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archivando registros electrónicos

• Dr. Eduardo Peis

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el contexto

• transformación del modo en que funcionan las
  empresas y trabajan sus empleados
• modelos de comunicación menos centralizados, más
  horizontales
• espacio virtual de trabajo común
• cambios significativos en los productos de esta
  comunicación transformación en la forma del
  documento

seismo en los presupuestos teóricos y
metodológicos de los sistemas de archivo y de
gestión de documentos
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las preguntas

• qué es un documento digital / electrónico?
• hasta qué punto es diferente a los formatos
  tradicionales?
• cómo gestionaremos y conservaremos este tipo de
  documentos?
• en qué contribuyen los archiveros y gestores de
  documentos en la sociedad? cuál es su relación
  con los otros profesionales de la gestión de la
  información?
• poseen los archiveros y gestores de documentos
  el conocimiento y las técnicas requeridas para
  gestionar documentos digitales / electrónicos?
• qué teorías, principios y técnicas guiarán en su
  trabajo a los profesionales?

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evolución de las respuestas

• primer periodo informático (50-70)
• conversión de datos informáticos a documentación
  en papel. volcados de información
• las aplicaciones software, en esencia, replicaban
  de forma automatizada los procedimientos manuales
• las metodologías diseñadas para los sistemas de
  gestión de documentos y archivos papel aún tenían
  relevancia
• años 80-90
• los principios y prácticas de la archivística y
  gestión de documentos necesitan ser evaluados y
  quizás revisados
• los adaptadores
• los revolucionarios

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cuestiones

• Qué es un documento en el contexto electrónico?
• Cómo identificarán y valorarán registros los
  archiveros?
• Qué documentación debe incorporar un registro
  para que sea seguro y auténtico?
• Qué es un sistema de gestión de documentos en un
  entorno electrónico?. Cómo gestionará el sistema
  estos registros?
• Cómo mantendrán los archiveros y gestores de
  documentos los registros electrónicos
  inalterables tanto tiempo como sea necesario?.
  Cómo mantendrán vigentes los registros en un
  entorno electrónico?
• Cómo se gestionará el acceso y la custodia
  física de los registros electrónicos?
• Cuál es el papel de los archiveros / gestores de
  documentos en el entorno de las tecnologías de la
  información?

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definiendo el registro electrónico

• objetivo último definir un registro con una
  precisión tal que permita informar a los
  diseñadores de sistemas cuándo se crea un
  registro y qué tipo de información necesita ser
  capturada
• características distintivas de registro en este
  escenario
• determinación precisa de cuándo es creado un
  registro
• las definiciones deben proporcionar muchos más
  detalles sobre el tipo y naturaleza exacta de la
  evidencia (contenido, estructura y contexto)
• necesita integrar las dimensiones cultural,
  histórica y patrimonial de los archivos

archivos como evidencia ? archivos como memoria
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marco teórico global

• ciclo de vida
• enfoque de ciclo de vida de doble fase
• fase de creación responsabilidad primaria sobre
  su fiabilidad y autenticidad
• fase de conservación responsabilidad sobre su
  autenticidad a largo plazo

• records continuum
• proceso continuo desde el momento de creación
• relativo al sistema de gestión de registros
• continuo, dinámico y constante, sin ninguna
  distinción de fases

posibilidad de que los registros electrónicos que
documenten transacciones esenciales no lleguen a
crearse nunca, que no se conformen debidamente o
no sobrevivan
las estrategias y metodologías para valorar,
describir y conservar registros se implementan de
forma previa a los procesos de gestión de
registros
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(No Transcript)
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valorando el registro electrónico

• no es posible la valoración por contenido
• valoración funcional contexto y no contenido de
  los documentos
• modeling system processes identificar
  requerimientos funcionales
• información necesaria para describir y definir a
  los diseñadores de sistemas exactamente qué
  piezas de información es necesario capturar como
  evidencia de una transacción

es posible salvar un registro completo, auténtico
y fiable analizando modelos de datos y metadatos
y comparando los resultados con un conjunto
previamente establecido de metadatos necesarios
para la gestión de registros y no sólo empleando
métodos de búsqueda visual de ejemplares físicos
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describiendo el registro electrónico

• registros papel metadatos de contenido, contexto
  y estructura se incluyen o forman parte del
  documento
• contexto electrónico los metadatos esenciales
  pueden no estar físicamente asociados
• identificación de metadatos para la gestión de
  registros electrónicos
• definición apriorística exacta de qué tipos o
  categorías de metadatos deben ser capturados
• determinación del momento de intervención
• si no son establecidos con anterioridad los
  procedimientos de identificación y mantenimiento
  los registros electrónicos puede que no
  sobrevivan o incluso que no lleguen a crearse
• valoración de los instrumentos de descripción
  tradicionales
• estudio físico no viable, narraciones en prosa,
  existencia de un sistema de metadatos de
  registros

CAMBIO Desde crear información descriptiva ? añadi
r valor al sistema de metadatos
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especificaciones metadatos

• Pittsburgh Metadata Specifications
• National Archives of Australia. Recordkeeping
  Metadata Standard
• New South Wales. Recordkeeping Metadata Standard
• Victorian Electronic Records Strategy
• United States, Department of Defense, Records
  Management Application (RMA)
• University of British Columbia Project
• Indiana University Electronic Records Project
• InterPARES Project (International Research on
  Permanent Authentic Records in Electronic
  Systems)
• Strategic Partnerships with Industry - Research
  Training (SPIRT) Project

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listas metadatos

• no hay consenso forma en que se organizan,
  volumen de información descriptiva que
  proporcionan y elementos concretos que recogen
  como esenciales u obligatorios
• consenso
• son necesarios más metadatos para documentar el
  contexto de creación
• acuerdo sobre las categorías básicas de metadatos
  que deberían capturar y retener los sistemas
• elementos descriptivos para el contexto de
  creación
• términos y condiciones de acceso y uso, además de
  historial de uso
• disposición o eliminación del documento, la
  autorización y la fecha de la disposición y un
  historial de la acción de eliminación
• información sobre la estructura del documento

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diseñando sistemas de gestión de registros
electrónicos

• identificación del conjunto de requerimientos
  funcionales que han de cumplir los sistemas de
  gestión de registros electrónicos
• United States, Department of Defense, Records
  Management Standard
• National Archives of Australia. Designing and
  Implementing Recordkeeping Systems
• State Archives of Victoria (Australia). System
  Requirements for Archiving Electronic Records
• Canadian State Archives. Recordkeeping in the
  Electronic Work Environment
• Delaware State Archives. Model Guidelines for
  Electronic Records
• New York State Archives. Functional Requirements
  to Ensure the Creation, Maintenance, and
  Preservation of Electronic Records
• Kansas Electronic Records Management Guidelines
• Indiana University Electronic Records Project.
  Functional Requirements for Recordkeeping Systems.

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requerimientos funcionales

• que el sistema cumpla los requerimientos legales
  y administrativos, las normas nacionales e
  internacionales y las mejores prácticas de
  gestión de registros
• que el sistema sea administrable y fiable
• que el sistema capture todos los registros y
  todos los metadatos esenciales relacionados con
  cada transacción
• que el sistema mantenga y gestione el registro
• que el sistema de gestión de registros asegure la
  utilidad futura de los registros
• integración estará determinada por la naturaleza
  del entorno de sistema concreto
• entornos poco estructurados
• entornos estructurados

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conservando el registro electrónico

• museos de hardware y software sería necesaria la
  construcción de una interfaz única
• conversión
• conversión a formatos estándar. SGML/XML. SDSC
• conversión a formatos planos. ASCII. Pérdida de
  propiedades lógicas
• conversión a soportes duros. Papel. No viable
  para conservar objetos informativos complejos en
  sistemas complejos
• emulación
• forma fiable de recrear la funcionalidad original
  de un objeto digital (Rothenberg)
• conservar la funcionalidad de los sistemas de
  información en lugar de los registros (Bearman)
• migración
• pérdida potencial de estructura y funcionalidad
• predecir acertadamente cuándo será necesaria,
  cuánta reforma será necesaria y cuánto costará

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custodiando el registro electrónico.

• método de custodia archivística centralizada
  los archivos como un lugar
• umbral archivístico espacio por encima del cual
  no sea posible una alteración o permutación, y
  donde cada hecho registrado pueda ser tratado
  como evidencia y memoria (Duranti)
• método de no-custodia, post-custodia o
  custodia distribuida
• en el entorno electrónico las instituciones
  archivísticas pueden desempeñar sus actividades
  sin necesidad de asumir la custodia física de los
  documentos (Bearman)

establecer políticas y procedimientos que
aseguren que, independientemente de donde estén
almacenados los registros, serán gestionados de
acuerdo con normas bien establecidas
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conclusiones

• nuevos retos estrategias, metodologías y
  técnicas diferentes a las que existían
• es necesario determinar con certeza en qué
  consiste un registro electrónico
• un papel mucho más activo de los archiveros en
  los procesos de gestión records continuum
• creación de modelos conceptuales, que determinen
  cuándo y dónde se generan los documentos
• valoración funcional apriorística más
  importancia y prevención de la identificación de
  valores secundarios
• listas de especificaciones metadata qué
  categorías y tipos de metadatos deben estar
  presentes para mantener un registro fiable y
  auténtico
• incorporar la funcionalidad de gestión de
  registros en el sistema en la fase de diseño
  requerimientos funcionales. descripción precisa
  de cómo los sistemas de gestión de registros
  deben capturar, gestionar y conservar documentos
• migración y emulación
• estrategia de semi-custodia