PLNATILLA PONENCIA

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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
INFORMES AULA CLIC
Los informes sirven para presentar los datos de
una tabla o consulta, generalmente para
imprimirlos. La diferencia básica con los
formularios es que los datos que aparecen en el
informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no
se pueden modificar) y en los informes se puede
agrupar más fácilmente la información y sacar
totales por grupos.
Para crear un informe podemos utilizar las
opciones del grupo Informes, en la pestaña Crear
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
INFORMES
El asistente para informes
Tablas/Consultas Es la tabla o consulta en
uso. Campos disponibles Corresponde a los
campos de la tabla/consulta en uso. Con gt
selecciono campos que voy a usar uno a uno. Con
gtgt selecciono todos los campos Con lt y con gtgt
descarto los campos seleccionados previamente.
Esta es la primera ventana que veremos
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
INFORMES
En esta pantalla elegimos los niveles de
agrupamiento dentro del informe. Para añadir un
nivel de agrupamiento, en la lista de la
izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual
queremos agrupar y hacer clic sobre el botón
(o directamente hacer doble clic sobre el campo).
.
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
INFORMES
Para cada campo por el que se va a agrupar la
información del informe podremos elegir su
intervalo de agrupamiento. En el desplegable
debemos indicar que utilice un intervalo en
función de determinados valores, que utilice las
iniciales, etc. Las opciones de intervalo
variarán en función del tipo de datos y los
valores que contenga. Después de pulsar el botón
Aceptar volvemos a la ventana anterior.
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
INFORMES
En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los
registros. Seleccionamos el campo por el que
queremos ordenar los registros que saldrán en el
informe, y elegimos si queremos una ordenación
ascendente o descendente. Por defecto indica
Ascendente, pero para cambiarlo sólo deberemos
pulsar el botón y cambiará a Descendente. Como
máximo podremos ordenar por 4 criterios (campos)
distintos.
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
INFORMES
En esta pantalla elegimos la distribución de los
datos dentro del informe. Seleccionando una
distribución aparece en el dibujo de la izquierda
el aspecto que tendrá el informe con esa
distribución.
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
INFORMES
En esta ventana el asistente nos pregunta el
título del informe, este título también será el
nombre asignado al informe. .
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
INFORMES
La vista diseño de informe
La vista diseño es la que nos permite definir el
informe, en ella le indicamos a Access cómo debe
presentar los datos del origen del informe, para
ello nos servimos de los controles que veremos
más adelante de la misma forma que definimos un
formulario.
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INFORMES
Alrededor del área de diseño tenemos las reglas
que nos permiten medir las distancias y los
controles, también disponemos de una cuadrícula
que nos ayuda a colocar los controles dentro del
área de diseño. Podemos ver u ocultar las reglas
o cuadrícula desde el menú contextual del informe.
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar
de una vista a otra, si lo desplegamos podemos
elegir entre Vista Diseño la que estamos
describiendo ahora, la Vista Presentación que
muestra una mezlca de la vista Informes y Diseño
y finalmente la Vista Informes que muestra el
informe en pantalla. La Vista Preliminar nos
permite ver cómo quedará la impresión antes de
mandar el informe a impresora.
INFORMES
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INFORMES
Puedes añadir un grupo de ordenación haciendo
clic en Agregar un grupo. Del mismo modo,
haciendo clic en Agregar un orden establaceremos
un orden dentro de ese grupo. Utiliza las flechas
desplegables para seleccionar diferentes modos de
ordenación dentro de un grupo. Puedes hacer clic
en el vínculo Más para ver más opciones de
ordenación y agrupación. Con las flechas
puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
INFORMES

• El grupo Diseño de página permite cambiar la
  orientación del papel para la impresión y acceder
  a la configuración de la página.
• Las opciones de Datos las veremos más adelante.
  Permiten la exportación de datos a otros formatos
  como Excel, PDF o XPS.

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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
INFORMES
Cuando, como en la imagen, nuestros registros
realmente no ocupen mucho uno de los controles
que introduce Access automáticamente (como el
contador de páginas), lo más sencillo es mover o
reducir el control. También será conveniente
estrechar controles cuando veamos que realmente
se les ha asignado un espacio que no utilizarán
nunca (por ejemplo si el código de cliente está
limitado a 5 caracteres y se le dedica un espacio
en que caben 30).
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS
Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo
contiene los datos que queremos importar. Si
quieres importar objetos de una base de datos a
otra sólo tienes que hacer clic en el botón
Access.
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IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS
Para importar un objeto de una base de datos
Access, ya sea una tabla, formulario, informe,
macro, etc. sólo tendremos que seleccionar la
base de datos de origen y pulsar el botón Aceptar.
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS
En la imagen verás que el botón Opciones gtgt se
encuentra desactivado, es porque hemos hecho clic
sobre él y entonces han aparecido las opciones en
la parte inferior del cuadro. Desde allí podrás
seleccionar cómo y en qué medida quieres importar
los objetos.
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IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS
Estos comandos te permitirán copiar tablas,
informes, formularios, macros y en definitiva
cualquier objeto de tu base de datos a otra.
Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.
Como puedes ver en la imagen, estamos exportando
una tabla llamada Alumnado a una base de datos
llamada aulaClic.accdb. Podemos indicar el nombre
que tendrá la tabla en la base de datos de
destino y también elegir qué parte queremos
exportar.
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS
En el caso de exportar el contenido de una tabla
a un archivo de texto podremos marcar la opción
Exportar datos con formato y diseño.
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS
Si activamos esta opción podremos elegir el modo
en el que se guarda la información en el archivo
de texto mediante este cuadro de diálogo
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS
Exportar a Word y Excel
Word copia y formatea el contenido de nuestro
objeto y lo presenta en una tabla dentro de un
archivo tipo RTF. Excel copia y formatea el
contenido de nuestro objeto y lo presenta en una
hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX o de
otros tipos que podremos elegir.
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IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS
Para importar una tabla vinculada se utiliza el
mismo botón que para importarla. En la pestaña
Datos externos, hacer clic en el botón Access del
grupo Importar y vincular. La diferencia es que
en el asistente deberemos seleccionar la opción
Vincular al origen de datos creando una tabla
vinculada.
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GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES
IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS
Busca la base de datos que contiene la tabla que
quieres vincular y una vez seleccionada pulsa
Aceptar para ver el siguiente cuadro
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IMPORTACION/EXPORTACIO DE DATOS
Para acceder al cuadro de diálogo Administrador
de tablas vinculadas tendrás que hacer clic en su
botón, situado en la pestaña Datos externos,
grupo Importar y vincular. Obviamente este botón
sólo estará habilitado si hay alguna tabla
vinculada en la base de datos.
Desde aquí podremos seleccionar la tabla que
queremos actualizar haciendo clic en su casilla.
Con esta casilla activada, cuando pulsemos
Aceptar, Access nos preguntará dónde debe buscar
la tabla vinculada. En el momento en que le
digamos la ruta de la base de datos, el programa
la recordará y actualizará la estructura y
ubicación de las tablas.