T2'1 Polticas archivsticas' 1'1 Concepto

1

T2-POLÍTICAS Y MODELOS DE GESTIÓN-.CONTEXTO
El cambio en la práctica
POLÍTICAS
LEGISLACIÓN
NORMAS
marco institucional
Códigos de mejo -res prácticas
Directrices y Manuales
Formación, servicios y soporte
difusión
2
Políticas de gestión del conocimiento en archivos
POLÍTICA directriz, principio o guía diseñada
para influir y determinar decisiones, acciones y
otros asuntos
CAMBIOS
LAS ADMINISTRACIONES ESTABLECEN DECLARACIONES
POLÍTICA GED, TQM, GCA
OBJETIVOS DE OTROS DEPARTAMENTOS
3
Identificación de necesidades que justifican
políticas de actuación sobre gestión de archivos
1 Aumento exponencial de la información necesaria
en las administraciones 2 Disminución de espacios
para conservar las evidencias documentales de las
actividades de las administraciones 3 Evaluación
científica de la información (uso, soporte y
lugar de conservación) 4 Realización de estudios
retrospectivos (utilidad de documentos inactivos)
Couture, C.
4
Identificación de necesidades que justifican
políticas de actuación sobre gestión de archivos
5 Rapidez en la recuperación de la información
estratégica y operativa 6 Aplicación de múltiples
leyes y reglamentos que rigen la creación y
conservación de los documentos 7 Sistematización
de operaciones administrativas inherentes a la
informatización de actividades (racionalización
de la creación, manipulación y conservación de
las evidencias documentales)
5
T2.1.1 Políticas archivísticas. Concepto
archivos

• Manera concertada y pensada de establecer los
  medios que permitirán el procesamiento eficaz y
  rentable del conocimiento en archivos de una
  Administración (la documentación producida o
  acumulada por una Administración, las necesidades
  informativas...)

políticas
6
T2.1.1 Políticas archivísticas. Finalidad
archivos

• Planificación, implantación y aseguramiento de
  todos los medios que harán posible un control
  racional, eficaz y rentable sobre la creación,
  utilización, recuperación y conservación de los
  documentos,
• sobre las necesidades informativas y
  expectativas de los usuarios

políticas
7
T2.1.2 Políticas archivísticas. Elementos
componentes de una política

• Planes
• (PGD)

legislación
LEGISLACIÓN
ESTRUCTURA Redes, sistemas, recursos
ENTORNO
Sectores Público, privado y jurisdicciones
8
Estructura
sistemas
RRHH Órganos asesores Órganos directivos

Órganos ejecutivos
Recursos financieros
Centros, Depósitos, Infraestructura y equipamiento
9
Elementos de un sistema de archivos
LEGISLACIÓN
NORMALIZACIÓN DE TAREAS
sistemas
ARCHIVOS
PLANIFICACIÓN
archivos
AUTOMATIZACIÓN
RECURSOS
G.E.D.
ADMINISTRACIÓN
SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
10
LEGISLACIÓN Y NORMATIVA TÉCNICA
PLANIFICACIÓN
sistema
archivos
CENTROS DE ARCHIVOS
ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
O. De decisión y gestión
RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS Y
TECNOLÓGICOS
O. asesores
Servicios técnicos
11
1.2 Políticas archivísticas. Elementos
componentes de una política

• Definiciones (soportes, formatos..)
• Concepto ciclo de vida
• Documentos Administración Local, CCAA, Estatal,
  etc.
• Documentos sector privado
• Lugares de depósito
• Acceso público
• Administración financiera
• Disposiciones legales complementarias
• Conservación

legislación
LEGISLACIÓN
ENTORNO
12
1.2 Elementos componentes de una política

• ELEMENTO FACILITATIVO
• MANDATOS Y MODALIDADES DE INTERVENCIÓN
• MEDIOS DE CONTROL
• SANCIONES

legislación
LEGISLACIÓN Directivas, Leyes, Reglamentos y
órdenes
13
1.2 Elementos componentes de una política

• Convencimiento de los gobiernos sobre el
  desarrollo de una política archivística
• Evaluación previa de la situación nacional o
  autonómica para planificar una política de
  archivos (análisis de las necesidades)ver EJEMPLO
  Cataluña

• Establecimiento de mecanismos de control para
  medir grado de aplicación
• Normalización de recursos facilitativos (redes,
  centros, servicios, instrumentos)
• Coordinación de todas las leyes para evitar
  contradicciones a nivel autonómico y nacional

14
1.2 Elementos componentes de una política.
Planificación

• Conocimiento cuantitativo de las necesidades
  informativas
• Evaluación cuantitativa de las prácticas de
  gestión
• Examen de los medios disponibles

• Evaluar necesidades de los depósitos y locales
• Necesidades del personal y niveles técnicos de
  trabajo
• Necesidades de equipamiento e instalaciones
• Necesidades presupuestarias
• Necesidades de conservación del D.E.
• Necesidades de normalización

15
Plan de actuación
Planificación, diseño, implantación y control de
programas de gestión del conocimiento de
archivos Establecimiento y control de programas
(ejemplo. Plan de desarrollo de programas de
prevención de desastres. Plan de análisis y
gestión de riesgos. Plan de actuación sobre
ETE....) Establecimiento de procesos
auditoría, creación y registro de documentos,
evaluación, clasificación, indización,
descripción, conservación, difusión
16
1.2 Elementos componentes de una
política Planificación Evaluación de la
capacidad nacional para la GD (Unesco)

• Aspectos legales
• Infraestructura orgánica
• Capacidad para la gestión de D.E.
• Recursos esenciales
• Humanos
• Equipos y materiales
• Locales
• Financieros
• Evaluación general de riesgos

17
Área de la gestión administrativa general
orientada al logro de economía y eficacia en la
creación, mantenimiento, uso y conservación de
los documentos de una organización durante todo
su ciclo de vida y a disponer la información de
forma accesible para sostener las actividades
administrativas de la misma.
Concepto
IRMT Analysing Business Systems, 1999
18
1 Movimiento y localización de documentos y
determinación de su situación (auditoría
física). 2 Gestión de la correspondencia,
informes y expedientes 3 Desarrollo,
documentación y comunicación de políticas,
procedimientos, prácticas y normas
Funciones
4 Diseño e implantación de sistemas de gestión de
documentos
IRMT Analysing Business Systems, 1999
19
Funciones
5 Formación en la gestión de documentos a toda la
plantilla 6 Elaboración de calendarios de
conservación o colaboración con los responsables
de la elaboración. 7 Selección de equipamiento y
suministros
8 Análisis de la información e inventariado de
documentos

IRMT Analysing Business Systems, 1999
20
Funciones
9 Protección de los documentos vitales 10
Planificación y actuación en los depósitos de
semiactivos 11 Procesamiento y administración de
los depósitos inactivos con valor secundario
12 Automatización de las funciones de gestión de
documentos
IRMT Analysing Business Systems, 1999
21
13 Colaboración con el Departamento de
informática y de sistemas expertos en la
selección de un sistema de gestión de la
información, de la imagen y de los documentos
electrónicos 14 Elaboración de auditorías del
sistema para evaluar el cumplimiento de las
políticas, procedimientos, prácticas y normas
Funciones
IRMT Analysing Business Systems, 1999
22
En ocasiones se ha dicho que las organizaciones
son como los exploradores que se encuentran a sí
mismo cruzando, casi sin darse cuenta, líneas
divisorias entre diferentes territorios, de tal
manera que llegando un determinado momento, se
hallan en un contexto totalmente diferente del
que han dejado atrás en su avance J.J. Valero
Iglesias, 1991
23
A modo de conclusión
La gestión de documentos administrativos es la
única disciplina que
1 Ofrece una solución a los problemas de
crecimiento descontrolado de los documentos,
incluidos los nuevos problemas asociados a los
entornos electrónicos
STEPHENS, D.O Megatrends in RM, 1998, 9
24
2 Conoce, minimiza y controla los riesgos
asociados a litigios jurídicos en las
organizaciones 3 Desarrolla soluciones a los
problemas suscitados por el incumplimiento de la
normativa y colabora al cumplimiento de códigos
de buenas prácticas (ISO9000).
A modo de conclusión
STEPHENS, D.O Megatrends in RM, 1998, 9
25
A modo de conclusión
4 Ofrece e investiga soluciones a los problemas
de conservación de los documentos a largo plazo
en todo tipo de soportes 5 Responde a las
necesidades de la gestión de calidad en las
organizaciones, favoreciendo y contribuyendo a la
misma
STEPHENS, D.O Megatrends in RM, 1998, 9
26
El futuro de la gestión de documentos pasa por 2
La investigación en Gestión de documentos
electrónicos 3 El análisis de habilidades y
competencias del profesional 4 El desarrollo de
una normativa internacional
A modo de conclusión
1 La colaboración internacional
ARDEN, Chr. Change Is Here!...1998
27
Adecuación a los cambios de los archivos
promoción y uso de los Recursos y de la
información 5 áreas de trabajo común
Accord on Modern Records
(1997) Acuerdo Internacional
IRMT
ARMA Internacional
CIA
ARDEN, Chr. Change Is Here!...1998
28
MODELOS CONCEPTUALES GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Anglófono
Con registro
Norteameric.
Francófono
Europeo
AS4390
Australiano
Sin registro
29
FASE DE CREACIÓN DE DOCUMENTOS Elementos diseño
y gestión de formularios, informes y directrices,
preparación SGD (intervención del archivero
inexistente) FASE DE MANTENIMIENTO Y
USO Elementos desarrollo de sistemas de archivo
y recuperación, gestión de expedientes, correo,
mantenimiento de programas vitales y prevención
desastres, administración de depósitos
intermedios, etc. (ejecución Administraciones,
asesoría archiveros) FASE DE DISPOSICIÓN
(custodia) Elementos clasificación,descripción,
valoración y selección de documentos (a cargo de
los organismos productores pero con intervención
de los archivos y órganos de decisión para la
valoración).
30
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
CUSTODIA
NO CUSTODIA
MODELOS CONCEPTUALES
31
Sobre la disciplina en gestión de documentos

• Valoro el modelo de gestión existente en la
  Comunidad Autónoma en la que he trabajado su
  sistema de archivos.

ANEXO elementos a considerar en el análisis de
todo modelo de gestión
32
Sobre la disciplina Gestión de documentos

• Medito e intento señalar las diferencias
  existentes entre Records Keeping, Gestión de
  archivos administrativos. Gestion des documentos.
  G.E.D, Gestión de la información, Records
  management, Gestión del conocimiento.