Gesti

1
Gestión de Proyectos

• Master en Evaluación de Proyectos
• ITBA UCEMA
• Semana 7 Aprovisionamiento del Proyecto

2
(No Transcript)
3
Aprovisionamiento

• Aprovisionamiento
• Estrategias y fuentes.
• Ciclo de requerimientos.
• Requerimientos, cotizaciones y propuestas.
• Tipos de Contratos. Cláusulas Típicas.
• Administración de contratos.

4
Aprovisionamiento

• PROPOSITO
• llevar a cabo todos los pasos procesos
  necesarios para abastecer bienes y servicios,
  desde el ámbito externo a la organización que
  lleva adelante el Proyecto

5
Aprovisionamiento

• APLICACIÓN
• está desarrollado desde la perspectiva del
  cliente
• realza el compromiso en la relación cliente
  proveedor en todos sus niveles y durante todo el
  ciclo del proyecto
• el aprovisionamiento será llevado a cabo por
  proveedores, suministradores y contratistas

6
Aprovisionamiento

• APLICACIÓN
• se destaca la criticidad de los términos del
  contrato, especialmente cuando
• se abastecen elementos clave
• tienen alta incidencia en los costos
• significan hitos en el proyecto
• limitan las opciones del equipo
• de proyecto

7
Estrategia

• La eficacia del aprovisionamiento contribuye a la
  rentabilidad de las empresas.
• Durante el proyecto la estrategia aplicada puede
  variar respecto de la corporativa por
  limitaciones específicas
• restricciones tareas
• disponibilidad de
• elementos críticos
• requerimientos del cliente

8
Contexto

• MACRO
• recesión
• inflación
• desempleo
• disponibilidad de crédito

• MICRO
• políticas
• procedimientos

9
Riesgos

• Debido a que todo aprovisionamientos está
  expuesto a distintos tipos de riesgos las partes
  deben negociar no solo los valores de los bienes
  o servicios a proveer sino el modo de
  contratación
• Factores a tener en cuenta
• dimensión y experiencia de quien contrata
• urgencia para finalizar
• disponibilidad de proveedores calificados

10
Aprovisionamiento

• Determinación de necesidades y plazos para
• su disponibilidad

Planeamiento

• Documentación de necesidades de productos
• y servicios e identificación de posibles
  fuentes
• de abastecimiento

Planeamiento Requerimientos

• Obtención de cotizaciones, propuestas u
• ofertas

Requerimientos
Etapas

• Elección de los responsables de la provisión
• de productos y servicios

Selección Fuentes

• Gestión de la relación con proveedores

Administración de Contratos

• Cierre formal de las etapas del contrato

Cierre de Contratos
11
Plan de Gestión de Aprovisionamiento

• tipos de contrato a utilizar
• estimaciones
• criterios de evaluación
• relación con departamentos de la organización
• fuentes de información
• manejo provisión múltiple
• coordinación con otros aspecto del proyecto

12
Planeamiento Aprovisionamiento

• Definición de los límites del proyecto
• necesidades para el proyecto
• documentación
• SOW
• SPECS
• WBS
• análisis producir o comprar
• hitos en el programa de aprovisionamiento
• estimaciones de costos
• aprobación para proceder

13
Especificaciones
Diseño qué debe hacerse en términos de características físicas Riesgo comprador
Performance capacidades medibles que debe cumplir el producto terminado de sus características operativas Riesgo contratista
Funcionales características relacionados con el uso del producto Riesgo contratista
14
Producir o Comprar

• Falta calidad en proveedores
• Falta confiabilidad de proveedores
• Necesidad de garantía en la provisión
• Mantener actividad en Planta
• Secretos diseño o proceso

• Especialización
• Patentes
• Flexibilidad
• Control
• Pequeñas cantidades
• Capacidad

15
Requerimientos de Aprovisionamiento

• Especificaciones
• Fuentes de provisión habituales
• Historia de resultados
• Documentos para solicitar cotizaciones
  (habitualmente estandarizados)

• Proveedores calificados
• Criterios evaluación
• Manejo de cambios
• Sistema de Pagos
• Sistema reuniones con postulantes

16
Requerimientos de Aprovisionamiento

• RESULTADOS
• Pedidos de cotización
• Solicitud Propuestas de trabajo
• Condiciones
• Permitir respuestas adecuadas y completas
• Debe incluir requerimientos de trabajo (SOW)
• Descripción de la respuesta esperada
• Requerimientos contractuales

17
Ciclo de adjudicación

• Objetivo
• negociar tipo y condiciones de contrato que
  signifiquen un riesgo razonable para el
  adjudicatario y le proporcionen al proveedor los
  incentivos para un aprovisionamiento efectivo y
  económico
• Elementos básicos
• mutuo acuerdo
• existe una retribución
• el proveedor es apto para
• el resultado esperado
• el contrato sirve a los fines legales
• el contrato refleja todas las obligaciones

18
Caminos hacia la adjudicación

• Licitaciones públicas o privadas
• Negociaciones
• Proveedores exclusivos

19
Caminos hacia la adjudicación

• RESULTADOS
• Criterios de evaluación de capacidades de nuevas
  fuentes
• Costos / precios relativos
• Comprensión de la necesidad
• Costo ciclo total
• Capacidad Técnica
• Capacidad Gerencial
• Capacidad Financiera
• Actualización de
• requerimientos
• de Trabajo

20
Conocer al Proveedor Areas Críticas

• Antecedentes
• Posición Competitiva
• Posición de Liderazgo
• Alta Dirección
• Orientación al cliente o al producto

• Capacidad respuesta
• global y particular
• Compromiso con la Calidad
• Situación Financiera
• Manejo RRHH
• Relaciones Cliente Proveedor

21
Calificación del Proveedor

• Información Financiera
• Información Operativa
• Información Gerencial
• Información de Desempeño

22
Evaluación Desempeño
23
Evaluación de Proveedores Características de un
buen sistema

• Orientado al cliente que evalúa
• Confiable
• Que cubra todos los aspectos de desempeño
• Claro para el evaluador y el evaluado

• Que brinde resultados representativos
• Que posibilite la oportunidad de mejorar el
  desempeño del proveedor
• Fácil de procesar
• Costo razonable

24
Relaciones - Empresas
25
Zonas de Negociación
mínimo dispuesto a cobrar
máximo esperado a cobrar
Ejemplo Determinación del Precio ACliente
potencial BProveedor
B
Zona Negociación
A
máximo dispuesto a pagar
mínimo esperado a pagar
26
Campos de Fuerza Negociación
-

B

• NEGATIVAS
• Impiden
• Dificultan
• Obstaculizan
• Rechazan
• Antagonizan

A

• POSITIVAS
• Apoyan
• Refuerzan
• Sustentan
• Potencian
• Facilitan

Zona Negociación
Precio Componentes Técnicos
27
Alianzas con Proveedores

• Compromiso
• Compatibilidad
• Flexibilidad
• Complementariedad
• Credibilidad
• Voluntad de agregar valor durante toda la
  relación

• Realista
• Mutuo conocimiento
• Riesgos compartidos
• Apertura en la comunicación
• Manejo equilibrado de situaciones no previstas

28
Selección tipo de contrato

• Basado en
• monto total y grado de riesgo conjunto
• tipo y complejidad del requerimiento
• grado de competencia de precios
• análisis costo / precio
• urgencia
• período que abarca
• responsabilidad del proveedor
• sistema información contable del proveedor
• contratos en curso con el proveedor
• grado de subcontratación del proveedor

29
Tipos de Contrato

• Precio Fijo más
• premios
• fórmula ajuste
• Tiempo y Materiales
• Costo más
• tasa porcentaje o tasa fija
• máximo garantizado
• máximo más ahorros compartidos
• Premios

30
Elementos selección tipo contrato

• Flexibilidad
• Fijar rentabilidades
• Permitir rápido inicio
• Permite cambios
• Fija costos máximos
• Asegura rápida información acerca de variaciones

• Provee incentivos
• Mínima auditoría
• Reduce negociación de precios
• Incentiva reducción de costos
• Grado definición de elementos

31
Check list Contratos

• Descripción del Proyecto
• Alcance del Servicio
• Administración del Contrato
• Términos de pago
• Obligaciones
• Items que se proveen-cronograma y
  especificaciones
• Garantías y Garantes

32
Check list Contratos

• Límites de responsabilidad
• Tasas
• Patentes
• Información confidencial
• Provisiones-previsiones
• Cambios
• Extras

33
Check list Contratos

• Demoras
• Requerimientos de seguros
• Manejo de disputas
• Plazo de rescisión
• Arbitros

34
Administración de Contratos

• ELEMENTOS
• Contratos
• Resultados
• Requerimientos de cambio
• Facturas

35
Administración de Contratos

• OPERADORES
• Sistema de medición de eficacia de cumplimiento
• Sistema de Pagos
• Sistema de control de cambios del contrato

36
Administración de Contratos

• RESULTADOS
• Documentación / Correspondencia
• Cambios en el contrato
• Ordenes de Pago

37
Cierre de Contratos

• ELEMENTOS
• Documentación de Contratos
• Contrato
• Documentos de Programación
• Cambios requeridos y aprobados
• Documentación técnica
• Resultados
• Facturas y registros de pagos

38
Cierre de Contratos

• HERRAMIENTAS / TECNICAS
• Revisiones o auditorías del proceso de
  aprovisionamiento
• RESULTADOS
• Archivo completo del Contrato
• Identificación de éxitos y fallas