SEMIN

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SEMINÁRIO - TALLER AUDITORIA DE SERVICIOS Y
PROCESOS DE ATENCION VETERINARIA

• QUE ES UNA AUDITORÍA? FILOSOFÍA, ESTRUCTURA Y
  PROBLEMAS
• CÉLIO FAULHABER
• cfaulhaber_at_agricultura.gov.br
• GUILHERME ANTÔNIO DA COSTA JÚNIOR
• guilherme_at_agricultura.gov.br

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CONCEPTOS BÁSICOS VALIDACIÓN

• CONSTATACIÓN DE QUE LOS ELEMENTOS DEL PROGRAMA DE
  GESTIÓN DE LA CALIDAD SON EFETIVOS.
• CONJUNTO DE PROCEDIMIENTOS CUYO OBJETIVO ES
  ASEGURAR QUE TODOS LOS PROBLEMAS (PELIGROS) SEAN
  CORRECTAMENTE IDENTIFICADOS POR EL EQUIPO QUE
  EJERCE LA GESTIÓN Y QUE PUEDAN SER CONTROLADOS
  DE MANERA EFICAZ POR EL PROGRAMA PROPUESTO.

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VALIDACIÓN (2)

• QUIÉN PUEDE EJECUTAR LA VALIDACIÓN DE UN
  PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD?
• EL EQUIPO DE GESTIÓN.
• INDIVIDUO(S) CUALIFICADO(S) POR ENTRENAMIENTO Y
  EXPERIENCIA.
• QUÉ ACTIVIDADES COMPONEN LA VALIDACIÓN?
• UNA REVISIÓN CIENTÍFICA Y TÉCNICA DEL
  EMBASAMIENTO PARA CADA UNA DE LAS PARTES DEL
  PROGRAMA DE GESTIÓN, DESDE EL ANÁLISIS DE LOS
  PROBLEMAS (PELIGROS) HASTA LA ESTRATEGIA PARA
  VERIFICACIÓN DE CADA PUNTO/ETAPA CONSIDERADA
  FUNTAMENTAL (CRÍTICA).

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VERIFICACIÓN
ESTABLECER PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACIÓN PARA
CONFIRMAR QUE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
FUNCIONA EFICAZMENTE, A TRAVÉS DE UNA SUPERVISIÓN
INTERNA DEL SISTEMA, DE MANERA RUTINARIA POR EL
EQUIPO DE GESTIÓN
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QUE ES UNA AUDITORÍA?

• S.f. 1. Cargo u empleo de auditor.
• 2. Local u oficina donde el auditor ejerce
  sus funciones.

AUDITOR ? S.m. 1. Aquel que oye oidor.
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QUE ES UNA AUDITORÍA? (2)

• SEGÚN EL CODEX ALIMENTARIUS
• La auditoría es un examen sistemático e
  independiente para determinar se las actividades
  y sus resultados están conformes con los
  objetivos planeados

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QUE ES UNA AUDITORIA? (3)

• Según la ISO 190112002
• Proceso sistemático, independiente y
  documentado para obtener evidencias de la
  auditoría y evaluarlas de manera objetiva com el
  fin de determinar el grado de cumplimiento de los
  criterios de auditoría.

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QUE ES UNA AUDITORIA? (4)

• INFORME DEL 2 CICLO DE AUDITORÍA DE LOS
  PROGRAMAS DE FIEBRE AFTOSA DEL CONO SUR- CUENCA
  DEL PLATA
• ITEN 2- RESUMEN
• Estado de Paraná Brasil del 09 al 13/09,
  siendo el equipo de Auditoria integrado por los
  Dres. M. Barboza de Paraguay, W. Kleist de
  Uruguay y F. Muzio por PANAFTOSA. ...

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QUE ES UNA AUDITORIA? (5)

• En la práctica, AUDITORÍA puede ser definida
  como
• El procedimiento sistemático, independiente y
  documentado que permite uma validación,
  verificación o reevaluación de um sistema de
  gestión de la calidad.

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QUIÉN DEBE HACER LA AUDITORÍA ?

• La indústria (el processador) el país que
  implementa el sistema, etc. - auditoria interna
• Un comprador, un servicio técnico externo, la
  autoridade competente nacional, etc. -
  auditoria externa

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OBJETIVOS PRINCIPALES

• VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO FUE ELABORADO
  CON BASE CIENTÍFICA
• VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO ESTÁ SIENDO
  APLICADO EN LA PRÁCTICA
• VERIFICAR SI LA APLICACIÓN PRÁCTICA DEL PROGRAMA
  ESCRITO ESTÁ ALCANZANDO LAS METAS AMBICIONADAS

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OBJETIVOS PRINCIPALES (2)

• MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Y
  EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FIEBRE AFTOSA
• II- OBJETIVO
• EL OBJETIVO DE LAS AUDITORÍAS ES EVALUAR SI LA
  ESTRUCTURA, FUNCIONAMIENTO Y PROCESOS DE ATENCIÓN
  VETERINARIA DESARROLLADOS EN LOS PAÍSES O ZONAS
  AUDITADAS, ES COMPATIBLE CON LAS METAS PROPUESTAS
  EN EL PLAN DE ACCIÓN 2002-2009 DEL PHEFA Y EN LOS
  RESPECTIVOS PROGRAMAS NACIONALES, ASÍ COMO SU
  INFLUENCIA EN EL CONTEXTO REGIONAL, DOTANDO A LAS
  ACCIONES EN LA MACROREGIÓN DE LA TRANSPARENCIA
  REQUERIDA PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL PROPÓSITO DE
  ERRADICACIÓN DE LA FIEBRE AFTOSA.

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LA AUDITORÍA NO DEBE SER

• Una forma de espionaje
• Una inquisición
• Una forma de ejercer presión
• Un control de resultados
• Una situación de confrontación/incomodidad

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CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS
LAS AUDITORÍAS PUEDEN SER CLASIFICADAS DE LA
SIGUIENTE FORMA
En cuanto al tipo Auditoría de
Adecuación Auditoría de
Conformidad En cuanto a la empresa, Servicio
Oficial Interna
Externa

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EL CICLO DE VIDA DE LA AUDITORÍA
PLANEAMIENTO
EJECUCIÓN
INFORME
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ACTIVIDADES DE PRE-AUDITORÍA

• PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORÍAS
• Elegir las empresas, países, zonas que van a ser
  auditadas, considerándose
• Tipo de producto elaborado (Riesgos)
• Importancia de países, zonas, con relación al
  problema (peligro) objeto del control
• Mercado de Destino

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ACTIVIDADES DE PRE-AUDITORÍA (3) ORGANIZACIÓN
DEL EQUIPO DE AUDITORÍA

• Siempre que sea posible, auditores de otras
  regiones
• Especialidad y aspectos comportamentales
• Contar con, por lo menos, un auditor que tenga
  experiencia práctica en otras auditorías.

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ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORÍA (2)

• MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Y
  EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FIEBRE AFTOSA
• ARTICULO II INTEGRACIÓN DE LOS GRUPOS DE
  TRABAJO
• LOS GRUPOS DE TRABAJO QUE REALIZARÁN LAS TAREAS
  DE AUDITORÍA, ESTARÁ, INTEGRADOS POR TÉCNICOS DE
  LOS SERVÍCIOS OFICIALES DE LOS PAÍSES DEL
  CONVENIO......Y COORDINADO POR PROFESIONALES DE
  PANAFTOSA.

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• ORGANIZACIÓN DEL
• EQUIPO DE AUDITORÍA (3)
• ASPECTOS COMPORTAMENTALES PERFIL DEL AUDITOR

? CAPACITACIÓN TÉCNICA
? EQUILÍBRIO PSICOLÓGICO PARA ENFRENTAR
DIFICULTADES
? SER RECONOCIDO Y RESPETADO POR SU CONOCIMIENTO
? FLEXIBILIDAD Y HABILIDAD EN EL TRATO CON
PERSONAS
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PERFIL DEL AUDITOR (2)
? ENTRENAMIENTO Y CAPACIDAD PARA CONDUCIR UNA
REUNIÓN (AUTO-LIDERAZGO)
? HABILIDAD EN LA COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA
? ORGANIZACIÓN Y PUNTALIDAD
? HUMILDAD.
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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA
1. JUICIO/EVALUACIÓN No evalúe sin conocer
perfectamente los HECHOS
2. INTERFERENCIA NO CRÍTICA No agregue
conclusiones, pensamientos, ideas, además de
aquellas informadas DURANTE LA AUDITORÍA
3. INTERFERENCIA EN LAS IDEAS No atribuya sus
propios PENSAMIENTOS o IDEAS a su interlocutor
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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA
(2)
4. ATENCIÓN NO DISTRAIGA el pensamiento, ni
pierda la atención en relación a lo que está
siendo dicho o mostrado
5. ACTITUD Esté siempre ABIERTO Y RECEPTIVO a los
otros.
6. DESEO DE ESCUCHAR ESCUCHE lo que fue dicho e
intente estimular el discurso de su interlocutor.
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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA
(3)
7. INTERPRETAR CORRECTAMENTE No interprete
palabras o frases de modo diferente del PROFERIDO
por el interlocutor.
8. DIGA SOLAMENTE LO NECESARIO NO SE ENTUSIASME
con el sonido de su propia voz o la demostración
de su conocimiento.
24
LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA
(3)
9. HUMILDAD Recuerde que SIEMPRE HAY ALGO QUE
APRENDER CON LOS OTROS. No se considere tan bueno
que no pueda aprender algo con los otros.
10. CORAGE No tenga miedo de CAMBIAR.
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EL AUDITOR
NO DEBE
DEBE
AUDITAR SIN COMUNICAR
COMUNICAR
AUDITAR SIN PLANEAMIENTO Y DOCUMENTACIÓN
ADEQCUADA
PLANIFICAR Y DOCUMENTAR
PROCURAR VERIFICAR HECHOS (ASPECTOS NEGATIVOS Y
POSITIVOS)
SOLAMENTE VERIFICAR FALLAS (ASPECTOS NEGATIVOS)
CONCENTRAR LA EVALUACIÓN EN ASPECTOS DE POCA
IMPORTANCIA
CONCENTRAR LA EVALUACIÓN EN PUNTOS CRÍTICOS, CON
ENFASIS EN EL SISTEMA.
CENTRALIZAR LAS ACCIONES
SUPERVISIONAR LAS ACCIONES
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EL AUDITOR DEBE...

• INFORME DEL 2 CICLO DE AUDITORÍA DE LOS
  PROGRAMAS DE FIEBRE AFTOSA DEL CONO SUR- CUENCA
  DEL PLATA
• PRINCIPALES CONCLUSIONES DE CADA AUDITORIA POR
  ITEM 1 - ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL
• PAÍS 1 SE CONSTATO LA CREACIÓN EN EL ORGANIGRAMA
  DE LA DIRECCIÓN......, DE LA COORDINACIÓN......CON
  24 SUPERVISIONES REGIONALES, QUE SON ESPECÍFICAS
  PARA SANIDAD ANIMAL, LO QUE RESULTA UN AVANCE
  TENIENDO EN CUENTA QUE ANTERIORMENTE ESTAS
  INSTANCIAS ERAN COMUNES A SANIDAD ANIMAL Y
  VEGETAL...

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ACTIVIDADES DE PRE-AUDITORÍA (4) PREPARACIÓN DE
LA AUDITORÍA

• Disponibilidad de los auditores (número,
  respectivas especialidades, aspectos
  comportamentales)
• Disponibilidad de los auditados (vedas, cursos,
  feriados, etc)

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PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA (2)

• Conocer puntos relevantes de auditorías
  anteriores (internas y externas) y documentación
  relevante
• Establecimiento de métodos y técnicas de trabajo
• Preparación de los documentos de trabajo
• El auditor-líder representará oficialmente al
  equipo auditor junto al auditado

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PROBLEMAS COMPORTAMENTALES EN LAS AUDITORIAS
?ANSIEDAD
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PROBLEMAS COMPORTAMENTALES EN LAS AUDITORÍAS (2)
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PROBLEMAS COMPORTAMENTALES EN LAS AUDITORÍAS (3)
?BÚSQUEDA DE RESPONSABLES
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PROBLEMAS COMPORTAMENTALES EN LAS AUDITORÍAS
FORMA DE DETECTAR
PROBLEMAS
SOLUCIONES
AUDITADO BUSCA RESPONSABLES PARA LAS FALLAS QUE
ESTÁN BAJO SU RESPONSABILIDAD
NO BUSCAR RESPONSABLES, SEÑALANDO CLARAMENTE
LOS DEFECTOS
BÚSQUEDA DE RESPONSABLES
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LEA Y REFLEXIONE
?ESTA ES UNA HISTORIA INVOLUCRANDO CUATRO
PERSONAS
?TODO EL MUNDO, ALGUIEN, CUALQUIERA Y NADIE
?HABÍA UN IMPORTANTE TRABAJO A SER REALIZADO Y
TODO EL MUNDO ESTABA SEGURO DE QUE ALGUIEN LO
HARÍA.
?CUALQUIERA PODRÍA HACERLO PERO NADIE LO
HIZO.
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LEA Y REFLEXIONE
?ALGUIEN SE ENOJÓ PORQUE ERA UN TRABAJO DE TODO
EL MUNDO.
?TODO EL MUNDO PENSÓ QUE CUALQUIERA PODRÍA
HACERLO PERO NADIE IMAGINÓ QUE TODO EL MUNDO
DEJASE DE HACERLO.
?AL FINAL, TODO EL MUNDO CULPÓ A ALGUIEN CUANDO
NADIE HIZO LO QUE CUALQUIERA PODRÍA HABER
HECHO.
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PASO A PASO DE LA AUDITORÍA - ETAPAS DE LA
AUDITORÍA DE CONFORMIDAD
1. Reunión de Apertura 2. Verificación del
Layout y Confirmación del Diagrama de Flujo 3.
Auditoría de los Pre-requisitos 4. Auditoría de
los Puntos Críticos de Control -
PCCs 5.Auditoría de los Procedimientos de
Registro 6. Preparación del Informe de
Auditoría 7.Reunión de Cierre
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CONCLUSIONES

• Ofrece evidencia documentada, de las acciones
  ejecutadas para garantizar la gestión de la
  calidad.
• Ofrece um examen independiente y objetivo de la
  adecuación y efectividade del sistema.
• Genera confianza en el sistema.

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CONCLUSIONES (2)

• Identifica hechos negativos y positivos.
• Refuerza la credibilidad de la gestión de la
  calidad.
• Obtiene fundamentos para eliminar sistemas de
  control obsoletos.

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CONCLUSIONES (3)

• Torna posible una verificación sistemática
  comparable (Medición de performance).
• Reduz el riesgo de opiniones personales

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CONCLUSIONES (4)

• Los resultados pueden servir como parte de un
  mecanismo de certificación
• Facilita acuerdos de equivalencia y el
  reconocimiento de la eficacia de la evaluación
• CONFIRMA SI LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ESTÁN
  BAJO CONTROL