Menyusun Proposal Kegiatan

1
Menyusun Proposal Kegiatan

• Oleh
• Ricky Ferdianto

2
Proposal

• Asal Kata root verb (V)Propose yang berarti
  mengusulkan dan Proposal(kata benda) berarti
  usulan
• Jadi proposal berarti suatu rencana usulan akan
  suatu proyek atau kegiatan

3
Jenis Proposal

• Proposal Proyek
• Untuk Rencana Proyek
• (biasanya ada analisa rugi laba dan kelayakan
  proyek)
• Ada mapping kondisi juga
• Ada Rencana Kerjanya juga
• Contoh Proposal Proyek pembenahan sistem
  pengairan desa tengu abang ,proyek penghijauan
  (pokoke ada kata proyek berarti proposal
  proyek,_)
• Ditawarkan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam
  pengerjaan proyek
• Proposal Kegiatan
• Untuk rencana kegiatan
• Tematis
• Tahapan pengerjaannya mungkin tidak selama
  proposal proyek
• Ditawarkan ke pihak2 untuk terlibat dalam
  kegiatan yang direncanakan
• Contoh Proposal Acara Natal, Proposal Bakti
  anak bersama Syekh Puji

4
Isi proposal Kegiatan

• Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari
  prinsip 5W 1H
• Why Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara
  harus dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan
  kegiatan/acara )
• What Apa jenis kegiatan dan temanya
• Who Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan
  penyelenggara kegiatan
• When Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan
  kegiatan
• Where Tempat pelaksanaan kegiatan
• How Berhubungan dengan bagaimana konsep dan
  bentuk kegiatan, Bagaimana aturan aturan untuk
  berpartisipasi dalam kegiatan( atau bagaimana
  event tersebut dikelola,(acara,dana,publikasi)

5
Format Proposal Kegiatan

• Sebenarnya tidak ada yang baku,namun
  biasanya(atau lebih tepatnya yang saya tahu)
  format proposal kegiatan adalah sbb
• 1.Halaman Sampul /Cover
• 2.Latar Belakang
• 3.Tujuan Kegiatan
• 4.Nama dan Tema Kegiatan
• 5.Bentuk Kegiatan
• 6.Peserta
• 7.Penyelenggara
• 8.Jadwal dan Lokasi Kegiatan
• 9.Susunan Acara
• 10.Susunan Panitia
• 11.Rencana Anggaran
• 12.Penutup
• 13.Penawaran Kerjasama (sponsorship)

6
Halaman Sampul/Judul/Cover

• Berisi
• nama/judul kegiatan
• lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan
• penyelenggara yang bermaksud mengadakan kegiatan

7
Latar Belakang

• Secara umum esensi isi latar belakang adalah
  kesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang
  seharusnya.
• Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum ke
  khusus (general to spesific)
• Terdiri dari 3 tahap pendahuluan isi penutup
• Prinsip Why

8
Tujuan Kegiatan

• Mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut
  direncanakan
• Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan
• Atau kalo tujuan lebih dari satu urutkan dari
  yang terpenting hingga yang kurang penting
• Buatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang
  dikemukakan sebelumnya.
• Prinsip Why

9
Bentuk Kegiatan

• Buatlah relevan dengan tujuan kegiatan
• Berisi tentang format kegiatan
• Contoh kegiatan/ acara Natal
• Tema misal Give light a Chance!
• Bentuk kegiatannya
• Kunjungan/Visitasi ke Panti Asuhan
• Misa Natal bersama anak anak panti asuhan
• Pembagian baju baju dan alat2 tulis kepada
  anak2 panti asuhan
• Lomba mewarnai gambar Yesus bersama Anak2
• Dll
• Prinsip What

10
Peserta/Sasaran

• Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran dari
  kegiatan yang kita rencanakan
• Kelompokkan sasaran ini kedalam segmen2 yang
  sesuai dengan bentuk kegiatan yang kita
  rencanakan
• Buatlah relevan dengan tema dan bentuk kegiatan
• Prinsip Who

11
Penyelenggara

• Berisi keterangan siapa yang menjadi
  penyelenggara kegiatan.
• Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok
  organisasi atau komunitas yang hendak
  melaksanakan kegiatan karena alasan
  tertentu(mengacu pada latar belakang)
• Pada bagian penyelenggara ini perlu pula
  ditampilkan nama dan nomor kontak atau
  sekretariat yang dapat dihubungi
• Prinsip Who

12
Jadwal dan Lokasi Kegiatan

• Berisi keterangan kapan dan dimana kegiatan
  akan dilaksanakan
• Prinsip where dan When

13
Susunan Panitia

• Isinya susunan panitia yang udah dibentuk
• Tujuannya agar pihak2 yang ditawari untuk bekerja
  sama tahu dengan siapa mereka bekerja sama
• Susunan yang umum Penanggung Jawab, Panitia
  Pengarah ( SC),Panitia Pelaksana(OC)gt
  Ketupel,Bendahara,Sekretaris dan Seksi2
• Prinsip who

14
Rencana Anggaran

• Berisi rincian pemasukan( Cash In), pengeluaran(
  Cash Out), dan jumlah kekurangan dana
• Dapat di breakdown dengan merancang anggaran dana
  masing2 seksi kemudian ditotal secara keseluruhan
• Pake sistem penyusunan anggaran yang sederhana
  aja asal rapi,jelas dan rinci
• Biasanya di mark up antara jumlah dana kebutuhan
  riil dengan dana kebutuhan yg terlampir di
  proposal( mark upnya yang realistis)

15
Penutup

• Isinya kalimat penutup yang menyatakan harapan
  dan dukungan kepada semua pihak agar tertarik
  untuk terlibat.
• Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua
  Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiatan

16
Penawaran Kerjasama (sponsorship)

• Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama
  kepada pihak sponsor
• Ada format perjanjiannya
• Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal,
  sponsor pendukung dan sponsor partisipatif/Mitra
• Baisanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam
  kegiatan jika
• Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan
  marketable
• Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi
  produknya (diberi stan,Spot Acara,pemasangan
  media promo dsb)
• Urusannya mudah dan tidak berbelit belit
• Panitianya/Humasnya bisa meyakinkan pihak sponsor
• sepadan dengan Apa yang bisa ditawarkan /
  dijual panitia kepada pihak sponsor

17
Catatan

• Penyusunan proposal Kegiatan yang baik disusun
  secara bersama sama melalui curah gagasan dari
  seluruh panitia.
• Prinsip 5w1H merupakan kerangka dasar dalam
  mengonsep proposal
• Semoga Kepengurusan periode2009 -2010 ini mampu
  menyambung langkah periode sebelumnya untuk
  membawa IKK kearah yang lebih maju
• Terima Kasih dan Selamat Berkarya!