kantor.
• 2. Administrasi Dalam Arti Luas
• Adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua
  orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan yang
  telah ditentukan (menurut Dr. Sondang P. Siagian,
  SH.,MPA.,).

4
1.1.1 Administrasi

• Unsur-unsur administrasi antara lain
• a. Pengorganisasian (Organizing)
• b. Manajemen (Management)
• c. Kepegawaian (Personalia)
• d. Tata Hubungan/Komunikasi (Relationship/Communic
  ation)
• e. Keuangan (Finansial)
• f. Perbekalan (Logistic)
• g. Ketatausahaan (Recording)
• h. Hubungan Masyarakat (Public Relation)

5
1.1.1 Administrasi

• Penggolongan administrasi terdiri dari
• a. Administrasi negara
• b. Administrasi niaga
• c. Administrasi internasional
• d. Administrasi sosial
• e. Akuntansi
• f. Administrasi khusus

6
1.1.2 Organisasi

• Menurut Drs. M. Manulang pengertian organisasi
  terdiri dari
• a.Organisasi dalam arti dinamis
• Adalah suatu proses penetapan dan pembagian
  pekerjaan yang akan dilakukan dengan seefektif
  mungkin untuk mencapai tujuan.
• b.Organisasi dalam arti statis
• Adalah setiap gabungan yang bergerak ke arah
  tujuan bersama. Istilah populernya adalah stuktur
  organisasi.

7
1.1.2 Organisasi

• Unsur-unsur organisasi
• a. Adanya sekelompok orang
• b. Adanya kerjasama
• c. Adanya tujuan bersama
• Asas-asas organisasi
• a. Asas perumusan tujuan
• b. Asas pembagian kerja
• c. Asas pendelegasian wewenang
• d. Asas kordinasi
• e. Asas efisiensi pengawasan
• f. Asas pengawasan umum

8
1.1.2 Organisasi

• Macam-macam organisasi
• a. Organisasi politik adalah organisasi yang
  bertugas dalam penyelenggaraan negara.
• b. Organisasi bisnis adalah organisasi yang
  bertujuan untuk memperoleh keuntungan dari usaha
  yang dilakukan (usaha bisnis).
• c. Organisasi profesi adalah organisasi yang
  anggotanya terdiri dari orang-orang yang
  berprofesi sama atau hampir sama untuk menjaga
  agar profesi mereka selalu dihargai dan
  dihormati.Contoh
• ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia)
• ICMI (Ikatan Cendikiawan Muslim Indonesia)

9
1.1.2 Organisasi

• d. Organisasi sosial adalah organisasi yang
  bertujuan untuk memenuhi kebutuhan sosial
  kemasyarakatan. Misalnya organisasi kekeluargaan
  dalam bidang ekonomi, pendidikan, ilmiah,
  keindahan dan rekreasi, keagamaan, kesehatan
  jasmani, dll.
• e. Organisasi lain misalnya organisasi Islam
  (Muhammadiyah, NU), organisasi olahraga (KONI,
  PBSI), dll.

10
1.1.3 Manajemen

• Pengertian Manjemen
• Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan
  untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka
  mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang
  lain (menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA).
• Sedangkan menurut Sukamto Reksohadiprodjo, M.Com.
  Manajemen adalah suatu usaha merencanakan,
  mengorganisasikan, menggerakkan/mengkordinasikan,
  serta mengawasi kegiatan dalam suatu organisasi
  agar tujuan organisasi tercapai secara efisien
  dan efektif.

11
1.1.3 Manajemen

• Efisien berarti perbandingan yang terbaik antara
  suatu hasil dengan usahanya atau antara pemasukan
  dengan pengeluaran.
• Efektif berarti kemampuan untuk dapat
  menyelesaikan tugas-tugas yang diserahkan sesuai
  dengan rencana (tepat waktu).

12
1.1.3 Manajemen

• Prinsip-prinsip manajemen
• a. Ada pembagian kerja yang jelas
• b. Wewenang dan tanggung jawab seimbang
• c. Bekerja secara disiplin
• d. Ada kesatuan perintah
• e. Ada kesatuan pengarahan
• f. Mendahulukan kepentingan umum
• g. Ada pengupahan yang menarik
• h. Ada pemusatan kordinasi
• i. Ada jenjang bertingkat atasan dan bawahan
• j. Bekerja tertib
• k. Ada keadilan
• l. Perlu stabilitas kondisi pegawai
• m. Pimpinan punya prakarsa
• n. Ada semangat kesatuan

13
1.1.3 Manajemen

• Fungsi Manajemen (POAC)
• a. Perencanaan (Plaining)
• b. Pengorganisasian (Organizing)
• c. Penggerakan (Actuating)
• d. Pengawasan (Controlling)

14
1.1.4 Hubungan antara Administrasi, Organisasi
dan Manajemen

• Dari ketiga pengertian administrasi, organisasi,
  dan manajemen dapat ditarik kesimpulan bahwa
• Administrasi merupakan proses, organisasi
  merupakan wadah, sedangkan manajemen merupakan
  pelaksanaannya yang satu sama lainnya saling
  berhubungan dan saling berkaitan sehingga tujuan
  dapat tercapai.
• Administrasi terdiri dari organisasi dan
  manajemen, sedangkan inti manajemen adalah
  kepemimpinan.

15
1.1.4 Hubungan antara Administrasi, Organisasi
dan Manajemen

• Keterangan
• Administrasi
• Organisasi
• Manajemen

16
1.1.5 Pengertian Administrasi Perkantoran

• Administrasi perkantoran adalah administrasi yang
  diterapkan dalam bidang perkantoran, meliputi
  proses penyelenggaraan kegiatan dalam
  melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor untuk
  mencapai tujuan.

17
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN

• Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

Bisnis Manajemen
18
Tujuan Pembelajaran

• 1. Dapat Menjelaskan Pengertian Pekerjaan Kantor
• 2. Dapat Menyebutkan Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
• 3. Dapat Menjelaskan Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

19
1.2.1 Pekerjaan Kantor

• Pengertian Pekerjaan Kantor

Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
setiap usaha kerjasama.
20
1.2.1 Pekerjaan Kantor

• Menurut George Terry

Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan
secara lisan, dan pembuatan warkat-warkat
tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
kontrol dari pimpinan.
21
1.2.2 Jenis Jenis Pekerjaan Kantor

1. Mengumpulkan / Menghimpun
2. Mencatat
3. Mengolah
4. Menggandakan
5. Mengirim
6. Menyimpan

22
1.2.2 Jenis Jenis Pekerjaan Kantor
1. Mengumpulkan / Menghimpun

• Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan segala
  keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan
  sehingga siap untuk digunakan apabila di perlukan.

23
1.2.2 Jenis Jenis Pekerjaan Kantor
2. Mencatat

• Yaitu kegiatan membukukan seperti dalam hal
  membukukan berbagai transaksi atau berbagai
  keterangan yang diperlukan dengan menggunakan
  alat tulis menulis.

24
1.2.2 Jenis Jenis Pekerjaan Kantor
3. Mengolah

• Yaitu mengerjakan atau memproses data atau
  keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya
  dalam bentuk yang lebih berguna.

25
1.2.2 Jenis Jenis Pekerjaan Kantor
4. Menggandakan

• Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara
  dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

26
1.2.2 Jenis Jenis Pekerjaan Kantor
5. Mengirim

• Yaitu kegiatan menyampaikan informasi atau data
  dari satu pihak ke pihak lainnya dengan
  menggunakan berbagai cara dan alat.

27
1.2.2 Jenis Jenis Pekerjaan Kantor
6. Menyimpan

• Yaitu kegiatan menaruh di tempat tertentu dengan
  menggunakan berbagai cara dan alat dengan tujuan
  dapat di temukan kembali dengan cepat bilamana
  keterangan tersebut di butuhkan.

28
1.2.3 CiriCiri Pekerjaan Kantor

• 1. Bersifat Pelayanan

29
1.2.3 CiriCiri Pekerjaan Kantor

• 2.Bersifat Merembes Ke Segenap Bagian dalam
  Organisasi

30
1.2.3 CiriCiri Pekerjaan Kantor

• 3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak dalam Organisasi

31
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN

• Mengidentifikasi Fungsi Pekerjaan Kantor

Bisnis Manajemen
32
Tujuan Pembelajaran

• 1. Dapat Menyebutkan Fungsi Pekerjaan Kantor
  dalam Organisasi
• 2. Dapat Menjelaskan Fungsi Melayani Pelaksanaan
  Pekerjaan Operatif
• 3. Dapat Menjelaskan Penyediaan Keterangan Bagi
  Pucuk Pimpinan
• 4. Dapat Menjelaskan Fungsi Membantu Kelancaran
  Perkembangan Organisasi

33
1.3 Fungsi Pekerjaan Kantor

• 1. Melayani Pelaksanaan Pekerjaan Operatif
• Berarti membantu dan meringankan pelaksana
  pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok) dalam
  pencapaian tujuan organisasi.
• Contoh
• Bagian penjualan pekerjaan operatifnya adalah
• menjual barang dan jasa. Pekerjaan mencatat
  dokumen-dokumen penjualan bersifat membantu
  kelancaran pekerjaan pokok bagian penjualan
  sehingga target penjualan dapat tercapai.

34
1.3 Fungsi Pekerjaan Kantor

• 2. Menyediakan Keterangan Bagi Pucuk Pimpinan
  Organisasi
• Pekerjaan kantor berfungsi menyiapkan data atau
  keterangan yang di butuhkan pimpinan organisasi
  untuk membuat suatu keputusan atau melakukan
  tindakan yang tepat.
• Contoh
• Dalam mengabil keputusan penambahan produksi
  baru bagi Manager Produksi diperlukan data
  tentang kapasitas mesin, omzet penjualan, angket
  kebutuhan konsumen, dsb yang harus disiapkan oleh
  bagian petugas pencatatan masing-masing bagian.

35
1.3 Fungsi Pekerjaan Kantor

• 3. Membantu Kelancaran Perkembangan Organisasi
• Pekerjaan kantor mempunyai fungsi atau peranan
  melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi
  sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya
  sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber
  dokumen.

36
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN

• Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana
  Administrasi Perkantoran

Bisnis Manajemen
37
Tujuan Pembelajaran

• 1. Dapat Menjelaskan Pengertian Sarana dan
  Prasarana Administrasi Perkantoran
• 2. Dapat Menyebutkan Jenis-Jenis Sarana dan
  Prasarana Administrasi Perkantoran

38
1.4.1 Pegertian Sarana

• Sarana Adminstrasi Perkantoran
• Adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai
  alat dalam menyelenggarakan administrasi
  perkantoran.
• Contoh
• - Meja tulis
• - Lemari arsip
• - Komputer
• - Pesawat telepon
• - Mesin fotocopy
• - Dll.

39
1.4.2 Pengertian Prasarana

• Prasarana Administrasi Perkantoran
• Adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang
  utama dalam terselenggaranyan administrasi
  perkantoran.
• Contoh
• - Gedung
• - Listrik
• - Air bersih
• - Jaringan Telepon
• - Dll.

40
1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan Dalam
Administrasi Perkantoran

• 1. Perabot Kantor ( Office Furniture )

- Kursi dan Meja
- Rak
- Lemari File
41
1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan Dalam
Administrasi Perkantoran

• 2. Perbekalan Kantor ( Office Supplies )

- Kertas
- Karbon
- Pulpen
- Spidol
- Tinta Printer
42
1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan Dalam
Administrasi Perkantoran

• 3. Mesin Kantor ( Office Machine )

- Komputer
- Mesin Tik
- Printer
- Faximile
- Risograph
43
1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan Dalam
Administrasi Perkantoran

• 4. Hiasan Kantor ( Office Ornament )

- Gambar
- Jam dinding
- Vas bunga
- Kalender
44
1.4.4 Jenis-Jenis Prasarana Yang Digunakan
Dalam Administrasi Perkantoran

• 1. Prasarana Gedung Kantor
• 2. Prasarana Air Bersih (PAM)
• 3. Prasarana Listrik
• 4. Prasarana Jalan
• 5. Dll.

45
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN

• Mengidentifikasi Persyaratan Personil
  Administrasi Perkantoran

Bisnis Manajemen
46
Tujuan Pembelajaran

• 1. Dapat Menjelaskan Pengertian Personil Kantor
• 2. Dapat Menyebutkan Macam-Macam Personil Kantor
• 3. Dapat Menjelaskan Persyaratan Personil dalam
  Administrasi Perkantoran

47
1.5.1 Pengertian Personil Kantor

• Personil Kantor adalah setiap orang yang
  melakukan pekerjaan tetap di kantor (baik kantor
  pemerintah maupun kantor swasta) dengan
  mendapatkan upah sebagai imbalan dari tenaga dan
  atau jasa yang diberikan kepada kantor.

48
1.5.2 Macam-Macam Personil Kantor

• Dilihat dari statusnya, personil kantor terdiri
  dari
• 1. Pegawai honorer
• 2. Pegawai harian
• 3. Pegawai bulanan
• 4. Pegawai tetap
• 5. Pegawai kontrak

49
1.5.2 Macam-Macam Personil Kantor

• 1. Pegawai Honorer
• Adalah seseorang pegawai yang diberikan imbalan
  berapa honorarium sesuai dengan prestasi kerja
  dan dibayarkan setelah pelajaran selesai.
• 2. Pegawai Harian
• Adalah pegawai yang diberikan upah/gaji secara
  harian. Hari libur dan hari sabtu dan minggu
  tidak diberikan gaji.

50
1.5.2 Macam-Macam Personil Kantor

• 3. Pegawai Bulanan
• Adalah seseorang pegawai yang diberikan
  upah/gaji setiap bulan. Hari sabtu, minggu dan
  hari libur tidak ada pengurangan gaji.
• 4. Pegawai Tetap
• Adalah pegawai yang diberikan upah/gaji secara
  tetap setiap bulan ditambah dengan tunjangan dan
  fasilitas lain sesuai dengan peraturan perusahaan
  yang berlaku.

51
1.5.2 Macam-Macam Personil Kantor

• 5. Pegawai Kontrak
• Adalah seseorang pegawai yang bekerja dan
  dibayar sesuai dengan kontrak yang telah
  disepakati untuk jangka waktu tertentu. Hak dan
  kewajiban pegawai tersebut berakhir setelah masa
  kontrak selesai dan dapat diperpanjang sesuai
  dengan kesepakatan kedua belah pihak.

52
1.5.3 Persyaratan Personil Dalam Administrasi
Perkantoran

• Macam-macam persyaratan yang harus dipenuhi dalam
  penyelenggaraan administrasi perkantoran antara
  lain
• 1. Persyaratan Pendidikan
• 2. Persyaratan Keterampilan
• 3. Persyaratan Kepribadian

53
1.5.3 Persyaratan Personil Dalam Administrasi
Perkantoran

• 1. Persyaratan Pendidikan
• Adalah kemampuan akademis yang diperlukan untuk
  menduduki suatu jabatan.
• Misalnya
• - Ijazah
• - Sertifikat.

54
1.5.3 Persyaratan Personil Dalam Administrasi
Perkantoran

• 2. Persyaratan Keterampilan
• Adalah kemampuan untuk melaksanakan tugas dalam
  suatu jabatan / pekerjaan yang dibuktikan dengan
  keterampilan.
• Misalnya
• - Kemampuan berbahasa Inggris, Mandarin
• - Kemampuan mengetik 10 jari
• - Kemampuan menangani rapat
• - dsb.

55
1.5.3 Persyaratan Personil Dalam Administrasi
Perkantoran

• 3. Persyaratan Kepribadian
• Adalah berhubungan dengan tingkah laku,
  kepribadian yang dipersyaratkan untuk menduduki
  suatu jabatan.
• Misalnya
• - Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
• - Daftar Riwayat Hidup