Gesti

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Gestión de Contratos
División Clientes Dirección de Compras y
Contratación Pública
Junio 2006
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Un cambio de paradigma
La administración de contratos se inicia con la
firma del contrato
Se basa en actividades a ser realizadas
Se paga por avance en la ejecución de actividades
Mecanismos para monitorear el contrato poco claros
No hay incentivos a mejorar la calidad
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Ciclo de vida del contrato

• Proceso previo a la Licitación
• Estrategia de licitación
• Análisis de riesgos
• Aseguramiento de Calidad
• Preparación de Bases de licitación

• Consideraciones Iniciales
• Identificación de Necesidad
• Definición del equipo
• Estudio de mercado

• Licitación y firma del Contrato
• Licitación
• Negociación y firma del Contrato
• Planificación del contrato
• Aseguramiento de calidad

• Monitoreo del Contrato
• Actividades de evaluación
• Requisitos de información
• Estudio de mercado
• Renovación de contratos
• Aseguramiento de calidad

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Equipo de proyecto
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Constitución equipo de proyecto Criterios
generales

• La administración de un contrato requiere de
  especialidades diversas
• Formar equipos multidisciplinarios
• Involucrar a todas las áreas de la organización
  que tengan alguna relevancia para el proceso

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Constitución equipo de proyecto Criterios
generales

• Evaluar cuáles de los conocimientos requeridos no
  están disponibles y buscarlos externamente
• Benchmark
• Contratación de asesores especialistas
• La composición del equipo debe definirse en
  función del monto involucrado, de la complejidad
  del proceso y de la disponibilidad de
  competencias al interior de la organización

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Constitución equipo de proyecto Posibles miembros

• Comprador a cargo del proceso
• Usuarios relevantes
• Asesor presupuestario
• Asesor jurídico
• Especialista técnico
• Especialista en economía industrial y competencia
• Especialista en gestión de operaciones
• Asesor de calidad
• Asesor en gestión de riesgos

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Consideraciones Iniciales Estudios de mercado
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El contacto con los proveedores

• Una herramienta esencial para diseñar
  licitaciones efectivas y eficientes
• Tipos de contactos
• Permanente
• Conocer innovaciones y tendencias del mercado
• Estudios pre-licitatorios
• Analizar estrategias de licitación
• Durante proceso de licitación
• Contactos formales y públicos (según bases)
• Durante la ejecución de un contrato
• Mejoramiento continuo

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Estudio de mercadoFundamentos

• Objetivo
• Convertirse en compradores informados
• Ayudar a definir la estrategia de licitación y
  los temas que deberán ser abordados
• Beneficios
• Ayuda a determinar la disponibilidad del bien o
  servicio
• Ayuda a reconocer las alternativas que ofrece el
  mercado
• Entrega antecedentes para evaluar el monto del
  contrato.
• Ayuda a especificar mejor las necesidades
• Sirve para mantenerse al tanto de innovaciones y
  de las tendencias del mercado
• Ayuda a determinar la estrategia de licitación
• Genera interés en los proveedores por participar
  de la licitación

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Estudio de mercadoContenidos

• Visión del mercado
• Estructura organizacional del mercado
• Nacional / Regional / Internacional
• Oferta / Demanda
• Unidades físicas / monetarias
• Precios
• Condiciones actuales del mercado
• Análisis de la logística
• Tecnologías de producción alternativas
• Análisis de costo-efectividad
• Estructura de costos
• Desagregación de la cadena de servicios
• Barreras de entrada / salida

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Estudio de mercadoContenidos

• Fuentes alternativas de suministro
• Análisis de factibilidad
• Perspectiva de los usuarios
• Perspectiva de los proveedores

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Estudio de mercadoCuándo hacerlo

• Antes de la licitación
• Antes de comenzar, el estudio de mercado sirve
  para detectar las alternativas de solución
  disponibles
• Durante la preparación, sirve para revisar y
  mejorar la especificación del trabajo
• Después de la adjudicación
• Asegura que los acuerdos alcanzados siguen siendo
  efectivos en términos de precio, oportunidad y
  calidad técnica

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Estudio de mercadoElementos a considerar

• Determine qué información necesita y las
  preguntas que debe hacer para averiguarla
• Identifique las fuentes de información
  disponibles (Internet, asociaciones gremiales,
  publicaciones especializadas, ferias, etc.)
• Genere otras fuentes de información a partir de
  brainstorming (puede necesitar más de una sesión)
• Priorice las fuentes de información, dejando las
  más relevantes y analizando en qué medida
  satisfacen sus requerimientos.

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Estudio de mercadoElementos a considerar

• Prepare el cuestionario a realizar. Analice en
  qué medida contribuye a los objetivos del
  estudio.
• Use el cuestionario como referencia para conducir
  la entrevista. Complete un checklist para
  verificar la información.
• Registre las preguntas de los proveedores
  contactados.

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Estudio de mercadoRecomendaciones

• Revise estudios previos. Considere información de
  otras instituciones.
• Involucre a todos los actores relevantes en el
  proceso de adquisición.
• Contacte a los especialistas en la materia, tanto
  en el gobierno como en la industria. Analice
  estrategias y mejores prácticas.

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Estudio de mercadoRecomendaciones

• Busque directorios de industria (páginas
  amarillas, Internet, asociaciones gremiales,
  directorios comerciales)
• Publique RFI
• Revise catálogos y publicaciones de los
  proveedores.
• Sostenga entrevistas.
• Manténgase al día en sus áreas de
  especialización, suscribiéndose a revistas,
  asistiendo a seminarios, etc.

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Estrategia de licitación
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Algunas definiciones en la estrategia de una
licitación

• Definición del producto
• Segmentación / Agregación
• Integración / desintegración de la cadena
• Métodos de negociación
• Manejo político institucional de la licitación

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Algunas definiciones en la estrategia de una
licitación

• Planes de contingencia
• Precio razonable
• Modelo de operación del contrato
• Procedimientos administrativos
• Procesos logísticos
• Política de garantías y multas
• Aspectos financieros
• Forma de pago
• Modelo de reajuste
• Cambios de regulación

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Estrategia cómo enfrentar monopolios y
oligopolios

• Generar más competencia
• Existen otros proveedores que puedan integrarse
  a la licitación? (nacionales/internacionales)
• Qué ha impedido que participen de licitaciones
  anteriores?
• Ej. Trampa de la mosca de la fruta - SAG
• Existe la factibilidad de desarrollar nuevos
  productores/oferentes
• Ej. Producción nacional de repuestos CODELCO
• Incrementar el poder de negociación
• Agregar demanda
• Desagregar la cadena de servicios
• Usar métodos de negociación más agresivos
• Delimitar cuidadosamente las reglas del juego

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Formas de evaluación y adjudicación

• Por agregación de productos servicios
• Total global
• Total por producto
• Parcial por producto / zona
• Por modalidad de evaluación
• Precio (unitario / total)
• Puntaje (polinomio de evaluación precio,
  calidad, etc.)
• Licitación combinatorial
• Ej. el menor precio posible en una lista de 200
  prods., adjudicados a no más de 3 proveedores.
• Licitación por zonas con adjudicación parcial, y
  restricciones interzona

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Presentación de ofertas Económicas

• Modelo de costeo
• Costos directos
• Costos asociados directamente a la prestación de
  los servicios contratados
• Gastos generales y de administración
• Costos indirectos asociados a la administración
  del contrato
• Incluye la supervisión del contrato y los
  servicios administrativos
• Utilidad
• Beneficios
• Entrega mejor información para negociar
  eventuales extensiones del contrato
• Permite hacer exigibles los recursos destinados a
  la administración

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Análisis de riesgos
25
Análisis de riesgos

• Objetivos
• Definir en qué forma serán abordados los riesgos
  en el proceso de licitación y en la ejecución del
  contrato
• Método
• Identificar fuentes de riesgo
• Evaluar sus posibles impactos/consecuencias
• Definir medidas de mitigación
• Analizar responsabilidades
• Mandante
• Proveedor
• Establecer los requerimientos al proveedor

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Definición del trabajo
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Especificación del trabajoFundamentos

• Objetivos
• Describir los requerimientos en función de los
  resultados que se quieren obtener y no de la
  forma de obtenerlos.
• Realizar un análisis en profundidad de los
  requerimientos, que permita caracterizar los
  resultados deseados.
• Desarrollar una estructuración del problema que
  asegure el cumplimiento de los objetivos
  anteriores

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Especificación del trabajoProceso
Resultados
Objetivos
Estándares

• Qué indicadores deben emplearse para evaluar el
  cumplimiento de los objetivos?
• Cuáles son los estándares para cada uno de estos
  indicadores?
• Qué tolerancia podemos aceptar?

• Qué resultados tienen que obtenerse para
  satisfacer los requerimientos?

• Qué objetivos deben cumplirse para evaluar
  satisfactoriamente cada uno de esos resultados?

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Especificación del trabajoChecklist

• Están los elementos para que los oferentes
  preparen una buena oferta técnica?Están
  claramente especificados los resultados?Son
  realistas los objetivos y metas?
• Están los elementos para que los oferentes
  preparen una oferta económica adecuada? Cuentan
  con los antecedentes para dimensionar la
  envergadura del proyecto y los costos asociados?
• Están los estándares de calidad claramente
  especificados, de modo que todos los
  participantes puedan evaluar su performance?
• Hay restricciones innecesarias?

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Especificación del trabajoChecklist

• Están claramente definidas las condiciones de
  entrega? (cantidad, oportunidad, mecanismos de
  coordinación, tiempos de respuesta)
• Se ha incluido toda la documentación de
  referencia necesaria?
• Se han estudiado e incorporado normas y
  estándares de calidad para la definición de las
  especificaciones del trabajo?
• Se han especificado claramente los
  requerimientos de información al proveedor, en
  una sección separada? Se han eliminado o
  aclarado requerimientos de información extraños o
  ambiguos?

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Aseguramiento de calidad
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Evaluación de performance Fundamentos (1/2)

• Objetivo
• Evaluar en qué medida se están satisfaciendo las
  condiciones de la especificación del trabajo
• Plan de evaluación de performance
• Define la forma en que el personal de la
  institución evaluará y valorará la performance
  del proveedor o contratista.
• Es un documento dinámico, que debe ser revisado o
  modificado cuando las condiciones lo ameriten.
• Está basado en la premisa que el proveedor o
  contratista es responsable por el control de
  calidad de los servicios entregados.
• La ejecución de este plan nunca debe ser
  entregada al contratista.

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Evaluación de performance Fundamentos (2/2)

• Objetivo
• Evaluar en qué medida se están satisfaciendo las
  condiciones de la especificación del trabajo
• Plan de control de calidad
• Está orientado a controlar en forma permanente
  que los servicios se estén entregando en forma
  adecuada.
• Debe ser de responsabilidad del proveedor.

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Evaluación de performance Métodos

• Muestreo aleatorio
• Muestreo periódico
• Análisis de tendencias
• Retroalimentación de los clientes
• Auditorías de calidad

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Evaluación de performance Contenidos del plan

• Objetivos
• Roles y responsabilidades
• Procedimientos
• Métodos de evaluación
• Medidas correctivas
• Certificación de los servicios
• Especificación de los reportes de discrepancias
• Procedimientos de reclamos de clientes y plan de
  entrenamiento

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Preparación de las bases
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Análisis contractualFundamentos

• Objetivo
• Incorporar en las bases de licitación las
  condiciones relevantes del contrato a firmar
• Beneficios
• Permite administrar la parte central de la
  negociación en condiciones de competencia
• Permite darse cuenta en qué medida los
  proveedores pueden satisfacer las condiciones
  contractuales relevantes para la empresa
• Permite conocer en forma anticipada los elementos
  que deberán ser abordados en la negociación del
  contrato definitivo

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Análisis contractualElementos a considerar

• Regulaciones o restricciones legales
• Niveles de servicio exigidos
• Condiciones de prestación del servicio
• Mecanismos de evaluación
• Mecanismos de actualización de precios y/o
  revisión de las condiciones contractuales

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Análisis contractualElementos a considerar

• Mecanismos de evaluación del cumplimiento
• Multas y mecanismos de aplicación
• Incentivos
• Condiciones de término del contrato
• Garantías y seguros
• En general, cualquier elemento que pueda incidir
  en los costos o en el nivel de riesgo que va a
  asumir el proponentes

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Redacción de las bases

• Objetivos
• Producir un documento de síntesis, que exprese
  claramente todas las condiciones relevantes que
  deberán ser satisfechas por el proveedor
• Recomendaciones
• Trabajar en equipos multidisciplinarios
• Evitar términos de referencia muy restrictivos
• Privilegiar opciones que dejen espacios de
  libertad al proveedor
• Definir claramente el programa de actividades de
  la licitación
• Manejar equipos revisores independientes de los
  redactores

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Revisión y redacción

• Objetivos
• Asegurar que las bases de licitación expresen
  adecuadamente las condiciones de satisfacción del
  servicio, se adecuen a las regulaciones y
  normativas vigentes, y hayan seguido los trámites
  de formalización correspondientes
• Recomendaciones
• Someter a procesos de revisión exhaustivo los
  términos de referencia
• Considerar una consulta pública de las bases a
  los proveedores (RFI) en las licitaciones de
  mayor complejidad
• Utilizar Checklist para revisar que todos los
  elementos relevantes en la preparación de la
  licitación han sido cubiertos
• Realizar procedimientos internos de formalización
  de las bases

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Licitación
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Manejo político institucional

• Identificar a los actores relevantes del proceso
• Analizar el poder que tienen para incidir en el
  proceso, y su predisposición a colaborar /
  oponerse
• Proveedores
• Poder de los clientes-usuarios
• Poder de la unidad compradora
• Poder de los organismos supervisores (Hacienda /
  Dipres / Mideplan)
• Otros actores relevantes (Asociaciones gremiales
  / Fiscalía Nacional Económica / Opinión Pública)
• Analizar posibles objeciones frente al proceso de
  licitación

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Preparar

• Estrategia comunicacional del proceso
• Hacia los clientes-usuarios
• Hacia los proveedores
• Hacia otros agentes relevantes
• Protección de la licitación
• Presentación del modelo, sus fundamentos y los
  impactos estimados a los actores relevantes
• Manual de manejo de objeciones
• Referencia a otros casos similares y los impactos
  que han tenido
• Alianzas con actores relevantes del entorno
• Análisis jurídico (recurrir a otras experiencias
  similares, consultar a la jurisprudencia)

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Negociación del contrato
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Principios

• No hay forma de regular económicamente las
  tarifas de aquello que se negocia fuera del
  contexto de un proceso competitivo (licitación)
• Las bases de licitación deben contener todos los
  elementos relevantes del contrato
• Los contratos deben apegarse fielmente a las
  bases de licitación

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Planificación del contrato
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Planificación del contrato (1/2)

• Inicie la planificación al iniciar la preparación
  de las bases
• Revise el contrato e identifique las principales
  responsabilidades de su institución
• Obtenga retroalimentación del contratista para
  asegurarse que las áreas críticas han sido
  consideradas

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Planificación del contrato (1/2)

• Estudie las vulnerabilidades del contrato y los
  riesgos inherentes a su ejecución
• Desarrolle una estrategia para que las cláusulas
  del contrato sean entendidas claramente por las
  partes y se hagan respetar
• Desarrolle un enfoque proactivo para mitigar los
  riesgos

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Planificación del contrato (2/2)

• Identifique formalmente al personal relacionado
  con la administración del contrato, incluyendo
  sus nombres, responsabilidades, atribuciones y
  limitaciones
• Desarrolle una estrategia de capacitación para
  familiarizar a su institución con los nuevos
  mecanismos contractuales
• Desarrolle un enfoque para promover el
  mejoramiento continuo de la calidad de los
  servicios
• Asegúrese que todas las otras áreas críticas
  hayan sido consideradas en los mecanismos de
  administración

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Actividades de Evaluación
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Actividades de Evaluación

• Mediciones del desempeño
• Se están obteniendo los resultados planificados
• Aseguramiento de la calidad
• Se está obteniendo la calidad contratada
• Se están realizando los controles de calidad
  comprometidos
• Reuniones de evaluación
• Enfoque mejoramiento continuo
• Medidas de mejoramiento
• Seguimiento

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Requisitos de Información
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Requisitos de información

• Registro ordenado de los contratos
• Vigencia
• Garantías
• Término del contrato
• Cláusulas de renovación
• Texto del contrato
• Historial de los contratos vigentes
• Estados de pago
• Incidentes
• Modificaciones
• Informes / reportes de avance
• Registro ordenado de los documentos de garantía
• Vigencias
• Lugar de almacenamiento