VEDEN

1
VEDENÍ KANCELÁRE

• Vzdelávací akce Ceské advokátní komory,
• Místo konání Kleinuv Palác, Brno
• Lektorka JUDr. Sáša Navrátilová, MBA
• Datum konání3.4. 2014

2
Program semináre

1. ÚVOD predpoklady pro kvalitní vedení advokátní
   kanceláre
2. POSKYTOVÁNÍ PRÁVNÍCH SLUŽEB nejen v návaznosti na
   právní predpisy, duležitou soucástí je i lidský
   faktor
3. ADVOKÁTNÍ TARIF aneb pro vedení a fungování
   kanceláre jsou potrebné financní prostredky
4. Co je treba dále znát a umet, aby VÁŠ ÚSPECH
   nebyl jen docasný
5. ZÁVER shrnutí, podepisování výkazu

3
ÚVOD - co potrebujete pro vedení kanceláre?

• Co je vedení
• Cas
• Znalosti,dovednosti, nadání
• Peníze

4
CO JE VEDENÍ neboli RÍZENÍ
5
Co je vlastne rízení/vedení?

• Rízení (musí) na všech úrovních zahrnovat
• plánování
• vedení
• organizování
• kontrolu.
• Základním predpokladem pro manažerské rízení jsou
  manažerské dovednosti!

6
Stojíme na zacátku mise a vize

• Stanovte si vizi a misi
• -vize vyjádrení základního smyslu existence
  kanceláre (zakladatel)
• -mise predem nadefinovaný smer, kterým se bude
  kancelár/ firma ubírat.
• Jsou duležité predevším také pro zamestnance
  meli by je znát!

7
I pri rízení menších celku je treba strategie

• Strategické rízení se zameruje na
• Cíle (poslání kanceláre)
• Zdroje (disponibilní)
• Príležitosti (prostredí v nemž kancelár existuje
  vnejší, vnitrní)
• a dlouhodobý soulad mezi temito atributy.
• Cíle mají být SMART!

8
Úrovne strategického rízení
9
Na prvním míste je klient
4P 4C
Právní služba/produkt Užitná hodnota pro klienta
Cena Cenový náklad klienta
Místo poskytování/distribuce Dostupnost
Propagace služby/výrobku Komunikace
10
CAS aneb KDE HO VZÍT, KDYŽ SE NÁM STÁLE
NEDOSTÁVÁ
11
Kde se berou casové ztráty?

• My nesprávné cinnosti, nejasnosti v prioritách,
  chaotická práce, nekázen, lenost
• Ostatní nesprávné cíle, zmeny priorit,
  nesprávné plánování, nesprávné rízení, nedostatky
  v procesech.

12
Pozitivní vymezení, stanovení priorit

• Cemu ješte venovat cas a cemu už ne!
• Co me živí, co chce klient
• Co chtejí kolegové, podrízení, prátelé, rodina
• Co jsem ješte nestihnul, ale rád bych
• Co muže pockat, nereším x pozor však na
  prokrastinaci!

13
Jak plánovat/rozvrhnout cas?

• Co všechno potrebujete stihnout?
• Omyly pri plánování neodhadneme, jak dlouho nám
  bude cinnost trvat, neplánujeme rezervy,
  neodhadneme velikost zpoždení, plánujeme veci,
  které nemáme pod kontrolou
• Nezapomínejte na casové rezervy na dopravu, na
  konícky, na náhodná setkání, na komunikaci s
  vašimi blízkými (rodice, deti, partneri),
  navazování kontaktu
• Kladte duraz na dlouhodobé udržení výkonu -
  odpocinek, prestávky na jídlo/oddech, relaxace

14
Rovnováha osobního a pracovního života

• Úspech nelze merit pouze úspechem v pracovní
  sfére!

15
INFORMACE, ZNALOSTI,DOVEDNOSTI
16
Informace kde je získat? I.

• Písemné zdroje/prameny
• Sbírka zákonu
• ASPI, CODEXIS atp.
• Bulletin advokacie jeho zvláštní císla
• Vestník Ceské advokátní komory
• NEWS Ceské advokátní komory
• Odborné casopisy, odborná literatura
• Denní tisk
• Internet zejména www.cak.cz www.justice.cz

17
Informace kde je získat? II.

• Ústní zdroje
• Formální
• Semináre
• Školení
• Dotazy
• Konzultace s CAK a jejími zástupci
• Úcast na snemech a jiných akcích porádaných CAK
• Neformální
• Sportovní akce porádané CAK
• Spolecenské akce porádané CAK

18
Znalosti predpisy o advokacii I.

• Listina základních práv a svobod - ÚZ
• Úmluva o ochrane lidských práv a základních
  svobod
• Zákon o advokacii Z
• Advokátní tarif - V
• Advokátní kárný rád- V
• Etický kodex U
• Príspevek na cinnost CAK/Limity pojistného plnení
  U
• O výchove a dalším vzdelávání koncipientu U
• O elektronických úkonech a autorizované konverzi
  dokumentu -Z

19
Znalosti predpisy o advokacii II.

• Podrobnosti o dokumentaci advokáta vedené pri
  poskytování právní služeb U
• O provádení úschov U
• Identifikacní prukazy V
• Pravidla pro výkon substitucního oprávnení U
• O prohlášení advokáta o pravosti podpisu U
• O výši úplaty za vydání knihy U
• Vzhled stavovského odevu U
• Advokátní zkušební rád U, O urcení advokátu
  V, další predpisy CAK
• Predpisy EU a Rady Evropy

20
Znalosti predpisy souvisící III.

• Zákon o úcetnictví
• Zákon o daních z príjmu
• Zákon o dani z pridané hodnoty DPH
• Zákon o ochrane osobních údaju
• Obcanský zákoník
• Zákon o obchodních korporacích
• Obcanský soudní rád
• Zákon o zvláštních rízeních soudních

21
Zákon o advokacii (AZ) I.

• Povinnost mlcenlivosti x zbavení povinnosti
• Povinnost používat oznacení advokát pri výkonu
  advokacie x možnost používat i mimo výkon
  advokacie
• Povinnost být pojišten pro prípad odpovednosti za
  škodu, povinnost rozšírit pojištení nebo prípadne
  zastoupení odmítnout
• Povinnost mít sídlo na území CR - rádné oznacení
  sídla, prítomnost v sídle

22
Zákon o advokacii (AZ) II.

• Povinnost platit príspevky na cinnost Komory a
  odvody do sociálního fondu Komory, popr. platby
  predvídané AZ a dalšími predpisy o advokacii
• Povinnost vést primerenou dokumentaci
• Povinnost vést stanovené evidence, popr. do nich
  zapisovat (kniha o prohlášeních, evidence
  provedených konverzí, elektronická kniha úschov)

23
Zákon o advokacii (AZ) III.

• Povinnost kolegiální, povinnosti v rízení pred
  soudy i jinými orgány
• Povinnost advokáta umožnit koncipientovi úcelnou
  právní praxi
• Povinnost koncipienta nepoužívat k újme advokáta
  školitele ci ve svuj vlastní/tretích osob
  prospech zvláštních informací

24
Etický kodex

• Povinnosti pri vedení kanceláre cl. 16
• Vykonávání advokacie v sídle
• Nesnižování dustojnosti advokátního stavu
• Prítomnost v pravidelné dobe
• Vedení evidence dle požadavku na rádný výkon
  advokacie
• Úprava profesionální etiky a pravidel souteže
  advokátu

25
Etický kodex, osobnost advokáta a predpokládané
atributy pro vedení

• Prínos advokáta - manažera pro dobré vedení
  advokátní kanceláre
• Vytrvalost
• Sebeduvera
• Odpovednost
• Informovanost
• Iniciativa (proaktivita)
• Identifikace príležitostí i silných stránek a
  jejich využití
• Duraz na koncept cena kvalita - flexibilita
• Touha uspet a vynaložení úsilí
• Racionální chování
• Respektování okolní reality

26
Etický kodex a rídící dovednosti I.

• Máte je všechny, avšak užíváte jen nekteré!
• Rozhodování
• Rízení týmu/lidí
• Proces poskytování právní služby (poskytování
  právní služby je vlastne v preneseném slova
  smyslu výrobou)
• Finance z pohledu predpisu o advokacii i z
  pohledu rízení (vždy pracujeme s urcitou financní
  cástkou vetšinou z našeho pohledu omezenou)
• Efektivní marketing zviditelnení se v
  konkurencním boji
• Úspešný prodej právních služeb
• Rízení casu
• Efektivní delegace

27
Etický kodex a rídící dovednosti II.

• Motivace lidí (praktikanti, koncipienti)
• Rízení porad (úcastníci, program, výstupy s úkoly
  a termíny)
• Jasná komunikace (zpetné vazby!)
• Úspešné vyjednávání (s dodavateli, ale i s
  protistranami)
• Rízení príležitostí
• Využívání moderních technologií
• a mnoho dalších ?
• Jsou základním predpokladem rízení.
• Je treba je využívat v rovnováze!

28
FINANCNÍ PROSTREDKY NEOPOMENUTELNÝ FAKTOR
PRO VEDENÍ
29
Kvalitní vedení financní plánování I.

• Analýza príjmu - lze ji provést z evidence
  vystavených danových dokladu faktur
• Paušální klienti stejná výše príjmu
• Pravidelní klienti nestejná výše príjmu
• Klienti ad hoc - pricházející dlouhodobe
• - pricházejí
  jednorázove
• Analýza nákladu/výdaju fixních (pravidelne se
  opakujících, tj. mesícne, ctvrtletne, pololetne,
  rocne - nákup ASPI, poplatky za telefon, nájem
  kanceláre) a variabilních (nepravidelne se
  opakující, ale do jisté míry se dají predpokládat
  (servis kancelárské techniky, servis služebních
  automobilu x výmena autobaterie, pneumatik,
  nákup tiskárny, pocítace)

30
Kvalitní vedení financní plánování II.

• Analýza
• majetku (napr. kanceláre ve vlastnictví)
• pohledávek (krátkodobe po splatnosti x dlouhodobe
  po splatnosti)
• závazku (závazky do lhuty splatnosti x závazky po
  lhute splatnosti)
• Financní strategie kanceláre
• príjmy
• optimalizace výdaju
• financní toky trvalá platební schopnost,
  ovlivnení cash flow vybírání záloh, zkrácení
  dodacích lhut
• kapitál z cizích zdroju (leasing, hypotéka
  pravidlo 5050)
• danová politika/optimalizace
• tvorba rezerv

31
Advokacie se vykonává zpravidla za úplatu

• Advokacie se vykonává zpravidla za odmenu a od
  klienta lze žádat primerenou zálohu
• Zpusob urcení odmeny a náhrad advokáta, který
  vykonává advokacii stanoví Ministerstvo
  spravedlnosti advokátní tarif

32
Advokátní tarif I. aneb peníze potrebné pro
vedení kanceláre

• Smluvní x mimosmluvní odmena
• Primerenost smluvní odmeny upozornení
• Mimosmluvní odmena tam, kde nebyla sjednána
  smluvní
• - Povinnost vést primerenou dokumentaci zpusobem,
  z nehož musí být zrejmý postup pri poskytování
  právních služeb, jakož i oprávnenost úctované
  odmeny

33
Advokátní tarif II. aneb peníze potrebné pro
vedení kanceláre

• Úcetní a danové doklady vést bez zbytecné
  specifikace úkonu právních služeb zejména pro
  prípad danové kontroly (pokud se s klientem
  písemne nedohodnete jinak) pozn. pri danové
  kontrole musí být prítomen zástupce urcený CAK
• Vystavení rádného danového dokladu jméno
  klienta by nemelo být patrno dvojí evidence

34
Advokátní tarif III. aneb peníze potrebné pro
vedení kanceláre

• Pri ukoncení poskytování právní služby nutno
  vydat klientovi všechny doklady nelze
  podminovat zaplacením požadované odmeny nebo
  výloh k tomu mel být využit požadavek na
  primerenou zálohu
• Opatrování penez a jiných hodnot s pécí rádného
  hospodáre, prírustky vydat složiteli nelze
  zapocítat odmenu s temito cástkami pokud nebylo
  predem dohodnuto

35
SHRNUTÍ, ZÁVER
36
Co všechno vám muže pomoci I.

• SYSTÉM, PORÁDEK, DUSLEDNOST - IS/IT
• Plánování prostrednictvím plánu práce, schuzek,
  výkazy práce, seznamy hesel, plány docházky do
  kanceláre, dovolené, rádne vedený seznam kontaktu
  na klienty, zamestnance, koncipienty, sestavení
  databáze osvedcených vzoru dokumentu a jejich
  prehledné setrídení, zápisy z porad se
  zamestnanci
• Rádné vedení advokátních spisu prokázání, že
  advokátní služba byla poskytnuta v porádku
  rádný podklad pro vyúctování
• Nepodcenit okamžik rustu kanceláre porízení
  serveru, dálkového pripojení.

37
Co všechno vám muže pomoci II. aneb jednoduchý
tahák

• Odpoved na základní otázky
• Kdo?
• Co?
• Kdy ?
• Kde ?
• Proc ?
• Jak ?

38
Záver

• Rádné vedení advokátní kanceláre
• rádné a kvalitní poskytování právní služby

39
Dekuji Vám za pozornost a preji Vám, aby vedení
Vašich advokátních kancelárí bylo úspešné!