Seguimiento de proyectos

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Seguimiento de proyectos
II Seminario Compradores
Noviembre de 2006
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Contexto

• Por qué hacer una presentación de seguimiento de
  proyectos?
• Los plazos para el cierre de la ejecución de los
  proyectos 2006
• son cortos y es necesario organizarse para
  alcanzar a terminarlos bien
• Hay una percepción que muchos de los proyectos no
  son capaces de traducirse en resultados
  concretos, con mejoras perdurables para los
  Servicios

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Paradigmas en gestión de proyectos
Ingeniero
Artesano
4
Hacia una ingeniería de proyectos

• Estrategia
• Priorización de acciones
• Modelo Resultado gt Objetivo gt Meta
• Administración de los recursos
• Equipo de proyecto
• Gestión de los compromisos
• Promesas
• Reuniones de seguimiento
• Acta de acuerdos y compromisos
• Control de avance
• Carta Gantt
• Hitos y puntos de control
• Seguimiento de resultados
• Gestión del cambio

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El concepto de estrategia
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Priorizar y evaluar proyectosFactibilidad v/s
Impacto
7
Mapas mentales

• Herramienta para ordenar los elementos relevantes
• Facilita la discusión de ideas en forma gráfica y
  simple
• Ayuda a ordenarse y sistematizar las ideas
• Ejemplo Gestión de proyectos
• Software FreeMind (GNU)
• http//freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Mai
  n_Page

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Modelo ROMResultados gt Objetivos gt Metas
Resultados
Objetivos
Metas

• Qué resultados tienen que obtenerse para
  satisfacer los requerimientos?

• Qué objetivos deben cumplirse para evaluar
  satisfactoriamente cada uno de esos resultados?

• Qué indicadores deben emplearse para evaluar el
  cumplimiento de los objetivos?
• Cuáles son los estándares para cada uno de estos
  indicadores?
• Qué tolerancia podemos aceptar?

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Administración de los recursos

• Qué competencias/habilidades son requeridas para
  desarrollar cada actividad?
• Cuánto tiempo/recursos se requieren?
• Humanos / físicos / financiero
• Qué se disponen?
• Cómo se distribuirán los recursos en el tiempo?
• Cómo se interrelacionan los recursos con otras
  actividades?
• Cómo enfrentamos los retrasos de los proyectos?

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Gestión de los compromisosPromesas

• Acción futura a desarrollarse
• Resultados medibles que se quieren obtener
  (condiciones de satisfacción)
• Responsable único por el desarrollo de la acción
• Recursos para el desarrollo de la acción
• Humanos / Físicos / Financieros
• Forma y plazo en que se alcanzarán los resultados
• Carta Gantt
• Hitos y puntos de control
• Relación con otras actividades

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Gestión de los compromisosReuniones de
seguimiento

• Planificación
• Periodicidad de las reuniones
• Preparación de las reuniones
• Temas a tratar
• Duración de la reunión ? Pauta de la reunión
• Asistentes
• Roles
• Moderador
• Secretario
• Administrador del tiempo
• Seguimiento
• Acta de acuerdos y compromisos

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Gestión de los compromisosActa de acuerdos y
compromisos

• Acuerdos
• Declaración que condiciona las acciones futuras
• Rayado de Cancha
• No involucra acciones específicas a desarrollar
• Compromisos
• Acción específica y concreta que debe ser
  desarrollada
• Acción
• Responsable
• Plazo
• Condiciones de satisfacción

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Acta de acuerdos y compromisosFormato
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Control de avanceCarta Gantt
Proyecto adopción de proveedores
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Control de avanceHitos y puntos de control

• Hitos intermedios
• Productos intermedios que dan cuenta del correcto
  avance del proyecto
• Resultados visibles que validan el proyecto
  frente a la organización
• Oportunidad para dar seguridad a los directivos y
  funcionarios
• Puntos de control
• Programa de evaluaciones en que se medirá el
  cumplimiento de los hitos del proyecto
• Reuniones de seguimiento con enfoque de
  mejoramiento continuo

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Control de avanceSeguimiento de resultados

• Asociar Indicadores que reflejen el grado de
  obtención de resultados
• Evaluar los tiempos y la dificultad de los
  cambios
• Establecer una gradualidad en la obtención de los
  resultados
• Definir fuentes de información, herramientas y
  metodología para la definición de indicadores
• Elaborar plan de seguimiento

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Gestión del cambio
Directivos / Jefaturas
Personal afectado
Cómo alinear a la organización en pos de los
objetivos del proyecto
Temor a quedarse sin empleo
No entienden las nuevas prácticas ni cómo afectan
su trabajo
Cuáles son los pasos a seguir para desarrollar el
proyecto
No se resuelven los problemas que el cambio les
está generando
Cómo manejar la resistencia y objeciones del
personal
Cómo evaluar el avance del proyecto
No saben aprovechar las Nuevas herramientas
Cómo asegurar que se Obtendrán resultados
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Gestión del cambio
Planificación
Preparación
Puesta en Marcha

• INGENIERÍA CONCEPTUAL DEL PROYECTO DE CAMBIO
• Generar una visión de cómo afectará el proyecto a
  las personas
• Prevenir la definición de procesos de negocio que
  la organización no va a ser capaz de adoptar
• Identificar los recursos internos requeridos para
  conducir el proceso de cambio
• Definir un plan de comunicaciones

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Gestión del cambio
Planificación
Preparación
Puesta en Marcha

• INGENIERÍA DE DETALLE DEL PROYECTO DE CAMBIO
• Constituir y preparar al equipo interno
  responsable por el proyecto
• Realizar un diseño de detalle de los cambios
  organizacionales y de prácticas
• Definir el plan de cambio (programación del
  proyecto, asignación de recursos, mecanismos de
  control)
• Planificar medidas de prevención y mitigación de
  riesgos

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Gestión del cambio
Planificación
Preparación
Puesta en Marcha

• PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO DE CAMBIO
• Brindar asistencia a la puesta en marcha del
  proyecto de cambio
• Evaluar y corregir la ejecución de las
  actividades programadas
• Apoyar la resolución de dificultades y conflictos
• Ajustar el plan de cambio de acuerdo a las
  situaciones encontradas

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Gestión del cambioCiclo de comunicaciones

• Objetivos
• Audiencia meta
• Mensaje
• Medios

COMUNICAR
EVALUAR
DISEÑAR
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Gestión del cambioCiclo de comunicaciones

• Informar los avances del proyecto
• Regular las expectativas del personal
• Manejar las objeciones al proyecto
• Comunicar las próximas acciones
• Preparar a la gente para enfrentar los desafíos
  futuros

COMUNICAR
EVALUAR
DISEÑAR
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Gestión del cambioCiclo de comunicaciones

• Brecha entre el mensaje transmitido y las
  percepciones de la gente.
• Objeciones y dudas frente al proyecto.
• Efectividad de los medios de comunicación.
• A quienes están llegando las comunicaciones

COMUNICAR
EVALUAR
DISEÑAR
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