MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

1
2nd Meeting in Komunikasi Bisnis Meily
Margaretha
MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS KOMUNIKASI ANTAR
PRIBADI
2
MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS
3
Introduction
Why do you need
good communication skills?
4
COMMUNICATIONS-Did You Know?

• People remember
• 10 percent of what they read
• 20 percent of what they hear
• 30 percent of what they see
• 50 percent of what they see and hear
• 80 percent of what they say
• 90 percent of what they say and do

5
COMMUNICATIONS-Did You Know?

• If you tell 100 people something without
  repetition
• After 24 hours, 25 percent have forgotten it
• After 48 hours, 50 percent have forgotten it
• After 72 hours, 75 percent have forgotten it
• After one week, 96 percent have forgotten it

6

• Communication skills are essential for
• Job placement
• Job performance
• Career advancement
• Success in the new world of work

7
WHAT DRIVES SUCCESS ?Sources of Success within
the Financial Planning Industry

• People Communication Skills ? 3.7
• Referrals from Clients ? 3.6
• Educational Background ? 3.3
• Having 'Advance License ? 3.2
• Keeping up with Continuing Education ? 3.1
• Specialization ? 2.8

Sources Financial Planning Conference-Singapore
8
Importance of Competencies in Hiring Decision
Rank/Order Factors/Skill Evaluated
1 Oral Communication
2 Self-motivation
3 Problem Solving
4 Decision Making
5 Leadership
6 Human Relations
7 Teamwork
8 Work Experience
9 Time Management
10 Personal Appearance
11 Written Communication
12 Academic Performance
13 Creativity
14 Delegation
15 Multilingual ability
9
What is communication ?

• Latin communicare bersama, memberi,
  mengambil bagian, meneruskan sehingga terjadi
  sesuatu yang umum (Bovee Thill, 2003)
• Definisi menurut Kamus
• Meliputi ungkapan-ungkapan seperti berbagi
  informasi atau pengetahuan, memberi gagasan atau
  bertukar pikir, atau yang sejenisnya dengan
  tulisan/ucapan.

10
WHAT IS COMMUNICATION ?

• Communication is broadly defined as an act or
  instance of transmitting (Bonnie D. Phillips,
  1983 2).
• Suatu proses pertukaran informasi antar individu
  melalui suatu sistem biasa (lazim), baik dengan
  simbol-simbol, sinyal-sinyal maupun perilaku atau
  tindakan (Himstreet Baty, 1990).
• Proses pengiriman dan penerimaan pesan (Bovee,
  1998).

11
What is communication ?

• Komunikasi adalah pengiriman informasi dan makna
  dari satu individu ke individu atau kelompok
  lainnya.

12
KLASIFIKASI KOMUNIKASI(Machfoedz, 2005)

• Komunikasi kelompok
• kelompok besar/kecil, yang didalamnya setiap
  orang tetap pada identitas mereka masing-masing.

13

• 2. Komunikasi Massa
• Disampaikan kepada kelompok orang yang sangat
  besar melalui media massa.

14

• Kegiatan komunikasi dapat dilakukan
• melalui media komunikasi
• Media nonelektronik/konvensional Bahasa lisan,
  isyarat/tubuh, kertas (surat, koran, majalah,
  tabloid, dsb).
• Media elektronik
• TV, intercom, pager, internet, teleconference,
  video conference, telepon biasa, HP, dsb.

15
Menyampaikan Informasi
Tujuan
Memberikan Persuasi
Komunikasi
Menghibur
16
Communication Process

• The transmittal of intended meaning to others.
  The implies
• that the speakers have a clear idea of the
  meaning they
• wish to convey and that the listeners interpret
  the message
• in such a way as to receive the intended meaning.

Receiver
Sender
Channel
Message
17
PROSES KOMUNIKASI

• Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.
• Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.
• Pengirim menyampaikan pesan.
• Penerima menerima pesan.
• Penerima menafsirkan pesan.
• Penerima memberi tanggapan mengirim umpan balik
  kepada pengirim.

18
Pengirim Mempunyai gagasan
SALURAN MEDIA
Penerima Mengirim Ide pesan
Penerima Menafsirkan pesan
Pengirim Mengubah ide menjadi pesan
Penerima Menerima pesan
Pengirim Mengirim pesan
19
SEANDAINYA SALAH SATU
BAGIAN PROSES KOMUNIKASI TERHAMBAT?
20
? Trivia Time ?

• Bentuk kelompok
• Setiap mahasiswa mengeluarkan kertas kosong
• Setiap mahasiswa diminta menentukan akan
  menggambar apa saja
• Dilarang menginformasikan gambar yang Anda pilih
  tersebut pada teman

21
(No Transcript)
22
BENTUK DASAR KOMUNIKASI

• KOMUNIKASI VERBAL
• menyampaikan pesan bisnis kepada pihak lain
  secara tertulis (written) maupun lisan (oral)
• DENGAN KATA-KATA

23

• Mempunyai struktur yang jelas terorganisasi dgn
  baik.
• Penerimaan pesannya melalui bacaan
  pendengaran.

24
Berbagai Bentuk Komunikasi Verbal
25
2. KOMUNIKASI NON VERBAL

• tanpa kata-kata
• Bahasa Isyarat
• Ekspresi Wajah
• Sandi
• Simbol-simbol
• Warna
• Intonasi Suara

26

• Komunikasi nonverbal
• Menunjukkan perasaan seseorang terhadap suatu
  situasi tertentu.
• Mempunyai sifat yang kurang terstruktur,
  mengakibatkan komunikasi nonverbal sulit untuk
  dipahami.
• Mempunyai pengaruh yang lebih besar bila
  dibandingkan dengan komunikasi verbal.

27

• Tujuan Komunikasi Nonverbal
• Memberikan informasi.
• Mengatur alur suatu percakapan.
• Mengekspresikan emosi.
• Memberi sifat, melengkapi, menantang, dan
  mengembangkan pesan-pesan verbal.
• Mempengaruhi orang lain.
• Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya memberi
  contoh cara mengayunkan tongkat golf yang baik
  dan benar.

28

• Keunggulan komunikasi nonverbal
• Kesahihannya (reliability) tingkat kepercayaan
  yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang
  disampaikan.
• Dapat mendeteksi kecurangan dan menegaskan
  kejujuran orang lain.
• Sifatnya efisien.

29
(No Transcript)
30
Tips for Improving Your Nonverbal Skills (Guffey
Babcock, 2008)

• Establish and maintain eye contact.
• Use posture to show interest.
• Improve your decoding skills.
• Probe for more information.

• Avoid assigning nonverbal meanings out of
  context.
• Associate with people from diverse cultures.
• Observe yourself on videotape.
• Enlist friends and family.

31
Kesalahpahaman Komunikasi

• Masalah dalam mengembangkan pesan.
• Masalah dalam menyampaikan pesan.
• Masalah dalam menerima pesan.
• Masalah dalam menafsirkan pesan.

32
Memperbaiki Komunikasi

• Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati.
• Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi.
• Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim
  penerima pesan.

33
PENGARUH PEMBAGIAN PENGALAMAN TERHADAP PEMAHAMAN
PESAN KOMUNIKASI (Machfoedz, 2005)

• Sedikit pengalaman yang dapat dibagi
• Perbedaan pemahaman maksud/arti
• Tingkat pemahaman rendah
• Pengalaman terbagi seimbang
• Persamaan pemahaman maksud/arti
• Tingkat pemahaman berimbang
• Banyak pengalaman dapat dibagi
• Maksud/arti dipahami dengan tepat
• Tingkat pemahaman tinggi

34

• Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
• berkomunikasi
• Menyusun kata yang bermakna.
• Dapat menciptakan suasana menjadi menarik dan
  menyenangkan.
• Dapat mengajak audiens berperan aktif dalam
  diskusi.
• Menata ruangan agar tetap segar dalam diskusi.
• Memilih media komunikasi yang tepat.

35
KONTEKS KOMUNIKASI

• Dalam konteksnya, komunikasi dapat dipandang dari
  
• Komunikasi Bisnis (business communication)
• Komunikasi Antarpribadi (interpersonal
  communication)
• Komunikasi Lintas Budaya (intercultural/cross
  communication)

36
? Trivia Time ?

• Apakah perbedaan mendasar antara Komunikasi
  Bisnis, Komunikasi Antarpribadi, dan Komunikasi
  Lintas Budaya??

37
Contoh Komunikasi

• Kasus 1
• See you again. Take care please!
• All right. Arigato and sayonara.
• Kasus 2
• Bro, g dah laper, mo mkn d mn nih?
• Di kantin bro, ntar lagi ye, he..he.. )
• Kasus 3
• Untuk yang tidak berkepentingan diharapkan tidak
  mengganggu jalannya rapat PT X!

38
APA YANG DIMAKSUD DENGAN
KOMUNIKASI BISNIS?
39
BUSINESS COMMUNICATION

• Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang
  mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik
  verbal maupun non verbal untuk mencapai tujuan
  tertentu.

40
MANFAAT KOMUNIKASI BISNIS EFEKTIF
Pemecahan masalah lebih cepat
Respon stakeholder meningkat
Pengambilan keputusan lebih cepat
Komunikasi Yang Efektif
Produktivitas lebih meningkat
Citra profesional meningkat
Arus kerja lebih mantap
Bahan promosi lebih jelas
Hubungan bisnis lebih kuat
41
KOMUNIKASI ANTARPRIBADI
42
PENGERTIAN

• Komunikasi antarpribadi
• Komunikasi yang dilakukan antara seseorang
  dengan orang lain dalam suatu masyarakat maupun
  organisasi (bisnis nonbisnis), dengan
  menggunakan media komunikasi tertentu bahasa
  yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai
  suatu tujuan tertentu

43
Empat Hal Penting

1. Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih.
2. Menggunakan media tertentu, misalnya telepon,
   telepon seluler, atau bertatap muka
   (face-to-face).
3. Bahasa yang digunakan bersifat informal, dapat
   menggunakan bahasa daerah, bahasa pergaulan, atau
   bahasa campuran.
4. Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal
   bila komunikasi terjadi dalam suatu masyarakat
   untuk pelaksanaan tugas pekerjaan bila komunikasi
   terjadi dalam suatu organisasi.

44
TUJUAN KOMUNIKASI ANTARPRIBADI

• Menyampaikan informasi.
• Berbagi pengalaman.
• Menumbuhkan simpati.
• Melakukan kerjasama.
• Menceritakan kekecewaan atau kekesalan.
• Menumbuhkan motivasi.

45
KENDALA-KENDALA KOMUNIKASI ANTARPRIBADI

• Bypassing pemaknaan yang berbeda.
• Kemampuan bahasa yang buruk kemampuan mendengar
  yang buruk.
• Gangguan emosional mengganggu proses pengiriman
  penerimaan pesan.
• Rintangan fisik kondisi lingkungan.

46
MENDENGARKAN SEBAGAI KEAHLIAN ANTARPRIBADI

• Mendengarkan dengan aktif merupakan kegiatan
  mendengar yang dinamis memerlukan konsentrasi
  penuh utuh tanpa diinterupsi adanya gangguan
  dalam berkomunikasi

47

• PERBEDAAN ANTARAMENDENGAR MENDENGARKAN

48
SKALA TINGKAT PENGGUNAAN ENERGI MENDENGARKAN
(Machfoedz, 2005)

• Memerlukan banyak energi
• Mendengarkan aktif/empatik
• Mendengarkan untuk analisis evaluasi isi
  informasi
• Mendengarkan untuk mengingat isi pesan/informasi
• Mendengarkan untuk mengetahui isi informasi
• Mendengar
• Memerlukan energi Sedikit

49
Beberapa hal yang positif dari kebiasaan
mendengar yang efektif

• Pendengar yang baik akan disukai orang lain
  karena mereka dapat memuaskan kebutuhan dasar
  manusia untuk didengarkan.
• Kinerja karyawan meningkat ketika pesan yang
  diterima tersebut dapat dimengerti dengan baik.
• Feedback yang akurat akan berdampak positif pada
  prestasi kerja.
• Manajer karyawan akan terhindar dari munculnya
  kesalahpahaman dalam penyampaian pesan.

50
Tips for Becoming anActive Listener (Guffey
Babcock, 2008)

• Stop talking.
• Control your surroundings.
• Establish a receptive mind-set.
• Listen for main points.

• Judge ideas, not appearances.
• Hold your fire.
• Take selective notes.
• Provide feedback.

51
PERBEDAAN ANTARA KOMUNIKASI ANTARPRIBADI
KOMUNIKASI BISNIS
Uraian Komunikasi Antarpribadi Komunikasi Bisnis
Orientasi/tujuan Kepentingan pribadi Kepentingan bisnis
Pokok bahasan Masalah pribadi Masalah bisnis
Bahasa yang digunakan Informal, bahasa campuran Formal, baku
Format penulisan Tidak standar, fleksibel Standar
Gaya penulisan Tidak standar Standar
Kertas surat yang yang digunakan Tanpa kop surat Dengan kop surat
Stempel/cap Tanpa stempel Dengan stempel
Contoh Surat keluarga Surat bisnis
52
Referensi

• Bovee, C.L. Thill, J.V. (2007). Komunikasi
• Bisnis. Jilid 1 2. Edisi Kedelapan.
  Indeks
• Jakarta.
• Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi
• Ketiga. Jakarta Erlangga.
• Machfoedz, M. Machfoedz, M. (2004). Komunikasi
  Bisnis Modern untuk Mahasiswa Profesi. BPFE
  Yogyakarta.
• Guffey, M.E., Babcock, B.D. (2008). Essentials of
  business communication. Asian Edition Singapore
  Cengage Learning

53
(No Transcript)