Title: 4. Teori Motivasi: Content Theories
1Materi Kuliah KOMUNIKASI ORGANISASI
Oleh AGUNG SUPROJO,S.Kom Program Studi Ilmu
Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik Universitas Tribhuwana Tunggadewi Malang
2KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
3Komunikasi dalam Organisasi
- Pengertian Komunikasi
- proses dimana seseorang berusaha untuk memberikan
pengertian atau pesan kepada orang lain melalui
pesan simbolis. - the process by which people attempt to share
meaning via the transmission of symbolic
messages - (Stoner, Freeman Gilbert, 1995)
4Pengertian Komunikasi Organisasi
- Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan
penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam
kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi (Wiryanto, 2005)
5Komunikasi formal adalah komunikasi yang
disetujui oleh organisasi itu sendiri dan
sifatnya berorientasi kepentingan organisasi
- Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi,
- Produktivitas, Prosedure
- dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam
organisasi. Misalnya memo, kebijakan,
pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi
6komunikasi informal adalah komunikasi yang
disetujui secara sosial.
- Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih
kepada anggotanya secara individual.
7Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005)
mengidentifikasikan tiga Fungsi komunikasi
organisasi
- Fungsi perintah
- Fungsi relasional
- Fungsi manajemen ambigu.
8FUNGSI PERINTAH
- 1. Fungsi perintah berkenaan dengan
angota-anggota organisasi mempunyai hak dan
kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan dan
bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi
perintah adalah koordinasi diantara sejumlah
anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut.
9FUNGSI RELASIONAL
- Fungsi relasional berkenaan dengan komunikasi
memperbolehkan anggota-anggota menciptakan dan
mempertahankan bisnis produktif hubungan personal
dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam
pekerjaan mempengaruhi kenirja pekerjaan (job
performance) dalam berbagai cara. Misal kepuasan
kerja aliran komunikasi ke bawah maupun ke atas
dalam hirarkhi organisasional, dan tingkat
pelaksanaan perintah. Pentingnya dalam hubungan
antarpersona yang baik lebih terasa dalam
pekerjaan ketika anda merasa bahwa banyak
hubungan yang perlu dlakukan tidak anda pilih,
tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi,
sehingga hubungan menjadi kurang stabil, lebih
memacu konflik, kurang ditaati, dsb.
10FUNGSI MANAJEMEN AMBIGU
- Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan
dalam situasi organisasi sering dibuat dalam
keadaan yang sangat ambigu. Misal motivasi
berganda muncul karena pilihan yang diambil akan
mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian
juga diri sendiri tujuan organisasi tidak jelas
dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan
tersebut adanya pilihan tersebut mungkin tidak
jelas. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan
mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang
melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu
dengan lainnya untuk membangun lingkungan dan
memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan
informasi bersama.
11Proses Komunikasi
Pesan/Informasi
Pesan/Informasi
Pengiriman
Penerimaan
Enkoding
Dekoding
Pengirim
Penerima
Mediator
Gangguan
Gangguan
Gangguan
Penerimaan
Pengiriman
12Proses Komunikasi
Pengkodean mengubah suatu pesan komunikasi
menjadi bentuk simbol
Pesan apa yang dikomunikasikan
Saluran lewat medium mana suatu pesan
komunikasi berjalan
Pendekodean penerjamahan-ulang pesan komunikasi
seorang pengirim
Kegelisahan Komunikasi ketegangan dan kecemasan
yang tidak pada tempatnya dalam komunikasi lisan,
tulisan atau keduanya
13Fungsi Komunikasi
- Kendali (Control)
- Motivasi
- Pengungkapan emosional
- Informasi
14Dimensi-Dimensi Komunikasi dalam Kehidupan
Organisasi
- Komunikasi internal.
- proses penyampaian pesan antara anggota-anggota
organisasi yang terjadi untuk kepentingan
organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan
dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb.
Proses komunikasi internal ini bisa berujud
komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi
kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses
komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan
media nirmassa). Komunikasi internal ini lazim
dibedakan menjadi dua, yaitu - Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas
ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari
pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada
pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan
memberikan instruksi-instruksi,
petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll
kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan
laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan,
dsb. kepada pimpinan. - Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu
komunikasi antara sesama seperti dari karyawan
kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan
dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang
sama di dalam organisasi atau mengalir
antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar
pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan
masalah. Hal ini membantu organisasi untuk
menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang
lainnya, serta membangun semangat kerja dan
kepuasan kerja.
15Dimensi-Dimensi Komunikasi dalam Kehidupan
Organisasi
- Komunikasi Eksternal.
- Komunikasi eksternal organisasi adalah
komunikasi antara pimpinan organisasi dengan
khalayak di luar organisasi. Pada organisasi
besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh
kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan
sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan
hanyalah terbatas pada hal-hal yang dianggap
sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri
dari jalur secara timbal balik - Komunikasi dari organisasi kepada khalayak.
Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat
informatif, yang dilakukan sedemikian rupa
sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan,
setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini
dapat melalui berbagai bentuk, seperti majalah
organisasi press release artikel surat kabar
atau majalah pidato radio film dokumenter
brosur leaflet poster konferensi pers. - Komunikasi dari khalayak kepada organisasi.
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan
dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
16Hal-hal mendasar dalam komunikasi
1. Arah komunikasi
- Komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau
lateral. - Dimensi vertikal dibagi menjadi
- Ke bawah komunikasi yang mengalir dari satu
tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke
suatu tingkat yang lebih bawah - Ke atas komunikasi yang mengalir ke suatu
tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok
organisasi
Lateral, komunikasi terjadi diantara anggota
kelompok kerja yang sama, pada tingkat yang sama,
diantara manajer pada tingkat yang sama, atau
diantara setiap personil yang yang secara
horizontal ekuivalen
172. Jaringan formal dan informal
Jaringan formal komunikasi yang bertalian
dengan tugas mengikuti rantai wewenang Jaringan
informal selentingan komunikasi
3. Komunikasi non verbal pesan yang dihantar
lewat gerakan tubuh, intonasi atau tekanan pada
kata-kata, air muka dan jarak fisik antara
pengirim dan penerima
4. Pilihan saluran komunikasi
- Kekayaan saluran banyaknya informasi yang dapat
diteruskan selama suatu episode kemunikasi - Ada beberapa yang kaya dalam kemampuan untuk
- Menangani isyarat berganda secara serentak
- Memudahkan umpan balik yang cepat
- Sangat pribadi
185. Penghalang komunikasi efektif
- Penyaringan manipulasi informasi yang dilakukan
seorang pengirim dengan maksud agar informasi itu
akan tampak lebih menguntungkan di mata penerima.
Penentu utama dari
penyaringan banyaknya tingkat dalam suatu
struktur organisasi. - Persepsi selektif muncul karena penerima dalam
proses kimunikasi secara selektif melihat dan
mendenganr berdasarkan kebutuhan, motivasi,
pengalaman, latar belakang, dan karakteristik
pribadi mereka yang lain - Emosi
- Bahasa
196. Faktor-faktor yang berkaitan dengan
efektifitas komunikasi dalam beberapa perusahaan
berdasarkan hasil riset
- Dirut harus menyadari pentingnya komunikasi
- Para manajer memadankan tindakan dan ucapan
- Komitmen pada komunikasi dua arah
- Penekanan pada komunikasi tatap muka
- Tanggung jawab bersama untuk komunikasi karyawan
- Menangani berita buruk
- Pesan dibentuk untuk audiens yang dimaksudkan
- Perlakuan komunikasi sebagai suatu proses
berkelanjutan
207. Isu-isu terbaru dalam komunikasi
- Penghalang komunikasi antara pria dan wanita.
Pria menggunakan
pembicaraan untuk menekankan status, sedangkan
wanita menggunakannya untuk menciptakan hubungan - Komunikasi yang benar secara politis
- Komunikasi silang budaya
- Komunikasi elektronik
21Kaitan antara Jarak Fisik dengan Frekuensi
Komunikasi
Sumber diadaptasi dari Heller and Hindle (1998)
22Bentuk-bentuk Komunikasi
- Komunikasi Interpersonal
- Komunikasi Lisan
- Komunikasi Tertulis
- Komunikasi dalam Bentuk Jejaring Komunikasi
- Pola Roda
- Pola huruf Y
- Pola komunikasi bersambung
- Pola komunikasi melingkar
- Pola komunikasi menyeluruh
23(No Transcript)
24Pola Komunikasi dalam Stuktur Organisasi
25(No Transcript)
26Bentuk Komunikasi Grapevine
CLUSTER Banyak orang berkomunikasi secara
terbatas
GOSIP Satu orang berkomunikasi kepada banyak
orang
27Hambatan dalam Berkomunikasi
HAMBATAN INDIVIDUAL HAMBATAN ORGANISASIONAL
Kesalahpahaman dalam memahami pesan Semantik
Kredibilitas Individu Perbedaan Tingkatan Manajemen
Keterbatasan dalam berkomunikasi Persepsi yang berbeda antar bagian
Kemampuan Mendengarkan yang rendah Kelebihan Beban Kerja
Penilaian awal terhadap subjek tertentu Hambatan-hambatan lain
28Upaya dalam mengatasi hambatan dalam
Berkomunikasi
UPAYA YANG BERSIFAT INDIVIDUAL UPAYA YANG BERSIFAT ORGANISASIONAL
Peningkatan kemampuan mendengarkan Tindak lanjut dari setiap komunikasi yang dilakukan
Dorongan untuk berkomunikasi dua arah Tindak lanjut dari setiap komunikasi yang dilakukan
Peningkatan kesadaran dan kemampuan dalam memahami pesan dan informasi Pengaturan pola komunikasi yang semestinya dilakukan dalam organisasi
Pemeliharaan Kredibilitas Individu Peningkatan kesadaran dan penggunaan berbagai media dalam berkomunikasi
Peningkatan pemahaman terhadap orang lain Peningkatan kesadaran dan penggunaan berbagai media dalam berkomunikasi
29Teknologi Informasi dan Komunikasi
- Sistem Informasi Formal
- sistem pemroses transaksi (transaction-processing
system) - sistem informasi manajemen (management
information system) - sistem pendukung pengambilan keputusan (decision
support system) - sistem informasi eksekutif (executive information
system) - sistem jaringan internal(intranet)
- sistem pintar (expert system)
- Teknologi Informasi yang Personal
- Komputer
- Mesin Fotocopy
- Telepon Selular
- WebCam
- dll
30KOMUNIKASI - ORGANISASI SOSIAL (Berlo, 1960)
- Komunikasi berhubungan dengan Organisasi Sosial
dengan tiga cara - Pertama, sistem sosial dihasilkan lewat
komunikasi. Keseragaman perilaku dan tekanan
untuk menyesuaikan diri dengan norma-norma
dihasilkan lewat komunikasi diantara
anggota-anggota kelompok. - Kedua, bila suatu sistemsosial telah berkembang,
ia menentukan komunikasi anggota-anggotanya.
Sistem sosial mempengaruhi bagaimana, ke, dan
dari siapa, dan dengan pengaruh bagaimana
komunikasi terjadi diantara anggota-anggota
sistem. - Ketiga, pengetahuan mengenai suatu sistem sosial
dapat membantu kita membuat prediksi yang akurat
mengenai orang-orang tanpa mengetahui lebih
banyak daripada peranan-peranan yang mereka
duduki dalam sistem.
31KOMUNIKASI JABATAN DAN HUBUNGAN INFORMAL (1)
- Ciri-ciri suatu organisasi formal berkaitan
dengan suatu fenomena yang disebut komunikasi
jabatan (positional communication) (Redfield,
1953) - Hubungan dibentuk antara jabatan-jabatan, bukan
antara orang-orang, dan keseluruhan organisasi
terdiri dari jaringan jabatan - Mereka yang menduduki jabatan diharuskan
berkomunikasi dengan cara yang sesuai dengan
jabatan mereka - Sekalipun demikian, dalam praktek komunikasi
jabatan ini membingungkan, karena tidak semua
jabatan dan interaksi secara saksama sesuai
dengan diagram jabatan
32KOMUNIKASI JABATAN DAN HUBUNGAN INFORMAL (2)
- Meskipun analisis Weber tentang teori organisasi
dapat menguraikan banyak organisasi yang
beroperasi dewasa ini, sejumlah pemikiran dan
teori lain memberikan sumbangan untuk memahami
cara kerja organisasi, dan khususnya, komunikasi
organisasi -
- Terdapat dua jenis teori lagi, disamping teori
komunikasi, yang memberikan pandangan yang
berguna, yakni teori manajemen dan teori
organisasi -
- Terkadang para penulis membuat sedikit perbedaan
antara teori pengelolaan (managing) dan teori
pengorganisasian (organizing) karena kedua teori
itu sering sangat mirip, tetapi terkadang
berbeda.