Analisis Proses Bisnis by : Sol

1
Analisis Proses Bisnisby Sols

• Mata Kuliah 2 SKS

2
Definisi-Definisi Parsial

• Proses adalah sekumpulan aktivitas yang mengubah
  masukan menjadi keluaran
• Aktivitas terkait dengan pengubahan status dari
  sebuah entitas
• Entitas adalah benda yang menjadi fokus kita
• Kebijakan adalah aturan main yang diterapkan pada
  organisasi
• Struktur Organisasi menunjukkan pembagian Sumber
  Daya Manusia yang terdapat pada sebuah organisasi

3
Definisi Proses Bisnis

• Proses Bisnis adalah Kebijakan, Struktur
  Organisasi, Sumber Daya dan Aktivitas yang
  berjalan teratur pada sebuah organisasi

4
Komponen Pembentuk
5
Analisis

• Proses inventarisasi, memahami dan membentuk
  PEMODELAN terhadap entitas yang dipandang
• Analisis membutuhkan parameter-parameter yang
  melengkapi proses bisnis di dalam sebuah
  organisasi

6
Aliran Proses Bisnis pada Struktur Organisasi
7
Analisis Proses Bisnis
Proses Bisnis
Model
Analisis Proses Bisnis I
Analisis Proses Bisnis II
Analisis Proses Bisnis IV
Evaluasi Pengujian
Solusi
Analisis Proses Bisnis III
8
Lingkup Pemodelan Proses Bisnis

• Pemodelan urutan proses (aktivitas) untuk
  mencapai tujuan usaha
• Pemanfaatan sumber daya bersama (5Mi)
• Man (SDM)
• Money (Pembiayaan)
• Method (Mekanisme)
• Machine (Alat)
• Material (Data/Bahan)
• Informasi
• Pemetaan kebutuhan data dan informasi untuk
  mendukung proses

9
Jenis Analisis Proses Bisnis

• Berdasarkan Klasifikasi Kompleksitasnya
• Kompleksitas Statis
• Kompleksitas Dinamis
• Berdasarkan Klasifikasi Pengelolaan Operasional,
  Sumber Daya (5M), Pemeliharaan, Perencanaan
  Produk, Pemasaran dan Distribusi
• Berdasarkan Fungsi Dasar Manajemen (POAC,
  Planning-Organizing-Actuating-Controlling)

10
Apa yang Dipelajari?

• Alokasi Sumber Daya
• Pemanfaatan Sumber Daya Bersama
• Urutan Proses
• Tingkatan Manajemen
• Fungsi Dasar Manajemen
• Kebutuhan Data (masukan) dan Informasi (keluaran)

11
Alokasi Sumber Daya

• Apakah sumber daya yang dialokasikan sudah cukup?
• Apakah sumber daya teralokasi sudah
  terindentifikasi dan terukur dengan baik?
• Apakah antar sumber daya memiliki kaitan yang
  harmonis?

12
Pemanfaatan Sumber Daya Bersama

• Apakah pemanfaatan sumber dayanya sesuai?
• Apakah pemanfaatan sumber daya menghasilkan
  keluaran yang optimal?

13
Urutan Proses

• Apakah urutan proses mendukung tujuan dari
  organisasi?
• Apakah urutan proses menghasilkan keluaran yang
  optimal?
• Apakah urutan proses dapat disederhanakan tanpa
  mengurangi tujuan dari pelaksanaan dari
  pelaksanaan proses tersebut?

14
Tingkatan Manajemen

• Bagaimana tingkatan manajemen organisasi dan pola
  koordinasi setiap tingkatan tersebut?
• Apakah tingkatan manajemen dapat
  mengakselerasikan pencapaian tujuan organisasi?
• Apakah tingkatan manajemen yang ada dapat
  fleksibel menerima aliran proses yang ada?

15
Fungsi Dasar Manajemen

• Apakah Fungsi Dasar Manajemen dipahami untuk
  masing-masing lini pada Struktur Organisasi?
• Apakah implementasi Fungsi Dasar Manajemen sesuai
  dengan Struktur Organisasi?
• Apakah proses bisnis yang diterapkan sesuai
  dengan Fungsi Dasar Manajemen?

16
Kebutuhan Data dan Informasi

• Apakah data dan informasi pada organisasi
  memenuhi standar dan kriteria dasar dari tujuan
  organisasi?
• Apakah ketersediaan data memenuhi syarat minimal
  pelaksanaan aktivitas organisasi?
• Apakah informasi yang dihasilkan dapat
  meningkatkan kualitas dan inovasi organisasi?

17
Proses Bisnis dan Kaitannya dengan Teknologi
Informasi
18
Bisnis dan Teknologi Informasi (1)
19
Bisnis dan Teknologi Informasi (2)
20
Bacaan yang terkait

• Bacaan mengenai Sistem Informasi Manajemen
• Bacaan mengenai Perilaku Organisasi

21
Sumber Pengetahuan

• Pakar (Ahli)
• Buku
• Paper
• Mailing List, Forum, Website, Search Engine, dll

22
Organisasi

• Organisasi adalah struktur sosial, formal dan
  stabil dan mengambil sumber daya dari lingkungan
  dan mengolahnya menjadi output/produk
• Organisasi terdiri dari
• Manusia
• Lingkungan luar
• Budaya
• Prosedur

23
Organisasi Berdasarkan Ukurannya (1)
Tipe Organisasi Penjelasan Contoh
Perusahaan Kecil Perusahaan kecil-sedang Lingkungan Organisasi cepat berubah Struktur organisasi simple Dipimpin seorang ketua/direktur/pimpinan Perusahaan bisnis kecil, atau yang baru berdiri
Birokrasi Mesin Perusahaan besar Lingkungan organisasi tidak cepat berubah Menghasilkan produk Manajemen dan pembuat keputusan terpusat Perusahaan sedang, menghasilkan produk
24
Organisasi Berdasarkan Ukurannya (2)
Tipe Organisasi Penjelasan Contoh
Birokrasi Divisi Perusahaan multi divisi, setiap divisi menghasilkan produk sendiri/tertentu Kepemimpinan berdasarkan pimpinan departemen Tidak terlalu terpusat Perusahaan besar, memiliki cabang perusahaan di mana-mana
Birokrasi Profesional Organisasi berbasis ilmu pengetahuan, di mana jasa dan produk tergantung pada pengalaman dan ilmu pengetahuan profesional Didominasi oleh pimpinan departemen di mana wewenang tidak terpusat Sekolah, perusahaan hukum, rumah sakit, perusahaan konsultan
25
Organisasi Berdasarkan Profit Tidaknya (1)
Tipe Organisasi Penjelasan Contoh
Bisnis Perusahaan yang bertujuan mendapatkan profit/keuntungan berupa uang dari pelanggan PT. Telkom, PT. Adira Financial
Jasa Perusahaan yang bertujuan memberikan layanan/jasa kepada pelanggan, bukan bertujuan mendapatkan profit Pelanggan bersifat luas (nasional), kalangan manapun Yayasan Yatim Piatu, Yayasan Anak Jalanan, Yayasan AIDS Organisasi Pemerintah
Bisnis dan Jasa Perusahaan yang bertujuan memberikan layanan dan sekaligus profit Pelanggannya bersifat nasional BUMN (Badan Usaha Milik Negara) ITB
26
Empat Perubahan Orgnisasi
Perusahaan dulu Perusahaan saat ini
Hierarchical Centralized Pengaturan terstruktur terhadap tim atau pekerja individu Mass-produced product/serviced Flattened Decentralized Pengaturan fleksibel terhadap tim atau pekerja individu Spesific market/customer
27
Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (1)
Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan)
Penjualan dan Pemasaran Menjual produk dan jasa yang dihasilkan organisasi Identifikasi potensi pelanggan Definisikan kebutuhan dan keinginan pelanggan Identifikasi kesempatan pasar Membuat pelanggan melirik produk/jasa Membujuk pelanggan untuk membeli Lakukan transaksi pembelian
28
Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (2)
Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan)
Pembuatan dan Produksi Menjual produk/jasa Pembelian bahan-bahan Memasang/membuat produk/jasa Mengantarkan produk/jasa Melakukan servis terhadap produk/jasa dan dukungan lain kepada pelanggan
29
Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (3)
Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan)
Keuangan Mengelola keuangan organisasi Melakukan transaksi keuangan Membuat pernyataan keuangan Membayar pajak Menyimpan uang kas Melakukan kegiatan operasional keuangan
30
Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (4)
Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan)
Akuntansi Memelihara catatan/dokumen keuangan Menyimpan, mengelola catatan atau dokumen keuangan seperti faktur, kuitansi, pengeluaran.. Membuat dokumen akuntansi Catatan kadang-kadang fungsi keuangan dan akuntansi menjadi satu fungsi saja, karena identik
31
Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (5)
Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan)
Sumber Daya Manusia Mengelola SDM organisasi Menentukan kebutuhan SDM Rekruting, training, pengembangan, pemeliharaan SDM Menggaji pegawai Mencatat keuntungan/kelebihan SDM yang ada Mencatat syarat pegawai disiplin dan tidak Memelihara dokumen/catatan pegawai
32
Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (6)
Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan)
Penelitian dan Pengembangan/Riset Menemukan/merumuskan metode, konsep baru Melakukan penelitian terhadap metode baru yang lebih baik Menentukan bagaimana produk dibuat Menentukan bagaimana proses produksi
33
Subproses yang terdapat di semua fungsi bisnis

• Komunikasi antar SDM
• Analisis Data
• Motivasi Pegawai
• Rencana Kerja akan Dikerjakan
• Mengikuti Tahapan Kerja
• Menyediakan Timbal Balik ke Pegawai

34
Struktur Organisasi

• Struktur organisasi adalah spesifikasi pekerjaan
  yang harus dilakukan di dalam suatu organisasi
  dan cara-cara mengaitkan satu pekerjaan dengan
  lainnya
• Contoh
• Mobil sebagai analogi organisasi dan semua mobil
  mempunyai mesin, empat ban, rem dan komponen
  struktur lainnya (sebagai analogi struktur
  organisasi)

35
Blok Struktur Organisasi

• Spesialisasi menentukan siapa yang akan
  mengerjakan apa
• Proses mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan
  khusus yang harus diselesaikan dan menentukan
  orang-orang yang akan melakukannya
• Departemenisasi menentukan bagaimana sebaiknya
  mengelompokkan orang-orang yang melaksanakan
  tugas tertentu
• Proses mengelompokkan pekerjaan ke dalam
  unit-unit yang masuk akal

36
Contoh Struktur Organisasi
37
Tiga Bentuk Wewenang

• Wewenang Lini
• Struktur organisasi yang wewenang mengalir dalam
  suatu rantai komando dari pucuk pimpinan
  perusahaan ke bawahannya
• Wewenang Staf
• Wewenang yang didasarkan pada keahlian dan
  biasanya berupa tugas memberikan nasihat kepada
  manajer lini
• Wewenang Komite dan Kelompok
• Wewenang yang diberikan kepada komite atau
  kelompok kerja yang terlibat dalam operasional
  perusahaan sehari-hari

38
Proses Tiga Tahap dari Perkembangan Hirarki

1. Menetapkan tugas-tugas menentukan siapa yang
   dapat membuat keputusan dan membuat perincian
   bagaimana seharusnya tugas itu dilaksanakan
2. Melakukan tugas-tugas mengimplementasikan
   keputusan yang telah diambil
3. Mendistribusikan wewenang menentukan apakah
   organisasi akan menjadi tersentralisasi atau
   terdesentralisasi

39
Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

• Organisasi Fungsional
• Organisasi Divisional
• Organisasi Matriks
• Organisasi Internasional
• Organisasi Tanpa Batas
• Organisasi Tim
• Organisasi Virtual
• Organisasi Pembelajaran

40
Organisasi Fungsional

• Bentuk organisasi yang mana wewenang ditentukan
  oleh keterkaitan antara fungsi dan aktivitas
  kelompok
• Contoh www.garden.com

41
Organisasi Divisional

• Struktur organisasi yang divisi-divisi
  korporasinya beroperasi sebagai bisnis yang
  relatif bersifat otonom di bawah naungan
  korporasi yang lebih besar
• Contoh www.heinz.com

42
Organisasi Matriks

• Struktur organisasi yang dibentuk berdasarkan
  kelompok-kelompok dan anggota kelompok melapor
  kepada dua manajer atau lebih
• Contoh www.nasa.gov

43
Organisasi Internasional

• Pendekatan struktur organisasi yang dikembangkan
  untuk merespon kebutuhan memanufaktur, membeli,
  dan menjual di pasar global
• Contoh www.universalpictures.com

44
Organisasi Tanpa Batas

• Organisasi yang meminimalkan atau menghilangkan
  batasan-batasan dan struktur-struktur tradisional
• Contoh General Electric (GE)

45
Organisasi Tim

• Organisasi yang hampir sepenuhnya bergantung pada
  tim bertipe proyek, dengan sedikit atau tanpa
  hierarki fungsional mendasar
• Contoh www.apple.com

46
Organisasi Virtual

• Organisasi yang memiliki sedikit atau tanpa
  struktur formal
• Contoh Global Research Consortium (GRC)

47
Organisasi Pembelajaran

• Organisasi yang bekerja untuk mengintegrasikan
  perbaikan pendidikan dan pengembangan karyawan
  secara berkesinambungan
• Contoh www.countonshell.com

48
Tugas

• Persyaratan awal Pembentukan Kelompok Kerja
  (masing-masing 3 orang)
• Jelaskan mengenai detail dari bentuk-bentuk
  struktur organisasi di atas (Organisasi
  Fungsional, Organisasi Divisional, Organisasi
  Matriks, dll)
• Carilah contoh (minimal 5, di luar contoh yang
  ditampilkan pada kuliah ini) yang menerapkan
  masing-masing bentuk struktur organisasi di atas
• Carilah informasi mengenai bisnis yang merupakan
  contoh struktur organisasi yang ditampilkan pada
  kuliah ini
• Jangka waktu 1 minggu
• Target Presentasi Kelompok Kerja
• Waktu Presentasi 15 menit untuk setiap kelompok

49
Penjelasan Organisasi Fungsional

• Merupakan pendekatan struktur organisasi yang
  digunakan oleh sebagian besar perusahaan
  berukuran kecil atau menengah. Organisasi seperti
  itu biasanya terbentuk di sekitar fungsi bisnis
  dasar (pemasaran, operasional, keuangan).
• Dengan demikian, terdapat departemen pemasaran,
  departemen operasional, dan departemen keuangan.
• Manfaat pendekatan itu mencakup spesialisasi di
  bidang-bidang fungsional dan timbulnya koordinasi
  yang lebih baik.

50
Penjelasan Organisasi Divisional

• Heinz adalah perusahaan pengolah makanan terbesar
  di dunia, dikelola 7 divisi mengelola dan
  memasarkan produknya sendiri, sehingga
  masing-masing divisi nantinya dapat menjadi
  perusahaan yang berdiri sendiri di bawah naungan
  perusahaan yang lebih besar.
• Divisi-divisi tersebut relatif bersifat otonom,
  maka perusahaan dapat mengambil tindakan tanpa
  menggangu operasi bisnis lainnya.

51
Penjelasan Organisasi Matriks

• Martha Steward memiliki tim ahli gaya hidup yang
  diorganisir menjadi beberapa kelompok seperti
  memasak, kerajinan tangan, pernikahan dan
  lain-lain.
• Misalnya, seorang ahli yang mengurus pernikahan
  dapat menyumbangkan artikel pernikahan untuk
  majalah Martha Steward, menyumbang gagasan cerita
  untuk program televisi kabel Martha Steward, dan
  menyumbang artikel untuk web Martha Steward.

52
Penjelasan Organisasi Internasional

• Pada saat Wal-Mart membuka toko pertamanya, dia
  menyusun tim proyek khusus guna menangani
  logistik. Dengan banyaknya toko yang dibuka di
  luar negeri, perusahaan tersebut menciptakan
  departemen internasional yang kecil untuk
  menangani ekspansi ke luar negeri.

53
Penjelasan Organisasi Tanpa Batas

• Struktur organisasi di General Electric, yang
  menyebabkan orang, gagasan, dan informasi dapat
  bergerak bebas ke berbagai bisnis dan kelompok
  bisnis, sesuai dengan konsep. Serupa halnya,
  sewaktu perusahaan bersekutu dengan pemasok
  mereka dalam cara-cara yang lebih efisien, maka
  batasan-batasan eksternal akan hilang.

54
Penjelasan Organisasi Tim

• Apple Computer tidak mau mengembangkan organisasi
  terlalu besar karena tidak sesuai dengan
  fungsinya.
• Pada waktu suatu unit atau kelompok mulai terasa
  terlalu besar, Apple membagi menjadi beberapa
  unit yang lebih kecil. Dengan demikian
  organisasinya terdiri dari unit-unit yang
  keseluruhannya berukuran lebih kecil.

55
Penjelasan Organisasi Virtual

• Global Research Consortium (GRC) menawarkan
  layanan jasa penelitian dan konsultasi kepada
  perusahaan yang mengoperasikan bisnis di Asia.
  Sewaktu klien meminta berbagai macam jasa, tiga
  staf permanen GRC mensubkontrakkan pekerjaannya
  kepada selusinan konsultan dan peneliti yang
  telah bekerjasama dengan GRC.
• Pada waktu proyek berubah, akan berubah juga
  dengan komposisi organisasinya.

56
Penjelasan Organisasi Pembelajaran

• Shell Oil Company memiliki Shell Learning Center,
  fasilitas itu memiliki fasilitas penginapan,
  restoran dan tempat-tempat rekreasi, seperti
  lapangan golf dan lapangan tenis.
• Manajer di perusahaan tersebut berotasi di
  seluruh Center dan bertindak sebagai pengajar.
  Tugas mengajar dapat berlangsung antara beberapa
  hari sampai dengan beberapa bulan.
• Pada saat yang bersamaan, seluruh karyawan Shell
  secara rutin menghadiri program pelatihan,
  seminar, dan aktivitas terkait lainnya.

57
Apa yang perlu dilakukan?

• Kita takkan mungkin bisa melakukan perubahan
  proses bisnis yang lebih baik tanpa memahami
  proses bisnis yang sedang berjalan, strategi di
  dalamnya, dan problematika perjalanan proses
  bisnis tersebut.
• Berarti kita perlu memahami langkah-langkah dan
  prosedur yang ada pada organisasi yang
  menjalankan proses bisnis tersebut.

58
Analisis AktivitasOrganisasi Wal-Mart ..

• Pusat distribusi Wal-Mart berlokasi dekat dengan
  ratusan toko Wal-Mart yang dipasoknya, bukan
  dekat dengan perusahaan-perusahaan yang memasok
  pusat distribusi. Manajer distribusi memandang
  toko-toko Wal-Mart sebagai konsumen mereka untuk
  lebih dapat melayani mereka, pusat-pusat
  distribusi ditempatkan sedemikian rupa sehingga
  truk-truk yang memuat barang-barang dapat
  mengalir secara cepat ke mereka. Untuk memberi
  transpor yang masuk maupun yang keluar,
  pusat-pusat distribusi mereka ditempatkan dengan
  jalan-jalan utama.

59
Analisis AktivitasOrganisasi Wal-Mart ..

• Sebaliknya, jasa kontak tinggi lebih terbatas
  lokasi mereka harus dekat dengan konsumen, yang
  merupakan bagian dari sistem.
• Apakah anda pernah memperhatikan, misalnya
  mengapa lokasi cabang-cabang beberapa bank yang
  berbeda berdekatan satu dengan lainnya? Pola ini
  akibat analisis cermat dari alur lalu-lintas,
  daerah bisnis dan sekolah, serta pola penghasilan
  para penghuni lokal.

60
Analisis AktivitasJalur Makanan Cepat Saji dan
Pola Lalu Lintas Padat

• Restoran McDonalds Simpang Dago melayani lebih
  banyak konsumen setiap harinya dibandingkan
  dengan restoran lainnya. Buka 24 jam, outlet ini
  menyajikan 5.000 makanan setiap harinya.
• Restoran McDonalds menerapkan Para karyawan
  yang tidak tersenyum ditempatkan di Dapur.
  McDonalds juga memiliki Drive Trough dan
  Delivery Service.

61
Analisis AktivitasBioskop dll..

• Harga No-Mat (Nonton Hemat) di Bioskop BIP adalah
  untuk menarik konsumen meramaikan Bioskop BIP
  pada hari Senin (sebelum No-Mat diterapkan,
  Bioskop BIP pada hari senin sangat sepi).
• Tarif Akhir Minggu (dibuat mahal) di Hotel
  seringkali berlaku untuk para pebisnis yang
  sedang bepergian. Hal ini adalah untuk
  meningkatkan pemasukan dalam 1 minggu.
• Tarif telepon jarak jauh pada malam hari dan
  akhir minggu dibuat murah agar konsumen tertarik
  untuk lebih konsumtif di area waktu tersebut.

62
Penilaian

• Kehadiran 5
• Kuis 10
• Presentasi 25
• UTS 25
• UAS 35